Um dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino é a evasão escolar. Possuir eficientes processos que visem a permanência de alunos, é uma tarefa intensa e que requer comprometimento de todos os membros da IE. Por isso, preparamos este conteúdo avançado para que a sua instituição comece, hoje mesmo, a diminuir sua taxa de evasão.

Se preferir, ouça esse conteúdo!

Mas atenção! Para não perder nada, não deixe de conferir nossos links no decorrer do conteúdo.

 

Introdução

Num contexto em que as instituições de ensino têm procurado alternativas para lidar com questões como:

  • mudanças no comportamento de compra dos potenciais alunos;
  • avanço tecnológico contínuo;
  • aumento expressivo da modalidade de ensino a distância;
  • dentre outras. 

Faz-se necessário ir além de boas campanhas de captação de alunos. Ou seja, é essencial adotar uma eficiente Gestão de Permanência

Afinal, de nada adianta conseguir trazer novos alunos se não é possível mantê-los em sua instituição. 

Contudo, infelizmente, a importância da prática de permanência de alunos é ainda pouco discutida no cenário educacional. Além do fato de que a Gestão da Permanência também objetiva reduzir os indicadores de evasão dos estudantes. Por isso, muitos gestores ainda estão “patinando” em conceitos vagos e confusos.

O que podemos esclarecer, de antemão, é que os processos de captação e de permanência devem ser pensados em conjunto. Dessa forma, o desempenho da sua instituição estará sempre atrelado aos resultados de tais processos.  

🖐 Mas, antes, que tal recapitularmos? 

Você já está por dentro de tudo sobre o conceito de Gestão da Permanência nas instituições de ensino? Acesse nosso blog post e veja o nosso Guia Completo sobre o assunto:

Guia gestão da Permanência - Rubeus

Permanência de alunos: fidelidade X lealdade

Quando falamos em permanência de alunos, logo pensamos em fidelidade. Isso porque há uma ideia muito clara na mente dos gestores das instituições: é preciso proporcionar uma experiência tão agradável e satisfatória ao aluno a ponto dele se tornar “fã” da instituição. 

Contudo, há uma pequena diferença entre fidelidade e lealdade e, hoje, veremos por qual delas sua instituição deve buscar. 

  •  Fidelidade

O Pedro é um aluno que está no 4º período do curso de Enfermagem. Ao iniciá-lo, estava muito empolgado e impressionado, falando para todos os colegas sobre o quanto era bom estudar em sua instituição. 

Contudo, durante os últimos 6 meses, ele vem conversando com alguns amigos que estudam em outra instituição. Os amigos do Pedro sempre lhe contam sobre as suas experiências por lá. Além disso, apesar de estudarem em uma instituição que possui uma nota menor no MEC, eles sempre se gabam de pagarem uma mensalidade menor. Mas não é só isso! Eles também se gabam de terem acesso a uma estrutura de ponta e usarem equipamentos mais modernos nos laboratórios.

O Pedro, que era um aluno fiel, se viu diante de uma planilha, comparando prós e contras e o custo benefício de permanecer ou não em sua instituição de ensino. Após ponderar sobre o assunto, adivinhe? Concluiu que não valeria a pena continuar seus estudos na instituição atual, uma vez que havia uma opção “melhor” e mais barata.

Pedro é um exemplo de aluno fiel (ou fidelizado). Ou seja, um aluno assíduo, engajado e satisfeito. Isso porque tem apreço pelos atributos da instituição. Entretanto, quando apareceu uma nova opção, ele avaliou racionalmente o custo / benefício e optou pela “mais vantajosa” aparentemente. Essa decisão pode ser tomada com base em questões como uma promoção ou atributos de diferenciação, por exemplo, laboratórios mais modernos.
  •  Lealdade

A Maria é uma aluna que está no 2º período do curso de Educação Física. Uma vez iniciado o curso, ela ficou muito satisfeita com toda infraestrutura oferecida já nos primeiros dias de estudo. Desde o momento da sua matrícula, ela foi apresentada à Clarisse, do setor de relacionamento com o aluno.

A Clarisse observou, pelo baixo desempenho da Maria nas questões de Biologia no seu processo seletivo, uma dificuldade que poderia comprometer seu sucesso durante o curso. Com isso, duas semanas antes do primeiro dia de aula, Maria já tinha sido apresentada à “monitoria de ciências biológicas e química”, além de acesso on-line aos conteúdos.

Dessa forma, Maria começou a interagir com alunos do próprio curso (monitores) que se propunham a ajudá-la. Resultado? A Maria se sentiu tão acolhida que virou uma fã da instituição. A partir daquele dia, sua meta era também se tornar uma monitora antes do 6º período.

Alguns dias antes da renovação de matrícula para o 3º período, Maria recebeu uma mensagem, pelo grupo da turma no WhatsApp, que a deixou intrigada. Uma colega estava divulgando uma bolsa de 50% de desconto para transferirem sua matrícula para outra faculdade. Em sua instituição, Isso significava uma diminuição considerável na sua mensalidade. 😲

Contudo, mesmo com a diferença nos valores, ela optou por permanecer em sua IE. Sabe por que isso aconteceu? Porque ela ponderou sobre questões como a incerteza de adaptabilidade a métodos de ensino e aprendizagem e o quanto já havia se identificado com o ambiente oferecido por sua instituição atual.

Além disso, Maria ficou tão chateada com a agressividade da ação que contou para a Clarisse (que, nesse momento, já era praticamente uma amiga). Fez isso, porque queria tentar evitar que outros colegas realizassem a transferência. Clarisse acionou a coordenação do curso que fez uma reunião com toda a turma, reforçando a política da instituição e alertando para promessas suspeitas. Mais tarde, Maria descobriu que a colega que divulgava o desconto ganharia uma bolsa integral se conseguisse convencer 10 pessoas a transferirem suas matrículas.

Percebeu a diferença entre os comportamentos de Pedro e Maria?

Isso acontece porque Maria é leal à instituição em que estuda, ao passo que Pedro era fiel. A lealdade desenvolve uma relação de confiança e comprometimento, a qual é conquistada. Isto é, o aluno leal é aquele que defende a instituição e a recomenda, passando a ser um embaixador da marca. A reação de um aluno leal, ao perceber problemas na instituição ou a ser apresentado a diferenciais de concorrentes, é a de conversar com a instituição para que ela melhore. O valor disso é imensurável!

Em resumo, podemos entender esses dois comportamentos da seguinte forma: 

FIDELIDADE X LEALDADE - Rubeus

Identifique e atue: fatores que influenciam a permanência de alunos 

A fim de combater a evasão de alunos e traçar ações realmente eficazes para a permanência deles, é preciso analisar alguns fatores. Esses, por sua vez, agem como motivadores para as suas desistências, veja:

  • Baixa empregabilidade na área cursada

Um dos principais motivos para a escolha de um curso é o aumento da empregabilidade, seja uma contratação ou uma promoção. Por isso, quando essa expectativa não se concretiza, os alunos tendem a mudar ou desistir do curso.

  • Falta de motivação

A falta de motivação é um dos fatores mais subjetivos e que afeta sutilmente os alunos. Seja por considerarem que a instituição não é dinâmica, que possui processos muito rígidos ou, ainda, seja pouco inovadora. Os alunos podem acabar evadindo por não estarem engajados ou não enxergarem mais sentido em continuar.

  • Qualidade do ensino

O aluno “compra uma transformação de vida” e o principal pilar dessa transformação é o ensino. Quando esse aluno não enxerga relevância no seu aprendizado, perde-se o valor agregado. Por isso, cada vez mais, as instituições que não adaptam a forma de ensinar e “o que ensinar” tendem a perder seus alunos.

Para refletir: o que a sua instituição está ensinando é coerente com o que o mercado está valorizando?

Processos de Captação X Permanência de alunos

Pela primeira vez, o número disponível de vagas na graduação a distância superou o total de oportunidades oferecidas pelo ensino presencial (Censo da Educação Superior de 2018).

Alguns fatores potencializam a necessidade das instituições de ensino priorizarem a otimização do relacionamento com os seus estudantes (leads, candidatos, alunos e egressos). Tais como:

  • retração da demanda no ensino presencial;
  • o novo modelo de compra;
  • a alta competitividade.

ATENÇÃO - Rubeus

Imagine um cenário em que a sua instituição investiu em boas ações de Marketing e conseguiu, através delas, atrair 10.000 potenciais alunos. Desse quantitativo, foram realizadas 1.000 inscrições, gerando, como resultado, um total de 300 matrículas.

Obs: a taxa de conversão de inscritos / matriculados utilizada no exemplo acima corresponde às taxas superiores ao benchmark do mercado da educação superior. Dados fornecidos pelo DataCenso Educacional de 2018. 

Agora, veja o quão pode ser prejudicial para o fluxo de caixa das instituições aqueles alunos que viram “cadeiras vazias”. Considere um aluno matriculado que teria uma mensalidade de R$ 800,00 e um tempo de permanência médio na instituição de 30 meses. A sua ausência trará uma baixa no fluxo de caixa de R$ 24.000,00. Quando falamos de 100 alunos a menos em uma campanha, por exemplo, esse valor é de R$ 2.400.000,00.

Tais exemplos reforçam o porquê as instituições de ensino devem prezar pela otimização dos seus processos de captação e permanência de alunos.

Certamente, você já ouviu alguém falar que primeiro sua instituição deve trabalhar o processo de captação para só depois iniciar o de permanência de alunos, não é mesmo? Mas, hoje, queremos te apresentar uma nova prática: comece o trabalho de permanência de alunos desde a captação.

O trabalho de permanência de alunos deve ser iniciado desde os primeiros estágios antes da efetivação da matrícula. Assim, é fundamental que a sua instituição seja transparente do início até o final da jornada acadêmica. Deixe claro questões como quantidade de períodos, mensalidades, possíveis reajustes de valores, métodos de ensino e estrutura, por exemplo. Isso aumentará as chances do aluno concluir o curso, pois ele estará ciente de todas as informações necessárias antes mesmo de iniciar os estudos.

Nós, da Rubeus, entendemos a importância de se trabalhar a captação e a permanência de alunos desde os primeiros contatos. Por isso, em nossa metodologia, traçamos as melhores práticas de atuação, visando a execução de cada etapa da forma mais eficaz possível. 

Em resumo, nossa metodologia trabalha, de forma simples e sinérgica, processos de captação e permanência de alunos. Veja:

  • Processos de captação de alunos

Entendemos que a captação de alunos é fundamental para a sobrevivência e o crescimento da sua instituição. Por isso, é sempre preciso prezar por boas práticas e estratégias eficazes para atrair os potenciais alunos a você.

Durante esse processo, sua instituição pode utilizar várias formas de captar os alunos que variam de proporção, intensidade e método. O que precisa ficar claro é que o objetivo deve ser atrair leads e nutri-los o suficiente para encaminhá-los ao seu Fluxo de Inscrição e Matrícula.

Uma prática importante a ser utilizada pela sua IE é o Marketing de Conteúdo Educacional. Através dela, é possível que você se relacione com o seu lead e o conduza pelo Funil de Captação de Alunos. Em síntese, o Marketing de Conteúdo visa criar materiais relevantes para seu lead. Esses materiais, por sua vez, devem ter o poder de envolvê-lo e mostrá-lo que a sua instituição é capaz de ajudá-lo a alcançar seus objetivos pessoais e profissionais. 

No processo de captação, propomos uma atuação voltada para questões como: 

     1. Qualificação de leads

Em síntese, a qualificação de leads se inicia com a segmentação daqueles prospects que realmente apresentam a probabilidade de efetivação de compra. Mas por que fazer isso? Ao identificar os leads que representam as melhores oportunidades de negócio, suas equipes podem realizar um processo de prospecção cada vez mais eficiente. Isso porque é possível direcionar materiais mais específicos e consistentes.

     2. Fluxo de inscrição e matrícula

O fluxo de inscrição se inicia quando o seu potencial aluno começa o preenchimento da ficha de inscrição. Para os casos em que há o abandono de alguma etapa ou o não pagamento do boleto, por exemplo, o Rubeus permite que a sua IE estabeleça um contato imediato com o interessado. De forma que seja possível incentiva-lo a dar continuidade à inscrição.

Ainda durante esse fluxo, a plataforma permite a personalização da comunicação com o candidato durante todas as próximas fases do processo seletivo. Essa personalização pode variar de acordo com a sua necessidade, veja:

  • forma de ingresso (ENEM, vestibular tradicional, vestibular agendado, transferência, obtenção de novo título etc);
  • por curso;
  • por unidade.

 

O mais importante é que a personalização da comunicação aumenta as micro-conversões. Por exemplo, no caso do vestibular agendado, a plataforma permite o envio de uma mensagem automática há duas horas do horário da prova, lembrando o candidato do compromisso. A sequência de ações de condução como essa, em conjunto, aumentam significativamente os indicadores de conversão de potenciais alunos em inscrições.

     3. Processos de permanência de alunos

Infelizmente, as taxas de evasão escolar, em maior ou menor proporção, são uma realidade para todas as instituições. No ensino superior, por exemplo, é comum estudantes abandonarem seu curso nos primeiros períodos. Isso impacta negativamente o crescimento e sustentabilidade das IEs. Sem mencionar a forma como desenvolver estratégias. 

Por isso, a Rubeus suporta e otimiza ações que visam melhorar o relacionamento com o aluno em todas as frentes de atuação. Veja como separamos nossos processos:

A renovação de matrícula é um momento crítico para a evasão escolar, uma vez que marca a transição entre dois ciclos de ensino. Nesse período, uma parcela dos seus alunos está mais sujeita à evasão. Dessa maneira, é especialmente importante que haja uma atuação proativa por parte da instituição nesse momento.

Para que o seu processo de rematrícula seja eficiente, estruture-o antecipadamente, isso aumentará as chances dos alunos renovarem seu vínculo com a instituição. Inicie seu planejamento meses antes do período determinado para que a sua atuação torne-se mais precisa.

A impossibilidade de arcar com os custos do curso está no topo da lista de justificativas para a evasão. Antes de mais nada é importante entendermos que parte dessas justificativas são respostas meramente formais. Ou seja, tem por objetivo sanar o questionamento da instituição, mas que escondem o real motivo da evasão.

Muitas vezes a abordagem tradicional e fria de “cobrança” acaba eliminando a oportunidade de identificarmos esse motivo. Dessa forma, o prognóstico natural é a desistência do aluno.

Um incidente de inadimplência pode ser o gatilho para identificarmos a origem de uma insatisfação ou ineficiência da instituição em algum aspecto. Com isso, esse é um processo que deve ser realizado de forma humanizada e integrada ao relacionamento com o estudante. Assim, tanto a equipe de Relacionamento pode “passar o bastão” para o Financeiro. De forma a garantir uma maior predisposição do aluno para um acordo, quanto o financeiro também pode identificar a causa da impossibilidade de pagamento. Além de retroalimentar a equipe de relacionamento.
  • Controle de evasão

O controle de evasão é visto, muitas vezes, como um processo reativo. Ou seja, a instituição age somente após o aluno manifestar seu interesse em evadir. Quando realizado dessa forma, a possibilidade de reversão é mínima, uma vez que a decisão de sair já foi tomada pelo aluno.

Dessa forma, faz-se necessário antecipar-se a essa decisão e identificar as possíveis evasões no momento mais precoce possível.

Mas como fazer isso? A forma mais eficaz é otimizando os processos de relacionamento. Assim, você estará próximo o suficiente do estudante para identificar uma insatisfação ou outros problemas antecipadamente. Para esse tipo de identificação qualitativa é essencial que os demais processos de gestão de permanência sejam gatilhos para o processo de Controle de evasão.

Também é possível prever de forma preditiva essas potenciais evasões a partir dos dados de comportamento dos seus alunos. Seja pela frequência de acesso ao portal, o coeficiente de rendimento, a frequência ou, até mesmo, por ações mais específicas como a solicitação de um histórico escolar.

A Plataforma Rubeus permite o uso de todas as fontes de informação da instituição como insumos para identificar potenciais evasões. A partir dessa “pré-identificação” confirmamos a hipótese, entrando em contato com o aluno e a equipe de relacionamento age proativamente para reversão do processo.

Permanência de alunos e a gestão de processos educacionais 

Agora que vimos a diferença entre os processos de captação e permanência de alunos, que tal pensarmos de uma forma mais ampla? Antes de começarmos, veja este exemplo:

A Ana é uma coordenadora de curso da sua instituição de ensino. Ela tem buscado por formas eficientes de diminuir as taxas de evasão de suas turmas. Para isso, ela identificou uma série de ações que podem ser implantadas em sua IE como forma de incentivar a permanência de alunos. 

Ana tentou, por alguns dias, incentivar os professores a adotarem ações de monitoramento de seus alunos. Contudo, as práticas acabaram caindo no esquecimento, pois não faziam parte de processos sistematizados. Ana ficou frustrada, porque sabia que aquelas práticas surtiriam grande efeito caso fossem implementadas no dia a dia. 

Nesse momento, eu quero saber de você: como a Ana poderia implantar essas ideias de forma sólida em sua equipe? Definindo um processo sistematizado e monitorado de ações. Assim, ela poderia acompanhar a execução das tarefas e medir indicadores de desempenho da equipe.

Ao estabelecer processos bem definidos e responsáveis por sua gestão é possível mensurar os resultados e otimizar sua operação. Daí a importância da implantação de processos de relacionamento. Bem como de uma equipe específica para esse fim, que obviamente estará integrada a todas as demais equipes da instituição.

A partir de uma atuação consistente dessa equipe, as práticas poderão ser difundidas gradualmente para toda a instituição. Desse modo, será possível forjar uma cultura de atenção e cuidado consistente que contemplará, inclusive, o corpo docente.

Em nosso blog post Gestão de processos educacionais: como a Rubeus te ajuda a melhorá-la, você tem acesso a dicas valiosas. Elas te ajudarão a revolucionar seus processos e proporcionar uma experiência de alto nível para seus interessados, candidatos e alunos. 

Dicas valiosas para começar hoje mesmo a investir na permanência de alunos

Agora que entendemos a importância de uma gestão voltada à permanência de alunos, é necessário entendermos como realizar, na prática, a permanência dos alunos. Vamos conferir? 

     1. Tenha uma (eficiente) gestão centrada no aluno

É muito comum que as instituições de ensino tendam a defender e expor seus pontos fortes perante o potencial e atual aluno. Entretanto, é fundamental que a sua IE também saiba ouvi-los. Bem como identificar quais são suas necessidades e se adaptar a melhor forma de atendê-los.

Por isso, pensar no seu aluno durante a avaliação da estrutura curricular e atividades extracurriculares acaba sendo uma consequência. 

     2. Crie condições que ajudarão o seu aluno a ficar

Outra forma de prezar pela permanência de alunos é a criação de uma política de descontos. Sua instituição deve ter em mente que ações como descontos e promoções são formas de ajudar o aluno a garantir o pagamento da mensalidade. 

Além disso, estruturar um núcleo de empregabilidade e fortalecer as parcerias com potenciais empregadores pode ser uma ótima forma de conectar seus alunos com oportunidades. Isso contribui com a formação do estudante e, ao mesmo, tempo aumenta sua condição de arcar com os custos do curso.

     3. Use ferramentas para promover o engajamento 

Como vimos, o fator motivação é essencial para manter o engajamento dos alunos. Diante disso, é indispensável que sua instituição adote medidas que incentivem o aluno. Considere práticas como:

  • promover palestras motivadoras com profissionais que já estão no mercado de trabalho;
  • ressaltar como o ensino superior proporciona maiores chances de empregabilidade (e fomente isso, de verdade). 

Percebeu o quanto é fundamental que sua instituição trabalhe a fundo as práticas de permanência de alunos? Com um CRM específico para educação, isso se torna mais fácil e eficaz. Por isso, não perca mais tempo e entre em contato com um consultor agora mesmo, é gratuito! 😉

Conteúdo gratuito para você!

“Este e-book foi criado com o objetivo de ajudar você a promover a Gestão da Permanência em sua instituição de ensino, trabalhando fatores internos. Assim, você estará mais fortalecido. Além de tornar possível a diminuição dos impactos externos causados por prováveis crises, novos concorrentes ou outros eventos sazonais.” – Bráulio Vieira, CEO da Rubeus.

Conclusão

Trabalhar a permanência de alunos é um fator muito importante para o crescimento das instituições de ensino. Além disso, faz-se necessário adotar ações eficientes desde antes da conversão do aluno.

Assim, a eficácia da permanência de alunos está diretamente ligada à gestão adotada por sua instituição de ensino. Por isso, trabalhar preventivamente a evasão deve ser uma das prioridades da sua IE, associada às práticas de melhoria contínua da gestão de processos educacionais.

Por fim, vimos também algumas dicas valiosas e efetivas para promover uma boa permanência de alunos em sua instituição. Inclusive, vale destacar que a Rubeus pode te ajudar a traçar práticas eficazes que permitirão a sua instituição atuar junto com esses alunos (possíveis desistentes). 

Para as instituições que estão vivenciando esse momento de aperfeiçoamento de suas práticas de captação ou permanência de alunos é oferecida uma demonstração individual gratuita por videoconferência. Se acaso você preferir, pode conversar com um dos nossos consultores por meio de um click na imagem abaixo:

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Agora, eu quero saber de você: sua IE já trabalha a permanência de alunos? Conte-nos!

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