Você já conhece as melhores estratégias para atrair e matricular novos alunos? Não basta apenas campanhas pontuais: o segredo está na constância. Confira 12 dicas para captação de alunos que irão manter sua instituição competitiva, atrativa e com matrículas ao longo do ano! 💪
Leitura: 6 minutos
Introdução
Em um mercado educacional cada vez mais competitivo, conquistar novos alunos se tornou um dos principais desafios das instituições de ensino. Para se destacar, é essencial adotar estratégias estruturadas e contínuas de Captação, e não apenas ações pontuais.
Mas afinal, por onde começar? Quais estratégias realmente funcionam na prática? Como ser a primeira escolha dos potenciais alunos?
Reunimos dicas para Captação de alunos que vão desde o planejamento estratégico até ações práticas de marketing e vendas. O primeiro passo é entender com profundidade o perfil do seu público, suas necessidades, desejos e expectativas. A partir disso, sua instituição estará pronta para construir uma comunicação eficaz e campanhas que realmente convertem. Vamos juntos?
Por que a captação de alunos precisa ser contínua?
A Captação de alunos não é mais um esforço que acontece apenas em períodos específicos do ano. Com a transformação digital e o novo perfil dos estudantes, a jornada de decisão por uma instituição de ensino se tornou mais longa, complexa e conectada.
Hoje, o potencial aluno pesquisa, compara, interage nas redes sociais, consome conteúdos on-line e leva tempo para tomar sua decisão. Por isso, ter uma estratégia contínua de Captação é fundamental: ela garante que sua instituição esteja presente em todos os pontos dessa jornada, oferecendo as informações certas no momento certo.
Além disso, a concorrência é acirrada. Com o avanço dos cursos on-line e híbridos, a oferta cresceu, e quem não mantém uma presença ativa e estratégica corre o risco de ser simplesmente esquecido. Ao trabalhar a Captação de forma contínua, você constrói autoridade, fortalece sua marca e mantém um relacionamento constante com potenciais alunos, aumentando significativamente as chances de conversão ao longo do tempo.
Dicas para captação de alunos que irão te ajudar a construir uma captação sustentável
1. Construa uma base de leads através de canais digitais otimizados
A geração de leads é um dos pilares da Captação de alunos. Trata-se de atrair e capturar contatos que demonstram interesse em sua instituição de ensino, para nutri-los com informações que os ajudem na tomada de decisão. E, para isso, é essencial contar com canais digitais otimizados, capazes de transformar visitantes em oportunidades reais de matrícula.
Seu site institucional, por exemplo, precisa ser mais do que um cartão de visitas: ele deve funcionar como um canal de aquisição ativo, com foco na conversão. Um site bem estruturado, rápido, responsivo, com SEO em dia e CTAs estratégicos pode gerar resultados surpreendentes.
Algumas ações essenciais para construir essa base de leads incluem:
- Ter presença ativa nas redes sociais, com conteúdo que gere valor;
- Criar um blog com temas relevantes e otimizados para SEO;
- Produzir landing pages específicas para campanhas ou cursos;
- Separar o site institucional do portal do aluno para não confundir o visitante;
- Usar CTAs adequados a cada etapa do funil de Captação;
- Oferecer materiais ricos (eBooks, simulados, vídeos, etc.);
- Disponibilizar chats on-line ou chatbots para tirar dúvidas em tempo real;
- Testar ações de guerrilha criativas e fora do comum.
🔗 Todas essas dicas são importantíssimas, mas é aconselhável começar pelo seu site. Tem um conteúdo te esperando pra te ajudar nessa missão: Como criar um site educacional?
2. “Eduque” seus leads com conteúdo relevante
Captar um lead é apenas o primeiro passo. Para transformá-lo em aluno, sua instituição precisa manter uma comunicação ativa e personalizada — e é aí que entram os fluxos de nutrição e o Inbound Marketing.
O fluxo de nutrição consiste em uma série de comunicações automatizadas (como e-mails, SMS ou ligações) que educam, engajam e conduzem o lead até a matrícula. Já o Inbound Marketing reforça esse processo com conteúdos estratégicos, pensados para informar e envolver o futuro aluno ao longo de toda a jornada.
Para facilitar, veja abaixo uma tabela com sugestões de conteúdo para cada etapa do Funil de Captação:
Esses materiais ajudam a guiar os leads ao longo da jornada de decisão, mostrando que sua instituição compreende suas dúvidas, objetivos e necessidades.
Veja um exemplo de fluxo:
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3. Fortaleça o relacionamento com atendimento de qualidade e confiança
A escolha de uma instituição de ensino vai muito além da oferta de cursos. Ela envolve confiança, acolhimento e uma percepção clara de que o aluno será bem orientado e valorizado em toda a sua jornada. Por isso, o relacionamento com os futuros alunos deve ser tratado como uma prioridade estratégica.
O primeiro contato pode ser decisivo (a primeira impressão é a que fica, né?). Um atendimento frio, demorado ou impessoal é suficiente para que o potencial aluno desista. Por outro lado, um atendimento bem conduzido desde o início contribui para fortalecer a imagem institucional e aumenta significativamente a taxa de conversão.
Esse relacionamento de qualidade precisa ir além da simpatia: é necessário que sua equipe esteja preparada para ouvir ativamente, entender as dores e expectativas do lead e oferecer uma experiência que gere segurança, clareza e encantamento.
Além disso, a confiança deve ser reforçada por meio da comunicação institucional. É importante que os canais de comunicação apresentem informações confiáveis e consistentes sobre os cursos, professores, infraestrutura e diferenciais competitivos. Provas sociais, como depoimentos e histórias reais de alunos, também funcionam como um forte elemento de persuasão.
Esse cuidado é essencial não só para conquistar novos alunos, mas também para fidelizá-los após a matrícula. Afinal, um bom relacionamento não termina no momento da conversão, ele precisa ser cultivado ao longo de toda a jornada.
Abaixo, destacamos os 4 pilares fundamentais para criar um relacionamento duradouro com seus potenciais alunos:
🔗 Quer estruturar um atendimento nota 10? Confira:
4. Conheça a realidade da sua instituição de ensino
Antes de pensar em campanhas de marketing ou ações de captação, é essencial olhar para dentro. Compreender profundamente o cenário da sua instituição de ensino permite definir metas realistas, investir com inteligência e comunicar de forma mais assertiva com seu público.
Esse diagnóstico interno vai além de números: ele envolve entender quem são seus alunos, quais são os pontos fortes da instituição e quais aspectos ainda precisam ser melhorados. A partir disso, é possível criar estratégias personalizadas e mais eficazes para atrair e reter estudantes.
Aqui estão dois pilares que ajudam a organizar esse diagnóstico:
| Pilar | O que analisar | Por que é importante? |
| Perfil dos alunos | Faixa etária, localização, contexto familiar, hábitos de consumo, canais preferidos | Entender quem são seus alunos ajuda a criar campanhas e comunicações mais direcionadas e eficazes |
| Análise SWOT | Forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da instituição | Permite reconhecer o que precisa ser mantido, melhorado, explorado ou evitado no planejamento de captação |
Manter um mapeamento atualizado dessas informações permitirá uma gestão mais assertiva e a definição de estratégias alinhadas com a realidade da sua instituição, otimizando as ações de Captação de alunos e fortalecendo sua posição no mercado educacional.
Confira o nosso Kit para Análise SWOT Educacional:
5. Crie planos de ação sustentáveis
Estratégias de Captação sem organização tendem a fracassar. Para garantir que cada ação seja bem executada (e traga resultados reais) é essencial contar com um plano estruturado e fácil de acompanhar.
O 5W2H Educacional é uma ferramenta simples, mas extremamente eficaz, para montar planos de ação claros, objetivos e ajustáveis ao longo do tempo. Ele ajuda a responder sete perguntas-chave que evitam retrabalhos e garantem alinhamento com os objetivos institucionais:
| Elemento | Significado | Pergunta-chave |
| What (O quê) | O que será feito? | Qual é a ação? |
| Why (Por quê) | Por que será feito? | Qual o objetivo por trás da ação? |
| Where (Onde) | Onde será feito? | Em qual ambiente ou canal? |
| When (Quando) | Quando será feito? | Qual o prazo ou cronograma? |
| Who (Quem) | Quem fará? | Quem será o responsável? |
| How (Como) | Como será feito? | Quais recursos ou processos serão usados? |
| How much (Quanto) | Quanto custará? | Qual o investimento necessário? |
Use essa ferramenta tanto para grandes campanhas quanto para ações pontuais do dia a dia, como ajustes no site, melhorias no atendimento ou novas postagens nas redes sociais.
6. Converta mais com formulários inteligentes
Para transformar interesse em matrícula, é preciso remover barreiras e estimular decisões rápidas. Dois recursos podem fazer toda a diferença nesse momento: fichas de inscrição bem planejadas e estratégias que criam senso de urgência.
Torne a inscrição simples e eficiente
Um dos erros mais comuns no processo de Captação é apresentar um formulário extenso logo de cara. Para melhorar a taxa de conversão, adote uma ficha de inscrição dividida em etapas. Veja boas práticas:
- Comece com campos básicos: Nome e e-mail (e talvez telefone) são suficientes para a primeira etapa.
- Mostre o progresso: Um indicador visual mantém o lead engajado até o fim.
- Cuide do layout: Visual limpo, texto direto e campos intuitivos fazem toda a diferença.
Use a urgência a seu favor
O senso de urgência ajuda a acelerar decisões e aumentar a taxa de cliques em CTAs (chamadas para ação). Ele pode ser aplicado em páginas de inscrição, e-mails, redes sociais e anúncios. Veja alguns exemplos:
| Tática | Como aplicar |
| Prazos claros | “Inscreva-se até sexta-feira” |
| Vagas limitadas | “Apenas 15 vagas disponíveis” |
| CTAs estratégicos | “Garanta sua vaga agora!” em locais visíveis |
| Linguagem persuasiva | Use verbos fortes e diretos: matricule-se, aproveite, garanta |
7. Transforme suas redes sociais em canais de captação ativa
As redes sociais não são apenas vitrines da sua instituição, elas podem ser verdadeiras máquinas de Captação, quando bem utilizadas. Muitos gestores ainda veem esses canais como meramente institucionais ou informativos, mas a verdade é que, com uma boa estratégia, é possível gerar matrículas diretamente a partir do Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn e outros.
- Crie conteúdos que respondam dúvidas reais: Poste vídeos, carrosséis ou stories com respostas sobre bolsas, diferenciais dos cursos e processo seletivo.
- Aproveite depoimentos de alunos e ex-alunos: Eles geram identificação e prova social, uma das armas mais fortes para conversão.
- Use links estratégicos: Direcione para landing pages, ficha de inscrição ou conteúdos ricos com CTAs bem posicionados.
- Faça campanhas com segmentação de público: Anúncios patrocinados no Instagram e Facebook permitem alcançar o perfil exato do seu aluno ideal.
- Interaja com velocidade: Comentários e mensagens diretas precisam de atenção rápida, muitas decisões são tomadas nesse momento.
Dicas para captação de alunos: Exemplo de estratégia simples e eficaz
| Objetivo | Ação recomendada |
| Gerar leads | Story com “Clique para saber mais” levando a uma landing page |
| Aquecer leads | Série de vídeos com professores e coordenadores explicando o curso |
| Converter leads | Postagem com data-limite para inscrição + link direto da ficha |
🔗 Quer aprofundar nesse tema? Confira nosso webinar “Como gerar matrículas nas redes sociais: 5 dicas para sua instituição melhorar resultados”:
8. Marketing com dados: tome decisões baseadas em evidências, não em achismos
Tomar decisões guiadas por dados é um diferencial competitivo real para instituições de ensino. O Marketing orientado por dados permite que suas ações de Captação sejam mais assertivas, segmentadas e eficientes, otimizando tempo, esforço e investimento.
O que analisar na prática?
- Taxa de conversão por canal: descubra quais ações realmente geram matrículas (ex: redes sociais, e-mail, WhatsApp, anúncios).
- Custo por lead/matrícula: calcule quanto sua instituição investe para gerar um aluno e identifique gargalos.
- Engajamento por campanha: avalie quais conteúdos despertam mais interesse e cliques, orientando a criação de novos materiais.
- Segmentação por perfil de aluno: entenda a jornada e preferências dos diferentes tipos de público e personalize as abordagens.
9. Campanhas sazonais: aproveite os períodos certos para turbinar a Captação
Alguns momentos do ano são naturalmente mais propensos à tomada de decisão por parte dos alunos. Criar campanhas sazonais bem planejadas permite aproveitar o comportamento do público e gerar picos de conversão.
Dicas para campanhas por período:
| Período | Ação recomendada |
| Volta às aulas (jan/fev) | Destaque diferenciais, bolsas e novidades do ano letivo |
| Meio do ano (jun/jul) | Campanhas de transferência com condições facilitadas |
| Black Friday | Ofereça taxas reduzidas ou matrícula gratuita por tempo limitado |
| Matrículas tardias (mar/ago) | Reforce a urgência e use depoimentos de alunos já matriculados |
10. Captação no WhatsApp: um canal direto que converte
O WhatsApp se tornou um dos canais de atendimento mais eficazes para instituições de ensino, principalmente pela agilidade, informalidade e proximidade que oferece. Mesmo assim, muitas IEs ainda não exploram todo seu potencial de conversão.
Como usar o WhatsApp com estratégia:
- Respostas rápidas e personalizadas: fuja dos textos genéricos. Use scripts humanizados e adaptáveis.
- Disparo de mensagens segmentadas: é possível enviar mensagens personalizadas em massa com alta taxa de abertura.
- Follow-up inteligente: automatize lembretes, avisos sobre prazos e benefícios para quem ainda não concluiu a matrícula.
- Gatilhos de urgência e escassez: use mensagens curtas com prazos finais ou poucas vagas disponíveis.
Atenção! Atrair leads pelo WhatsApp exige preparo. De nada adianta despertar o interesse se o atendimento falha — isso só gera frustração e mancha a imagem da sua instituição. Esteja pronto para responder com agilidade e qualidade!
11. Adapte-se constantemente ao novo cenário da educação
No setor educacional, mudanças são uma certeza, e instituições que não se adaptam ficam para trás. Inovações tecnológicas, alterações em legislações (como a LGPD), novas exigências dos estudantes e mudanças nas formas de consumo de conteúdo exigem uma postura ativa e atualizada de toda a gestão.
A adaptação constante não é só um diferencial competitivo: é uma necessidade para manter sua instituição relevante e sustentável no médio e longo prazo.
Como sua instituição pode se manter atualizada?
| Estratégia | Por que é importante? |
| Assinar newsletters especializadas (como a nossa Rubeus News) | Ajuda a acompanhar tendências, dados e mudanças regulatórias com agilidade |
| Participar de eventos e webinars | Amplia o networking, atualiza sua equipe e traz ideias práticas para aplicar |
| Acompanhar blogs e portais do setor | Mantém o time de marketing e gestão por dentro das melhores práticas |
| Rever políticas de privacidade e uso de dados | Evita sanções e melhora a relação de confiança com alunos e responsáveis |
12. Potencialize seus resultados com a Plataforma Rubeus
Na fase final da jornada de Captação, contar com ferramentas inteligentes é o que separa instituições que apenas acompanham o mercado daquelas que lideram. A Plataforma Rubeus é um CRM educacional criado para transformar todo o seu processo de Captação (e Gestão da Permanência), do primeiro contato até a matrícula, e além.
Com o Rubeus, sua equipe ganha agilidade ao centralizar todas as informações de leads e alunos em um único lugar. Isso permite entender o histórico de interações, personalizar abordagens e acompanhar o progresso de cada contato em tempo real.
A automação de comunicações por e-mail, SMS e WhatsApp facilita o envio de mensagens relevantes no momento certo, sem sobrecarregar sua equipe.
Além disso, a plataforma oferece recursos avançados para priorizar os leads com maior probabilidade de matrícula, otimizando tempo e aumentando a taxa de conversão. Tudo isso com relatórios claros, que ajudam a identificar os canais com melhor desempenho e ajustar a estratégia rapidamente.
Com a Plataforma Rubeus, sua instituição transforma a Captação de alunos em um processo contínuo, previsível e muito mais eficiente.
Vamos marcar uma conversa? Entenda como o nosso CRM pode contribuir para que o seu time alcance resultados efetivos no longo prazo!
Dicas para captação de alunos: Considerações finais
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– Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Captação de alunos sem sazonalidade: Descubra o caminho com estas 12 dicas. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/dicas-para-captacao-de-alunos/.
Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2020, 2 de abril. Captação de alunos sem sazonalidade: Descubra o caminho com estas 12 dicas. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/dicas-para-captacao-de-alunos/
