O processo de captação de alunos impacta todos os resultados obtidos em uma instituição de ensino. Por essa razão é cada vez mais necessário estruturar um bom setor de captação de alunos.

Atentar-se em como o processo de captar alunos está sendo desenvolvido, levando em consideração suas etapas, os responsáveis diretos e indiretos e os objetivos e metas a serem alcançadas é essencial para conseguir manter um volume saudável de alunos matriculados.

A eficiência na captação pode ser alcançada por meio do desenvolvimento completo de um conjunto de fatores e variáveis. Esses fatores vão desde à atenção com a preparação adequada do setor de captação de alunos até um relacionamento de excelência estabelecido entre IE e potenciais alunos.

Por isso, te ajudar a estruturar um setor eficiente de captação de alunos realmente capaz de contribuir para alavancar os resultados da sua IE é o propósito deste blog post.

O setor de captação de alunos

Não deve ser novidade para você que um time de captação de alunos bem treinado, empático e acolhedor pode aumentar as chances de transformar visitantes em alunos matriculados. Nesse contexto, é interessante levar em consideração a importância deste setor sobre os resultados de matrículas nas instituições de ensino.

O primeiro passo para conseguir um time de captação de alunos eficiente é que todos da equipe de captação possuam pleno conhecimento que eles são responsáveis por representar a instituição de ensino perante os potenciais alunos.

Por esse motivo, eles também devem saber que o atendimento e a forma de conversar com os interessados pode ser decisivo para que eles matriculem-se ou desistam da sua instituição.

Isso é realmente muito importante tendo em vista que após ser bem atendido por sua instituição de ensino mesmo que o interessado não efetue sua inscrição no momento, ele possivelmente lembrará de você pela qualidade no atendimento recebido de seus consultores de captação. Essa situação pode contribuir para fazer com que ele retorne futuramente e, torne-se um aluno.

Para te ajudar a estruturar um setor de captação de alunos eficiente confira algumas de nossas dicas:

1. Antes de mais nada, planeje!

Para montar um setor de captação de alunos que realmente traga bons resultados a curto e a longo prazo para sua instituição nossa primeira dica é que você inicie planejando. Isso mesmo!

Planejar e estruturar tudo o que será necessário para que o setor de captação de alunos possa desenvolver da melhor forma possível o seu trabalho. Para facilitar o seu planejamento recomendamos que você pense no pilar composto por três importantes variáveis, a saber:

Pessoas, Processos e Tecnologia - Rubeus

Esse tripé pode ser usado por você como base para visualizar tudo o que você precisa pensar para estruturar uma eficiente equipe de captação de alunos.

Elaboramos alguns questionamentos que devem ser pensados através de cada uma dessas variáveis, veja:

  • Pessoas:

    Quais são os profissionais necessários para as atividades que serão desenvolvidas? Em quais áreas eles devem ser formados? Quais são as competências comportamentais e os conhecimentos específicos que eles devem possuir? Qual a quantidade de funcionários, de acordo com a realidade do seu cenário de captação é necessária para desempenhar um bom fluxo de trabalho sem sobrecarregar nenhum deles?

  • Processos:

    Sua captação de ensino será segmentada por nível de ensino e modalidade? Quais são as etapas do processo desde a identificação de um interessado até a sua matrícula para cada segmentação da sua captação?

    Em quais etapas a equipe de captação irá atuar pessoalmente e em quais a comunicação será somente automatizada? Como (e por quem) serão priorizadas as atividades da sua equipe de captação? Quais procedimentos operacionais devem ser realizados para garantir a consistência das suas informações e por quem eles serão realizados?

    Quais indicadores você irá monitorar para medir o desempenho da execução dos seus processos? Como funcionará a revisão / melhoria contínua desses processos? Como essas mudanças serão replicadas a toda a equipe?

  • Tecnologia:

    Onde será registrada a comunicação (ligações, mensagens, visitas) com seus alunos e potenciais alunos? Quais ferramentas tecnológicas serão utilizadas para automatizar a comunicação (e-mails, SMS, mensagens em redes sociais) com seus candidatos? Como funcionarão as fichas de inscrição que serão usadas pelos seus candidatos?

    Como os interessados identificados no seu website serão enviados para a sua equipe de captação? Como será a integração das informações geridas pela sua equipe de captação e os registros de matrícula e financeiro no seu sistema de gestão acadêmica? Como serão gerados os relatórios de produtividade da sua equipe? E como avaliar o desempenho das suas campanhas?

    2. Características dos membros da equipe de captação

A equipe de captação deve ser um time formado por pessoas extremamente qualificadas. Esse time deve ser capaz de atender os potenciais alunos com excelência e de acordo com suas necessidades.

Todas as suas atividades possuem o objetivo de garantir um atendimento que impacte positivamente no modo como os potenciais alunos visualizam a instituição de ensino. Sendo bastante útil para te destacar perante a concorrência.

Mas para oferecer um ótimo atendimento é interessante que cada membro da equipe possua, algumas características específicas, tais como: 

– Facilidade em trabalhar em grupo

Para atingir o principal objetivo do setor de captação é essencial que os colaboradores saibam trabalhar em grupo. Percebendo e sabendo reconhecer a importância do trabalho de cada um para o alcance deste objetivo.

Isso porque uma única pessoa não consegue realizar todo o processo. E, por isso, no trabalho em grupo cada um tem o seu papel, podendo colaborar com o melhor de si na conquista dos resultados.

– Capacidade de liderança

Esta é uma característica essencial, especificamente para o supervisor de captação. Isso porque a liderança e priorização das atividades da equipe fazem parte do seu dia a dia.

Através desta característica, ele conseguirá planejar melhor, delegar tarefas de forma inteligente e gerir relacionamentos. Além disso, essa capacidade permite motivar sua equipe, mantendo-os comprometidos.

Por isso, o líder precisa, entre algumas particularidades, ter boa comunicação, empatia e conhecer a atual realidade da instituição.

– Capacidade analítica

Cada atendimento é um atendimento diferente. As pessoas são diferentes, as situações e problemas que cada uma delas vivenciam também.

Por  isso, todos os membros do setor de captação de alunos devem possuir capacidade analítica a fim de saber lidar com os imprevistos e apresentar a solução mais assertiva.

Essa característica consiste, basicamente, na capacidade em decompor o problema em partes menores. Isso facilita sua compreensão, permitindo uma avaliação mais precisa e contribuindo para uma tomada de decisão mais assertiva.

– Facilidade na comunicação

O relacionamento com o potencial aluno se desenvolve através da comunicação, por isso, é imprescindível que as pessoas responsáveis por atendê-los saibam se comunicar bem.

Isso contribui para desenvolver a excelência no atendimento ao ser capaz de responder dúvidas e questionamentos de forma rápida, eficiente e concisa.

– Técnicas de Atendimento

Para poder encantar os potenciais e atuais alunos por meio de um relacionamento de excelência é necessário que a equipe de captação ofereça uma experiência de alto nível.  

Para atingir esse objetivo, além de procurar desenvolver todas as características citadas acima é fundamental que os profissionais busquem conhecer mais sobre as técnicas de atendimento de sucesso para instituições de ensino.

Além disso é importante levar consideração em todas as suas abordagens de atendimento as personas da sua instituição de ensino e todas as etapas da Jornada de Compra Educacional.

Quer conhecer melhor as atividades e competências técnicas e comportamentais do consultor de captação e do supervisor de captação? Baixe o descritivo de cada um destes cargos:

Descritivo de cargos do Setor de Captação de Alunos - Rubeues

3. Estabeleça Objetivos e Metas

A terceira dica é estabelecer objetivos e metas. Para isso, recomendamos que você faça primeiro uma estimativa realista dos resultados da próxima campanha. Avaliando por oferta de curso qual é a tendência dos números. A partir desta estimativa estabeleça suas metas de número de inscrições e número de matrículas por oferta de curso.

É importante evidenciar que todos os objetivos traçados por sua instituição devem ser realistas, relevantes e que sejam significativos para cada um dos membros. Após definir seus objetivos é o momento de desmembrá-los em metas estratégicas. Essas metas são úteis para ajudar a alcançar todos os seus objetivos.

Metas estratégicas para sua instituição de ensino podem ser elaboradas por meio da aplicação da técnica de Metas SMART direcionada ao processo de captação de alunos. Cada inicial dessa técnica diz muito sobre cada uma de suas variáveis. Conheça um pouco sobre elas através do infográfico abaixo:

Estratégia SMART - Rubeus

Se levarmos em consideração nosso objetivo primário “Aumentar a captação de alunos” podemos traçar a meta levando em consideração o Método SMART como: “O setor de captação de alunos efetivará 4200 matrículas na campanha do primeiro semestre deste ano que inicia-se em 01/10 e encerra-se no dia 30/03”. Garantindo, assim, o aumento da receita da instituição por meio da estratégia de Outbound Marketing Educacional.

Percebeu como essa meta atende todos os pontos conversados?

Ela é ao mesmo tempo eSpecífica, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal. Com uma meta bem definida, as chances de toda a equipe se envolver e se empenhar em conquistar o objetivo são muito maiores.

4. Invista em Treinamento & Desenvolvimento

Após realizar todos os passos recomendados anteriormente é hora de avançar. Para isso, defina detalhadamente as funções, atividades e objetivos de cada cargo para cada um dos colaboradores.

Realizado isso, é o momento ideal para começar a investir no Treinamento e Desenvolvimento do seu time de captação de alunos. Essas duas práticas são essenciais para que eles desempenhem um bom trabalho.

Por isso é visível que nesse tópico o enfoque está no pilar Pessoas, as quais trabalham diretamente com os Processos e a Tecnologia.

O passo inicial é pensar no Treinamento

Esse treinamento diz respeito ao processo de propor mudanças comportamentais dos colaboradores. No foco que estamos tratando aqui seu principal objetivo é possibilitar com que os responsáveis pela captação de alunos adquiram cada vez mais conhecimentos, habilidades e atitudes relacionadas às tarefas inerentes ao cargo a eles atribuídos.

Essas atividades visam aumentar a produtividade, aperfeiçoar o desempenho e aumentar a motivação no desenvolvimento do trabalho diário. Por isso, ao investir em treinamento espera-se obter resultados mais rápidos. Isso quer dizer que os seus resultados tendem a aparecer no curto prazo.

O próximo passo é pensar no Desenvolvimento

Já o Desenvolvimento do pessoal tem o propósito de promover o crescimento das pessoas. Por isso, procuram explorar os seus potenciais de aprendizagem. Apresentando, para isso, formas de aplicar seus conhecimentos e experiências em prol da sua função.

Assim, nesse processo as pessoas são incentivadas a se aprimorar continuamente. Diferente do Treinamento o Desenvolvimento apresenta retornos como a elevada melhoria no desempenho e nos resultados alcançados no médio e no longo prazo.  

Geralmente, o planejamento de Treinamento e Desenvolvimento é uma das funções da área de Recursos Humanos (RH). Sendo assim, o ideal seria realizar esse trabalho em parceria com tal setor.

5. Empodere e confie na sua equipe

Confiar no potencial de cada um dos membros da equipe de captação também é uma ótima estratégia. 

Até aqui você planejou, pensou nas competências comportamentais necessárias para cada um dos cargos do setor de captação de alunos, estabeleceu claramente os objetivos e metas e treinou as pessoas. Agora chegou o momento de empoderar e delegar mais autonomia e poder a todos os seus consultores de captação.

Empoderar significa dar autoridade, espaço para agir, garantir maior independência, proporcionar aos colaboradores informações e ferramentas necessárias para que eles assumam as responsabilidades delegadas e proponham ideias e ações inovadoras e criativas durante a prática de captar alunos.

Essa confiança pode servir até mesmo como um estímulo a motivação, impactando na vontade de desenvolver um bom trabalho. E, com isso, aumentar o engajamento e a sinergia entre os membros da equipe, melhorando os resultados da taxa de conversão da sua IE.

6. Monitore os resultados

A última etapa a ser realizada é o monitoramento dos resultados. Busque acompanhar de perto todos os resultados e métricas referentes ao trabalho do setor de captação de alunos.

Com isso, fica mais fácil visualizar quais são os gargalos que estão acontecendo durante o processo. E também, quais são os momentos durante a jornada de compra nos quais sua instituição está perdendo mais alunos. E, ainda quais ações estão sendo executadas de forma equivocada considerando todo o seu planejamento realizado. 

Depois dessa análise é possível pensar em ações e práticas que podem ser reformuladas ou otimizadas a fim de proporcionar melhores resultados.

Caso os resultados estejam abaixo da expectativa deve-se reanalisar o cenário. Sendo necessário identificar os gargalos nos três pilares (pessoas, processos e tecnologia) para melhoria contínua.  

BÔNUS: Mini Biblioteca Rubeus

Para te auxiliar no treinamento, desenvolvimento e atualização de todos os consultores do seu setor de captação de alunos, ajudando-os no dia a dia da prática de captar alunos montamos uma mini biblioteca. 

Nela você terá acesso a alguns dos nossos melhores blog posts. Acreditamos que eles serão muito úteis para você alcançar seu objetivo, confira-os:

Você sabe como o Funil de Captação de Alunos pode contribuir para sua instituição transformar mais potenciais alunos em matriculados? Conheça cada uma das oito etapas deste funil e aprenda um pouco mais sobre o assunto.

Você sabe como o Inbound Marketing Educacional contribui para aumentar o volume futuros de alunos da sua IE? Conheça mais sobre essa prática que pode ser desenvolvida fora do período de processo seletivo para atrair alunos.

Saber como prospectar pelo telefone é um dos principais requisitos que os responsáveis pelo contato com os potenciais alunos precisam ter. Por isso, saiba como praticá-la e ainda aprenda a construir um poderoso e eficiente script de ligação para a sua instituição de ensino.

O Outbound Marketing Educacional pode aumentar o volume atual do topo do Funil de Captação de Alunos, com resultados a curto prazo. Ele se divide em dois processos o Cold Calling e o Cold Mailing. Nos quais a prospecção acontece por ligações telefônicas frios e por envio de e-mails frios, respectivamente.

Conhecer com quem você está falando te ajuda em várias situações. Por essa razão, construir as personas da sua instituição de ensino é cada vez mais necessário. E, para te ajudar nessa missão elaboramos alguns exemplos de personas para você tomar como base.

Captar alunos é sempre um desafio árduo para as instituições de ensino. Por isso, soluções mais acessíveis, como ferramentas, técnicas ou práticas são sempre muito bem-vindas, confira oito delas.

O Smarketing Educacional é capaz de alinhar os setores de marketing e vendas da sua IE. Com isso, é maximizar seus resultados é factível. Aprenda a colocar essa estratégia com seis dicas essenciais.

Decidir-se por uma instituição de ensino que forneça exatamente aquilo que o aluno deseja dela, nem sempre é uma missão muito fácil. Por isso, todos os que estão envolvidos no processo de captação devem conhecer e entender sobre a Jornada de Compra Educacional.

Entenda como a padronização na comunicação do setor de captação de alunos com os potenciais alunos pode fazer sua instituição captar e reter mais alunos.

Com um exemplo prático perceba a importância e a contribuição do Marketing Educacional para sua IE. E o melhor, tudo isso integrado ao seu sistema de gestão.

Conclusão

Como vimos, estruturar um bom setor de captação de alunos é um grande desafio. Mas ao mesmo tempo é uma grande oportunidade para as IEs se diferenciarem ao transformarem sua forma de captar alunos.

Por isso, quando o objetivo é estruturar um time de captação de alunos eficiente antes de mais nada é recomendável planejar todos os detalhes. Nesse planejamento é essencial levar em consideração as pessoas, os processos e as tecnologias necessárias.

Posteriormente é importante que você pense nas competências técnicas e comportamentais de cada um dos membros da equipe. Estabeleça objetivos e metas estratégicas, invista em Treinamento & Desenvolvimento do pessoal, empoderando sua equipe. Por fim, é essencial monitorar de perto os resultados obtidos.

Como está a estrutura do seu setor de captação de alunos? Conte-nos sua experiência.

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