Testada e validada em operações complexas de todo o país, a Rubeus integra a jornada do seu cliente aos seus processos de gestão. Inteligência artificial, automação e serviços especializados gerando valor real e comprovado para o seu negócio.
Marcas que confiam na Rubeus
Onde a sua eficiência se perde
Sua operação é complexa. Seu sistema deve acompanhá-la.
Soluções de prateleira obrigam sua operação a caber no software. A Rubeus faz o caminho inverso: modelamos as regras do seu negócio e integramos ERP, Portais e Plataformas, para que cada área trabalhe em tempo real com a mesma informação e o relacionamento com o cliente não dependa de sistemas que não conversam.
Sistemas que não conversam geram retrabalho e comprometem a confiança.
Três sinais de que suas integrações não estão acompanhando a evolução da operação:
Processos desintegrados
Onde há intervenção manual, há erro. O volume de trabalho operacional sobrecarrega a equipe e impede a escala.
Lentidão na tomada de decisão
Sem dados unificados, a gestão decide por achismo ou relatórios atrasados, e a inteligência fica presa em planilhas e sistemas legados.
Baixa confiabilidade nos dados
Dados duplicados ou desatualizados destroem a confiança na operação e prejudicam a experiência do cliente final.
Integração Just-in-time
Governança de dados na velocidade da sua necessidade
Na Rubeus, a integração é nativa e orientada ao processo, não apenas ao campo de dados. Com a nossa metodologia Just-in-time, garantimos:
Confiabilidade de ponta a ponta
APIs e aplicativos de integração com TOTVS, SAP e outros: o dado certo, no lugar certo, na hora certa.
Visão 360° contextualizada
Dados cadastrais, financeiros e comportamentais em uma única tela. O relacionamento se enriquece a cada interação.
Automação que acelera o resultado
Automatizamos tudo o que pode ser automatizado, guiados pela lógica do seu negócio.
Dado integrado vira indicador. Indicador vira decisão.
Com ERP e CRM trocando os mesmos dados e falando a mesma língua, a diretoria acompanha a operação do começo ao fim, sem esperar o fechamento do mês.
Pilares de Crescimento
Orquestrando o ciclo completo
Ciclo completo01Acquisition · Atração & Conversão
Onde a inteligência transforma interesse em receita previsível.
A operação na prática
Ao identificar abandono de inscrição, o Rubeus aciona uma régua imediata de WhatsApp — o consultor já recebe o histórico acadêmico via integração com o ERP.
Landing pages integradas captam recém-formados automaticamente; a IA prioriza contato para os perfis com maior potencial de anuidade.
Automação no credenciamento do corpo clínico garante uma primeira experiência fluida e sem atrito burocrático.
02Service · Atendimento & SLA
Centralização e contexto para uma resolução de alto nível.
A operação na prática
O cliente muda de WhatsApp para e-mail e portal sem repetir informações — o agente vê toda a jornada em uma tela única.
Solicitações de secretaria entram em fluxos automatizados com SLA controlado, reduzindo o volume de ligações.
Gestão centralizada de consultorias e suporte ao associado, com histórico que não se perde na troca de analistas.
03Success · Retenção & LTV
Inteligência preditiva para garantir a longevidade da relação.
A operação na prática
Frequência e notas são cruzadas via integração em tempo real com o ERP; queda de engajamento gera alerta antes do fim do semestre.
Esteiras automáticas de renovação disparam notificações multicanal com link de pagamento direto.
Cooperados menos ativos recebem conteúdo personalizado, elevando o valor percebido da cota-parte.
O jeito Rubeus de ser
Por que as instituições escolhem a Rubeus?
Diferente de CRMs genéricos, construímos nossa solução para operações complexas. Há 13 anos, adaptamos a tecnologia às regras de cada instituição, e não o contrário. Sua operação tem particularidades que um processo padrão não cobre, e por aqui, sempre começamos por elas.
Agendar demonstração
A gente senta na mesma mesa, conversa e busca soluções em conjunto.
Fernanda AbrãoGerente de Ensino à Distância · FAMINAS
A Rubeus é a espinha dorsal de toda a nossa operação e de todas as mudanças que a gente está se propondo a fazer.
Priscila VilelaCoordenadora de Relacionamento com o cliente · Rede Batista
Não é o CRM, não é a venda. É o jeito Rubeus de ser.
Fred SilveiraDiretor de Jornada do Aluno e Inovação · EBMSP
O motor que orquestra
sua operação.
Na Plataforma Rubeus, sua área de negócios ganha autonomia total para criar jornadas e automações em minutos mantendo a governança e segurança de dados em uma arquitetura pensada para operações de alta complexidade.
Infraestrutura
Integração.
Inteligência artificial
AI Studio.
Automação
Alta performance.
Na prática
Transferências reduzidas de 20 dias para minutos com a análise automática de histórico.
Réguas de cobrança amigáveis e renovação de anuidades integradas ao ERP de forma nativa.
Omnichannel
Hub Omnichannel.
Experiência
Construtores.
Validado por operações complexas em todo o Brasil.
Hoje, nossa tecnologia sustenta e orquestra a operação de grandes instituições em todo o país.
“Saímos de cerca de 50 matrículas financeiras em outubro de 2024 para 498 em novembro de 2025.”
Rubem OliveiraEspecialista de Projetos
“O vestibular unificado começou como uma ideia da nossa Vice-Presidência de Graduação, e a Rubeus foi o palco para transformar essa ideia em realidade. Basicamente, o candidato se inscreve uma vez e pode concorrer em até três instituições do grupo, que conta com mais de 35 unidades de graduação espalhadas pelo Brasil. Para nós, o vestibular unificado foi um ponto de virada, não só na Captação, mas também na padronização dos processos entre as unidades. E esse novo modelo impulsionou nossos resultados: saímos de cerca de 50 matrículas financeiras em outubro de 2024 para 498 em novembro de 2025. Foi uma transformação de jornada que trouxe um resultado surpreendente para a gente.”
Rubem OliveiraEspecialista de Projetos · Afya
“Antes, fazíamos essa gestão no Excel. Com a Rubeus, passamos a centralizar os processos e trabalhar com dados confiáveis.”
Karina MagnusSupervisora de Relacionamento com o Corpo Clínico
“Estamos com a Rubeus há cinco anos e, desde então, evoluímos muito na gestão do nosso corpo clínico. Hoje, temos cinco módulos implementados e uma base de mais de 3.500 médicos. Antes, fazíamos essa gestão no Excel. Com a Rubeus, passamos a centralizar os processos e trabalhar com dados confiáveis. Hoje, 100% dos médicos que entram no hospital passam pela plataforma, desde o interesse em fazer parte do corpo clínico até a documentação e liberação. A Rubeus trouxe inovação para o nosso relacionamento com o corpo clínico e continua ampliando as possibilidades dessa parceria.”
Karina MagnusSupervisora de Relacionamento com o Corpo Clínico · Hospital Moinhos de Vento
“A Rubeus foi um divisor de águas para modernizar o que precisávamos e escalar a análise do que acontece com o cliente em cada etapa da jornada.”
Fellipe BarretoCoordenador de TI
“A Rubeus foi um divisor de águas para modernizar o que precisávamos e escalar a análise do que acontece com o cliente em cada etapa da jornada. Para cada time, Marketing, Comercial e Atendimento, a Rubeus trouxe essa possibilidade de escalar cada etapa. Não é só um CRM para acompanhar as etapas: ele reduz o trabalho operacional com dados e planilhas e permite que o time faça o trabalho nobre, que é usar seu conhecimento, analisar e atuar de forma mais estratégica.”
Fellipe BarretoCoordenador de TI · SENAI-PE
“Unindo a reestruturação comercial, a ferramenta e novas estratégias, conseguimos crescer mais de 10% a nossa base de alunos.”
Daniel SilveiraController
“Vimos um histórico de retenção da nossa base e de perda de alunos e decidimos encarar o problema comercial como um problema institucional. A Rubeus foi fundamental nesse processo. Chegamos a um momento em que precisamos reorganizar o processo comercial. Com o novo processo definido, reparametrizamos o sistema com o apoio da Rubeus e colhemos resultados fantásticos. Na última campanha, unindo a reestruturação comercial, a ferramenta e novas estratégias, conseguimos crescer mais de 10% a nossa base de alunos.”
Daniel SilveiraController · Colégio Galois
“Aumentamos em mais de 50% a 60% a base de inscrições no vestibular.”
Luciana BassoGerente de Comunicação e Marketing
“Viemos de um processo híbrido, parte presencial e parte em um CRM que tinha algumas limitações. Quando migramos para a Rubeus, conseguimos fazer o processo seletivo, a inscrição e a matrícula 100% on-line. Com isso, reduzimos o tempo de matrícula e os gargalos no atendimento, dando mais tempo para a equipe se dedicar à conversão. Mais do que isso, aumentamos em mais de 50% a 60% a base de inscrições no vestibular. A Rubeus também nos deu capacidade para ampliar nossos produtos, entrar no EAD e no semipresencial e tornar toda a jornada mais digital.”
Luciana BassoGerente de Comunicação e Marketing · UNIFESO
“Antes, levávamos de 30 a 40 dias para fechar uma matrícula. Depois das automações, esse tempo caiu para cerca de 3 a 5 dias.”
Graziela Batista e Clarice SoaresAnalista Comercial e Líder Comercial
“Antes, levávamos de 30 a 40 dias para fechar uma matrícula. Depois de todo o fluxo e automações implementados, esse tempo caiu para cerca de 3 a 5 dias. Então, com tudo isso, ganhamos muita velocidade no contato com os alunos a partir das automações que construímos com a Rubeus.”
Graziela Batista e Clarice SoaresAnalista Comercial e Líder Comercial · UNISINOS
O que dizem os nossos clientes
Dom Helder
“Mesmo projetando crescimento de 10% a 20%, estamos dobrando e até triplicando nossas metas.”
Felipe SobralGerente de Captação
“Quando alimentamos todas as informações na ficha do candidato, conseguimos acompanhar sua jornada, resolver suas dores e conduzi-lo até a matrícula. Desde que implantamos essa mentalidade, os resultados têm sido ótimos: já são três processos seletivos muito bons e, mesmo projetando crescimento de 10% a 20%, estamos dobrando e até triplicando nossas metas.”
Felipe SobralGerente de Captação · Dom Helder
Feevale
“De 2024 para 2025, crescemos cerca de 15% na captação e, de 2025 para 2026, mais 15%.”
Caroline CoelhoConsultora de Planejamento Estratégico
“Estamos em uma transformação constante. Nos últimos dois anos, muita coisa mudou com o time comercial e, a partir da implantação da Rubeus, tivemos resultados muito positivos. De 2024 para 2025, crescemos cerca de 15% na captação e, de 2025 para 2026, mais 15%. Foi um crescimento muito positivo e mostra o impacto que essa transformação trouxe para a nossa operação.”
Caroline CoelhoConsultora de Planejamento Estratégico · Feevale
“A Rubeus é a espinha dorsal de toda a nossa operação e de todas as mudanças que a gente está se propondo a fazer.”
Priscila VilelaCoordenadora de Relacionamento com o cliente
“A Rubeus é a espinha dorsal de toda a nossa operação e de todas as mudanças que a gente está se propondo a fazer. Somos 24 unidades no Brasil e o desafio é muito grande: alinhar as pessoas e trazer os indicadores de uma forma que nos permita tomar decisões estratégicas. O time da Rubeus abraçou as dores que a gente tinha, nos apontou o que precisávamos fazer e quais eram as prioridades. Eles estão no barco com a gente, nos orientando e participando de toda essa caminhada.”
Priscila VilelaCoordenadora de Relacionamento com o cliente · Rede Batista
Super Cérebro e ISAE
“Quando conhecemos a Rubeus, ela era o nosso CRM. Hoje, é um ecossistema, com Inteligência Artificial integrada, Análises Preditivas e muitas possibilidades que a gente nem imaginava.”
Ariana Yara DartoraCoordenadora de Comunicação e Marketing
“Quando conhecemos a Rubeus, ela era o nosso CRM. Hoje, é um ecossistema, com Inteligência Artificial integrada, Análises Preditivas e muitas possibilidades que a gente nem imaginava. A Rubeus busca atender às nossas necessidades e ser uma verdadeira aliada no dia a dia. Para quem é da área de educação e está procurando um CRM, a gente indica muito a Rubeus e conta tudo o que conseguimos evoluir dentro das instituições de ensino com esse ecossistema.”
Ariana Yara DartoraCoordenadora de Comunicação e Marketing · Super Cérebro e ISAE
UCSAL
“Comparando com o ano anterior, estamos com 300% a mais em captação e conversão.”
Wesley TeixeiraSupervisor Comercial
“A Captação da UCSAL com a Rubeus começou há pouco mais de um ano e está sendo um sucesso. Comparando com o ano anterior, estamos com 300% a mais em captação e conversão. Além disso, conseguimos reduzir muito os processos de matrícula e facilitar a jornada do estudante, desde a inscrição até a matrícula. Só temos a agradecer à Rubeus por essa parceria.”
Wesley TeixeiraSupervisor Comercial · UCSAL
UNIFAGOC
“O principal ganho que tivemos foi na nossa taxa de Permanência, que hoje gira em torno de 90% dos alunos do primeiro semestre.”
Bárbara FranchescaPró-reitora de Comunicação e Marketing
“O principal ganho que tivemos foi na nossa taxa de Permanência, que hoje gira em torno de 90% dos alunos do primeiro semestre. Além disso, hoje, de 60% a 70% da nossa captação do meio do ano vem de alunos que evadiram em semestres anteriores e retornam, seja para o mesmo curso ou para um novo. São resultados que só conseguimos alcançar com a integração e com uma atuação mais preditiva sobre a jornada do aluno. E por trás, essa relação de parceria muito forte que temos com vocês é essencial: vocês atendem as instituições como nós atendemos o nosso aluno. Nós nos sentimos cuidados.”
Bárbara FranchescaPró-reitora de Comunicação e Marketing · UNIFAGOC
UNIFEOB
“Nossa taxa de aprovados que se matriculavam era de 25%. Com o vestibular digital, chegamos a 35%.”
Beatriz Ortega e Verônica BarbosaConsultoras Comerciais
“Antes, no vestibular tradicional, nossa operação levava dias até conseguirmos efetivar a matrícula. Hoje, com a Rubeus, esse processo acontece em horas. No nosso último vestibular, começamos às 9h e, às 14h, já tínhamos realizado todo o processo, incluindo a visita ao campus e as matrículas efetivadas. A Rubeus foi fundamental para trazer essa agilidade, com a tecnologia de avaliação e correção por inteligência artificial. E o resultado também apareceu na conversão: no processo tradicional, nossa taxa de aprovados que se matriculavam era de 25%. Com o vestibular digital, chegamos a 35%.”
Beatriz Ortega e Verônica BarbosaConsultoras Comerciais · UNIFEOB
UNIPAR
“Em 2025, em um processo de EAD, conseguimos reter 65% dos estudantes. Em 2026, no mesmo processo, já chegamos a 85% de retenção.”
Marcia OliveiraCoordenadora de Inteligência de Relacionamento
“No início eu era bem cética, achava que a Rubeus não me atendia. Depois que conheci melhor as funcionalidades, saí de um ponto cego e comecei a enxergar um mundo de possibilidades. Hoje, um ano depois, posso dizer que tenho uma Ferrari na minha mão e estou aprendendo a dirigir. Em 2025, em um processo de EAD, conseguimos reter 65% dos estudantes. Em 2026, no mesmo processo, já chegamos a 85% de retenção. Nossa meta é 95% e vamos conseguir com a Rubeus.”
Marcia OliveiraCoordenadora de Inteligência de Relacionamento · UNIPAR
EBMSP
“Não é o CRM, não é a venda. É o jeito Rubeus de ser.”
Fred SilveiraDiretor de Jornada do Aluno e Inovação
“Não é o CRM, não é a venda. É o jeito Rubeus de ser. É o jeito que o Bráulio é, o jeito que o Mateus é, o jeito que você é, o jeito que a Natália é. É o jeito da empresa. Para mim, fica muito claro que existe esse DNA.”
Fred SilveiraDiretor de Jornada do Aluno e Inovação · EBMSP
FAMINAS
“A gente senta na mesma mesa, conversa e busca soluções em conjunto.”
Fernanda AbrãoGerente de Ensino à Distância
“Além de uma Plataforma dinâmica e com diversas possibilidades, existe um diálogo muito aberto com o time Rubeus. A gente senta na mesma mesa, conversa e busca soluções em conjunto. Hoje, com quase 10 anos de parceria, vejo que atingimos um momento de muita maturidade e é bom perceber que ainda tem muito o que fazer. Ter um parceiro forte, em quem a gente confia, só faz com que essa parceria se solidifique cada vez mais.”
Fernanda AbrãoGerente de Ensino à Distância · FAMINAS
Ecossistema de Parcerias Certificadas
Parceiros que sustentam a sua operação
Somos parceiros certificados das maiores tecnologias do mercado quando o assunto é relacionamento com o cliente. Isso garante à operação dos nossos clientes mais estabilidade, suporte e confiança de ponta a ponta do processo.
Parceira oficial e homologada TOTVS
A maior empresa de software da América Latina escolheu a Rubeus. Nossos clientes têm acesso direto ao gerenciador de integrações TOTVS, com comunicação transparente, robusta e em tempo real.
Infraestrutura Omnichannel Global
Sua operação suportada pela maior provedora de mensageria corporativa do mundo: estabilidade de ponta a ponta para orquestrar jornadas no WhatsApp, SMS e Voz.
A Rubeus no Brasil: Impacto em escala nacional.
Nascemos como o 1º CRM específico para Educação no Brasil. Desde 2013, nossa tecnologia evoluiu lidando com as jornadas mais longas e desafiadoras do mercado. Hoje, ajudamos operações complexas de todo o país — da Saúde ao Cooperativismo — a orquestrarem a experiência de seus clientes com nossa tecnologia.
Presente na operação de grandes grupos brasileiros
O Impacto na Diretoria
Agilidade para o negócio. Rigor para a tecnologia.
CRM institucional impulsionado por automações e agentes de IA: cada área da instituição opera em alta performance.
Estratégia
Visão estratégica e previsibilidade
Decisões com dados vivos do funil de aquisição e retenção, via Rubeus Insights e Rubeus Data.
Financeiro
Eficiência financeira e LTV
Menos CAC e receita protegida com réguas automáticas de renovação e inadimplência.
Governança
Governança e integridade de dados
CRM e ERP sincronizados em tempo real, com gestão de dados em nível Enterprise.
Operação
Excelência operacional e agilidade
Back-office orquestrado de ponta a ponta: análises e dispensas que levavam dias saem em minutos.
Especialistas em CX
Você decide os rumos da operação. Nós garantimos que ela não pare de evoluir.
A tecnologia é só o começo. Transformar potencial em resultado exige pessoas que saibam operá-la, processos que evoluam junto com o negócio e um olhar atento a novas oportunidades. Por isso combinamos IA, Especialistas Rubeus e parceiros certificados para dar à sua operação mais inteligência, controle e segurança para alcançar seus resultados.
Especialista Plataforma Rubeus
Desbloqueie o potencial máximo da sua Plataforma Rubeus
Réguas, campanhas e canais configurados e otimizados no dia a dia da sua operação, por um especialista certificado pela Rubeus Academy.
Especialista Integração TOTVS
Sincronia perfeita entre o acadêmico, financeiro, jurídico e comercial
Dados acadêmicos, financeiros e jurídicos unificados na Plataforma Rubeus, com uma visão 360º confiável para decidir mais rápido.
Especialista Omnichannel
Sinergia perfeita da sua comunicação
Hub de atendimento, chatbots e IA orquestrados para uma jornada fluida, sem perder o histórico na troca de canal.
Especialista em Contextualização
Sua operação traduzida em tecnologia sob medida
A tecnologia adaptada ao seu modelo de negócio, e não o contrário, sustentando com excelência Aquisição, Serviços e Sucesso do Cliente.
Especialista em Gestão de Projetos
Governança rigorosa e garantia de entrega
Prazo, risco e comunicação com stakeholders sob controle, para que a operação não desvie do foco da sua gestão.
Rubeus Academy
Quer ser a mente por trás de operações de alto impacto?
Domine a metodologia do 1º CRM construído totalmente contextualizado ao mercado educacional e torne-se um profissional disputado pelo mercado.
Feito para se conectar. Pronto para o ecossistema.
Conecte o Rubeus a qualquer sistema, sem lock-in e sem depender de TI para cada mudança.
APIs RESTful abertas: endpoints documentados para qualquer sistema
Webhooks em tempo real: conversões, churn risk e abandono de jornada
Documentação completa: SDKs, guias e sandbox do zero à produção
curl -X POST \
https://api.rubeus.com.br/api/Contato/cadastro \
-H "Authorization: Bearer $TOKEN" \
-d '{"nome":"Beatriz Souza"}'
fetch("https://api.rubeus.com.br/api/Contato/cadastro", {
method: "POST",
headers: { Authorization: `Bearer ${TOKEN}` },
body: JSON.stringify({ nome: "Beatriz Souza" })
})
Vamos conversar
Imagine, construa e orquestre a experiência perfeita para o seu cliente.
30 minutos com um especialista do seu segmento. Sem compromisso.