Captação e retenção de alunos: você está fazendo isso certo? 

Com o intuito de atingir o sucesso em ambos os processos, faz-se necessário adotar boas práticas que, se realmente eficazes, retornarão a sua instituição de ensino em forma de bons resultados. 

Neste conteúdo, reunimos 10 dicas indispensáveis para potencializar os processos de captação e retenção de alunos da sua IE. Leia-o até o final para conhecê-las e saber como aplicá-las.  Boa leitura!

Introdução

No atual cenário educacional é crescente a competitividade direta e indireta. Por isso, é primordial para a instituição de ensino se destacar das demais. Além de criar ações voltadas para a criação e manutenção de um relacionamento sólido com os potenciais e atuais alunos. Isso tudo com vistas à educação continuada. 

Dessa forma, é essencial buscar soluções que otimizem os processos, transformando a realidade da captação e retenção de alunos. 

Contudo, antes de adentrarmos nesse assunto, é importante destacar:

Já não é suficiente focar os esforços apenas em processos de captação. Isso porque a gestão da permanência tem exercido papel fundamental para a manutenção dos resultados. Ou seja, um processo complementa o outro e ambos viabilizam a obtenção de resultados no longo prazo.

A captação de alunos

Em resumo, a captação de alunos consiste em um conjunto de ações e estratégias de Marketing e Vendas realizadas pelas IEs. Objetiva-se atrair potenciais alunos para, posteriormente, converte-los em matriculados

Para que essas estratégias apresentem bons resultados elas devem envolver pontos importantes como a definição de objetivos e metas da instituição, a segmentação do mercado de atuação, a interação estratégica com os leads, dentre outros.

Saiba mais sobre a captação de alunos lendo nosso conteúdo detalhado:

Captação de alunos: descubra como IEs de todo o país têm revolucionado seus resultados - Rubeus

A retenção de alunos

A retenção de alunos é um conjunto de ações estratégicas realizadas com o intuito de auxiliar na permanência do aluno, de modo que ele complete o seu percurso educacional na IE. Isso significa que caso haja uma certa dificuldade em manter os alunos matriculados, a evasão aumenta.

Resumidamente, a retenção é uma forma eficiente de acompanhar de perto todos os alunos, fornecendo todo o suporte necessário para que eles não venham a evadir. 

Preparamos um conteúdo mais detalhado sobre esse processo:

Retenção de Alunos: Guia Essencial - Rubeus

A importância de ambos os processos para as IEs

Ambos os processos descritos acima são indispensáveis para uma instituição de ensino. A captação de alunos é primordial para o crescimento da instituição. Já a retenção trabalha a manutenção do quadro de discentes e a diminuição da insatisfação dos alunos.

No entanto, sabemos que captar e reter alunos não são tarefas simples. Isto é, demanda muito esforço e planejamento. 

Pensando exatamente nisso, reunimos 10 dicas estratégicas. Nosso objetivo é transformar a captação e retenção de alunos da sua instituição de ensino. E, assim, possibilitar a geração de um maior volume de matrículas e um resultado positivo para sua IE. 

Leia também:

📌Guia rápido: 7 dicas para captar alunos (alcançando o sucesso de vendas);

📌Como reter alunos: Guia Rápido com 12 dicas para você começar hoje.

10 dicas para captação e retenção de alunos 

  • Promova o relacionamento entre as equipes de marketing e de vendas

A relação entre os times de marketing e vendas é primordial para que a sua instituição consiga ótimos números de conversão de alunos. Por isso, os dois times devem trabalhar juntos, por meio do Smarketing Educacional. Assim, será possível atuar de forma sinérgica, encarando os desafios com um objetivo comum a toda a instituição.

Smarketing Educacional - Rubeus

Uma prática que fortalece esse acordo entre as equipes é realizar reuniões periódicas. Isso porque essas reuniões são momentos estratégicos para avaliar a quantidade de leads que estão sendo gerados no topo do Funil de Captação, bem como as taxas de conversão no fundo desse funil. 

É assim que equipes que atuam com um desempenho acima da média fazem para verificar a eficácia das ações e estratégias que estão sendo utilizadas por sua instituição. Além de ser capaz de identificar em que etapa é necessário desenvolver ou concentrá-las. Por exemplo, investir em ações e práticas que aumentem o topo do Funil de Captação de Alunos ou, ainda, segmentar melhor os leads para o time comercial.

Está enfrentando dificuldades para promover a integração entre os times de marketing e vendas? Então temos o conteúdo certo para você:  

Smarketing Educacional - Rubeus

  • Divida a ficha de inscrição em etapas estratégicas

Em resumo, a ficha de inscrição educacional é um dos principais meios para captar os dados dos potenciais alunos. Além de ser também uma forma de encaminhá-los para o sistema de captação de alunos da IE.

Por isso, é preciso proporcionar uma ótima experiência de usabilidade a eles a fim de conquistar mais inscritos.

Essa experiência de qualidade deve ocorrer em todos os pontos de contato com a instituição de ensino, do porteiro ao reitor. E a ficha de inscrição também contribui significativamente para o sucesso desse processo.

Por isso, ela precisa ser simples, clara e, ao mesmo tempo, completa. Isso porque objetiva-se evitar possíveis dúvidas no momento de preencher e entender o que está sendo solicitado.

📌Ficha de inscrição Educacional: consiga mais alunos com a ficha do CRM Rubeus.

  • Realize o follow-up com os candidatos no fluxo de matrícula

Em resumo, o chamado follow-up consiste no acompanhamento dos contatos realizados com o lead durante toda a sua jornada de compraSeu principal objetivo é otimizar as estratégias tanto de qualificação quanto nutrição.

Quando a equipe está fazendo o relacionamento one to one com o candidato, um dos passos mais importantes a serem seguidos é sempre deixar agendado qual será o próximo contato. Os candidatos que entraram pelo menos na etapa de inscrito parcial demandam esse acompanhamento, também chamado de follow-up.

Além disso, essa prática é responsável por avaliar os resultados sempre após uma determinada campanha para captar mais alunos para uma instituição ou cursos específicos. Ou seja, ela permite saber tudo em relação à produtividade e à geração de leads qualificados em tempo hábil para a prospecção.

Ainda não realiza o follow-up? Leia o material abaixo e verifique quantos leads sua IE pode estar perdendo:

  • Automatize os agendamentos e faça contato em até 48 horas

A automatização é a nossa dica número 4 sobre as boas práticas para captação e retenção de alunos.

O contato em até dois dias com o interessado que não finalizou a inscrição em seu processo de captação é capaz de aumentar em quatro vezes as chances dessa pessoa retornar e concluir sua inscrição.

Estabelecer um prazo máximo de 48 horas para entrar em contato com o potencial aluno é capaz de mantê-lo “aquecido” no seu Funil de Captação. Também serve como balizador para mensurar os resultados de cada captador que compõe a sua equipe de vendas. Isso pode servir de incentivo para eles, já que, na grande maioria das vezes, essas equipes são comissionadas. 

Dessa maneira, a automação proposta pela Plataforma Rubeus permite agendar o contato de forma automática e personalizar quando a atividade estiver aproximando-se do prazo de seu vencimento. Assim, é possível atingir a meta do primeiro contato em até 48 horas. Possibilita, ainda, distribuir essa oportunidade para um de seus captadores (individualizado ou por grupo de vendedores).

📌 Saiba como criar um Fluxo de Automação no CRM Rubeus.

  • Realize campanhas rápidas 

Em síntese, as campanhas rápidas podem ser caracterizadas como um conjunto de ações práticas. Essas ações têm maiores chances de alcançarem resultados eficientes se forem segmentadas por perfil de candidatos.

Isso significa que é mais interessante direcionar e basear suas campanhas rápidas através de diversas estratégias de comunicação que variam de acordo com o perfil e a origem dos seus candidatos, por exemplo.

Essas campanhas rápidas ajudam a manter o potencial aluno informado de todas as novidades e algumas informações que foram adicionadas durante o processo por não terem sido previstas na automação, mas que também precisam ser enviadas. 

Desse modo, é possível impactar um maior número de potenciais alunos, tanto com o objetivo de informar e manter o relacionamento quanto de qualificar listas para ligações da equipe de captação ativa.

Entretanto, essas campanhas rápidas são geralmente realizadas quando os processos seletivos das instituições de ensino estão terminando e há a necessidade de converter um número maior de alunos. Por isso, realizá-las de acordo com o perfil dos candidatos pode ser uma ótima estratégia. Através dessas campanhas é possível mensurar o total de pessoas que foram atingidas. Esse monitoramento é feito por meio da análise da quantidade de visualizações e cliques obtidos nos e-mails.

Sempre segmente o público das suas campanhas e crie um e-mail específico para cada uma dessas segmentações. Assim, a mensagem será mais direcionada e o engajamento do público será mais elevado, resultando na melhoria dos resultados.

Captação e retenção de alunos - Rubeus

  • Registre as  atividades receptivas

Quando um candidato entra em contato por telefone com determinada dúvida ou problema, sua equipe deve trabalhar para ajudá-lo. Ao mesmo tempo, deve ir realizando anotações a fim de alimentar o histórico desse contato. 

Ao entender a importância desse registro em todas as atividades receptivas efetuadas, ficará mais fácil fazer análises e comparações de resultados. 

Em síntese, essa boa prática é aplicada por instituições com um fluxo de candidato menor na etapa de convocados, ajudando a aumentar a conversão dos candidatos indecisos.

📌Como prospectar alunos através de ligações estratégicas + 5 Modelos avançados de scripts prontos

  • Analise o funil e defina prioridades

O conhecimento do Funil de Captação de Alunos é essencial para que o profissional de Inbound Marketing Educacional consiga montar uma estratégia previsível e escalável. Ou seja, que alcance e guie os potenciais alunos em várias das etapas do processo de decisão. 

Uma estratégia de Marketing de Conteúdo Educacional alinhada com o funil diminui o custo de venda, atrai mais alunos e aumenta a percepção positiva da instituição através do processo de confiança estabelecido.

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

  •  Monitore os principais indicadores de captação e retenção de alunos

Nossa próxima dica para captação e retenção de alunos é: monitorar.

Acompanhar os principais indicadores em tempo real é outra função muito importante para as estratégias de captação e retenção de alunos. Com base nesses indicadores será tomada a decisão de quais campanhas terão prioridade.

Gerenciar o desempenho de toda empresa é fundamental, e no âmbito educacional não é diferente. Por esse motivo, os indicadores visam direcionar os esforços da instituição conforme os objetivos traçados. Ou seja, busca-se verificar se as atividades e esforços das equipes estão sendo empregados de forma correta.

Logo, antes de mais nada, é preciso definir os principais indicadores que serão monitorados. Conheça alguns bons exemplos:

  • Visitantes no site;
  • Leads identificados;
  • Leads qualificados; 
  • Inscrições parciais;
  • Inscrições completas;
  • Total de inscrições confirmadas (em caso de processos com pagamento de taxa de inscrição);
  • Presentes;
  • Convocados;
  • Pré-matriculados;
  • Matriculados.
  • Faça alterações táticas com base nos relatórios em tempo real

A análise dos indicadores de desempenho da equipe de relacionamento pode fazer com que o líder da equipe altere as prioridades de acordo com os resultados obtidos em tempo real.

Além dos indicadores citados anteriormente, há os que ajudam a entender o desempenho da equipe com relação às metas estabelecidas com o total de:

  • atividades planejadas;
  • concluídas; 
  • atrasadas e 
  • pendentes.

Ademais, outros indicadores interessantes também são aqueles utilizados para entender se a equipe passa mais tempo realizando ações de prospecção ou atendendo os contatos receptivos

Portanto, a análise deles pode resultar em uma melhor distribuição das atividades na equipe, definindo que tipo de atividade o consultor tem mais facilidade em executar e, consequentemente, melhor desempenho.

  • Utilize um CRM Educacional

O número de instituições de ensino que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar os seus processos, através da gestão do relacionamento com os seus alunos, tem apresentado um aumento considerável. 

Por consequência, o investimento na implantação dessas ferramentas tem crescido cada vez mais. 

Falando especificamente de uma solução para educação, um CRM tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento com os seus alunos. Como consequência, a curto prazo, a eficiente utilização de um CRM específico para o mercado educacional impacta diretamente nos resultados da captação e permanência de alunos.

A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM específico para instituições de ensino. Além disso, em conjunto com diversas boas práticas, ela reúne as melhores oportunidades em um só lugar. Isso permite que sua instituição tire o maior proveito de cada uma delas.

Ilustração elencando as principais vantagens adquiridas com a utilização do CRM Rubeus

📌Ainda tem dúvidas se a sua instituição precisa de um CRM Educacional? Então sugerimos que você leia o blog post 3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus e tire suas conclusões!

Material complementar

Gostou deste conteúdo, mas quer algo a mais? Temos o material perfeito para você! Com o nosso e-book de boas práticas sustentáveis você verá mais dicas de captação e retenção de alunos. Com ele, você saberá como a Rubeus trabalha estrategicamente com as instituições de ensino para obter resultados sustentáveis.

Ao realizar o download, você potencializará as suas chances de:

  • aumentar o topo do seu Funil de Captação;
  • converter mais candidatos em matrículas;
  • diminuir seu custo de captação;
  • aumentar o tempo de permanência dos seus alunos.

E-book Boas práticas para captação e permanência de alunos - Rubeus

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*Conteúdo atualizado em 13/11/20.

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