Não é novidade que a Ficha de Inscrição Educacional é um dos principais meios para a obter os dados dos potenciais alunos e encaminhá-los para a base de contatos da  instituição de ensino. Justamente por ser uma “ponte” tão importante é que ela precisa ser elaborada estrategicamente. Confira agora se você tem perdido alunos devido a uma ficha de inscrição desfasada e cansativa.

Introdução

Certamente você já ouviu aquela expressão: “nadou, nadou e morreu na praia.” Em analogia, podemos considerá-la o retrato do que acontece quando o seu lead chega a ficha de inscrição, mas não a completa.

Todo um trabalho de condução é desenvolvido pelo time de marketing a fim de levá-lo até a efetivação da matrícula. Contudo, infelizmente, muitas vezes o que acontece é que ele estagna na ficha de inscrição. Mas, por que isso acontece? 

Há diferentes motivos para um lead abandonar uma ficha de inscrição, dentre eles os mais comuns envolvem a indecisão e a estrutura da ficha em si.

No blog post Transforme dúvida em certeza: estratégias para captação de alunos indecisos, nós explicamos detalhadamente sobre como a IE deve atuar em casos de indecisão. Já no que tange a estrutura da ficha de inscrição educacional, é fundamental que as IEs estabeleçam um forte processo de planejamento das fichas que serão utilizadas em seus processos seletivos.

Veremos hoje, o impacto causado por uma ficha de inscrição dividida em etapas inteligentes nos números de inscritos do processo seletivo das instituições. Também veremos como acontece o processo de um bom planejamento desta ficha.

Por que dividir a ficha de inscrição educacional do processo seletivo em diferentes etapas?

Com o intuito de responder essa questão, antes é preciso entender que proporcionar uma experiência de usabilidade de qualidade para o potencial aluno é essencial para conquistar mais inscritos em seu processo seletivo.

Essa experiência de excelência deve ocorrer em todos os pontos de contatos com as instituições de ensino, do porteiro ao reitor. E a ficha de inscrição também contribui significativamente para o sucesso desse processo.

Dessa forma, a experiência dos potenciais alunos no preenchimento da ficha de inscrição deve ser a melhor possível. Para isso, ela precisa ser simples, clara e ao mesmo tempo completa a fim de evitar possíveis dúvidas no momento de preencher e entender o que está sendo solicitado.

O processo de planejamento de uma ficha de inscrição educacional eficiente

Sua ficha de inscrição não pode ser motivo de perda de interessados. Para isso, é preciso otimizá-la, com o objetivo de reduzir o tempo gasto em seu preenchimento. Uma dica é fazer um teste de quanto tempo você levaria para preencher sua própria ficha de inscrição. Coloque-se no lugar do seu potencial aluno, sinta na pele a experiência que ele terá. Caso você não goste da experiência considere alguns ajustes.

Para que as chances de desistência sejam reduzidas, sua ficha de inscrição precisa ser eficiente do início ao fim! Bráulio Vieira.

Assim, uma solução para otimizar o tempo de preenchimento e aumentar as chances de aceitação, minimizando as desistências por falta de tempo é dividir sua ficha de inscrição em etapas. É mais ou menos como pegar um grande problema e dividi-lo em pequenas partes. Esse procedimento é capaz de tornar a resolução mais rápida e eficiente.

Equipe - Rubeus

Com isso, a instituição já obtém os dados de contato na primeira etapa, e mesmo que o candidato abandone a inscrição, é possível interagir com ações automatizadas de relacionamento, além de gerar listas qualificadas para o consultor da instituição.

Qual o tempo ideal para uma ficha de inscrição ser preenchida? 

Já é comprovado que uma  boa ficha de inscrição deve ser preenchida em até sete minutos.

Para não extrapolar esse tempo médio você precisa dividi-la em etapas inteligentes. Por isso, busque conhecer como acontece ou deveria acontecer todo o processo e como é o comportamento do interessado em cada uma das etapas.

Posteriormente, desenvolva uma ficha de inscrição simplificada que contemple todas as informações necessárias. Evite ao máximo solicitar informações desnecessárias. Assim, sua ficha não ficará longa e cansativa, fazendo com que a pessoa venha a desistir.

Sua ficha de inscrição não pode ser um empecilho para a captação de alunos

Preparamos um exemplo para ilustrar a importância de dividir a ficha de inscrição do processo seletivo da sua instituição de ensino.

Imagine, um potencial aluno que está muito empolgado em busca das melhores instituições de ensino para então tomar sua decisão final. Ele procura uma IE que chame sua atenção e que ofereça uma opção de curso que lhe desperte o interesse.

Após visitar vários websites de instituições de ensino diferentes ele acaba se deparando com o seu. A experiência de navegação está sendo ótima, os conteúdos são extremamente relevantes para ele e as condições de pagamento são maravilhosas.

Após um estudo profundo do curso de interesse e das demais informações disponibilizadas pela sua IE ele, enfim, decide concretizar sua matrícula. Para isso, clica no CTA “Inscreva-se” afixado na parte superior do website. De lá, ele é conduzido para  a sua ficha de inscrição. 

Considere que sua IE não possua uma ficha de inscrição dividida em etapas. Veja a experiência que ele terá:

Exemplo de ficha de inscrição não otimizada - Rubeus

Ao visualizá-la, ele faz ponderações, tais como:

  • “Nossa, é tão longa”;
  • “São muitos dados”;
  • “Vou precisar de tempo para preencher isso, amanhã eu faço”;
  • “Precisa do meu RG? Eu não sei de cabeça!”;
  • “Nossa, esse campo não aceita edição, como vou inserir meus dados?”.

Esses questionamentos e afirmações podem surgir por diversos problemas. Dentre eles estão as falhas técnicas do sistema, o planejamento falho, ocasionando estrutura confusa que prejudica o entendimento e formulários longos, etc.

Os motivos pelos quais os interessados podem acabar desistindo de realizar a inscrição no seu processo seletivo já são muitos, não é? Por isso, a última coisa que você deve fazer é criar novas barreiras.

As etapas de uma boa ficha de inscrição educacional

Como vimos, dividir, em etapas, a sua ficha de inscrição pode aumentar a sua taxa de conversão por diminuir a taxa de desistência entre os potenciais alunos.

Conheça agora, detalhadamente, sugestões de como dividir cada uma dessas fases. Se tudo for aplicado por sua equipe, as chances da sua instituição perder alunos serão reduzidas significativamente. Uma vez que ineficiência da sua ficha de inscrição educacional serão reduzidas.

1ª etapa: Captação do lead

Utilize a primeira etapa para solicitar apenas informações básicas. Isso facilitará o processo de preenchimento da ficha de inscrição. Para fazer com que o potencial aluno complete a primeira etapa e passe, consequentemente, para a seguinte, a primeira etapa deve ser direta e objetiva.

Dessa maneira, as informações solicitadas devem ser aquelas que, geralmente, o interessado saiba de cabeça. Evitando, assim, a necessidade de consulta à algum documento. Por isso, as principais informações solicitadas são, basicamente, nome, e-mail, telefone e data de nascimento.

ATENÇÃO: adicionar o campo telefone fixo como opcional no formulário ajuda reduzir a taxa de números inválidos durante o processo de captação da equipe comercial.

1ª etapa: Captação do lead - Ficha de inscrição Educacional Rubeus

2ª etapa: Identificação do curso

Nesta etapa é preciso saber o interesse do candidato. Por isso, recomendamos solicitar o preenchimento do curso de interesse e a forma de ingresso. Outras informações importantes e complementares nesta etapa são a data da prova ou nota do ENEM de acordo com a forma de ingresso escolhida, o local da prova e quaisquer outras informações que ajudem a qualificar e segmentar o interesse do estudante.

Esta etapa é essencial por entregar praticamente todas as informações que o comercial precisa para fazer o processo de captação. E, por isso, após preenchê-las já ficam disponíveis na oportunidade que foi gerada automaticamente no CRM Rubeus.

2ª Etapa - Identificação do curso

3ª etapa: Informações adicionais para a conclusão da inscrição

Nessa etapa é recomendável que sua ficha de inscrição educacional solicite algumas informações extras. Tais informações devem ser aquelas que possibilitem a conclusão da inscrição e a disponibilização da taxa de inscrição.

Desse modo, os dados solicitados poderão ser CPF, RG, endereço, nome social e deficiências, por exemplo:

3ª Etapa: Informações adicionais para a conclusão da inscrição

4ª etapa: Mensagem de conclusão da inscrição

Essa etapa é bem simples! Ela serve para confirmar a inscrição junto ao potencial aluno. Nela você pode colocar uma mensagem do tipo: “ Sua inscrição foi realizada com sucesso!”. Veja o nosso exemplo:

4ª Etapa: Mensagem de conclusão da inscrição

Material complementar: como montar uma ficha de inscrição voltada para a conversão

Eu, Bráulio Vieira, conjuntamente com o Matheus Amaral, conversamos e damos dicas práticas sobre uma ficha de inscrição otimizada e estratégica. Dê o play no vídeo e bons insights!

Conclusão

Deu para perceber como é possível transformar a sua ficha de inscrição educacional em uma forma eficiente de captar alunos?

Se todas as etapas forem aplicadas corretamente pela sua equipe, as chances de perder alunos por causa da ineficiência da sua ficha de inscrição educacional serão reduzidas de forma significativa.

Sabemos que essa é apenas uma dentre as inúmeras maneiras de potencializar a captação de alunos da sua instituição. Se acaso você queira conhecer mais sobre outras ações estratégicas  reunimos algumas sugestões de leitura para você:

Plataforma Rubeus

Agora queremos saber de você: sua IE já conta com a ficha de inscrição divida em etapas? Conte-nos como ela tem contribuído para os seus resultados!

*Conteúdo atualizado em 09/09/20.
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