O follow-up na conversão de alunos, é uma das práticas mais importantes a serem realizadas pelas instituições de ensino. Uma vez que ao deixar agendado o próximo contato com os candidatos que entraram, pelo menos, na etapa de inscrito parcial, as chances de conversão aumentam significativamente. 

Já parou para pensar como o follow-up na conversão de alunos pode impactar positivamente o alcance dos objetivos da sua instituição de ensino? É sobre isso que vamos tratar aqui, confira!

Introdução

Sabemos que antes de um potencial aluno se matricular, ele percorre diversas etapas ao longo do Funil de Captação de Alunos.

Além disso, cada uma dessas etapas necessita de uma estratégia específica. Essa, por sua vez, deve ser capaz de atender as necessidades desses potenciais alunos. Portanto, chegamos a uma conclusão óbvia: o desafio da equipe de captação para obter bons e sustentáveis índices de conversão é diário.

Devido a essa grande demanda, algumas vezes a equipe de captação não consegue acompanhar cada lead de forma individualizada. Assim, torna-se difícil identificar e segmentar os que estão mais propensos a iniciarem a inscrição daqueles que não estão tão decididos (os chamados leads frios). Nesses casos a prática do follow-up na conversão de alunos é uma excelente estratégia.

Follow-up na conversão de alunos

O chamado follow-up consiste no acompanhamento dos contatos realizados com o lead durante toda sua Jornada de Compra Educacional. Ele tem como principal objetivo a otimização das estratégias de qualificação e nutrição.

Além disso, essa prática é responsável por avaliar os resultados após uma determinada campanha de captação de alunos. Ou seja, ela permite saber tudo em relação a produtividade e a geração de leads qualificados em tempo hábil para a prospecção.

Por isso, o follow-up na conversão de alunos  é um dos principais processos desenvolvidos para que a metodologia de Outbound seja realizada com sucesso. Essa metodologia, por sua vez, visa atingir resultados no curto prazo através do Cold Calling 2.0 (realização de ligações telefônicas) e do Cold Mailing (envio de e-mails).

Assim, o follow-up é extremamente importante para que o gestor analise os resultados em relação à sua estratégia de conversão de alunos. Ao mesmo tempo que efetua boas práticas na operação do dia a dia a fim de matricular mais alunos.

Saiba mais sobre a conversão de alunos acessando nosso conteúdo específico sobre o assunto:

Conversão de leads para IEs - Rubeus

Na prática, como realizar o follow-up para a conversão de potenciais alunos?

Para você entender mais facilmente como o follow-up na conversão de alunos funciona na prática preparamos um exemplo, veja: 

Imagine que um profissional da sua equipe de captação tenha realizado uma ligação telefônica para um potencial aluno. Apesar de já ter realizado a inscrição em seu processo seletivo, ele ainda não efetuou o pagamento da taxa.

Nessa ligação, o principal objetivo era lembrá-lo de realizar a quitação o quanto antes. Bem como oferecê-lo o envio da segunda via do boleto, caso fosse necessário. E, assim, levá-lo à efetivar sua inscrição.

Apesar de ser uma ação aparentemente simples, essa ligação pode sim aumentar significativamente as chances de conversão do lead. Isso porque após entrar em contato, provavelmente esse potencial aluno irá avançar no Funil de Captação, uma vez que se estará investindo em ações eficientes de nutrição

Agora imagine essa situação acontecendo com todos os seus potenciais alunos da sua instituição. Certamente os números de matrículas aumentariam consideravelmente. 

Ainda não está convencido da importância de follow-up na conversão de alunos? Então vamos imaginar uma situação comum de ocorrer no dia a dia de qualquer pessoa.

Certamente você já instalou algum desses aplicativos de vendas, são diversos itens e produtos interessantes. Devido a essa grande variedade,  ficamos perdidos e encantados. Por isso, chegamos ao ponto de adicionar vários itens ao carrinho de compras.

Apesar de adicioná-los, ao final, muitas vezes, optamos por não efetivar a compra. Mas, o que geralmente acontece?

No outro dia, o app provavelmente enviará uma notificação lembrando dos itens pendentes e oferecendo algum desconto. Concorda que essa ação simples, é capaz de despertar o engajamento e até mesmo nos levar a tomar a decisão de compra? A mesma coisa acontece com o seu potencial aluno com relação à sua instituição de ensino.

Às vezes, a matrícula está a apenas um e-mail ou a uma ligação de distância. Já pensou nisso?

Quer saber como desenvolver um follow-up eficiente? Confira as nossas três dicas.

Como estruturar um processo de follow-up eficiente 

Realizar o follow-up de forma eficiente requer um bom planejamento e uma boa execução de ações que visem a satisfação dos potenciais alunos. Mas, isso não significa que existe uma receita única ou fórmula mágica aplicável a todos os casos.

O que podemos dizer é que o primeiro passo é garantir que está entregando algo que será realmente útil e relevante para o seu potencial aluno durante o follow-up. É inegável que isso ajuda a criar um forte vínculo de confiança.

Com o intuito de te ajudar nessa jornada, selecionamos 3 dicas valiosas para a realização de um follow-up eficiente, veja:

  • Invista em Marketing de Conteúdo Educacional

Nossa primeira dica refere-se à produção de conteúdos relevantes. Eles devem ser capazes de solucionar as dúvidas e agregar valor às suas personas através do Marketing de Conteúdo Educacional. Isso porque no topo do Funil de Captação, os potenciais alunos estão descobrindo as vantagens que o ensino traz para as suas vidas profissionais e, portanto, possuem bastante dúvidas.

“O bom conteúdo é a melhor ferramenta de vendas do mundo.”  Marcus Sheridan

Por isso, é o momento ideal para se investir em Marketing de Conteúdo Educacional. 

A fim de atingir os melhores resultados com essa estratégia deve-se alinhar seu conteúdo a cada etapa da Jornada de Compra da sua persona. Posteriormente, disponibilizar landing pages ou formulários.

Por meio das landing pages ou formulários em seu blog para o download dos seus conteúdos, é possível identificar os potenciais alunos. Em seguida, manter o acompanhamento desse lead e nutri-lo até que esteja qualificado para que a equipe de vendas realize um contato direto.

Quer conhecer mais sobre o Marketing de Conteúdo Educacional? Confira o nosso blog post:

Marketing de Conteúdo Educacional - Rubeus

  •  Estruture um Fluxo de Cadência

Para um acompanhamento eficaz, não podemos esquecer de registrar os contatos já realizados com cada potencial aluno e agendar novos contatos. Dessa forma, nossa segunda dica é a elaboração de um Fluxo de Cadência.

É interessante saber que ele pode ser dividido em 2 principais tipos:

> Fluxo de Cadência no Processo de Vendas: responsável por definir  o período de tempo entre os contatos realizados com os potenciais alunos; 

 

> Fluxo de Cadência na Gestão de Vendas: utilizado para acompanhar e planejar os contatos realizados do time de vendas com os potenciais alunos, avaliando se houveram resultados positivos ou não.

Com o Fluxo de Cadência, o processo de captação de alunos torna-se mais bem planejado e otimizado, o que permite o aumento da conversão de potenciais alunos em matriculados e a diminuição do ciclo de vendas.

  • Prospecção de alunos  

A prospecção de alunos é a nossa dica número três. 

Essa prática consiste em prospectar novos leads para convertê-los em alunos da instituição de ensino. Dessa maneira, pode ser utilizado as listas de contatos de leads já existentes em sua IE, obtidas por processos seletivos anteriores, ações de guerrilha ou eventos como feiras de profissões, por exemplo. 

Após obter esses contatos, o próximo passo para dar início ao processo de prospecção é a criação de scripts. Esses scripts para venda aumentam o preparo e o planejamento, auxiliando no desenvolvimento de um bom relacionamento com os potenciais alunos. 

Entretanto, devemos ressaltar que o script de vendas não pode ser entendido como um roteiro a ser seguido. É importante que o interessado sinta que está conversando com uma pessoa que está ali, especialmente para ajudá-lo a solucionar seus problemas.

Com o intuito de potencializar os resultados da sua prospecção de alunos, elaboramos cinco modelos de scripts para vendas. Baixe-os gratuitamente em: 

5 scripts de vendas avançados para a prospecção de alunos por telefone - Rubeus

Benefícios do follow-up na conversão de alunos

  • Monitoramento dos resultados

Se o objetivo é vender mais cursos, o follow-up na conversão de alunos é que o possibilita fazer o acompanhamento dos resultados.

Com o monitoramento, é possível:

  • Saber como está a sua jornada de matrícula;
  • Identificar quais campanhas digitais estão entregando mais resultados no número total de inscritos e matrículas. 
  • Verificar se uma campanha digital mal parametrizada está aumentando a sua taxa de rejeição;
  • Visualizar se uma campanha realizada em uma mídia nova está entregando resultados acima do esperado.;
  • Saber se a maioria dos usuários que clicam nos seus anúncios posteriormente se transformam em conversões ou não;
  • Identificar também os perfis dos alunos que mais converteram;
  • Validar se suas estratégias para vender cursos pela internet estão realmente funcionando.

Assim, é visível a importância da realização do follow-up para desenvolver as melhores estratégias em cada etapa da Jornada de Compra. Resultado? Aumento da taxa de conversão da instituição de ensino.

  • Relacionamento

“Não construa links. Construa relacionamentos.”  Rand Fishkin

Desenvolver um bom relacionamento entre sua instituição e os potenciais alunos deixou de ser um diferencial. Agora, esse tipo de relação é primordial quando o assunto é a conquista de novos alunos

Assim, é importante acompanhar cada potencial aluno de forma individualizada, considerando suas dores e necessidades. Dessa forma, você consegue atingir um dos primeiros quesitos para um atendimento de excelência: o tratamento personalizado!

Lembre-se que cada caso é um caso, já que as pessoas são diferentes entre si. Então, o seu atendimento deve se adaptar às necessidades de cada potencial aluno, sendo único e especial.

📌 Saiba como a Plataforma Rubeus pode te ajudar a promover o  melhor relacionamento possível com os seus alunos.

  • Alcançar potenciais alunos

Com o mercado altamente competitivo, a dificuldade em conseguir alcançar potenciais alunos é cada vez maior. Normalmente, eles se inscrevem em mais de um processo seletivo. Ou seja, eles comparam as instituições para decidir em qual ingressar.

Por isso, é essencial se destacar perante à concorrência. Isto é, oferecer uma experiência incrível para os potenciais alunos. Ao utilizar o follow-up, você consegue demonstrar que realmente se preocupa em ajudá-los. Ao perceber que sua instituição dedica tempo para estabelecer contatos e sanar suas dúvidas, as chances de sua IE ser a escolhida são maiores. 

📌 Saiba como promover uma experiência de alto nível aos seus alunos. 

Entenda como acontece o one to one na Plataforma Rubeus

Em suma, o fluxo de relacionamento individualizado é baseado nos gatilhos acionados na própria Plataforma Rubeus ou dos seus canais de macro captação. Citando alguns exemplos de gatilhos, temos:

  • Registro de interessados; 
  • Conclusão da etapa de inscrição;
  • Efetivação do pagamento da inscrição ou da matrícula.

Para cada um desses gatilhos, é possível atribuir ações que são realizadas automaticamente quando o evento for ativado. Isso possibilita mapear o relacionamento com o aluno por meio do envio de e-mails e SMS. Criando, assim, uma oportunidade para a equipe comercial trabalhar o one to one e consequentemente, aumentar as chances do potencial aluno avançar para a próxima etapa do Funil de Captação de Alunos.

Conclusão

O follow-up consiste no acompanhamento dos contatos. Ele deve ser realizado com os potenciais alunos durante as etapas da Jornada de Compra Educacional. Seu objetivo é melhorar as estratégias de captação de alunos, avaliando os seus resultados.

Ele é um dos principais processos desenvolvidos para a realização do Outbound Marketing Educacional, o que permite que sua instituição de ensino alcance resultados de captação à curto prazo de forma sustentável.

Investir em Marketing de Conteúdo Educacional para atrair e nutrir os potenciais alunos, estruturar um fluxo de cadência para registrar todos os contatos realizados com os potenciais alunos e realizar a prospecção de alunos são estratégias que tornam o follow-up eficiente.

Dessa forma, com o follow-up na conversão de alunos é possível monitorar os dados. Sabendo se as estratégias estão gerando resultados satisfatórios ou não. E, assim, aumentar o número de matrículas é um processo mais factível.

Sua IE pratica o follow-up como forma de potencializar a conversão de alunos? Conte-nos sua experiência.

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