Em um mercado cada vez mais competitivo, perder uma venda é quase um “pecado capital”. Por isso, identificar os pontos de atenção para sua IE não obter insucesso na prospecção de novos alunos é o primeiro passo para alcançar bons resultados.

Além de conceitos e estratégias, disponibilizamos, o longo deste conteúdo, dicas valiosas que farão toda a diferença na hora da sua equipe de relacionamento desenvolver o processo de prospecção de novos alunos. Boa leitura!

Introdução

Já dizia o ditado popular: “confiança não se ganha, se conquista”. 

É certo que a forma de consumir produtos e serviços mudou. Isso porque o perfil dos consumidores já não é mais o mesmo. Eles se tornaram mais exigentes, buscam pela experiência da compra e não somente pela aquisição de um produto ou serviço. Nesse sentido, conquistar e manter a confiança dos potenciais e atuais alunos é parte fundamental para o sucesso das vendas.

“Imagine que cada pessoa que você conhece tem uma placa em seu pescoço que diz: faça-me sentir importante. Não apenas você terá sucesso nas vendas, como terá sucesso na vida.” — Mary Kay Ash

Para desenvolver a confiança como pilar, é preciso ir além de enviar e-mails bem elaborados e oferecer descontos, por exemplo. Ou seja, é preciso fazer com que seus potenciais alunos se sintam parte da sua instituição. Caso contrário, as chances de você ter uma venda a menos e um lead insatisfeito a mais são enormes.

É certo que qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação, em algum momento, já perdeu um cliente ou um prospect. No cenário educacional, isso não é diferente. Infelizmente, é comum encontrar leads indecisos, bem como a ocorrência de evasões. 

Contudo, o sinal de alerta deve ser acionado em determinadas ocasiões. Por exemplo, quando os problemas com a prospecção de novos alunos se tornam “aceitáveis”, há algo errado. 

É comum que a equipe de relacionamento se espante quando perde um prospect para uma instituição de ensino concorrente, por exemplo. Mas raramente se perguntam o que fizeram de errado para que isso acontecesse e o que deve ser melhorado para evitar este acontecimento mais uma vez.

O que é prospecção de novos alunos?

Como o próprio nome sugere, a prospecção de novos alunos consiste na elaboração de estratégias de Marketing e Vendas, realizadas pelas instituições de ensino a fim de promover a atração de potenciais alunos e, posteriormente, convertê-los em matriculados.

Prospecção de novos alunos - Rubeus

Da mesma forma, de nada adianta sua instituição investir em novas estratégias se as que estão sendo praticadas atualmente são ineficazes. Ou seja, se o seu processo de prospecção de novos alunos está apresentando um resultado insatisfatório, não adianta continuar insistindo nas mesmas ações. Sabe por quê? Porque a base precisa ser melhorada.  

Assim, o primeiro passo é identificar o que você tem feito de errado e então adequar sua abordagem. Somente após fazer essa análise, será possível investir em novas estratégias que sejam eficientes e que realmente gerem bons resultados. 

Prospecção de novos alunos - Rubeus

Afinal, por que se perde um potencial / atual aluno?

Nenhuma instituição de ensino está a salvo desta situação. Em resumo, você pode considerar as seguintes equações como forma de ilustrar a razão disso, veja: 

Expectativa + Ação = Satisfação
Expectativa – Ação = Insatisfação

Em síntese, caso sua IE não cumprir o que prometeu ao longo do processo de conquista do aluno e não estiver comprometida com a experiência que ele espera, as chances de obter insucesso nas vendas (em casos de prospects) e evasões (em casos de alunos que já compõem o seu quadro de discentes) são enormes. 

De acordo com os levantamentos realizados pela NeoAssist, cerca de:

Ilustração com estatísticas que demonstram como oferecer um bom atendimento contribui para uma experiência de alto nível.

Quando uma oportunidade é perdida ou uma evasão ocorre, qual é a tendência? Que a culpa recaia sobre o desistente (com várias desculpas que envolvem o perfil, preferências e desalinhamento de expectativas, por exemplo). 

Além disso, há também aquele sentimento de que a equipe de Marketing possa não ter realizado um trabalho de qualificação tão eficaz… 

É certo que há casos em que situações como essas são realmente as razões pelas quais o lead não foi conquistado. Contudo, utilizar essas explicações em todos os insucessos é um grande erro.

A maioria das equipes de relacionamento não dedicam tempo para analisar o motivo pelo qual elas perdem ou ganham quando o assunto é prospecção de novos alunos. Resultado? Os métodos de venda continuam sendo os mesmos. E uma vez que não se sabe o que está errado, não é possível propor ações de melhorias.

E, por isso, acreditamos que você saiba o quão perigoso é contar com a sorte, seja qual for o processo em questão. Por isso, nós resolvemos elencar, neste blog post, as principais razões pelas quais um lead pode não se converter em aluno. 

Após mapear cada razão, nós disponibilizamos dicas valiosas. O objetivo é fazer a diferença na hora da sua equipe de relacionamento desenvolver o processo de prospecção  de novos alunos, veja:

7 pontos de atenção para sua IE não perder alunos

  • Você foca na sua instituição, não no seu aluno

“Nossa instituição de ensino é uma das mais renomadas da cidade!”

“Aqui você terá tudo o que precisa.”

“Nosso corpo docente é altamente qualificado!”

Certamente, você já ouviu ou disse alguma dessas frases, e não há nada de errado nisso. O problema começa quando as equipes deixam as necessidades dos potenciais e atuais alunos de lado ao longo da definição dos processos educacionais.

As chamadas “instituições de ensino egocêntricas” são aquelas que priorizam os seus atributos e destaques, deixando para segundo plano a comunicação com o prospect. Ou seja, a comunicação tende a um “monólogo” e não a um “diálogo”. 

Hoje, muitas instituições de ensino acham que adotam uma abordagem focada no problema. No entanto, suas ações dizem o contrário, elas continuam recorrendo à ideia de que precisam influenciar os prospects ou convencê-los a fazer alguma coisa.

Não é de surpreender que os alunos sintam frequentemente a necessidade de recuar nessas circunstâncias. 

  • As equipes de marketing e vendas não dialogam 

A competição mais clichê nos negócios: Marketing x Vendas. Cada equipe tem sua própria ideia de como se comunicar com os potenciais alunos e ambos se recusam a acreditar que possuem objetivos em comum.

Quando sua IE não desenvolve uma cultura de interdependência entre as equipes e não tem uma visão clara de que todas elas estão trabalhando para o cumprimento de um mesmo objetivo, a tendência é que os colaboradores pautem sua atuação naquela antiga visão do “meu time é mais importante que o seu”.

Resultado? Os níveis de prospecção de novos alunos são prejudicados.

Além disso, quando não há sinergia entre as equipes, é comum que isso seja refletido na sua interação com os potenciais e atuais alunos. Como? Seja no processo de atração, nutrição ou, principalmente, no de conversão. Isso porque é o momento em que, teoricamente, o bastão deve ser transferido de uma equipe para a outra.

Ademais, quando a venda não é efetivada, a tendência é que uma equipe culpe a outra por não desempenhar um trabalho efetivo. E isso só acontece, porque ambas estão trabalhando de forma independente. Ou seja, não há um acompanhamento de perto das ações que o outro time tem realizado. 

  • Seus consultores adotam uma abordagem excessivamente agressiva

“O que posso fazer para você decidir agora?”

“Se você não fizer sua matrícula agora, perderá o desconto”.

A técnica de “venda forçada” pode ser considerada uma abordagem agressiva adotada pela equipe comercial. Ela tem o objetivo de “incentivar” o cliente a uma decisão, através de ações e falas mais ríspidas e urgentes. 

Mas, na verdade, ao utilizar essa técnica, é preciso ter muito cuidado, uma vez que ela apresenta mais probabilidade de repelir os potenciais alunos do que atraí-los para a sua IE. 

Além disso, mesmo que o lead estabeleça um compromisso com a sua instituição de ensino, ele pode se ressentir de ser pressionado. E esse “sentimento reprimido” em algum momento irá “florescer”. Assim, caso sua instituição não possua um bom processo de Gestão da Permanência, as chances dele se desligar são bem maiores.

  • Você não mapeia o perfil das suas personas 

Você já participou de algum amigo oculto no qual tirou uma pessoa que não conhecia muito bem e ficou sem saber ao certo o que lhe dar de presente? A sensação é sempre muito incômoda. Ainda mais se, algum dia, você já ganhou algo que não gostou, e não quer fazer isso com outra pessoa, não é mesmo? 

Bem, isso é o que ocorre com a sua instituição de ensino quando não define o perfil dos seus potenciais alunos. Quando não se conhece as necessidades e desejos do seu lead, fica muito mais difícil saber como abordá-lo e o que oferecê-lo.

Exatamente por essa razão, o Marketing Educacional trabalha sempre com o conceito de personas. Você pode entendê-las como perfis semi-fictícios, baseados em seus alunos reais e que representam o seu aluno ideal. 

Para isso, ao criar a persona da sua instituição, é preciso responder perguntas importantes. Essas perguntas, por sua vez, contribuirão para que você saiba exatamente o que elas precisam e como atraí-las, por exemplo:

  1. Qual a sua idade?
  2. Quais são seus costumes e hábitos?
  3. Quais são suas dores, medos e anseios?
  4. Qual é a renda mensal familiar?
  5. Quais as redes sociais nas quais ela participa?
  6. Qual o tom e a linguagem usada por ela?

Após respondê-las, você desenvolverá mais facilmente soluções capazes de conquistá-las. Com o nosso e-book com exemplos de personas você irá se inspirar e criar ou reformular as da sua instituição de ensino. 

11 exemplos de personas para IEs: saiba como construir as suas - Rubeus

  • Você não trabalha o conceito de Funil de Captação de Alunos

O Funil de Captação de Alunos é primordial para a visualização dos estágios percorridos pelo potencial aluno ao longo de sua Jornada de Compra Educacional. 

Com a sua utilização, as equipes podem direcionar seus esforços, tempo e recursos. Além de identificar quais as melhores formas de interação e nutrição em cada estágio, de modo que o percurso do prospect flua naturalmente pelas etapas do funil.

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

Quando sua instituição de ensino não trabalha com a ideia de funil, as chances de desenvolver um planejamento longe do ideal crescem consideravelmente. Bem como desempenhar um processo de nutrição ineficiente. 

Além disso, ao mediar suas ações baseadas no Funil de Captação, sua instituição poderá alinhar estratégias de produção de conteúdo, através de técnicas de Inbound Marketing Educacional. Ademais, pode também colocar em prática ações mais diretas e com resultados a curto prazo por meio do Outbound Marketing

Ao fazer isso, sua instituição de ensino estará investindo em diferentes abordagens de prospecção – a ativa para o Outbound e a passiva para o Inbound. Resultado? Maiores chances de obter resultados satisfatórios na prospecção de novos alunos.

  •  Você não realiza um monitoramento eficiente  

Monitorar é indispensável em qualquer tipo de negócio. Isso porque prezar pelo mapeamento de estratégias e colocar ações em prática não deve ser a única tarefa da sua instituição. Questões como mensuração e análise de dados também merecem sua atenção.

Mensurar resultados permite, dentre outras coisas, compreender e analisar como seus potenciais alunos estão reagindo. Isso se aplica tanto às suas ações de comunicação quanto às de produção de conteúdo. Além disso, é possível verificar quais os níveis de conversão da sua instituição bem como a eficiência das suas ações, por exemplo. 

Percebeu como essas questões afetam diretamente a forma como você trabalha a prospecção de novos alunos? Agora, pense bem: para crescer, é preciso mensurar resultados!

Sem que haja um monitoramento efetivo, sua instituição estará errando sem se importar com o quê. Em resumo, você mesmo estará afetando seus resultados e contribuindo para que eles não sejam melhorados.

  • Você não investe em ferramentas de tecnologia 

A Central de Atendimento da sua instituição de ensino é conhecida por prestar um atendimento mediano?

É comum que o seu time de relacionamento perca o timing de uma venda?

A sua equipe de gestão da permanência descobre uma possível evasão apenas depois do aluno realizar ações mais explícitas, como solicitar o histórico escolar?

Perguntas como essas podem parecer simples. Mas, na verdade, são ótimos sinalizadores na hora de identificar a necessidade de automatizar os processos.

De forma simples, você pode entender da seguinte forma:

Se o objetivo da sua IE é potencializar as matrículas você precisa pensar sobre a automatização da grande maioria dos seus processos. Isso porque o tempo da equipe economizado, ao fazer isso, será direcionado ao planejamento de ações cada vez mais estratégicas.

Insucesso na prospecção de novos alunos, atendimento ineficiente, baixa produtividade, fluxos de nutrição defasados e equipes sobrecarregadas são apenas algumas das consequências da não adoção de um sistema que seja capaz de integrar a sua instituição como um todo. 

O que fazer para evitar o insucesso na prospecção de novos alunos? 

Agora que o primeiro passo foi dado, que tal partirmos para a solução do problema? Por isso, elencamos 6 dicas poderosas (e práticas). Elas abordam o que sua instituição pode fazer para reverter esse cenário, veja:

1) Conheça os motivos pelos quais você ganha ou perde uma venda

Identificar quais são as objeções apresentadas pelas oportunidades perdidas é uma das primeiras coisas a se fazer. Isso porque, somente dessa forma, será possível ajustar o que precisa ser melhorado. 

Além disso, após identificar o que precisa ser melhorado, é preciso criar ações que resolvam o problema “na raiz”. Ou seja, não crie soluções paliativas (daquelas que irão apenas resolver por um curto período de tempo), pois, em algum momento, você terá que retornar a elas. 

Mas não deve ser apenas os pontos negativos que devem ser observados. Em sua análise, verifique o que você tem feito que tem surtido resultados positivos. Foque suas energias em manter o mesmo padrão e expandi-lo para os demais processos.

Uma boa prática, na hora de realizar essa análise, é a utilização da Análise SWOT. Através dela, é possível identificar pontos fortes e fracos e, assim, trabalhá-los. 

Análise SWOT Educacional - Rubeus

2) Não venda um serviço, venda uma experiência

Seu potencial aluno provavelmente não irá “perceber” a sua instituição até que uma necessidade seja identificada. Isso quer dizer que ele terá um problema e precisará de “alguém” que o solucione.  

Desenvolver uma estratégia de vendas baseada nos obstáculos que o seu prospect precisa superar (ou uma necessidade latente que ele precisa satisfazer) permite uma experiência de alto nível.  

Quanto mais você se esforçar para entendê-lo, mais ele tende a se inclinar à efetivação da matrícula. O ideal aqui é proporcionar uma experiência tão memorável que seja capaz de arrancar um “Uau” do seu aluno. E, assim, levá-lo a fidelização.

Essa, por sua vez, só será possível através da união do cumprimento do que foi acordado (seja na entrega, no preço justo ou na qualidade do serviço prestado). Além do acompanhamento do aluno e do fornecimento de uma experiência que transcende aquilo que era imaginado.

Marketing de Experiência Educacional - Rubeus

3) Invista em boas estratégias de marketing 

O marketing é, atualmente, indispensável para o sucesso de um empresa, independentemente do ramo de atuação. Nesse sentido, adotar ações de Marketing é essencial para o sucesso da sua prospecção de novos alunos.

Há diversas possibilidades e abordagens de nesta área. Entretanto, o mais importante é sempre identificar qual a que melhor se adéqua às estratégias e objetivos da sua instituição de ensino.

Com o intuito de te ajudar, preparamos um infográfico ilustrativo, veja e inspire-se:

Infográfico abordando os principais tipos de marketing - Rubeus

4) Invista em ferramentas tecnológicas de qualidade 

Inegavelmente, a tecnologia é essencial para o bom desempenho de uma empresa. Portanto, você precisa ponderar sobre a utilização de soluções tecnológicas.

Com diferentes esferas de atuação, as ferramentas tecnológicas podem variar em grau e nível de complexidade. Veja algumas das ferramentas que sua instituição de ensino pode incorporar às estratégias de prospecção de novos alunos:

  • Ferramentas de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos proporcionam um maior controle sobre as demandas, sem deixar se perder com anotações em papéis.

O Trello é uma ferramenta simples e intuitiva que permite a criação e acompanhamento de tarefas em equipe. Você pode optar pela versão gratuita ou paga, dependendo da necessidade.

  • Ferramentas para a gestão de relacionamento com aluno

As ferramentas de CRM permitem uma visão holística sobre as áreas que geralmente possuem maior contato com o aluno. Marketing, Relacionamento e secretaria acadêmica são exemplos.

Um CRM específico para educação é essencial para quem deseja expandir as vendas, automatizar os processos de relacionamento, melhorando ainda a experiência proporcionada. Além de direcionar a sua instituição a uma atuação constante, que seja capaz de captar alunos durante o ano todo.

A Plataforma Rubeus conta com funcionalidades que contemplam tanto a Captação de alunos quanto os processos de Gestão da Permanência. Por ser o primeiro CRM específico para instituições de ensino, ele conhece e possui soluções detalhadas para todas as dificuldades presentes no cenário da sua instituição.

Ilustração elencando as principais vantagens adquiridas com a utilização do CRM Rubeus

Conclusão

Obter sucesso na prospecção de novos alunos é primordial para o crescimento de toda instituição de ensino. Isso porque é através da geração de novos leads que é possível crescer e se expandir. Além de se tornar – ou manter-se – como referência no cenário educacional.

Como vimos, há diferentes razões para as IEs perderem um potenciais alunos. Dentre as principais destacam-se: a verificação do que precisa ser melhorado, o foco na instituição de ensino ao invés do aluno, a falta de sinergia entre as equipes de marketing e vendas, a utilização de uma abordagem agressiva junto aos leads dentre demais motivos.

Como forma de mitigar o insucesso na prospecção de novos alunos, sua instituição deve adotar ações estratégicas, tais como: conhecer os motivos pelos quais ganha-se ou perde-se um lead, o investimento em estratégias de Marketing Digital e a utilização de ferramentas tecnológicas.

Agora, eu quero saber de você. Sua IE apresenta algum ponto sinalizado acima? Se sim, sugerimos que você faça uma análise realmente apurada. Ao fazer isso, será possível verificar quais as melhores formas de mitigá-los antes que se agravem.

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*Conteúdo atualizado em 10/09/20.
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