Através do Funil de Captação de Alunos, é possível conhecer a jornada de compra dos potenciais alunos, além de criar estratégias específicas para cada uma delas e, com isso, transformar mais potenciais alunos em matriculados.

Quer conhecer tudo sobre o Funil de Captação de Alunos? Então esse guia completo é para você! Nele você encontrará conceitos, benefícios, particularidades, estratégias de conversão para cada nível do funil, dicas e muito mais. Confira!

Introdução

O que as instituições de ensino podem fazer para converter potenciais alunos em matriculados?

A resposta para essa pergunta deve atender a alguns requisitos básicos. Uma boa gestão de processos educacionais, campanhas de captação, investimento em infraestrutura tecnológica e um quadro de docentes qualificados são exemplos. 

No entanto, quando falamos de conversão de alunos é preciso ir além.

Deviso à mudança na forma de consumir serviço educacional, é primordial criar estratégias inteligentes. Essas, por sua vez, devem ser capazes de fazer com que a instituição se sobressaia frente aos concorrentes.

Realizar um bom acompanhamento pode ser um grande diferencial. Por isso, deve-se levar em consideração cada etapa da decisão de compra. Ou seja, é importante que monitorar a “evolução” dos potenciais alunos através da Jornada de Compra Educacional

Ao fazer isso, é possível definir as melhores estratégias de acordo com as necessidades da sua persona. Isso irá permitir que a instituição consiga elevados e sustentáveis índices de captação.

Mas como conhecer essas etapas? Por meio do Funil de Captação de Alunos.

No que consiste a ideia de Funil em Marketing Digital?

Antes de conhecermos as diferenças entre os funis de Marketing e o de Captação de Alunos, precisamos entender a ideia de Funil.

É importante destacar que há diferentes tipos de funis que variam de acordo com o objetivo pretendido. Assim, eles podem ser utilizados de formas diferentes por empresas diferentes, que atuam em segmentos variados.

Contudo, de modo geral, todos buscam pela mesma coisa: definir o caminho do cliente até a compra.

Quando aplicamos esse conceito ao âmbito educacional, o funil visa demonstrar as fases de decisão dos potenciais alunos até a matrícula. Em suma, ele é uma representação da “evolução” deles pelas etapas do processo de compra em si. 

Ele permite mapear todas as possíveis interações entre instituição e potenciais alunos. Por isso, o Funil de Captação de Alunos é um excelente instrumento para orientar a equipe Comercial e de Marketing das instituições de ensino. Além de disponibilizar informações relevantes desde o primeiro contato até a efetivação da matrícula. 

De forma geral, todo funil pode ser dividido em 3 grandes partes:

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

  • Topo (Atração)

Nesta etapa, o seu potencial aluno ainda não demonstra interesse na instituição. Isso porque ele ainda não tem clareza sobre o seu problema e nem mesmo faz ideia de qual instituição procurar.

Aqui, ele está, basicamente, interessado na resolução de algum problema.

Exemplo: imagine uma pessoa que terminou o ensino médio, mas ainda não sabe se quer e se realmente vale a pena fazer uma faculdade. Esse jovem pode ser considerado um potencial aluno para a sua instituição, mas ele ainda está muito indeciso e não tem certeza sobre o seu futuro. 

  • Meio (Consideração)

Uma pessoa no meio do funil é aquela que já buscou por opções de mercado.

Ela identificou que possui um problema e que precisa resolvê-lo. Por isso, esse potencial aluno busca a melhor solução para saná-lo.

Nesse processo, ele define alguns critérios que acha importante para tomar a sua decisão. Preço, qualidade do ensino, metodologia, programa de estágio, qualificação do corpo docente e excelência na estrutura (física, tecnológica e de pessoal) são exemplos.

Exemplo: imagine que esse jovem tenha percebido que um diploma de curso superior pode fazer com que ele consiga alguma vantagem competitiva diante o mercado de trabalho tão competitivo. Por isso, inicia um processo de busca por instituições de ensino. 

  • Fundo (Decisão)

Nessa fase, os leads já estão qualificados. Isto é, eles já reconheceram que possuem um problema, já buscaram e escolheram a solução para ele. Agora, buscam a melhor oferta.

Aqui, é essencial que a instituição direcione a eles materiais mais focados, demonstrando que é a melhor dentre todas as outras. 

Exemplo: neste momento, o jovem está muito tendencioso a escolher determinada instituição de ensino. A IE, provavelmente, está atendendo vários dos seus critérios tidos como importantes. A última ação desse potencial aluno deve ser avaliar mais de perto os pontos fortes e fracos. Além do quão pode ser vantajoso escolher estudar lá, dentre tantas outras. 

Funil de Marketing x Funil de Captação de Alunos

Certamente, você já ouviu falar sobre o Funil de Marketing que representa cada etapa da jornada do cliente.

Esse funil abrange desde a prospecção até a conclusão da compra, indo até mesmo no pós-venda.

O Funil de Captação de Alunos consiste em uma adaptação deste funil. Ele leva em consideração a dinâmica e o processo de captação de alunosbem como o cenário da instituição de ensino.

A diferença entre os dois funis está no momento de decisão do potencial aluno. 

No funil de marketing, ele ainda não tomou a decisão de se inscrever no processo seletivo vigente (no caso de uma captação de alunos para a graduação). Assim, ele se interessa pela instituição e, na maioria das vezes, pelo curso ofertado.

Já o Funil de Captação de Alunos trata o momento em que o potencial aluno tomou a decisão de iniciar sua inscrição. Por isso, as etapas são específicas para atender toda a jornada de compra. 

Quais são as etapas do Funil de Captação de Alunos?

O Funil é dividido em 8 etapas que variam de acordo a evolução do potencial aluno ao longo da Jornada de Compra.

Assim, ao utilizá-lo, é possível visualizar o momento onde o bastão da equipe de marketing é passado para o de vendas. 

Veja a representação gráfica desse funil, bem como cada uma das etapas que o compõe:

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

  • Visitante

A primeira etapa é denominada visitante. Ela é composta por todas as pessoas que acessam o site ou o blog das instituições de ensino. Contudo, elas ainda não realizaram nenhuma ação de conversão, como o preenchimento de um formulário ou landing page, por exemplo.

Por isso, nessa fase, você não encontra o potencial aluno, você é encontrado por ele.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

O visitante ainda está reconhecendo a necessidade de fazer uma graduação. Além disso, ele não sabe os impactos positivos trazidos por ela para a sua vida profissional e pessoal.

Por essa razão, é provável que ele tenha bastante dúvidas e procure conteúdos capazes de ajudá-lo.

Assim, é interessante que a instituição trate essa fase com bastante atenção. Uma dica é desenvolver um bom trabalho em seu blog.

Outra dica muito importante é preparar o site da sua instituição com CTA’s de topo, meio e fundo de funil. Dessa forma, é possível identificar os potenciais alunos que ainda estão com dúvida no curso. Ou, até mesmo, na forma de ingresso e bolsas.

Para entender melhor, confira no tópico “Utilize gatilhos mentais de identificação em todas as fases do funil” do blog post abaixo:

Demanda Reprimida Educacional - Rubeus

  • Lead

A segunda etapa do Funil de Captação de Alunos diz respeito aos leads.

Em resumo, eles são potenciais alunos que, de alguma forma, demonstraram interesse na instituição de ensino. Como assim? Esse interesse pode ser manifestado através da realização do cadastro de informações pessoais em troca de algum tipo de material ou conteúdo, na maioria das vezes uma isca digital.

Por isso, podemos dizer que, nessa etapa, o potencial aluno está buscando informações sobre a graduação por meio de conteúdos. Dessa forma, ele assina a newsletter ou faz download de um dos e-books ao preencher informações de contato, como nome, e-mail e telefone. Essa ação permite sua identificação e, posteriormente, a realização de algum tipo de contato.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

É importante ressaltar que os leads, na maioria das vezes, ainda não estão prontos para tomar uma decisão.

Por isso, é interessante que, nessa etapa, a equipe de marketing inicie o processo de qualificação. Dessa forma, será possível identificar os que estão mais propensos a iniciarem uma inscrição em seu processo seletivo.

Quanto mais as informações coletadas do lead estiverem próximas das identificadas em sua buyer persona, maiores são as chances dele estar qualificado. Portanto, deve-se estar atento à idade, cidade, escola e outras características que ajudam a segmentar cada vez mais a sua base de leads.

  • Lead Qualificado (MQL)

Após ter lido os conteúdos sobre graduação, o lead está realmente convencido que fazer um curso superior é a melhor decisão. E que, com esse curso, ele conseguirá alcançar seus objetivos pessoais e profissionais.

Dessa maneira, ele avaliará as alternativas disponíveis para escolha do curso e, geralmente, compara instituições de ensino. Nesse processo, ele pode entrar em contato com sua instituição para tirar dúvidas específicas sobre seu processo seletivo. Caso isso aconteça, é essencial comprovar a ele que sua instituição de ensino atende todas as suas expectativas e necessidades.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Nesse momento, o lead passa a ser um lead qualificado ou MQL – Marketing Qualified Lead (Lead Qualificado de Marketing). Assim, ele está mais direcionado à efetivação da compra e, por isso, deve receber um atendimento mais comercial.

A partir daí, ele deve ser passado para a equipe de vendas. Essa, por sua vez, terá a missão de engajá-lo até a conclusão da matrícula, através de ações de conteúdos de fundo de funil.

  • Inscrito Parcial

O lead qualificado pode iniciar a inscrição no processo seletivo da sua IE, mas não completá-la.

Nessa situação, ele se torna um inscrito parcial, que é a quarta fase do Funil de Captação de Alunos. Esse momento é muito crítico e você não pode perder nenhum potencial aluno.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

É extremamente necessário criar uma régua de relacionamento e um fluxo de comunicação (script de vendamodelo de e-mail ou SMS) incentivando o candidato a completar sua inscrição.

Além disso, uma outra boa prática é atentar-se à qualidade da sua Ficha de Inscrição Educacional. Isso porque a ficha de inscrição é um dos principais meios para captar os dados dos potenciais alunos e encaminhá-los para o sistema de captação de alunos das instituições de ensino.

Por isso, o impacto causado por uma ficha de inscrição dividida em etapas inteligentes nos números de inscritos no processo seletivo das instituições é gigantesco.

Ficha de Inscrição Educacional - Rubeus

  •  Inscrito

Na quinta fase do funil, há uma diferenciação de acordo com as particularidades de cada instituição de ensino.

Para aquelas que têm processo seletivo, os inscritos são os potenciais alunos que completaram o processo de inscrição.

Já as IEs que não possuem processo seletivo, considera-se inscritos aqueles que fizeram a inscrição para um curso, mas ainda não efetivaram a matrícula.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Geralmente, muitos inscritos no processo seletivo ainda não efetuaram o pagamento do boleto de taxa de inscrição. Assim, é fundamental entrar em contato com eles com o propósito de lembrá-los de realizar esse pagamento o mais rápido possível. Nesse contato, é interessante que você ofereça o envio da segunda via do boleto.

Recomendamos também que no dia anterior à realização da prova, a equipe de captação realize contato com os alunos. Pode ser por meio do envio de um e-mail e de um SMS lembrando-os da data, horário, local e itens que não devem ser esquecidos.

  • Avaliado

A sexta etapa do Funil de Captação de Alunos refere-se aos avaliados. Eles são, para as instituições de ensino que possuem processo seletivo, todos aqueles que participaram do processo, ou seja, que realizaram sua prova, independente de serem aprovados ou não.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Nessa etapa, é interessante dedicar atenção àquelas oportunidades que não compareceram em seu processo seletivo, sendo considerados ausentes.

Uma dica para realizar isso é criar um fluxo específico (de forma automatizada) que trate essa situação, oferecendo a possibilidade de reagendar uma nova data para a realização da prova e até mesmo a isenção de pagamento (caso o processo seletivo seja pago).

  • Convocado

Os convocados, que compõem a sétima etapa, são todos os candidatos do processo seletivo que foram aprovados.

Nessa etapa, os desafios continuam, tendo em vista que muitos não realizam a matrícula nas instituições de ensino.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Uma boa prática que pode ser adotada pelas equipes de captação é promover ações estratégicas a fim de estimular esses aprovados a realizarem suas matrículas. Uma dessas ações é a criação de um fluxo automatizado de comunicação (ligação, e-mail ou SMS) que incentive e justifique a importância de matricular-se em sua instituição.

Essa etapa é a mais importante do seu funil. Até aqui o potencial aluno já passou por várias etapas e foi convertido, tanto pelas ações realizadas pelos consultores quanto pelas ações realizadas pelo fluxo de automação (régua de relacionamento automatizada).

É comum algumas instituições pensarem que, quando o candidato está aprovado no seu processo seletivo, ele já é praticamente um aluno e, por isso, não dedicam tempo e esforço da equipe de captação nesta etapa.

Contudo, normalmente, o candidato faz a prova várias outras concorrentes. Ou seja, ele possui opções e, assim, ele pode decidir em qual instituição irá ingressar. Por isso, valorize todos os candidatos que chegarem a essa etapa e tente convertê-los em matrícula o quanto antes.

Atenção: nesse fluxo é interessante utilizar um senso de urgência, estipulando um período limite para a realização do processo de matrícula.

Além disso, você pode elencar um conjunto de benefícios e atributos relevantes e atrativos que despertem a vontade dele se matricular em sua IE.

  • Matriculado

A última etapa do Funil de Captação de Alunos é o matriculado.

Essa etapa compreende todos os que efetuaram o pagamento do boleto bancário referente à primeira mensalidade e entregou os documentos com assinatura do contrato.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Neste momento, é recomendado que a instituição envie uma mensagem informando que a matrícula foi realizada com sucesso e que está tudo certo para o início das aulas. 

Além disso, você pode também enviar todas as informações relevantes para os novos alunos. Um e-mail de boas-vindas com o acesso ao portal do aluno, um guia do aluno e o calendário acadêmico anual da instituição, por exemplo.

Por que utilizar o Funil para converter mais alunos?

Ao utilizar essa ferramenta é possível visualizar, de forma mais clara, qual a melhor estratégia de atuação em cada uma das etapas que o compõem, bem como o processo de nutrição mais indicado para cada potencial aluno.

Posts01 - CRM Rubeus

Contudo, devido ao “imediatismo por resultados”, é comum que algumas instituições de ensino realizem a nutrição de leads de uma forma mais “urgente”. Isso porque as etapas iniciais do funil requerem atenção e esforço e somente posteriormente, à medida que o potencial aluno avança para as etapas que estão no fundo do funil, as chances de venda são realmente consolidadas.

Assim, muitas IEs monitoram apenas as fases mais comerciais do funil, como a etapa de inscrição e matrícula, por exemplo.

Entretanto, é fundamental compreender que, para que o potencial aluno chegue ao fundo do funil, é preciso, na grande maioria das vezes, que ele passe pelas etapas iniciais (topo e meio de funil). E é aí que entende-se o quão importante é conhecer e utilizar o Funil.

O Funil de Captação de Alunos e o Marketing de Conteúdo

Marketing de Conteúdo Educacional é uma das bases para realização de uma nutrição realmente eficaz e que contribua efetivamente para a conversão do potencial aluno.

Em resumo, ele consiste na criação de conteúdos relevantes e valiosos para as suas personas. Assim, ao trabalhar a ideia de Funil, é possível direcionar o melhor conteúdo para cada potencial aluno, em cada uma das etapas.

Ao conhecer tais fases, a instituição poderá compreender melhor o que os potenciais alunos precisam. Dessa forma, é possível elaborar conteúdos relevantes para atraí-los, nutri-los e convertê-los.

Preparamos um conteúdo exclusivo com sugestões de materiais poderosos divididos em cada etapa do funil. Temos exemplos de conteúdos para as faculdades, para as escolas e para os cursos técnicos e profissionalizantes.

Exemplos de conteúdos por nível de ensino e etapas do funil - Rubeus

4 dicas que vão te ajudar a elaborar o seu Funil de Captação de Alunos

Após conhecer o funcionamento do Funil de Captação, chegou o momento de aplicar as estratégias específicas em cada uma de suas etapas. O objetivo dessas estratégias é facilitar que os potenciais alunos avancem de uma etapa para outra.

  • Construa suas personas

Como desenvolver de forma mais direcionada o processo de comunicação durante as fases do funil? Baseando todas as suas estratégias em suas personas. 

Basicamente, persona é a representação semi-fictícia do seu aluno ideal. Ela baseia-se nas características reais e comuns dos seus alunos.

Entende-se que as personas das IEs é uma das principais chaves para o sucesso das campanhas de marketing. Isso se deve ao fato de que é muito mais vantajoso para as instituições investir na comunicação direcionada do que generalizá-la.

Para ter acesso a dicas sobre como criar as personas da sua instituição de ensino, acesse o nosso blog post sobre o assunto, clicando na imagem abaixo:

  • Entenda a Jornada de Compra do aluno

Entender o Funil de Captação de Alunos aliado à Jornada de Compra do aluno pode ser bastante estratégico para as instituições de ensino. 

Mas, afinal de contas: o que seria a jornada de compra?

É todo o percurso realizado pelo potencial aluno. Isso inclui desde o interesse na instituição até a matricula em um dos cursos.

Esse processo pode ser dividido em quatro etapas. Quais? Descoberta e aprendizado; Reconhecimento do problema; Consideração da solução e Avaliação da ação final e conclusão da compra.

Ao trabalhar conjuntamente ambos os conceitos, sua equipe terá uma visão mais clara do quanto o potencial aluno está próximo de efetivar a compra, contribuindo para que sua instituição não perca o timing do negócio.

  • Invista em estratégias de Inbound Marketing Educacional

Inbound Marketing Educacional é um dos principais processos desenvolvido na prática do Marketing de Conteúdo.

Ele consiste em um conjunto de técnicas estratégicas. Essas, por sua vez, visam conquistar o interesse de potenciais alunos através de diversas ações de nutrição. Campanhas e conteúdos relevantes que conduzem os potenciais alunos ao site, blog ou landing pages são alguns exemplos de ações praticadas no Inbound Marketing.

Para gerar bons resultados, essa estratégia deve ser utilizada em todos os materiais produzidos por sua equipe de marketing. Isso inclui desde um simples post até um e-book, por exemplo.

Ao clicar aqui, você terá acesso, na íntegra, ao nosso blog post sobre Inbound Marketing Educacional.

  • Adote a cultura do atendimento de excelência

experiência proporcionada pela sua instituição de ensino deixou de ser um diferencial. Agora, ela é critério primordial para aumentar o número de matrículas da sua instituição de ensino.

Isso porque uma comunicação personalizada para cada momento das etapas da jornada de compra dos seus potenciais alunos pode ser decisiva para direcioná-los à matrícula. Por isso, nada melhor do que desenvolver o atendimento de excelência!

Quando falamos de atendimento de excelência não significa apenas tratar bem os potenciais alunos nas ligações. Mas sim criar um ambiente com atendimento uniforme desde o porteiro até o reitor da instituição.

Conclusão

Como vimos, para aumentar os índices de captação de alunos é interessante conhecer a Jornada de Compra do potencial aluno. Por isso, a utilização do Funil de Captação de Alunos pode ser uma estratégia poderosa. Através da sua utilização é possível elaborar estratégias mais direcionadas que alcancem cada etapa.

Construir as personas da sua IE, entender a Jornada de Compra, investir em ações relacionadas à Marketing de Conteúdo Educacional e adotar a cultura do atendimento de excelência são estratégias capazes de potencializar o Funil de Captação de Alunos da sua IE.

Dessa forma, o processo de conversão de alunos torna-se mais bem planejado. Tornando-se totalmente condizente com as necessidades do potencial aluno em cada etapa do funil.

Sua instituição já utiliza o Funil de Captação de Alunos para transformar potenciais alunos em matriculados? Conte-nos sua experiência.

*Conteúdo revisado em 27/08/20. 
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