Funil de Captação de Alunos: conceitos, estratégias e dicas para conversão

Através do Funil de Captação de Alunos é possível conhecer a jornada de compra do aluno. Além disso, ele permite a criação de estratégias específicas para cada uma delas. Resultado final? Transforme mais potenciais alunos em matriculados.

Quer conhecer tudo sobre o Funil de Captação de Alunos? Então esse guia completo é para você! Aqui você encontra conceitos, estratégias de conversão para cada nível do funil, dicas e muito mais. Confira!

*Conteúdo revisado em 14/10/21

Introdução

O que as instituições de ensino podem fazer para converter potenciais alunos em matriculados?

A resposta para essa pergunta deve atender a alguns requisitos básicos. Uma boa gestão de processos educacionais, campanhas de captação, investimento em infraestrutura tecnológica e um quadro de docentes qualificados são alguns exemplos. 

No entanto, quando falamos de conversão de alunos é preciso ir além. Devido a mudança na forma de consumir serviço educacional, é primordial criar estratégias inteligentes.

Realizar um bom acompanhamento pode ser um grande diferencial. Por isso, deve-se levar em consideração cada etapa da decisão de compra. Ou seja, é importante monitorar a “evolução” dos potenciais alunos através da Jornada de Compra Educacional

Ao fazer isso, é possível definir as melhores estratégias de acordo com as necessidades dele. Isso irá permitir que a instituição consiga elevados e sustentáveis índices de captação.

Mas como conhecer essas etapas? Por meio do Funil de Captação de Alunos.

No que consiste o conceito de Funil em Marketing Digital?

Primeiramente, precisamos entender a ideia de Funil. Depois, iremos conhecer as diferenças entre os funis de Marketing e o de Captação de Alunos.

É importante destacar que há diferentes tipos de funis que mudam de acordo com o objetivo pretendido. Assim, eles podem ser utilizados de formas diferentes por empresas diferentes, que atuam em segmentos variados. Contudo, de modo geral, todos buscam pela mesma coisa: definir o caminho do cliente até a compra.

Planejamento - Rubeus

Mas qual a relação com o ambiente educacional? No cenário educacional, o funil visa demonstrar as fases de decisão dos potenciais alunos até a matrícula. Em suma, ele é uma representação da “evolução” deles pelas etapas do processo de compra em si. 

Ele permite mapear todas as possíveis interações entre a instituição e potenciais alunos. Por isso, o Funil de Captação de Alunos é um ótimo instrumento para orientar a equipe Comercial e de Marketing das instituições de ensino. Além disso, ele disponibiliza informações relevantes desde o primeiro contato até a efetivação da matrícula. 

De forma geral, todo funil pode ser dividido em 3 grandes partes:

Funil de Captação de Alunos - Rubeus
  • Topo (Atração)

Nesta etapa, o potencial aluno ainda não demonstra interesse na instituição. Isso porque ele ainda não tem clareza sobre o seu problema e nem mesmo faz ideia de qual instituição procurar.

Aqui, ele está, basicamente, interessado na resolução de algum problema.

Exemplo: imagine uma pessoa que terminou o ensino médio, mas ainda não sabe se quer e se realmente vale a pena fazer uma faculdade. Esse jovem pode ser considerado um potencial aluno para a sua instituição, mas ele ainda está muito indeciso e não tem certeza sobre o seu futuro. 
  • Meio (Consideração)

Uma pessoa no meio do funil é aquela que já buscou por opções de mercado. Ela percebeu que possui um problema e que precisa resolvê-lo. Por isso, esse potencial aluno busca a melhor solução para resolvê-lo.

Nesse processo, ele define alguns critérios que acha importante para tomar a sua decisão. Preço, qualidade do ensino, metodologia, programa de estágio, qualificação do corpo docente e excelência na estrutura (física, tecnológica e de pessoal) são exemplos.

Exemplo: imagine que esse jovem tenha percebido que um diploma de curso superior pode fazer com que ele consiga alguma vantagem competitiva perante o mercado de trabalho tão competitivo. Por isso, ele inicia um processo de busca por instituições de ensino. 
  • Fundo (Decisão)

Nessa fase, os leads já estão qualificados. Isto é, eles já entendem que possuem um problema, já buscaram e escolheram a solução. Agora, buscam a melhor oferta.

Aqui, é essencial que a instituição direcione a eles materiais mais focados, mostrando que é a melhor dentre todas as opções. 

Exemplo: neste momento, o jovem está muito tendencioso a escolher determinada instituição de ensino. A IE, provavelmente, está atendendo vários dos seus critérios tidos como importantes. A última ação desse potencial aluno deve ser avaliar mais de perto os pontos fortes e fracos. Além, é claro, do quão vantajoso pode ser estudar lá, dentre tantas outras. 

Funil de Marketing x Funil de Captação de Alunos

Certamente, você já ouviu falar sobre o Funil de Marketing que representa cada etapa da jornada do cliente. Esse funil abrange a prospecção e a conclusão da compra, indo até mesmo no pós-venda.

Já o Funil de Captação de Alunos é uma adaptação deste funil. Ele leva em consideração a dinâmica e o processo de captação de alunos. Isso significa que ele considera o cenário da instituição de ensino como um todo.

A diferença entre os dois funis está no momento de decisão do potencial aluno. 

No funil de marketing, ele ainda não tomou a decisão de se inscrever no processo seletivo vigente (no caso de uma captação de alunos para a graduação). Assim, ele se interessa pela instituição e, na maioria das vezes, pelo curso ofertado.

Já o Funil de Captação de Alunos trabalha o momento em que o potencial aluno tomou a decisão de iniciar sua inscrição. Por isso, as etapas são específicas para atender toda a jornada de compra. 

Quais são as etapas do Funil de Captação de Alunos?

O Funil é dividido em 8 etapas. Essas, por sua vez, mudam de acordo a evolução do potencial aluno ao longo da Jornada de Compra Educacional. Assim, ao utilizá-lo, é possível visualizar o momento no qual o bastão da equipe de Marketing é passado para o de Vendas

Veja a representação gráfica desse funil, bem como cada uma das etapas que o compõe:

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

  • Visitante

A primeira etapa é denominada de visitante. Ela é composta por todas as pessoas que acessam o site ou o blog das instituições de ensino. Contudo, esses visitantes ainda não fizeram nenhuma ação de conversão, como o preenchimento de um formulário ou landing page, por exemplo.

Por isso, nessa fase, você não encontra o potencial aluno, você é encontrado por ele.

> Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

O visitante ainda está reconhecendo a necessidade de fazer o curso. Além disso, em muitos casos, ele ainda não entende os impactos positivos trazidos para a sua vida profissional e pessoal. Por isso, é provável que ele tenha bastante dúvidas e procure conteúdos capazes de ajudá-lo.

Assim, é interessante que a instituição trate essa fase com bastante atenção. Uma dica é desenvolver um bom trabalho em seu blog. Outra dica muito importante é preparar o site da sua instituição com CTAs de topo, meio e fundo de funil. Dessa forma, é possível encontrar os potenciais alunos que ainda estão com dúvida no curso, ou, até mesmo, na forma de ingresso e bolsas.

Para entender melhor sobre como criar conteúdos estratégicos, confira o blog post abaixo. Nele damos dicas valiosas:

Como usar gatilhos mentais na educação - Rubeus
  • Lead

A segunda etapa do Funil de Captação de Alunos diz respeito aos leads. Em resumo, eles são potenciais alunos que, de alguma forma, demonstraram interesse na instituição de ensino. Como assim? Esse interesse pode ser manifestado através da realização do cadastro de informações pessoais. Essas, por sua vez, são disponibilizadas em troca de algum tipo de material ou conteúdo, na maioria das vezes uma isca digital.

Por isso, podemos dizer que, nessa etapa, o potencial aluno está buscando informações sobre a graduação por meio de conteúdos. Para isso, ele assina a newsletter, por exemplo. Além disso, ele pode fazer o download de um dos e-books. Lembre-se: em todas essas ocasiões ele disponibilizará informações importantes, como nome, e-mail e telefone. Essa ação permite sua identificação e, posteriormente, a realização de algum tipo de contato.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

É importante ressaltar que os leads, na maioria das vezes, ainda não estão prontos para tomar uma decisão. Por isso, é interessante que, nessa etapa, a equipe de marketing inicie o processo de qualificação. Dessa forma, será possível identificar os que estão mais propensos a iniciarem uma inscrição em seu processo seletivo.

Quanto mais as informações coletadas do lead estiverem próximas das verificadas em sua buyer persona, maiores são as chances dele estar qualificado. Portanto, deve-se estar atento à idade, cidade, escola e outras características que ajudam a segmentar cada vez mais a sua base de leads.

Equipe - Rubeus

  • Lead Qualificado (MQL)

Após ter lido os conteúdos, o lead está realmente convencido. Agora ele entende que fazer um curso em sua IE é a melhor decisão. Ademais, é verídico o sentimento de que, com esse curso, ele irá alcançar seus objetivos pessoais e profissionais.

Dessa maneira, ele avaliará as opções disponíveis para escolha do curso e, geralmente, compara instituições de ensino. Nesse processo, ele pode entrar em contato com a sua instituição para tirar dúvidas específicas sobre o seu processo seletivo. Caso isso aconteça, é essencial comprovar a ele que sua IE atende todas as suas expectativas e necessidades.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Nesse momento, o lead passa a ser um lead qualificado ou MQL – Marketing Qualified Lead (Lead Qualificado de Marketing). Assim, ele está mais direcionado a efetivação da compra e, por isso, deve receber um atendimento mais comercial.

A partir daí, ele deve ser passado para a equipe de vendas. Essa, por sua vez, terá a missão de engajá-lo até a conclusão da matrícula, através de ações de conteúdos de fundo de funil.

  • Inscrito Parcial

O lead qualificado pode iniciar a inscrição no processo seletivo da sua IE, mas não completá-la. Nessa situação, ele se torna um inscrito parcial, que é a quarta fase do Funil de Captação de Alunos. Esse momento é muito crítico e você não pode perder nenhum potencial aluno.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

É necessário criar uma régua de relacionamento e um fluxo de comunicação (script de vendamodelo de e-mail ou SMS) incentivando o candidato a completar a sua inscrição.

Além disso, uma outra boa prática é atentar-se à qualidade da sua Ficha de Inscrição Educacional. Isso porque a ficha de inscrição é um dos principais meios para captar os dados dos potenciais alunos e encaminhá-los para o sistema de captação de alunos das instituições de ensino.

Por isso, o impacto causado por uma ficha de inscrição dividida em etapas inteligentes nos números de inscritos no processo seletivo das instituições é gigantesco.

Confira o nosso conteúdo exclusivo sobre o tema! Nele você encontrará dicas valiosas para dividir a sua ficha de inscrição em etapas inteligentes:

Ficha de Inscrição Educacional - Rubeus

  •  Inscrito

Na quinta fase do funil, há uma distinção de acordo com as particularidades de cada instituição de ensino.

Para aquelas que têm processo seletivo, os inscritos são os potenciais alunos que completaram o processo de inscrição. Já as IEs que não possuem processo seletivo, considera-se inscritos aqueles que fizeram a inscrição para um curso, mas ainda não efetivaram a matrícula.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Geralmente, muitos inscritos no processo seletivo ainda não efetuaram o pagamento do boleto de taxa de inscrição. Assim, é fundamental entrar em contato com eles com o propósito de lembrá-los de realizar esse pagamento o mais rápido possível. Nesse contato, é interessante que você ofereça o envio da segunda via do boleto.

Recomendamos também que no dia anterior à realização da prova, a equipe de captação realize contato com os alunos. Pode ser por meio do envio de um e-mail e de um SMS lembrando-os da data, horário, local e itens que não devem ser esquecidos.

  • Avaliado

A sexta etapa do Funil de Captação de Alunos refere-se aos avaliados. Eles são, para as instituições de ensino que possuem processo seletivo, todos aqueles que participaram do processo, ou seja, que realizaram sua prova, independente de serem aprovados ou não.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Nessa etapa, é interessante dedicar atenção àquelas oportunidades que não compareceram em seu processo seletivo, sendo considerados ausentes.

Uma dica para realizar isso é criar um fluxo específico (de forma automatizada) que trate essa situação, oferecendo a chance de reagendar uma nova data para fazer a prova e até mesmo a isenção de pagamento (caso o processo seletivo seja pago).

  • Convocado

Os convocados, que compõem a sétima etapa, são todos os candidatos do processo seletivo que foram aprovados. Nessa etapa, os desafios continuam, tendo em vista que muitos não realizam a matrícula nas instituições de ensino.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Uma boa prática que pode ser adotada pelas equipes de captação é promover ações estratégicas a fim de estimular esses aprovados a realizarem suas matrículas. Uma dessas ações é a criação de um fluxo automatizado de comunicação (ligação, e-mail ou SMS) que incentive e justifique a importância de matricular-se em sua instituição.

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

Essa etapa é a mais importante do seu funil. Até aqui o potencial aluno já passou por várias etapas. Além disso, ele já foi convertido, tanto pelas ações realizadas pelos consultores quanto pelas ações realizadas pelo fluxo de automação (régua de relacionamento automatizada).

É comum algumas instituições pensarem que, quando o candidato está aprovado no seu processo seletivo, ele já é praticamente um aluno. Dessa forma, elas não dedicam tempo e esforço da equipe de captação nesta etapa.

Contudo, normalmente, o candidato faz a prova em várias outras concorrentes. Ou seja, ele possui opções. Isso significa que ele pode decidir em qual instituição irá ingressar. Por isso, valorize todos os candidatos que chegarem a essa etapa e tente convertê-los em matrícula o quanto antes.

Atenção: nesse fluxo é interessante usar um senso de urgência. Isto é, estipular um período limite para a realização do processo de matrícula. Além disso, você pode elencar um conjunto de benefícios e atributos relevantes e atrativos que despertem a vontade dele se matricular em sua IE.

  • Matriculado

A última etapa do Funil de Captação de Alunos é o matriculado. Essa etapa compreende todos os que efetuaram o pagamento do boleto bancário referente à primeira mensalidade e entregaram os documentos com assinatura do contrato.

Como evoluir o potencial aluno que está nesta etapa?

Neste momento, é recomendado que a instituição envie uma mensagem estratégica. Ou seja, informe que a matrícula foi realizada com sucesso e que está tudo certo para o início das aulas. 

Além disso, você pode também enviar todas as informações relevantes para os novos alunos. Um e-mail de boas-vindas com o acesso ao portal do aluno, um guia do aluno e o calendário acadêmico anual da instituição, por exemplo.

Por que utilizar o Funil de Captação para converter mais alunos?

Ao trabalhar essa ferramenta é possível visualizar, de forma mais clara, qual a melhor estratégia de atuação em cada uma das etapas que o compõem. Aliás, através do funil é possível gerenciar todo o processo de nutrição, direcionando a atuação mais indicada para cada potencial aluno.

Posts01 - CRM Rubeus

Contudo, devido ao “imediatismo por resultados”, é comum que algumas instituições de ensino realizem a nutrição de leads de uma forma mais “urgente”. Isso porque as etapas iniciais do funil requerem atenção e esforço. Dessa forma, à medida que o potencial aluno avança para as etapas que estão no fundo do funil, as chances de venda são realmente consolidadas.

Assim, muitas IEs monitoram apenas as fases mais comerciais do funil, como a etapa de inscrição e matrícula, por exemplo. Entretanto, para que o potencial aluno chegue ao fundo do funil, é preciso, na grande maioria das vezes, que ele passe pelas etapas iniciais (topo e meio de funil). 

O Funil de Captação de Alunos e o Marketing de Conteúdo

Marketing de Conteúdo Educacional é uma das bases para realização de uma nutrição realmente eficaz. Essa, por sua vez, tem o poder de contribuir muito para a conversão do potencial aluno.

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

Em resumo, esse tipo de marketing consiste na criação de conteúdos relevantes e valiosos para as suas personas. Assim, ao trabalhar a ideia de funil, é possível direcionar o melhor conteúdo para cada potencial aluno, em cada uma das etapas.

Ao conhecer tais fases, a instituição poderá compreender melhor o que os potenciais alunos precisam. Dessa forma, é possível elaborar conteúdos relevantes para atraí-los, nutri-los e convertê-los.

Preparamos um conteúdo para você! Ele conta com sugestões de materiais poderosos divididos em cada etapa do funil. Temos exemplos de conteúdos para as faculdades, escolas e cursos técnicos e profissionalizantes.

Exemplos de conteúdos por nível de ensino e etapas do funil - Rubeus

4 dicas que irão te ajudar a trabalhar o Funil de Captação de Alunos

Após conhecer o funcionamento do Funil de Captação de Alunos, chegou o momento de aplicar as estratégias específicas em cada uma de suas etapas. O objetivo dessas estratégias é facilitar que os potenciais alunos avancem de uma etapa para outra.

  • Construa as suas personas

Como elaborar de forma mais direcionada o processo de comunicação durante as fases do funil? Baseando todas as suas estratégias em suas personas. 

Em suma, persona é a representação semifictícia do seu aluno ideal. Ela baseia-se nas características reais e comuns dos seus alunos. Entende-se que as personas das IEs é uma das principais chaves para o sucesso das campanhas de marketing. Isso se deve ao fato de que é muito mais vantajoso para as instituições investir na comunicação direcionada do que generalizá-la.

Para ter acesso a dicas sobre como criar as personas da sua instituição de ensino, acesse o nosso blog post:

EXEMPLOS DE PERSONA PARA IEs- Rubeus

  • Alie a utilização do Funil de Captação de Alunos à Jornada de Compra Educacional do aluno

Entender o Funil de Captação de Alunos aliado a Jornada de Compra do aluno pode ser bastante vantajoso para as instituições de ensino. 

Mas afinal de contas, o que é a Jornada de Compra Educacional? É todo o percurso realizado pelo potencial aluno. Isso inclui desde o interesse na instituição até a matrícula em um dos cursos.

Esse processo pode ser dividido em quatro etapas, veja:

Jornada de Compra Educacional - Rubeus

Mas por que trabalhar conjuntamente ambos os conceitos? Pois, dessa forma, sua equipe terá uma visão mais clara do quanto o potencial aluno está próximo de efetivar a compra. Resultado? Sua instituição não perde o timing do negócio.

👉 Pegue dicas valiosas em nosso conteúdo: “Jornada de Compra Educacional: o que é e qual a sua importância para as IEs“.

  • Alimente o seu Funil de Captação de Alunos através do Inbound Marketing Educacional

Inbound Marketing Educacional é um dos principais métodos usados no Marketing de Conteúdo. Ele consiste em um conjunto de técnicas empregadas em conteúdos. Essas técnicas buscam conquistar o interesse de potenciais alunos através de diversas ações de nutrição. Campanhas e conteúdos relevantes que conduzem os potenciais alunos ao site, blog ou landing pages são alguns exemplos de ações praticadas no Inbound Marketing.

Para gerar bons resultados, essa estratégia deve ser usada em todos os materiais produzidos por sua equipe de marketing. Isso inclui desde um simples post até um e-book, por exemplo.

  • Encante os leads do Funil de Captação de Alunos através do atendimento de excelência

experiência proporcionada pelas instituições de ensino deixou de ser um diferencial. Agora, ela é critério primordial! Isso porque uma comunicação personalizada para cada momento da jornada de compra dos seus potenciais alunos pode ser decisiva para direcioná-los à matrícula. Por isso, nada melhor do que construir um atendimento de excelência!

O que vem a sua mente quando falamos de atendimento de excelência? Ao contrário do que muitos consideram, atendimento de qualidade não significa apenas tratar bem. É algo além! Significa criar um ambiente com atendimento uniforme desde o porteiro até o reitor da instituição.

Alcance um atendimento 5 estrelas em sua IE, baixe o nosso script:

[Script] Atendimento educacional de sucesso - Rubeus

Conclusão

Como vimos, para melhorar os índices de captação de alunos é interessante conhecer a Jornada de Compra Educacional do potencial aluno. Por isso, o Funil de Captação de Alunos pode ser uma estratégia poderosa. Através da sua utilização é possível elaborar estratégias mais direcionadas que alcancem cada etapa.

Construir as personas da sua IE, entender a Jornada de Compra Educacional, investir em ações relacionadas à Marketing de Conteúdo Educacional e adotar a cultura do atendimento de excelência são estratégias capazes de alimentar o Funil de Captação de Alunos da sua IE. Dessa forma, o processo de conversão de alunos torna-se mais bem planejado. E, assim, totalmente alinhado com as necessidades do potencial aluno em cada etapa do funil.

Sua instituição já usa o Funil de Captação de Alunos para transformar potenciais alunos em matriculados? Conte-nos sua experiência.

Considerações finais

Agora sim, terminamos esse conteúdo. Espero que tenha conseguido te ajudar. Não se esqueça de salvar esse link em sua barra de favoritos e também de compartilhá-lo com alguém da sua equipe que vai te ajudar a colocar a mão na massa. 

Vamos juntos na busca de aproveitar todas as oportunidades e, assim, gerar resultados consistentes para sua instituição.

Conte com a gente para o que precisar.

Até a próxima!

 Matheus Amaral - Rubeus

Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Para te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo! 😉

– Formato ABNT:

AMARAL, Matheus. Funil de Captação de Alunos: conceitos, estratégias e dicas para conversão. Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/funil-de-captacao-de-alunos/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

– Formato APA:

Rubeus. (data de publicação do art. 2019, 14 janeiro). Funil de Captação de Alunos: conceitos, estratégias e dicas para conversão. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/funil-de-captacao-de-alunos/