A importância do histórico de relacionamento com o aluno para uma gestão eficiente

Estabelecer e manter um sólido relacionamento com potenciais e atuais alunos é primordial para o sucesso da captação e da Gestão da Permanência. Dentre as práticas que a instituição de ensino pode investir está o registro e o monitoramento de todo o histórico de relacionamento com o aluno. Neste conteúdo, detalhamos 5 vantagens de investir nessa prática. Confira!

Antes de começarmos, sugiro que você salve esse post como favorito em sua barra de endereços. Assim, sempre que surgir uma dúvida, encontrará ele rapidamente. Outra dica, não deixe de conferir os materiais complementares que distribuímos ao longo do conteúdo, eles irão tornar a sua experiência ainda mais completa! 😉

Boa leitura e ótimos insights!

Introdução

Já dizia o ditado popular: “confiança não se ganha, se conquista”. 

A forma de consumir produtos e serviços mudou. Isso porque o perfil dos consumidores já não é mais o mesmo. Eles se tornaram mais exigentes e buscam pela experiência da compra e não somente pela aquisição de um produto ou serviço. Nesse sentido, conquistar e manter a confiança dos potenciais e atuais alunos é parte fundamental para o sucesso das vendas.

Imagine que cada pessoa que você conhece tem uma placa em seu pescoço que diz: faça-me sentir importante. Não apenas você terá sucesso nas vendas, como terá sucesso na vida.”

Mary Kay Ash

Em resumo, para desenvolver a confiança como pilar, é preciso ir além de enviar e-mails bem elaborados e oferecer descontos. Ou seja, é preciso fazer com que seus potenciais e atuais alunos se sintam, verdadeiramente, parte da sua instituição. Caso contrário, as chances de você ter uma venda a menos e um lead insatisfeito a mais são enormes.

Conforme detalhamos em nosso conteúdo “Marketing de Relacionamento na educação: definições e aplicações”, ao investir em ações voltadas para a criação e manutenção de um relacionamento com aluno de alto nível, sua instituição de ensino estará construindo não apenas uma ótima experiência, mas também trabalhando para consolidar um diferencial competitivo através da conquista da confiança.

[E-book] 8 fontes de confiança para as instituições de ensino conquistarem mais alunos - Rubeus

Entretanto, além de criar e manter esse relacionamento, é preciso registrá-lo. Assim, ao reunir as informações de interação em um lugar centralizado, torna-se possível estruturar ações inteligentes que “conversem” com as particularidades do potencial e/ou atual aluno. Daí a importância do histórico de relacionamento com o aluno

Ainda não se convenceu da importância de investir nesse registro? Então veja a seguir 5 vantagens que sua IE pode desfrutar ao investir nessa prática.

A importância do histórico de relacionamento com o aluno

🤝 Garantia de um atendimento personalizado

O atendimento é, sem dúvida, um grande diferencial para a conversão do lead

Em resumo, o atendimento de qualidade nada mais é do que empático, gentil e eficiente. Atender bem tem a ver com ser capaz de superar as expectativas de quem está do outro lado do “balcão” ou “apenas” resolver o problema de forma plena. 

Assim, é imprescindível acolher bem desde o primeiro contato que o interessado realiza com a sua instituição. Cuide para oferecer essa excelência no atendimento em todas as formas de contato. 

Contar com uma Central de Atendimento empática, eficiente e bem treinada, aliada a um histórico de relacionamento detalhado e automatizado, é capaz de construir um atendimento altamente personalizado, rápido e eficiente. 

Além disso, um atendimento baseado no histórico de relacionamento com o aluno, é capaz de contribuir para a continuidade do estudante na IE, conforme veremos a seguir.

💡 Pegue dicas valiosas em nosso conteúdo: “Box para atendimento em instituições de ensino: conteúdos, scripts e dicas”.

🔍 Centralização de informações estratégicas

A centralização de informações permite que a sua equipe de atendimento ganhe tempo e atualize informações que, porventura, possam estar desatualizadas. 

Ademais, quando o assunto são alunos já matriculados, o histórico de relacionamento permite que, através de dados atualizados que registram a trajetória acadêmica do aluno, a instituição de ensino trabalhe a educação continuada, apresentando opções para que o estudante continue na IE mesmo após o término do curso primeiramente escolhido. 

Além disso, através de dados organizados e refinados, é possível  trabalhar eficientemente a Gestão da Permanência de alunos, criando barreiras sólidas para atuar preventivamente contra possíveis evasões. 

Aliás, por falar em educação continuada, temos um material no qual detalhamos informações valiosas sobre esse tema. Você não pode deixar de conferi-lo: 

Educação contínua - Rubeus

🚀 Realização do follow-up sem perder o timing 

Como vimos acima, um atendimento inteligente é altamente benéfico para a instituição de ensino. Entretanto, além disso, através do histórico de relacionamento com o aluno, aliado ao atendimento de qualidade, é possível realizar um follow-up em tempo real.

Em resumo, o follow-up consiste no acompanhamento dos contatos realizados com o lead durante toda sua Jornada de Compra Educacional. Ele tem como principal objetivo a otimização das estratégias de qualificação e nutrição.

Dessa forma, com o histórico de relacionamento com o aluno é possível que a sua equipe tenha, a alguns cliques de distância, informações altamente relevantes, como é caso da identificação de qual etapa do Funil de Captação de Alunos o lead encontra-se, se efetivou ou não a rematrícula e até mesmo, se há comportamento que sinaliza uma possível evasão. 

Veja bem, se o histórico conta com a informação de que o lead encontra-se com atraso no pagamento da taxa de inscrição, por exemplo, a equipe Financeira pode criar ações que o incentivem a efetuar o pagamento, tal como preparar um desconto de “X%” se ele realizar o pagamento até o dia “Y”. 

💡  Confira mais informações valiosas sobre a importância do follow-up lendo o nosso conteúdo detalhado: “Follow-up na conversão de alunos: saiba como otimizar esse processo”.

🎯 Estratégias de Marketing mais personalizadas 

Conhecer e saber com quem se está “conversando” torna toda a atuação do Marketing mais direcionada e, consequentemente, mais eficaz. Assim, de posse do histórico de relacionamento, a equipe de Marketing pode identificar qual a melhor abordagem a ser direcionada e qual o melhor momento para isso. 

Imagine, por exemplo, um aluno que ainda não realizou a rematrícula, através das informações contidas no histórico de relacionamento com o aluno, é possível enviá-lo um e-mail que aborde o tema ou estruturar demais ações de marketing que o incentivem a realizá-la o quanto antes. 

Em resumo, o grande benefício é saber o que falar e qual a melhor forma de fazer isso.

💚 Melhor experiência do aluno

De maneira simples, a experiência do estudante ou SX (do termo, em inglês, Student Experience) consiste na percepção geral que o atual ou potencial aluno tem sobre o seu serviço educacional como um todo, não se limitando apenas ao ensino. 

São diversos fatores que compõem a SX, podendo afetar positiva ou negativamente a forma como o estudante percebe a instituição de ensino como um todo.

A importância do histórico de relacionamento com o aluno para uma gestão eficiente - Rubeus

Ao contar com informações centralizadas, atualizadas e a partir disso oferecer um atendimento altamente personalizado, sua instituição estará trabalhando positivamente a experiência do estudante, dando insumos para que ele agregue valor a todo o processo.

Promover uma excepcional experiência do estudante é crucial para potencializar o valor percebido dos seus atuais e futuros alunos. Além disso, pode influenciar questões, como a aquisição de demais cursos, o posicionamento da marca, a lealdade do aluno e o ticket médio por aluno.

CRM para educação: Gestão do Relacionamento com aluno otimizada e inteligente

Como vimos, contar com o histórico de relacionamento com o aluno é uma ótima forma de otimizar processos e agregar vantagens à instituição de ensino. Entretanto, para isso, é preciso definir uma ferramenta segura e estratégica para guardar tais informações.  

Nesse sentido, o CRM configura-se como uma ferramenta capaz de auxiliar as faculdades e escolas a desenvolverem melhor os seus processos de captação e permanência de alunos. Dentre as suas diversas vantagens está a centralização de informações estratégicas através do histórico de relacionamento com o aluno.

Uma solução de CRM para educação, aliada a um time eficiente e bem treinado, é capaz de impulsionar os resultados de captação e permanência das instituições de ensino. Tudo em um só lugar e a poucos cliques de distância. 

Se você sente que precisa saber um pouco mais sobre as vantagens de um CRM para educação, confira o nosso conteúdo abaixo:

CRM para área educacional - Rubeus

Histórico de relacionamento na Plataforma Rubeus

A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido exclusivamente para atender as necessidades do setor educacional. Inicialmente lançado como um CRM, o Rubeus migrou para uma plataforma devido às suas diversas funcionalidades e soluções integradas. 

🎯 O histórico de relacionamento na Plataforma Rubeus funciona como uma base de dados.

É por meio dele que os consultores, líderes de vendas ou administradores acessam toda informação relacionada ao nível da jornada de compra em que determinada oportunidade encontra-se.

Isso só é possível porque esse histórico registra todos os passos realizados e concluídos por uma oportunidade. Por meio dele é possível a visualização no sistema de todas as etapas que o potencial aluno percorreu até o momento.

Isto é, desde o primeiro contato com o preenchimento da ficha de inscrição no site até a aprovação e a efetivação da sua matrícula na instituição.

A importância do histórico de relacionamento com o aluno para uma gestão eficiente - Rubeus

Não é novidade que, atualmente, há uma nova forma de pesquisar, de se relacionar e, até mesmo, de comprar mais acessível: tudo por meio de um clique.

Ao utilizar a automação de Marketing e Relacionamento presente na Plataforma Rubeus, sua instituição desfruta de diferentes benefícios:

  • criação de atividades de acordo com uma ação ou prazo;
  • disparo de uma régua de relacionamento de e-mails a cada X dias, horas ou minutos;
  • disparo de e-mails ou SMS conforme mudança de fase (etapa) no processo;
  • mudança de etapa no processo de acordo com uma determinada ação;
  • comunicação a uma lista de e-mails que houve determinada ação;
  • atribua, remova ou modifique um responsável por um registro;
  • altere o status de um registro para “ganho”, “perdido” ou “em andamento”.

💪 A Plataforma Rubeus é o próximo passo para o sucesso da sua instituição de ensino.

Quer saber como utilizar essa ferramenta de forma efetiva em sua IE? Entre em contato com um de nossos consultores e revolucione a forma com que as pessoas são servidas.

A importância do histórico de relacionamento com o aluno para uma gestão eficiente - falar com um consultor Rubeus

Considerações finais

Agora sim, finalizamos esse conteúdo. Espero que tenha conseguido te ajudar. Não se esqueça de salvar esse link em sua barra de favoritos e também de compartilhá-lo com alguém estratégico da sua equipe que vai te ajudar a colocar a mão na massa. 

Vamos juntos na busca de aproveitar todas as oportunidades e, assim, gerar resultados consistentes para sua instituição.

Conte com a gente para o que precisar. 💚

Até a próxima! 

Natália de Paula - A importância do histórico de relacionamento com o aluno para uma gestão eficiente

Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Com o intuito de te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo! 😉

– Formato ABNT:

PAULA, Natália. D. A importância do histórico de relacionamento com o aluno para uma gestão eficiente. Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/historico-de-relacionamento-com-o-aluno/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

– Formato APA:

Rubeus. (data de publicação do art. 2021, 24 novembro). A importância do histórico de relacionamento com o aluno para uma gestão eficiente. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/historico-de-relacionamento-com-o-aluno/