Você sabia que a falta de planejamento adequado, a defasagem de treinamentos e a ausência de suporte adequado pode comprometer o desempenho do CRM educacional? Descubra agora o que você deve fazer para evitar riscos na implantação de CRM educacional. 🚨
Leitura: 6 minutos
Introdução
Adotar um CRM educacional pode representar um grande salto de qualidade na forma como sua instituição gerencia o relacionamento com estudantes, leads e responsáveis. Mas, para que essa transição seja bem-sucedida, é necessário estar atento a armadilhas comuns que surgem durante o processo de implementação.
Em implantações de soluções de tecnologia, assim como em todo projeto, na grande maioria das vezes surgem desafios que devem ser monitorados. Gestores recém saídos de projetos CRM devem buscar evitar situações difíceis pós implantação, contudo, desde a etapa de levantamento de soluções, os riscos de insucesso devem ser considerados. Daí, a importância de escolher certo!
Por isso, se você está pensando em implantar um CRM, está em etapa de projetos ou já implantou a solução, confira esse resumo sobre os principais riscos em projetos dessa natureza.
Por que mais de 50% dos projetos de CRM educacional falham?
O número de instituições que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar seu processo de matrículas tem apresentado um aumento considerável. Por consequência, o investimento na implantação destas ferramentas tem crescido cada vez mais.
No entanto, é comum encontrar entre as instituições que estão passando por este processo, aquelas com a crença de que apenas a implantação da tecnologia em si é suficiente para alcançar seus objetivos.
Vemos na prática que esse é um dos motivos pelos quais as pesquisas do Gartner Group e da Accenture evidenciam que mais de 50% dos projetos de CRM falham. 🤔 Esse contexto gera um grande questionamento: por que a implantação de CRM apresenta um volume tão elevado de insucessos?
Primeiramente, é importante esclarecer que quando nos referimos a insucesso, falamos da não realização dos objetivos básicos propostos pelos projetos.
Em síntese, o insucesso ocorre devido a diversos fatores, tais como:
- Falta de análise da realidade da instituição de ensino;
- Ausência de planejamento em torno da escolha, da implantação e do suporte do CRM adotado;
- Diminuição do tempo necessário para uma implantação eficaz;
- Defasagem ou falta de treinamento adequado das equipes;
- Falta de suporte da equipe operacional do CRM escolhido.
E então, como evitar riscos na implantação de CRM educacional? O que fazer para maximizar o desempenho da solução escolhida e fazê-lo, em conjunto com as equipes da instituição de ensino, alavancar os resultados de captação e permanência de alunos? Te conto tudo agora, veja só!
Riscos que você deve eliminar para garantir uma implantação de CRM educacional de sucesso
Os riscos estão atrelados à sua realidade, ou seja, são únicos. Mas saiba que eles podem apresentar alguns padrões. Geralmente estes padrões estão relacionados às seguintes variáveis:
1. Implantar sem estratégia clara
Muitas instituições começam a usar um CRM sem entender exatamente como ele se encaixa na rotina e nos objetivos da organização. O resultado? Uma ferramenta subutilizada ou mal aproveitada.
Solução:
Defina metas bem estabelecidas para o CRM — como melhorar o tempo de resposta, aumentar a taxa de conversão de leads ou fortalecer a fidelização de alunos. A tecnologia deve servir ao seu plano, e não o contrário.
2. Escolher a ferramenta errada
Um erro crítico é optar por um CRM genérico, sem considerar as particularidades do setor educacional. Sistemas que não acompanham as jornadas específicas de captação e retenção podem se tornar mais um problema do que uma solução.
Além disso, o CRM educacional permite obter uma implementação nativa de regras de educação, como cadastro de cursos e processos seletivos, controle de vagas e processo de matrículas. Isso faz toda a diferença!
Sendo assim, escolher um CRM focado no segmento educacional é um dos primeiros passos na mitigação de possíveis riscos. Essa é uma prática consolidada, e diversas instituições de ensino em todo o mundo, utilizam a estratégia de adoção do CRM para área educacional. Isso as auxiliam diretamente na obtenção de excelentes resultados.
Solução:
Pesquise plataformas desenvolvidas para o segmento educacional, que ofereçam integrações com sistemas acadêmicos, painéis personalizados e funcionalidades como workflows automatizados e nutrição de leads.
3. Não treinar e não engajar os usuários do CRM
Um risco muito comum em projetos de tecnologia está relacionado aos usuários, e não está apenas relacionado à operação, mas também desde o início da implantação. Alguns riscos relacionados aos usuários são:
- Relutância dos usuários em se comprometer com o projeto ou usar a solução conforme as boas práticas;
- Projetar interfaces que se ajustam ao estilo de trabalho dos usuários e não focada na gestão do relacionamento;
- O grande número de usuários envolvidos no projeto de CRM pode elevar demasiadamente o tempo de implantação;
- Falta de proatividade de profissionais envolvidos no projeto e na operação;
- Não sensibilizar a equipe e toda a organização sobre a importância do projeto, fazendo-os sentir-se como parte do processo.
Para instituições de ensino, deve-se envolver também o corpo docente, mesmo que não operem a plataforma, mas para que compreendam a filosofia de relacionamento.
4. Não delimitar os processos
Uma etapa muito comum nos projetos é o alinhamento de processos, que muitas vezes precisam ser remodelados.
Em síntese, os processos são responsáveis por nortear todo o trabalho desenvolvido pelas pessoas. E, ainda é peça determinante quando o assunto é a utilização da tecnologia. O mercado educacional é extremamente dinâmico e, assim, faz-se ainda mais necessária a definição e planejamento de processos eficientes. Por isso atente-se aos riscos a seguir:
- Indefinição de processos, desorganização e/ou processos sombreados por várias equipes;
- A não definição do funil de oportunidades ou apenas o fato de desconsiderar etapas importantes do processo na jornada do lead e aluno pode impactar diretamente a performance;
- Não considerar todos os canais de captura de contatos (físicos e digitais);
- Não considerar a régua de relacionamento como estratégica para sua IE, concebendo processos com foco nas atividades setoriais e não centrada no lead/aluno, gerando réguas de comunicação que não convertem ou que não criam vínculo de relacionamento;
- Foco na implementação em TI para automatizar processos existentes, sem refletir os objetivos e as regras do negócio definidas no projeto, desconsiderando inovações nas tarefas cotidianas.
5. Dados mal gerenciados
A entrada de informações incorretas, incompletas ou desatualizadas é um dos fatores que mais comprometem o desempenho de um CRM.
Solução:
Antes de migrar os dados, revise e organize tudo. Crie padrões de cadastro e implemente práticas de governança de dados para manter as informações sempre atualizadas e confiáveis.
6. Não elaborar uma política interna consistente
A cultura e a política interna da instituição de ensino é também fator relevante no sucesso do projeto, e para tanto alguns riscos devem ser considerados, a saber:
- Inexistência de um programa efetivo de relacionamento e que sustente a filosofia do Student Relationship Management;
- Cultura organizacional focada na instituição e não nas operações mercadológicas. Jogo de interesses pode impactar o bom andamento do projeto;
- Indefinição de owner do projeto na IE ou com atuação limitada pela alta gestão para o adequado andamento da implantação e conforme gestão ágil de projetos;
- Pouco compromisso da alta gestão com o projeto como estar por dentro da implantação, gestão de riscos e ser ator chave no envolvimento dos profissionais com a implantação e operação adequada.
7. Ignorar o momento da implantação e o pós projeto
Alguns riscos surgem no decorrer da implantação e após o fim do projeto, e podemos destacar os mais comuns:
| Risco/Problema | Impacto | Solução sugerida |
| Profissionais da instituição de ensino desconsiderar os pré-requisitos do projeto | Falhas na implantação e retrabalho | Reforçar comunicação prévia e formalização dos pré-requisitos |
| Não atendimento de escopo e cronograma do projeto pelos responsáveis por atividades importantes na implantação | Atrasos no projeto e prejuízo no planejamento | Definir responsáveis, prazos claros e realizar acompanhamento constante |
| Indefinição de papéis de operação na ferramenta entre profissionais da IE, assim como sombreamento de tarefas | Conflitos internos e baixa eficiência operacional | Mapear e formalizar as funções e responsabilidades de cada profissional |
| Sub-otimizar o uso da solução com foco na operação, desconsiderando o caráter estratégico das informações geradas pelo CRM | Perda de potencial estratégico e decisões baseadas em dados incompletos | Capacitar a equipe para uso estratégico do CRM, com foco em análise e tomada de decisão |
| Turn over elevado de profissionais chave na condução do projeto e operação da ferramenta | Descontinuidade na operação e perda de conhecimento | Implementar plano de sucessão, manter documentação atualizada e investir em capacitação contínua |
| Interromper o uso de funcionalidades ou toda a solução, desconsiderando boas práticas do CRM e do mercado educacional | Retrocesso nos processos e perda de competitividade | Monitorar uso das funcionalidades e realizar alinhamentos periódicos com as boas práticas do setor |
| Não realizar a etapa de avaliação e controle pós-implantação | Falta de visibilidade sobre o sucesso ou falhas do projeto | Estruturar processos de avaliação e melhoria contínua após a implantação |
🔗Conteúdo bônus para aprofundar seus conhecimentos!
Se você está definindo o escopo do seu projeto, quero sugerir um material complementar que pode ser muito útil. Trata-se do post do blog: “8 etapas para implantar um CRM educacional com sucesso”.
Neste artigo, apresentamos as etapas essenciais para a implantação eficaz de um CRM educacional na sua instituição, desde o diagnóstico inicial até a operação diária. Vale muito a pena conferir!
A Plataforma Rubeus
A Rubeus apoia faculdades e escolas de todo o Brasil a aprimorar a captação e a permanência de alunos, potencializando receitas e reduzindo custos por meio da tecnologia.
Contamos com equipes especializadas, compostas por gestores de projetos de implantação e experts em CRM, dedicados a ajudar sua instituição de ensino a minimizar riscos e garantir o sucesso no uso do CRM.
Assista ao vídeo e descubra como a Plataforma Rubeus pode transformar os processos e os resultados da sua faculdade ou escola.
Além disso, te convidamos a agendar uma demonstração gratuita da nossa plataforma. Através dela, é possível conferir na prática as funcionalidades da Plataforma Rubeus.
Agende uma demonstração gratuita com a gente. Serão 30 minutos que irão te surpreender!
Como evitar riscos na implantação de CRM educacional: Considerações finais
Que essas dicas para evitar riscos na implantação do seu CRM educacional sejam o impulso que sua equipe precisava! Agora, que tal compartilhar esse conteúdo com todo mundo aí na sua instituição? Juntos, vocês vão avançar com mais segurança e foco.
E lembre-se: estamos aqui para ajudar você a fazer desse projeto um sucesso. Se pintar qualquer dúvida, é só deixar um comentário — prometemos responder rapidinho!
Você também pode gostar
📚 Nosso blog possui diversos posts específicos para você. Aqui estão alguns conteúdos que também podem te interessar:
- Consultoria para captação e permanência de alunos: conheça a Rubeus
- Serviço de Analista Rubeus: utilizando 100% da Plataforma
- Captação de alunos: guia completo para maximizar resultados
Para usar como referência acadêmica
Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo:
– Formato ABNT:
MAXIMO, Aryane. Como evitar erros comuns na implantação de um CRM educacional. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/como-evitar-riscos-na-implantacao-de-crm-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2022, 24 de junho. Como evitar erros comuns na implantação de um CRM educacional. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/como-evitar-riscos-na-implantacao-de-crm-educacional/
