Soluções · Captação de alunos
Chega de perder candidatos entre o CRM e o ERP
Elimine erros manuais e reduza a evasão com sincronização em tempo real para matrículas em poucos cliques.
- Gestão 360º do interesse do candidato Uma visão completa e acionável da jornada, para apoiar decisões comerciais e operacionais em…
- Menos atrito, mais conversão na inscrição Reduza abandonos com um fluxo lógico e intuitivo que cobre toda a jornada de…
- Integração estratégica com o TOTVS A integração vai além do aspecto técnico: a Rubeus responde em tempo real aos…
- Automação para uma atuação proativa Fluxos automatizados que fazem a equipe agir antes, reduzindo perdas por inércia ou atraso.
Inscrições e Matrículas TOTVS
O que muda com a solução
Estabeleça um padrão de excelência para a jornada de ingresso, com escala, previsibilidade e controle em operações de captação complexas.
A Plataforma Rubeus, integrada ao TOTVS, automatiza processos críticos, elimina gargalos manuais e garante que nenhum candidato se perca ao longo da jornada, do primeiro interesse à matrícula efetivada.
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Problema: Perda de candidatos por falta de acompanhamento estruturado.
Com a solução: O funil estruturado e a comunicação automatizada mantêm o candidato acompanhado em cada etapa.
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Problema: Retrabalho manual entre sistemas.
Com a solução: A sincronização com o TOTVS atualiza etapas e status automaticamente, sem digitar entre sistemas.
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Problema: Falta de padronização no processo de captação.
Com a solução: Etapas, campos e atividades configurados no mesmo processo padronizam a captação.
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Problema: Falta de visibilidade da jornada de ingresso.
Com a solução: A jornada de ingresso fica visível, da inscrição à matrícula, com status e histórico de interações.
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Problema: Dificuldade de atuação proativa do time comercial.
Com a solução: Atividades automáticas, como incentivar a conclusão de uma inscrição parcial, orientam o time a agir primeiro.
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Problema: Baixa previsibilidade de conversão.
Com a solução: Com o funil e os status sincronizados, a conversão passa a ser acompanhada de ponta a ponta.
Inscrições e Matrículas TOTVS
Gestão 360º do interesse do candidato
Uma visão completa e acionável da jornada, para apoiar decisões comerciais e operacionais em tempo real.
Gestão de processos
Configuração flexível de etapas, campos e atividades, adaptada ao modelo comercial e à complexidade da instituição.
Automação de comunicação
Envio inteligente de SMS, WhatsApp, e-mail e TTS para manter o candidato engajado em cada fase da jornada.
Inteligência competitiva
Registro e acompanhamento de concorrentes para ajustar o discurso e a abordagem comercial.
Foco em conversão
Objeções financeiras, análise de grade e histórico de interações reunidos para apoiar a decisão do time.
Inscrições e Matrículas TOTVS
Menos atrito, mais conversão na inscrição
Reduza abandonos com um fluxo lógico e intuitivo que cobre toda a jornada de ingresso.
Inscrição simplificada
Coleta de dados essenciais e escolha de curso com experiência orientada à conversão.
Gestão documental digital
Upload, validação e controle de documentos de inscrição e matrícula em ambiente centralizado.
Pagamento on-line
Pagamento de taxas e definição de planos de forma rápida e integrada.
Assinatura digital
Formalização de contratos via Aceite TOTVS e TAE, com validade jurídica e agilidade operacional.
Avaliação on-line
Ambiente dedicado para provas, com gestão de questões e controle de correções.
Inscrições e Matrículas TOTVS
Integração estratégica com o TOTVS
A integração vai além do aspecto técnico: a Rubeus responde em tempo real aos eventos registrados no TOTVS, com automações, alertas e ações comerciais sincronizadas com o avanço do candidato.
Inscrição confirmada
Avança automaticamente o candidato para a próxima etapa da jornada.
Status de documentos
Identifica pendências ou aprovações em tempo real, sem ação manual.
Convocação
Notifica o candidato sobre a aprovação e libera a etapa de pré-matrícula.
Pagamento de taxa
Atualiza o status para taxa de matrícula paga de forma automática.
Matriculado
Finaliza a jornada com status de ganho no processo de captação.
Inscrições e Matrículas TOTVS
Automação para uma atuação proativa
Fluxos automatizados que fazem a equipe agir antes, reduzindo perdas por inércia ou atraso.
Inscrição parcial
Atividade gerada automaticamente para incentivar a conclusão em até 30 minutos.
Documentação pendente
Alertas para identificar objeções, dúvidas ou dificuldades do candidato.
Contrato assinado
Ação imediata de reforço para o pagamento da taxa de matrícula.
Inscrições e Matrículas TOTVS
Comunicação personalizada por forma de ingresso
Regras automáticas de e-mail e mensagens disparadas conforme o modelo de entrada do candidato (ENEM, Prova on-line, Vestibular).
Inscrição em andamento
“Falta pouco para concluir sua inscrição.”
Inscrição concluída
“Inscrição concluída! Envie seu boletim do ENEM.”
Matrícula concluída
Boas-vindas oficiais após a conclusão da matrícula.
Como funciona
Do primeiro passo ao resultado
INTENÇÃO DE MATRÍCULA
A Rubeus imerge na realidade da sua instituição. Ajudamos você evidenciar e trabalhar os seus diferenciais. Dessa forma, é possível estabelecer uma comunicação personalizada para que o aluno efetue a sua matrícula. Você passa a atuar de forma inteligente junto a ele, direcionando incentivos para que realize a sua matrícula o quanto antes!
PRÉ-MATRÍCULA (Análise de documentação)
Analise a documentação para a matrícula de forma rápida e otimizada. Deixe o seu aluno a par de todas as informações sem complicações e perda de timing.
ANÁLISE DE DESCONTO
Aplique descontos sem nenhuma dificuldade. Com a Plataforma Rubeus, todo o processo torna-se fácil, rápido e prático!
AGUARDANDO PAGAMENTO
Com o Rubeus, você consegue enviar mensagens personalizadas, lembrando o seu potencial aluno sobre o prazo para a efetivação do pagamento. Dessa forma, você garante uma abordagem humanizada, proativa e eficiente.
MATRICULADO
Ao identificar que o candidato foi devidamente matriculado no sistema e com a primeira parcela do plano de pagamento quitada ou isenta, a Plataforma Rubeus avança a oportunidade para a última etapa do funil: matriculado. Importante: esse é um exemplo das etapas de inscrição e matrícula, sua IES tem etapas diferentes? Não se preocupe! Durante a implantação, tudo é desenhado para atender a sua realidade seguindo as boas práticas de mercado.
Para quem é
Quando faz sentido para a sua instituição
- Instituições com alto volume de inscrições.
- Operações com múltiplas unidades ou polos.
- Processos manuais que geram gargalos e retrabalho.
- Baixa conversão entre inscrição e matrícula.
- Necessidade de integração nativa com o TOTVS.
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Se você se reconheceu, vamos conversar sobre a sua jornada.
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Captação de alunos
Soluções que se completam
Cada solução funciona sozinha, mas entrega mais quando conectada às demais na Plataforma Rubeus.
Agendamento de Visitas
Permita que pais e candidatos agendem a visita on-line, mantenha a equipe preparada e acompanhe cada agendamento até a inscrição.
Ver soluçãoAgente Matriculador
Agente de IA que conversa de forma humanizada com o candidato, pelo WhatsApp, e o conduz da inscrição à matrícula, seguindo a jornada da instituição.
Ver soluçãoAnálise e Dispensa de Disciplinas
Acelere a análise e a dispensa de disciplinas com Inteligência Artificial, reduza o esforço da equipe e encurte o caminho entre o envio dos documentos e a matrícula.
Ver soluçãoDúvidas comuns
Perguntas frequentes
O que é Inscrições e Matrículas TOTVS?
Elimine erros manuais e reduza a evasão com sincronização em tempo real para matrículas em poucos cliques.
Que problemas Inscrições e Matrículas TOTVS resolve?
Perda de candidatos por falta de acompanhamento estruturado. Retrabalho manual entre sistemas. Falta de padronização no processo de captação. Falta de visibilidade da jornada de ingresso. Dificuldade de atuação proativa do time comercial. Baixa previsibilidade de conversão.
Como funciona?
O fluxo passa pelas etapas: INTENÇÃO DE MATRÍCULA, PRÉ-MATRÍCULA (Análise de documentação), ANÁLISE DE DESCONTO, AGUARDANDO PAGAMENTO, MATRICULADO.
Para quem é indicada?
Instituições com alto volume de inscrições. Operações com múltiplas unidades ou polos. Processos manuais que geram gargalos e retrabalho. Baixa conversão entre inscrição e matrícula. Necessidade de integração nativa com o TOTVS.
Quais são os benefícios?
Desenvolvimento de um contato imediato com o interessado. Criação de rotas integradas e simples para que o candidato dê continuidade à inscrição. Permite que o candidato convocado realize a matrícula no processo seletivo de forma rápida, sem complicações e sem sair de casa. Toda a experiência de matrícula do candidato é realizada on-line e integrada ao TOTVS Educacional ou com outros ERPs. Para o TOTVS Educacional, o candidato é integrado automaticamente com o módulo Educacional, gerando: aluno, matrícula no curso, matrícula no período letivo, enturmação, contrato, parcelas do plano de pagamento, bolsas e primeira parcela com vencimento personalizado, podendo escolher a forma de pagamento entre boleto ou cartão.
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Vamos juntos alavancar suas inscrições e matrículas?
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