Uma solução de CRM para educação é capaz de impulsionar os resultados de captação e retenção das instituições de ensino. Por isso, entenda como identificar no mercado a solução de CRM que você realmente precisa.

Seus cursos estão com menos inscritos do que vagas? Os índices de evasão e inadimplência dos seus alunos têm aumentado? Atualmente sua equipe enfrenta grande dificuldade em mensurar os resultados de captação? Falta sintonia entre os membros da equipe de captação? O contato one to one é cada vez mais difícil de ser realizado com eficiência? A gestão dos contatos com candidatos é feita manualmente e por isso sua instituição perde muitas matrículas todos os dias?

Esses são alguns dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino quando falamos de captação de alunos. Se identificou com alguns deles?

A solução para esses problemas pode estar em três letras: CRM (Customer Relationship Management)!

Existem diversas ferramentas de CRM no mercado, e é essencial que você entenda as diferenças entre elas. Assim será possível identificar a que realmente vai atender às suas necessidades. O primeiro requisito para seu objetivo é que a solução seja específica para a educação.

Mas como conseguir identificar a melhor ferramenta de CRM para a sua instituição? Elencamos neste blog post dicas de como você pode realizar isso. Assim, você poderá a começar a transformar o seu cenário e obter bons resultados o mais breve possível.

Por que sua instituição de ensino precisa de um CRM para educação?

O principal diferencial de um CRM para educação desenvolvido, exclusivamente, para Instituições de Ensino é que ele conhece detalhadamente todas as dificuldades atuais para captar e reter alunos.

Assim, ele é capaz de suportar todas as práticas que sua instituição desenvolve ou pretende desenvolver inerentes a essas duas missões. Além de desenvolver o seu objetivo básico de gerir com eficiência o relacionamento com os potenciais e atuais alunos.

Por isso, uma plataforma de CRM educacional pode te ajudar a registrar todos os potenciais alunos identificados fora do período do processo seletivo. E, ao concentrar as melhores oportunidades em um só lugar não permite que sua instituição perca nenhuma inscrição, por exemplo.  

Além disso, um CRM para educação pode automatizar diversas funções e atividades. Sendo capaz de otimizar a rotina da equipe de captação de alunos. E, possibilitando com que cada um dos seus membros seja mais produtivo.

Como escolher o CRM ideal para sua instituição de ensino

Possuir um CRM educacional pode alavancar (e muito) os resultados obtidos em sua captação e retenção de alunos. O primeiro passo para que isso seja possível é saber escolher a plataforma que seja realmente capaz de suprir todas as necessidades da sua IE.

Para te ajudar elaboramos um checklist de ações. Se você observá-las, provavelmente, conseguirá identificar a melhor solução. E, o melhor, sem esquecer nenhum fator relevante para sua tomada de decisão.

  • Considere todas as necessidades da sua IE

O primeiro passo é a realização de um processo interno de análise e avaliação de todas as necessidades da sua instituição de ensino. Aqui, você deve identificar tudo o que você vê como um ponto fraco que necessita de melhorias. E além disso, mapear tudo o que você deseja que a solução de CRM ajude a resolver.

Após ter analisado todas as suas necessidades e expectativas será possível entender tudo o que o CRM deve ter para ser considerado uma boa solução para você.

É importante ainda que com base nessas informações levantadas, você estabeleça junto aos gestores da instituição quais serão as principais características que esse software deve possuir.

Resumidamente, vá para o mercado, sabendo exatamente o que você quer e precisa!

  • Tenha certeza que se trata de uma ferramenta específica para educação

O segundo passo é muito importante e não deve ser esquecido de modo algum. Ele refere-se a verificação se a ferramenta de CRM realmente é específica para o segmento educacional. Isso quer dizer verificar se ele foi desenhado para atender da melhor forma possível as instituições de ensino.

Por esse motivo, procure informações sobre a origem de tais sistemas. E tome (muito) cuidado com os generalistas. Um CRM generalista é um software de gestão de relacionamento com o cliente que atende a múltiplos ou a “qualquer” segmento.

Ao escolher esse tipo de ferramenta você não utilizará grande parte das funcionalidades nela existentes. Isso porque muitas de suas funções são direcionadas a atender necessidades não tão específicas de outros segmentos. E assim, você acabará sentindo falta de coisas básicas da educação. Que não foram inseridas por ser “específicas demais”.

Desse modo, provavelmente haverá uma perda de eficiência e de alocação dos seus recursos financeiros. Isso porque os resultados obtidos, geralmente estarão bem aquém daqueles obtidos através de um CRM educacional.

  • Permite conseguir alunos durante todo o ano

Por fim, mas não menos importante do que os outros pontos já vistos, é importante saber se o CRM para educação é realmente capaz de auxiliar a sua equipe de captação a conseguir alunos durante todo o ano. Isso quer dizer, se ele oferece o suporte suficiente para captar alunos sem depender do processo seletivo estar aberto ou não.

Resumidamente, você deve possuir certeza que a ferramenta é capaz de prover a captação e a retenção sustentável de alunos.

Para analisar essa questão, busque saber se ela atua em toda a Jornada de Compra Educacional dos seus potenciais alunos. Além disso, se ela consegue acompanhar desde a jornada de decisão de matrícula, passando pela vida acadêmica até a educação continuada.

Por fim, verifique se esse software consegue auxiliar a instituição a se antever e reagir aos seus desafios internos e externos. Isso aconteceria através do provimento de informações consistentes em tempo real.

Todo CRM para educação deve possuir

Após pensar em todos os pontos citados acima, é essencial que você leve em consideração algumas funcionalidades. Tais funcionalidade são extremamente necessárias e, por isso devem existir em toda e qualquer ferramenta de CRM para educação, são elas:

  • Integração

O primeiro ponto a ser observado é como ocorre a integração entre este CRM, seu sistema de gestão e o processo seletivo da sua instituição de ensino. O ideal é que essa integração seja realizada de forma efetiva. E, além disso, leve em consideração os seus sistemas, equipes e processos.

Tendo em vista a alta complexidade em promover um processo de captação de alunos cada vez mais eficiente essa integração é bastante significativa. E, por isso, esse fator pode fazer bastante diferença. Para que você assimile de forma mais rápida a importância de uma integração eficiente, observe o nosso exemplo:

Sua instituição é composta por diversos e diferentes setores, não é mesmo? Por isso, sabemos a importância de todos eles conversarem entre si. Os setores de Marketing e Vendas, por exemplo, precisam entender como as atividades de um impactam o desempenho do outro.

Por isso, a integração promovida pelo CRM facilita o fluxo de informações dentro da instituição e dos seus setores. Isso porque garante autonomia e a possibilidade de traçarem estratégias com as informações que um obtém do outro.

Além da integração interna, um bom CRM deve se integrar com outras ferramentas como e-mail, automação de marketing, ligações e redes sociais. Esse tipo de integração é responsável por facilitar a rotina dos colaboradores. Isso porque ele contribui para o aumento da eficiência da prática de captar e reter alunos.

  • Personalização

A personalização e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são as principais justificativas para você optar por um CRM para educação dentre tantos outros (generalistas) disponíveis no mercado.

Além de ser específico para a educação, é importante saber a importância de analisar se o CRM pode ser personalizado às suas necessidades. Por isso, ao escolher um CRM é essencial optar por um que possua um painel de controle personalizável.

Alguns exemplos de aspectos que demandam a personalização do CRM para a sua instituição são: definir personas, estruturar um bom Fluxo de Relacionamento, gerir a inteligência comercial no relacionamento com os alunos, integrar de forma efetiva e eficiente com o seu sistema de gestão e processo seletivo, mapear os processos de captação e retenção, padronizar o atendimento do porteiro ao reitor, alcançar maior conversão e identificação de oportunidades, obter maior eficiência comercial, realizar contato rápido, agendamento inteligente, trabalhar com oportunidades dinâmicas e criar canais personalizados e com gatilhos para vendas.

  • Armazenamento de dados

Armazenar e reunir dados em um só lugar é uma característica básica de toda ferramenta de CRM. E, não seria diferente para a solução de CRM para educação.

Não deve ser novidade para você a importância em armazenar dados para tomar decisões estratégicas e crescer mantendo competitividade no cenário educacional.

São esses dados armazenados que posteriormente serão analisados e transformados em informações e padrões. Os gestores das instituições podem basear-se nessas informações para prevenir-se e antever-se a evasão de alunos, por exemplo. Nesse caso, o armazenamento de dados auxiliaria no processo de retenção da sua IE.  

Com base nesses dados, você poderá tomar decisões mais conscientes e assertivas. Além de ajudar diretamente nas decisões e na criação de estratégicas do negócio, armazenar dados permite a verificação do desempenho individual ou coletivo da sua equipe de captação, podendo ser útil no momento de dar feedbacks ou até mesmo realizar mudanças na equipe.

  • Relatórios

Por fim, é essencial que todo CRM educacional realize um avançado monitoramento dos resultados dos seus processos. Permitindo também o acompanhamento em tempo real de todas as inscrições (parciais e completas) de cada canal utilizado por sua instituição.

Além disso, é fundamental que essa plataforma disponibilize relatórios personalizados e customizados. Tais relatórios podem ser entendidos como ferramentas poderosas para auxiliar o gestor da instituição de ensino em suas tomadas de decisões estratégicas.

Isso porque com eles é possível ter acesso aos resultados segmentados e filtrados. Permitindo a identificação de falhas bem como grandes oportunidades. Com isso, é possível retirar, remanejar e investir recursos em ações inteligentes e pontuais sobre cada uma delas durante suas campanhas.

Logo, esses relatórios possibilitam criar, manter e fortalecer os diferenciais competitivos das instituições de ensino.

Ainda não acabou…

Como vimos, escolher uma ferramenta de CRM para uma instituição de ensino que atenda todas as suas necessidades. E que te auxilie nas práticas e ações desenvolvidas por sua equipe durante a operação diária de captar alunos é um processo complexo. E, por isso, merece total atenção e cuidado.

Para finalizar a sua escolha da melhor solução para sua IE trouxemos algumas últimas dicas:

Agora que você já realizou um estudo aprofundado das ferramentas encontradas, descartou todas as soluções generalistas e está analisando somente ferramentas de CRM para educação chegou a hora de se aprofundar mais.

Para isso, assista demonstrações de cada uma delas. Após agendar o dia e o horário de tal processo se prepare ao máximo. Vá para essa reunião com dúvidas, apontamentos e principalmente com todas as suas necessidades devidamente identificadas.

Aproveite todo o tempo de demonstração esclareça ao máximo todas as suas dúvidas. E tire todas possíveis informações que não foram encontradas em seu processo anterior de estudo e análise da ferramenta.

Um ponto que pode ser interessante de ser observado neste momento com o responsável pela demonstração é de como ocorre o processo de implantação. Procure saber até mesmo se eles oferecem algum tipo de serviço de valor agregado, adicional à implantação.

Neste tipo de implantação é possível visualizar o fornecedor do CRM como verdadeiro parceiro estratégico. Isso porque ele pode vir a contribuir com a capacitação das equipes de marketing e vendas. Mapeando o cenário desde a definição da persona e seus atributos relevantes (diferenciais da instituição e do curso). E além disso, seus processos e boas práticas e o monitoramento contínuo dos resultados.

Uma dica final (mas não menos importante) é SEMPRE pedir para que o responsável pela demonstração demonstre na prática o que ele apresentou nos slides. Afinal de contas, slides aceitam tudo. Mas quem terá que encarar a realidade depois da contratação será você e sua equipe 🙂

Conclusão

Escolher a melhor solução de CRM para educação é um processo complexo. Mas que se bem realizado pode resultar em grandes vantagens competitivas para as instituições de ensino.

Por isso, antes de decidir-se por um CRM em específico é imprescindível que você considere todas as necessidades da sua IE. Além disso, verifique se é uma ferramenta específica para educação e se permite conseguir alunos durante todo o ano. Também é importante levar em consideração alguns pontos básicos que todos os CRMs para educação devem possuir.

Para concluir o processo de escolha pelo melhor CRM para IE agende uma demonstração. E veja, na prática, as funcionalidades e funcionamento das ferramentas de CRM.

Fazer uso de um CRM específico para instituições de ensino pode alavancar os resultados dos seus processos de captação e retenção de alunos.

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Assista ao vídeo sobre o CRM Rubeus:

Solução completa e específica para educação - Rubeus

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