Anteriormente considerado um meio de comunicação invasivo, o e-mail marketing para instituições de ensino é, hoje, uma eficiente estratégia para a captação de alunos pelas IEs.

De acordo com a primeira edição da pesquisa “Email Marketing Trends de 2018, cerca de 76,7% das empresas adotam a estratégia de e-mail marketing.

Considerado uma das ferramentas mais eficientes por profissionais de Marketing Digital e Inbound Marketing, o e-mail se tornou uma estratégia muito eficiente. Sendo capaz de entregar o conteúdo certo, para a pessoa certa, no momento que ela precisa.

No caso das IEs, a utilização estratégica dessa ferramenta evidencia-se como uma boa oportunidade de aproximação e interação, tanto com os seus atuais quanto potenciais alunos. Por isso, um fator importante que deve ser pensado quando tratamos de e-mails marketing para instituições de ensino são as listas de contatos.

Isso porque a partir do momento em que a sua IE estrutura uma segmentada lista de contatos, é mais fácil trabalhá-la de forma mais personalizada e otimizada. Assim, suas chances de gerar bons resultados são maiores.

Por isso, nunca compre listas prontas, monte suas próprias e com cuidado!

Mas, o que é um e-mail marketing para instituições de ensino?

O e-mail marketing para instituições de ensino é um tipo de comunicação. Ela é estabelecida entre a sua IE e os seus alunos ou potenciais alunos, através do envio de e-mail.

Devido a sua flexibilidade e eficiência, ele pode ser utilizado ao longo de todas as etapas da Jornada de Compra Educacional. Com isso, ele é capaz de atender tanto a permanência quanto a captação de alunos.

Porém, para que isso ocorra da melhor forma possível, é essencial que haja um bom planejamento dos modelos de e-mails adotados.

Existe uma grande variedade de tipos de e-mails marketing para instituições de ensino que podem ser utilizados, dependendo do seu objetivo. Abaixo, listamos alguns exemplos mais comuns, veja:

  • Newsletter;
  • E-mail promocional;
  • E-mail sazonal;
  • E-mail transacional;
  • E-mail de boas-vindas.

Você deve estar se perguntando qual é o melhor para a sua instituição, não é mesmo? Para te ajudar a decidir-se, vamos te apresentar um pouco sobre cada um deles, veja:

  • Newsletter

A Newsletter é um tipo de e-mail marketing para instituições de ensino produzido de forma constante e enviado com uma periodicidade fixa para a base de contatos.

Na Newsletter, geralmente, se aborda novidades, notícias e assuntos relevantes para a persona da sua instituição de ensino, por exemplo.

Assim, essa forma de conteúdo deve ser adotada em casos em que se quer gerar uma fidelização direta e simples com os seus potenciais alunos. Isso porque a Newsletter tem como um dos seus objetivos: posicionar bem sua IE na mente do seu público.

#Para inspiração: 

Montamos um exemplo de Newsletter para você! Esse é um exemplo direcionado às Instituições de Ensino Superior, mas nada impede sua adaptação e reformulação para atender o cenário de uma escola ou colégio:

Exemplo de newsletter para instituições de ensino - Rubeus

  • E-mail Transacional

O E-mail Transacional atua como uma espécie de autorresposta gerada a partir de uma transação realizada entre a sua instituição de ensino e as suas personas. Assim, ele pode ser utilizado também para auxiliar no processo de follow-up na conversão de alunos.

Separamos, abaixo, alguns exemplos de ações que podem gerar o envio de bons e-mails transacionais:

  • Preenchimento de formulário para ter acesso aos seus conteúdos;
  • Realização de matrícula;
  • Conclusão da inscrição em seu processo seletivo;
  • Confirmação de pagamento da inscrição.

#Para inspiração: 

Também montamos um exemplo de e-mail transacional para você.

Este, por sua vez, é um exemplo direcionado às escolas e/ou colégios. Mas, assim como o anterior, pode ser adaptado e reformulado para atender o cenário de uma instituição de ensino superior:

Exemplo de E-mail Transacional para escolas e colégios - Rubeus

  • E-mail Promocional

Esse tipo de e-mail marketing para instituições de ensino visa promover uma determinada oferta, independentemente se há desconto ou não.

Sua IE pode utilizar um e-mail promocional estratégico para promover um serviço totalmente gratuito. Por exemplo: a isenção do valor de matrícula. 

Assim, o e-mail promocional, ao realizar uma promoção específica inerente ao seu negócio, tem como foco converter mais alunos. Por isso, sua estrutura, geralmente, contempla Call to Actions (CTA’s) que estimulam uma ação desejada.

No entanto, é importante considerar que para uma atuação eficaz, é necessário que o conteúdo esteja de acordo com o perfil e o estágio de cada lead.

  • E-mail Sazonal

O e-mail sazonal permite que a sua IE coloque em prática campanhas estratégicas. Ou seja, explore datas comemorativas e especiais para as suas personas. Um bom exemplo é a associação do Natal com o período de inscrições em seu processo seletivo ou o agendamento de visitas em sua escola. 

Logo, esse e-mail é, geralmente, planejado para ser enviado em datas especiais. Tendo como objetivo fazer com que o seu lead se sinta lembrado e importante para a sua instituição de ensino.

  • E-mail de Boas-vindas

O e-mail de boas-vindas é destinado às pessoas que chegaram ao fim da Jornada de Compra Educacional. Por exemplo, aquelas que concluíram a matrícula em sua instituição de ensino. 

Inspiração - RubeusPara ajudar a alavancar sua captação de alunos, preparamos um e-book totalmente gratuito. Ele possui 5 modelos de e-mail marketing para Instituições de Ensino Superior. Nele, você encontrará também 5 modelos para Escolas e/ou Colégios para você começar a transformar e-mails em matrículas!

Para baixá-lo, clique aqui ou na imagem abaixo:

E-book E-mails Marketing para instituições de ensino - Rubeus            

Veja alguns números sobre o e-mail marketing:

Conforme dados obtidos pela pesquisa “E-mail Marketing Trends 2018” realizada pela Intelligencia Rock Content, podemos analisar que:

  • Entre as empresas que adotam o e-mail marketing, 96,1% acreditam na eficácia dessa estratégia.
  • Cerca de 74,9% contam com profissionais voltados a essa atividade.

Embora esses números sejam genéricos e, assim, não consideram as peculiaridades inerentes ao segmento educacional, é importante que sua IE tenha em mente que a estratégia de e-mail marketing pode ser bastante vantajosa por diversas razões.

Por que utilizar o e-mail marketing para instituições de ensino?

Entender qual o objetivo de qualquer ferramenta é um dos pontos principais para se obter um alto desempenho através do seu uso. Por isso, listamos algumas razões para investir em e-mail marketing para instituições de ensino:

01) Maior alcance e visibilidade

Segundo a pesquisa realizada pela Radicati, o e-mail apresenta 5 vezes mais chances de ser visto, se comparado às redes sociais.

Além disso, ao contrário do que acontece com publicações em redes sociais, que variam o alcance de acordo com o interesse de cada usuário, o e-mail marketing para instituições de ensino tem um alcance previsível. Com isso, sua IE consegue controlar quantas e quais pessoas o receberão.

02) Atuação estratégica

Saber o que cada potencial aluno quer e oferecer este conteúdo é uma das melhores formas de fazer com que eles enxerguem valor na sua IE

O e-mail marketing possui essa característica e, se bem escrito e estruturado, além de ser capaz de nutrir os seus potenciais alunos, pode contribuir para que eles tomem a decisão de avançar para a próxima etapa do seu Funil de Captação.

3) Meio de criar relacionamento

O e-mail marketing para instituições de ensino atua como um canal onde você vai estabelecer relacionamentos com potenciais e atuais alunos. Ele possibilita a interação e pode ser abordado e direcionado de forma personalizada para cada remetente. 

Um bom e-mail marketing pode levar o seu lead a sentir-se seguro e engajado a tomar uma decisão. Por exemplo, ter certeza sobre qual curso escolher.

04) Não permitir que seu lead se perca

O e-mail pode oferecer uma poderosa vantagem: conduzir e influenciar o avanço do potencial aluno em sua Jornada de Compra Educacional. Com isso, fica mais fácil orientá-lo para que ele não se perca ou pare no meio desse caminho. 

Casos onde potenciais alunos iniciam a matrícula e não a completam são comuns de acontecer. Dessa forma, sua instituição precisa planejar de forma estratégica o seu e-mail marketing para que sirva como um incentivo para o lead. Por exemplo, levar um interessado que não concluiu sua inscrição a completá-la.

Dicas para estruturar um e-mail marketing que converte

Estruturar um bom e-mail marketing para instituições de ensino é fundamental para a eficiência dessa estratégia. Isso porque ele é essencial para despertar o interesse do potencial aluno.

Pensando nisso, separamos algumas dicas que vão te ajudar a transformar mais interessados em matrículas, veja:

1 – Segmente bem

Ao desenvolver o e-mail marketing é fundamental que sua IE considere quem é a sua persona. Dessa forma, você poderá personalizar seu desenvolvimento e produção. Ou seja, deixará de lado os e-mails genéricos que, na maioria das vezes, não surtem tantos resultados. 

Além disso, é crucial que você identifique o estágio do Funil de Captação de Alunos em que cada persona está. Por exemplo, dentro da sua lista de contatos há aquelas pessoas que apenas estabeleceram o primeiro contato com sua IE e há também aquelas que já se inscreveram em seu processo seletivo.

Isso significa que nem todos estão na mesma etapa do funil. Por isso, personalizar o envio dos e-mails marketing é indispensável para disponibilizar o conteúdo mais adequado para cada momento.

2 – Tenha boas bases

Ter eficientes bases de informação permite sua instituição tomar decisões mais assertivas. Com isso, é mais fácil fazer com que o seu lead se sinta conectado a você. 

Um bom exemplo para formar essa base é coletar informações estratégicas. Isso pode ser feito através de landing pages ou formulários curtos para acesso aos materiais. Essas são grandes oportunidades da sua IE conseguir dados relevantes, garantindo informações sem ser invasiva.

3 – Personalização

Uma boa forma de incentivar o engajamento por meio do e-mail marketing para instituições de ensino é personalizar as mensagens de maneira segmentada. Assim, passará a ideia de assuntos e mensagens que buscam criar um relacionamento de aproximação entre a sua IE e o lead.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Campaign Monitor, a personalização aumenta as taxas de abertura em 26%. Por isso, personalizar o e-mail com o nome do destinatário é considerado por muitos a melhor forma de dar maior atenção ao que a mensagem tem a dizer. 

4 – Trabalhe, estrategicamente, pontos importantes

Além dos pontos já apresentados, veja mais três importantes pontos que separamos para você:

  • Assunto

De acordo com a Convince&Converter, 69% das pessoas que recebem um e-mail marcam como SPAM, considerando apenas o assunto. 

O assunto do e-mail é a primeira forma de contato com o seu lead. Por isso, muitas pessoas, se não a maioria, abrem os e-mails levando em consideração seus assuntos. Esse “detalhe” deve receber bastante atenção e cuidado pela equipe responsável da sua instituição.

  • Consistência

Para garantir a qualidade do seu e-mail marketing, invista em sua padronização estrutural, de forma clara e perceptível.

O que isso significa?

Que é imprescindível estar atento a pontos importantes ao longo do seu e-mail marketing. Preocupe-se com questões como: utilizar a mesma fonte, tamanho e tipo de linguagem adotada para aquela persona (ou grupo de personas) em específico.

Essa situação nos leva a concluir a importância de testar. Por isso, utilize Testes A/B, objetivando bons modelos de e-mails até se chegar em um modelo realmente eficiente.

  • Frequência 

Definir uma boa frequência de envio dos e-mails também é fundamental. Para isso, leve em consideração que o equilíbrio é a chave para nutrir um lead de forma eficiente.

Envios frequentes, em vários horários do dia podem ser invasivos. Na maioria das vezes, eles geram opt­out (quando o cliente pede a exclusão do e-­mail dele da sua lista de disparo), o que pode ocasionar a sua perda. Portanto, durante a qualificação do seu lead procure manter um intervalo saudável entre os envios de conteúdo.

Porém, outro ponto importante é manter uma comunicação constante. Dessa forma, seu lead não perderá o timing. 

Pensando nisso, é importante manter o fluxo de cadência associado aos eventos da régua de relacionamento durante o fluxo de inscrição e matrícula.

Assim, sua missão é tentar equilibrar a frequência de envio da forma mais estratégica possível. 😉

5- Estabeleça métricas eficientes

Quando se trabalha com envio de e-mail marketing é primordial estabelecer algumas métricas que irão proporcionar um controle e monitoramento da sua estratégia. 

Pensando nisso, selecionamos as formas mais comuns de mensurar estes resultados:

  • Taxa de abertura

Essa taxa considera o percentual de pessoas que abriram o e-mail enviado pela sua IE. Atua como uma ótima ferramenta para escolha do melhor assunto em um Teste A/B. Sendo útil também para definir qual o melhor horário para enviar o e-mail. 

> Como melhorar essa taxa?

Quando for construir um assunto, a dica é optar por frases curtas. Além disso, deve possuir o potencial de despertar o famoso gatilho mental no seu lead. Outro fator importante é não escrevê-lo em letras maiúsculas. Isso porque pode passar a ideia de “palavras gritadas”, fazendo com que o seu lead se sinta pressionado.

  • Taxa de cliques

A partir dessa taxa é possível perceber a quantidade de pessoas que clicaram nos links presentes no seu e-mail. Assim, essa métrica avalia a eficácia dos seus conteúdos e links, assim como o comportamento do seu lead. 

> Como melhorar essa taxa?

Uma boa dica para melhorar o desempenho dessa taxa é adicionar, aos seus links, CTA’s chamativos e destacados. Além de também realizar Testes A/B que ajudarão a sua IE a encontrar quais modelos ou tipos de links serão mais clicados.

  • Taxa de descadastro – Unsubscribe

Representa a quantidade de descadastramento de pessoas através do seu e-mail, ou seja, o número de pessoas que optaram por sair da sua lista de contatos.

Muitas vezes, se essa taxa for elevada, quer dizer que você está enfrentando problemas. Seja nos conteúdos enviados, na frequência de envio ou até mesmo estar enviando para uma base não qualificada ou que está segmentada incorretamente. 

> Como melhorar essa taxa?

Por trás dessa taxa podem estar inúmeros fatores que devem ser identificados e avaliados pela sua IE.

Em casos de conteúdos ineficientes, a dica é revisar seus conteúdos, considerando os desejos e as necessidades das suas personas. Também será necessária uma revisão completa da sua base de contatos e uma higienização de suas listas, excluindo os contatos não qualificados.

Conteúdos que sua IE pode enviar através do e-mail marketing

Identificar bons conteúdos para serem enviados através de e-mails marketing podem viabilizar um bom relacionamento com o seu lead. Para te ajudar, separamos alguns exemplos de conteúdos que a sua IE pode adotar:

  • Convite para (ótimos) eventos

Ao enviar este tipo de conteúdo, sua IE estará não somente promovendo o evento, mas também fazendo com que o seu lead se sinta lembrado e especial. Aproveite para ressaltar os temas que serão abordados e os profissionais que estarão presentes. Lembre-se sempre de enviar eventos alinhados com o perfil (segmentação) do lead.

  • Orientações / conteúdos relevantes

Trabalhar questões como quais as aptidões que a pessoa desenvolverá ao fazer determinado curso, transmitir uma visão geral do mercado de trabalho e possíveis novidades que podem acontecer no futuro de determinada profissão são informações que ajudam no engajamento do potencial aluno.

  • Informações sobre sua IE

Participação em eventos importantes, aquisição de novos equipamentos e abertura de novos cursos também podem ser conteúdos abordados pela sua IE em um e-mail marketing bem estruturado. Uma dica extra é fazer o compartilhamento desse conteúdo também nas redes sociais.

Conclusão

Como vimos, por muito tempo houve um certo preconceito com a utilização do e-mail marketing. Sendo considerado uma comunicação com formato muito invasivo. Contudo, atualmente, ele é visto como uma troca direta de mensagens e uma forma estratégica de captar alunos.

No entanto, para que o e-mail marketing para instituições de ensino gere bons resultados, é necessário que a sua IE planeje, de forma estratégica, pontos como o assunto, a frequência de envio e os conteúdos que serão tratados.

Por fim, ressaltamos que dentre os diversos tipos de e-mail marketing existentes hoje, sua IE deve utilizar aqueles que melhor se adequam a sua estratégia e realidade. E, após o envio, é importante preocupar-se com métricas capazes de proporcionar à sua IE uma visão clara dos resultados dessa prática.

Sua IE já utiliza e-mails marketing? Conte-nos a sua experiência, queremos conhecê-la. 😉

Receba dicas de captação e retenção de alunos!

Receba quinzenalmente dicas, ideias e inspirações sobre como captar e reter alunos de forma sustentável.

Tenha acesso a ferramentas, processos e boas práticas para tornar sua instituição de ensino referência no mercado educacional.