Quer captar mais em menos tempo? Então, o Outbound Marketing Educacional poderá te ajudar! Ele é capaz de aumentar o volume atual do topo do funil de captação de alunos, com resultados a curto prazo. Por isso, sua instituição só tem a ganhar ao utilizar essa metodologia.

Introdução

Em uma campanha de captação de alunos a quantidade de matrículas é diretamente proporcional à quantidade de inscrições. Portanto, se sua campanha está tendo baixos volumes no “topo do funil” é natural que o resultado final (matrículas) seja impactado negativamente.

Isso nos leva a uma conclusão óbvia, mas essencial: precisamos manter um bom volume no topo do funil de captação constantemente. Mas como fazer isso?

Uma boa estratégia a médio e longo prazo é o Inbound Marketing Educacional. Mas durante a campanha precisamos de resultados a curto prazo, não é mesmo? Para essa missão a melhor prática é a captação ativa nas suas listas de potenciais alunos!

Levando em consideração o valor dessas listas, recomendamos à aplicação da metodologia de Outbound Marketing Educacional.

O Outbound Marketing Educacional

O Outbound Marketing refere-se à estratégia tradicional de marketing, em que a sua instituição atua de forma mais direta e intensa. 

Por isso, ele é considerado um tipo de prospecção ativa. Sua abordagem é baseada no perfil do potencial aluno (persona) da sua instituição de ensino. Nesse tipo de marketing, sua IE é quem vai em busca dos prospects.

O avanço das tecnologias para a realização da Captação Ativa possibilita extrairmos os melhores contatos através de ações em massa, medindo o engajamento destas pessoas a curto prazo. Com oportunidades cada vez mais qualificadas conseguimos manter o volume de oportunidades necessárias para que as taxas de conversão sejam alcançadas em um curto período de tempo.

O Outbound Marketing Educacional, consegue atrair um maior número de potenciais alunos no curto prazo através de dois processos: o Cold Calling 2.0 e o Cold Mailing. No entanto, para conseguir bons e sustentáveis índices de captação de alunos, é interessante que essa estratégia seja desenvolvida em conjunto com o Inbound Marketing Educacional.

Cold Calling 2.0 

Cold Calling 2.0 é uma técnica realizada por meio de ligações telefônicas para potenciais alunos que ainda não tiveram contato direto com sua instituição.

Cold Calling 2.0 - Rubeus

Provavelmente, você pensou em como conseguir os contatos desses potenciais alunos, não é mesmo? Mas a resposta é simples: utilizando listas de contatos de leads já existentes em sua IE. Por exemplo, aquelas listas obtidas em processos seletivos anteriores, ações de guerrilha, visitas às escolas ou em eventos como feira de profissões.

Antigamente o Cold Calling era realizado com o intuito de forçar uma venda. Mas atualmente, apesar da perspectiva continuar a mesma, ela foi reformulada. Com o Cold Calling 2.0 há uma atenção especial ao discurso de condução de vendas. Esse discurso, por sua vez, visa levar os potenciais alunos a percorrerem uma jornada inteligente e sustentável. Fazendo com que eles avancem para a próxima etapa de suas jornada de compras.

Mesmo assim, o processo de Cold Calling 2.0 é visto por muitos como uma técnica muito invasiva.

Esse problema pode ser minimizado se o time de captação tiver consciência da importância em gerar valor para a pessoa que está do outro lado. Assim que os membros da sua equipe perceberem isso será possível quebrar as resistências das pessoas fazendo com que os leads atribuam valor à ligação.

Para que isso seja possível, também é necessário que sua instituição saiba muitas informações sobre esse potencial aluno. Dessa forma, será possível criar um discurso que desperte sua atenção e que realmente seja relevante para eles. Como você já deve saber, a melhor maneira de fazer isso é através do estudo das suas personas.

As personas diz respeito a representação semi-fictícia do seu aluno ideal feita por meio de uma pesquisa com seus atuais alunos, descobrindo características que eles têm em comum.

11 exemplos de personas para IEs: saiba como construir as suas - Rubeus

Posteriormente, é fundamental que você se preocupe com o tom e a linguagem que será utilizada na prospecção. Tentando ao máximo fazer com que suas personas sintam-se à vontade durante toda a ligação.

Uma dica é usar modelos de script para vendas desde os mais básicos e simples até os mais avançados. Esses modelos permitem uma certa padronização (nada de robotização) da comunicação desenvolvida com os potenciais alunos.

O que torna a prospecção um processo mais rápido, assertivo e eficiente, aumentando significativamente as chances de conversão desse potencial aluno.

Prospecção de alunos por telefone: como construir um bom script de ligação - Rubeus

Cold Mailing

Assim como o Cold Calling 2.0, o Cold Mailing também é realizado com potenciais alunos que ainda não tiveram contato direto com sua IE. Porém, sua abordagem é feita por meio de envio de e-mails.

Sua grande vantagem é o fato de poder enviar uma quantidade maior de e-mails do que realizar ligações telefônicas. O que contribui para aumentar a eficiência do processo. Além de diminuir o tempo gasto em ligações pela equipe de captação.

Para que a prática de Cold Mailing desperte a atenção dos prospects e faça com que suas personas escolham abrir seus e-mails, será preciso se destacar. Ou seja, chamar atenção dentre muitos outros que estão acumulados em sua caixa de entrada. Para isso, é preciso ser criativo e realmente diferenciado dos demais.

Por isso, ao produzir seus e-mails é interessante que sua equipe de marketing leve em consideração pelo menos três dicas:

  • Personalização:

    A personalização vai além de citar o nome do potencial aluno no e-mail. Ele envolve elaborar um conteúdo de acordo com as reais necessidades das personas. Ao analisar e estudar, a fundo suas personas, será bem mais fácil direcionar sua comunicação. E quando você fala a mesma língua que elas isso facilita também o tratamento de suas objeções e desejos.

  • Conteúdo atrativo:

    Um dos erros mais graves que sua equipe pode cometer ao realizar o Cold Mailing é entregar um e-mail com conteúdo raso e genérico.  Lembre-se que o seu principal objetivo no e-mail deve ser gerar algum valor para quem está lendo. Para isso, você deve tratar, por meio de um conteúdo atrativo e relevante, suas dores e desejos além de ajudá-la a resolver um problema.

  • Formato breve e objetivo:

    As pessoas, normalmente, possuem dificuldades e falta de interesse em ler e-mails longos. Por isso, as chances de um e-mail longo não ser lido pelo potencial aluno são altas. Além disso, se ele não for objetivo, receberá pouca atenção. Por esse motivo, procure manter o conteúdo do e-mail breve e objetivo.

    Após ter criado o e-mail, realize a qualificação dos contatos das listas que serão enviados. Essa qualificação refere-se à higienização dos contatos antes do envio dos e-mails por meio da Inteligência Comercial. Com isso, as chances de você alcançar os potenciais alunos que estão realmente interessados em sua instituição são maiores.

Inteligência Comercial 

A Inteligência Comercial também é conhecida como Inteligência Competitiva ou Inteligência de Mercado. Seu principal objetivo é coletar e analisar informações do ambiente interno e externo de sua instituição. E, com essas informações monitorar as variáveis que podem impactar positivamente ou negativamente os resultados, auxiliando na tomada de decisão.

Assim, uma ferramenta que pode ser utilizada em conjunto com a Inteligência comercial por sua instituição é a Análise SWOT Educacional. Por meio dela, é possível perceber as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças presentes no cenário educacional.

KIT PARA ANÁLISE SWOT EDUCACIONAL - RUBEUS

Além de monitorar o mercado, a Inteligência Comercial pode ser utilizada para obter insumos para a prospecção do potencial aluno. E, assim, gerar informações estratégicas do mercado e dos prospects. Esse processo facilita a criação de um discurso sob medida, tornando possível o aumento da taxa média de conversão.

Além disso, possui todos os dados para identificar se o lead tem as características para se tornar um potencial aluno por meio das personas. Portanto, evitando a perda de tempo com os leads que não têm interesse em sua IE.

O Ciclo de Inteligência Comercial pode ser dividido em 5 fases:

  • Planejamento

Identificação das necessidades de sua instituição. O objetivo é direcionar a Inteligência Comercial na coleta e análise de informações que sejam relevantes. E, assim, evitar desperdício de tempo e de recursos em informações desnecessárias para o planejamento estratégico da IE.

  • Coleta

Após identificadas as necessidades da IE, o próximo passo é coletar os dados que serão transformados em informações. Para isso, podem ser utilizadas tanto fontes primárias quanto secundárias. As informações das fontes primárias são diretas, em contrapartida, as fontes secundárias são análises feitas das fontes primárias. Por esse motivo, pode-se encontrar informações alteradas que necessitam ser mescladas com a primária. Portanto, gerando, assim, a fonte terciária para ter informações confiáveis e de qualidade.  

  • Análise

Realizado a coleta de informações, é necessário analisar as informações para interpretá-las e eliminar as informações errôneas.

  • Disseminação

Entrega e distribuição das informações estratégicas encontradas para os setores que as utilizam na tomada de decisão.

  • Avaliação

`Por ser um ciclo, todas as etapas serão repetidas e usadas continuamente. Para obter resultados satisfatórios por meio da Inteligência Comercial é primordial que você avalie os resultados obtidos ao final de cada ciclo e até mesmo das fases.

Frente ao exposto, é visível que a Inteligência Comercial é essencial para a captação de alunos. Isso porque ela fornecer informações para a melhoria dos demais processos institucionais alinhando às necessidades dos potenciais alunos.

Benefícios do Outbound Marketing Educacional

Agora que você conhece como funciona, veja três benefícios da utilização do Outbound Marketing Educacional nas instituições de ensino:

  • Aumento da captação à curto prazo

Um dos grandes benefícios da prática do Outbound Marketing Educacional é o aumento dos índices de captação a curto prazo. Isso porque ele envolve e relaciona-se com os potenciais alunos que possuem maiores chances de se tornar matriculados.

Isso torna mais rápida a conversão do lead para potencial aluno. Tendo em vista que nessa prática sua equipe inicia a prospecção, por meio de ligações e e-mails, com pessoas que têm as características de sua persona, aumentando o volume atual de leads no Funil de Captação. E isso, consequentemente, promove uma grande melhoria na taxa de conversão de sua instituição.

  • Acompanhamento 

Cada profissional do time de captação é especializado em uma função. Dessa forma, você pode acompanhar e controlar os resultados obtidos na conversão de cada potencial aluno. Além disso, é possível também avaliar o desempenho de todos os membros da equipe e se houve aumento ou não dos índices de captação de alunos.

Há vários indicadores que te ajudam a medir e a gerenciar a efetividade do trabalho de sua equipe. A quantidade de e-mails abertos (taxa de abertura), quantos foram respondidos, quantas conversões e quantas ligações foram realizadas para transformar um potencial aluno em matriculado são alguns deles. O conjunto desses indicadores permite que você mensure a eficiência do processo.

  • Processo escalável

Como as atividades são divididas entre o time de captação, o treinamento das pessoas para realizá-las é mais fácil e repetitivo. Portanto, permite-se treinar cada profissional para ser especialista em sua função e na conversão do potencial aluno.

Além disso, você irá facilitar o treinamento. Isso porque, torna-se factível ter um processo escalável,  com rapidez e agilidade na execução de cada etapa da conversão. Isso ocorre devido a definição de cada atividade a ser realizada.

Como mencionamos, o processo de captação, muitas vezes, é considerado uma técnica muito invasiva. Por isso, o alinhamento e a conscientização entre todos os membros do time de captação sobre a importância de conduzir os potenciais alunos é essencial. Além disso, eles também devem procurar gerar valor para a pessoa do outro lado, contribuindo para garantir o sucesso desse processo.

Conclusão

O processo de Outbound Marketing Educacional é fundamental para aumentar os índices de conversão à curto prazo. Ela se divide em dois processos. O Cold Calling que é feito mediante ligações telefônicas e o Cold Mailing que trata-se do envio de e-mails. Ambos são desenvolvidos com potenciais alunos que ainda não tiveram nenhum contato com as instituições de ensino.

Para isso, a Inteligência Comercial pode ser uma grande aliada. Isso porque, as informações fornecidas por ela são úteis para higienizar a lista de contatos, auxiliando o processo de captação.

Além de agilizar o processo de captação gerando resultados no topo do funil a curto prazo, o Outbound Marketing Educacional é capaz de facilitar o desenvolvimento do processo e seu gerenciamento. Entretanto, para resultados realmente efetivos e sustentáveis a médio e longo prazo, recomendamos que a Captação Ativa seja realizada em conjunto com o Inbound Marketing Educacional.

Sua instituição de ensino pratica o Outbound Marketing Educacional? Como ele é realizado? Conte-nos sua experiência!

*Conteúdo atualizado em 15/09/20.
Receba dicas de captação e retenção de alunos!

Receba quinzenalmente dicas, ideias e inspirações sobre como captar e reter alunos de forma sustentável.

Tenha acesso a ferramentas, processos e boas práticas para tornar sua instituição de ensino referência no mercado educacional.