O CRM para área educacional, ou SRM (Student Relationship Management) tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento com os seus alunos. Como consequência a curto prazo, o uso de um CRM Educacional tem efeito direto nos resultados de captação e permanência de alunos.

Em virtude de tantas incertezas presentes no cenário educacional, uma coisa é certa: estabelecer uma sólida Gestão de Relacionamento com o Cliente é fundamental para o crescimento de qualquer instituição de ensino. Isso acontece, porque somente através de um bom relacionamento é possível criar vínculos que conduzam à venda.

Com o auxílio de um CRM para área educacional o seu time de relacionamento (Marketing e Vendas) consegue tratar cada oportunidade de forma geral ou individualizada, a depender das necessidades e estratégias. Dessa maneira, é possível priorizar os contatos “mais quentes” e aumentar as chances de conversão.

Diversas instituições de ensino, em todo o mundo, utilizam a estratégia de adoção do CRM para área educacional. O que as auxiliam diretamente na obtenção de excelentes resultados. Quer aprender mais sobre o assunto e ver se a Plataforma Rubeus é para você?

Então você veio ao lugar certo veja o que vai aprender:

O que é CRM educacional? - Rubeus

As instituições têm buscado cada vez mais profissionalizar o relacionamento com seus alunos através do CRM para área educacional. No entanto, muitas ainda não tem a consciência de que o conceito de CRM excede a ideia de um software e que na verdade…

CRM envolve cultura, mudança de comportamento e processos.

Um CRM genérico é um software de gestão de relacionamento com o cliente que atende a múltiplos ou a “qualquer” segmento.

Contudo, por tratar-se de ferramentas desenvolvidas para atender vários setores e segmentos de negócios diferentes, se torna inviável. Isso porque elas não possuam as especificidades do cenário de cada vertical de negócio.  

Nas instituições de ensino não é diferente. Quando optamos por ferramentas genéricas acabamos não utilizando grande parte das suas funcionalidades. Isso porque muitas opções são incluídas para atender a outros segmentos. Assim, sentimos falta de coisas básicas da educação, que não foram inseridas por ser “específicas demais”.

Dessa maneira, provavelmente haverá uma perda de eficiência e de alocação dos recursos financeiros. Tendo em vista que os resultados obtidos, geralmente estarão bem aquém dos que estariam se fosse utilizado um CRM para área educacional.

O CRM Educacional Rubeus é o primeiro CRM específico para instituições de ensino. Assim, ele conhece detalhadamente os desafios do processo de captação de alunos. E, ao reunir as melhores oportunidades em um só lugar, permite que sua instituição tire o maior proveito de cada uma delas.

Ele possibilita acompanhar todas as etapas que compõem a Jornada de Compra Educacional dos potenciais alunos. Isso mesmo! Englobando desde o seu interesse até a matrícula. 

Em resumo, o Rubeus permite o aumento da receita e a diminuição dos custos, com o auxílio da tecnologia.

Por que preciso de um CRM educacional? - Rubeus

Um CRM para área educacional permite a otimização dos esforços empregados por sua equipe de relacionamento. Com isso, fica mais simples realizar a nutrição do lead ao incorporá-lo em um fluxo de nutrição, por exemplo. 

Além disso, dentre suas muitas outras vantagens, um CRM para educação possibilita a gestão dos contatos da sua instituição. Como? Através da criação de uma lista de contatos inteligente. Essa, por sua vez, registra as informações dos leads e atuais alunos, detalhando o histórico de todas as interações realizadas. E, aliás, o processo não limita-se apenas às ligação e e-mails, ele também engloba o serviço de atendimento.

A importância do CRM - Rubeus

Através de uma relação de alto nível é possível conduzir todas as interações. Bem como gerar qualidade nas suas experiências. Dessa forma, é possível também conquistar a confiança e a satisfação desde o primeiro contato do interessado com a sua instituição.

Mas engana-se quem acha que o relacionamento deve ser trabalhado somente durante a conquista do lead. Ele precisa ser uma prática contínua. Isso porque é um elemento que impacta diretamente na Gestão da Permanência

Por isso, podemos dizer que o relacionamento é a chave para o sucesso da sua instituição. Além de potencializar a sua captação de alunos. E, mais, ao trabalhar um relacionamento realmente efetivo, a tendência é que o seu aluno pense em continuar em sua IE. Seja através da realização de alguma especialização ou um outro curso, por exemplo.

Por que não usar uma planilha? - Rubeus

É fundamental que sua instituição de ensino saiba como gerenciar, de forma eficaz, todas as informações. Sejam elas de leads ou de alunos que já compõem o seu quadro de discentes.

Mas para realizar essa gestão e monitoramento, muitas instituições recorrem a planilhas em Excel e relatórios manuais. 

Apesar de auxiliar na gestão, o controle através de planilhas e relatórios manuais, a depender do tamanho da instituição, pode se tornar uma problemática quando o assunto é captar e reter mais alunos de forma sustentável. Ou seja, com bons resultados a longo prazo.

Dessa forma, é imprescindível que você, como gestor, passe a ponderar sobre a utilização de um CRM. 

Como vimos, em uma instituição de ensino, um CRM é capaz de auxiliar na captação e na permanência de alunos. Bem como em todo o processo de prospecção. Mas como saber a hora de mudar de planilhas para um software específico? Como identificar os sinais de que a sua instituição de ensino precisa de uma Plataforma para captação e permanência de alunos?

Com o intuito de responder a essas perguntas, nós separamos alguns sinais que, se presentes na sua instituição, indicam que você precisa imediatamente de um CRM educacional:

  • A sua equipe está sobrecarregada;
  • Você não tem uma visão individual (e clara) de cada lead;
  • Você não consegue realizar uma análise eficiente e estratégica das suas métricas;
  • Pelo menos uma vez, você já perdeu uma informação importante sobre o seu lead;
  • Você sente que a sua planilha não é segura e pode ser facilmente copiada e compartilhada.

CRM para área educacional - Rubeus

A aquisição de um CRM para área educacional é, sem dúvidas, um grande passo rumo à melhoria do desempenho de toda a instituição de ensino. Contudo, nada de agir por impulso! 

Então, veja alguns dos pontos nos quais você, gestor, deve observar para concluir se está na hora da sua IE escolher  investir ou nesse tipo de solução:  

  • Porte da instituição;
  • Quantidade de alunos matriculados;
  • Maturidade e organização estratégica dos setores de Marketing e Vendas (Smarketing Educacional);
  • % de conversão por campanha;
  • % de perda de leads por campanha;
  • Vantagens esperadas;
  • Pontos de melhoria desejados.

Ao analisar essas questões, será possível verificar se realmente uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos fará sentido em sua instituição nesse momento.

CRM para área educacional - Rubeus

Dentre muitos outros benefícios, um CRM para área educacional irá te ajudar a potencializar a conversão de alunos. 

Após verificar qual a sua opção desejada, o ideal para sua instituição é planejar! Planejar de forma consistente, junto a empresa que fornecerá o CRM, prazos, datas e responsáveis. Ao fazer isso, leve em consideração o tempo de implantação que será necessário e, não tente diminuí-lo, assumindo riscos excessivos nessa tentativa.

Falando em prazos, preparamos um pequeno cronograma. Ele mostra como o processo de aquisição de uma plataforma de CRM para área educacional acontece normalmente:

No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite.

Você pode estar se perguntando: “mas eu só posso assinar o contrato quando faltar exatamente 3 meses para o período de processo seletivo?”. Não, você pode fazer isso antes! 

Aqui, na Rubeus, sabemos o quão importante e poderoso é o  planejamento. Por isso, sempre aconselhamos a efetivar o contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação te permitirá se resguardar a qualquer eventual imprevisto.

CRM para área educacional - Rubeus

Já deu para perceber que escolher uma solução que seja realmente eficiente para a captação e permanência de alunos é um grande desafio, não é mesmo? Isso porque há diversas variáveis envolvidas nesse processo. 

Aliado a esse desafio, a falta de informação é um dos fatores negativos envolvidos. Resultado? Os gestores optam por sistemas que não se adequam perfeitamente à realidade e necessidade da instituição.

Graças à popularização dos CRM’s, alguns termos recebem muito destaque, termos esses que podem, numa primeira impressão, serem bastante convidativos, mas que, na verdade, contribuem para a confusão e desalinhamento da expectativa dos clientes. É cada vez mais comum vermos a utilização de termos como “preditivo”, “inteligência artificial” e “machine learning“, por exemplo. 

CRM para área educacional - Rubeus

Para esses casos, a dica é solicitar demonstrações reais de cases com validação de acurácia. O que isso significa? Peça a empresa que comprove na prática (com precisão de dados) tais informações. 

Somente assim será possível verificar a veracidade e confiabilidade em tais empresas e suas respectivas soluções.

CRM para área educacional - Rubeus

  • Integração

O primeiro ponto a ser observado é como ocorre a integração entre este CRM, seu sistema de gestão e o processo seletivo da sua instituição de ensino. O ideal é que essa integração seja realizada de forma efetiva. E, além disso, leve em consideração os seus sistemas, equipes e processos.

Além da integração interna, um bom CRM deve se integrar com outras ferramentas como e-mail, automação de marketing, ligações e redes sociais. Esse tipo de integração é responsável por facilitar a rotina dos colaboradores. Isso porque ele contribui para o aumento da eficiência da prática de captar e reter alunos.

  • Personalização

A personalização e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são as principais justificativas para você optar por um CRM para educação dentre tantos outros (generalistas) disponíveis no mercado.

Além de ser específico para a educação, é importante saber a importância de analisar se o CRM pode ser personalizado às suas necessidades. Por isso, ao escolher um CRM é essencial optar por um que possua um painel de controle personalizável.

  • Armazenamento de dados

Armazenar e reunir dados em um só lugar é uma característica básica de toda ferramenta de CRM. E, não seria diferente para a solução de CRM para educação.

Com base nesses dados, você poderá tomar decisões mais conscientes e assertivas. Além de ajudar diretamente nas decisões e na criação de estratégicas do negócio, armazenar dados permite a verificação do desempenho individual ou coletivo da sua equipe de captação, podendo ser útil no momento de dar feedbacks ou até mesmo realizar mudanças na equipe.

  • Relatórios

Por fim, é essencial que todo CRM educacional realize um avançado monitoramento dos resultados dos seus processos. Permitindo também o acompanhamento em tempo real de todas as inscrições (parciais e completas) de cada canal utilizado por sua instituição.

Além disso, é fundamental que essa plataforma disponibilize relatórios personalizados e customizados. Tais relatórios podem ser entendidos como ferramentas poderosas para auxiliar. Aliás, o gestor da instituição de ensino deve usá-las em suas tomadas de decisões estratégicas.

CRM para área educacional - Rubeus

Depois deste guia completíssimo sobre o CRM para área educacional, você já está preparado para dar o pontapé inicial e se aprofundar mais no assunto. 

Por isso, que tal sair da teoria e ir para a prática? 

Te convidamos a agendar uma demonstração e conferir, na prática, todas as funcionalidades da Plataforma Rubeus. São 30 minutos capazes de mudar para sempre o cenário de Captação e Permanência de alunos da sua instituição de ensino. Vem conferir!

CRM para área educacional - Rubeus

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