Fluxo de cadência comercial na educação: conteúdo avançado para instituições de ensino

Um fluxo de cadência comercial na educação consiste em um plano estruturado e pensado, composto por uma série de atividades que envolvem a interação com clientes ou leads. Entenda agora, através deste conteúdo avançado, como estruturar o da sua instituição de ensino.

Neste conteúdo você encontrará informações técnicas sobre como elaborar um fluxo de cadência comercial na educação. Por isso, se ainda não conferiu o conteúdo inicial dessa série de posts, sugiro que dê uma olhadinha: “Fluxo de cadência comercial para instituições de ensino: mais competitividade para a sua IE”.

Conferiu? Então agora podemos começar! Boa leitura e bons insights! 😉

Introdução

Quando o assunto é comercial ou captação, já sabemos que o objetivo final de todas as ações realizadas pelo time é a conversão em matrículas. 

Uma das partes que mais movimenta esforços dos times no processo de captação é justamente a atração de potenciais alunos para o CRM da instituição de ensino, pois é a partir desta manifestação de interesse que se inicia a Jornada de Compra Educacional deste com a instituição.

Durante a Jornada de Compra Educacional, é muito importante que os consultores de captação consigam envolver o potencial aluno no processo, apoiando-o em cada etapa e principalmente, estabelecendo relacionamento. Entretanto, nem sempre as tentativas de contato dão certo ou apresentam algum tipo de resultado. 

Ademais, quando se trata do Funil de Captação trabalhado nos CRMs, é muito comum vermos várias oportunidades paradas em alguma etapa do processo, seja em uma inscrição parcial ou apenas como um interessado. Frente a isso, o time não sabe dizer se a oportunidade é perdida ou se será ganha em algum momento, ela apenas está ali no processo e recebe algumas tentativas de contato conforme disponibilidade e interesse do(a) consultor(a) responsável pela oportunidade. Assim, analisando este tipo de situação, podemos validar r a importância de um fluxo de cadência comercial na educação alinhado com todo o time Comercial.

O que é um fluxo de cadência comercial?

Em suma, o fluxo de cadência comercial é responsável por orientar o time de Captação de novos alunos sobre como, quanto e quando realizar as tentativas de contato a depender de cada etapa do processo. Ou seja, é um planejamento de como se dará as interações com os potenciais alunos

De forma geral, considera-se 5 elementos para esta definição: 

  • Duração das tentativas de contato;
  • Canais de comunicação utilizados nas tentativas;
  • Quantidade de tentativas;
  • Intervalo das tentativas; e
  • Conteúdo transmitido nas tentativas.

💪 A definição deste fluxo é essencial para construir funis de captação assertivos e realistas.

Um funil com mais de 3 mil oportunidades, todas em andamento por todo o período de captação, por exemplo, nos mostra que o time não tem um alinhamento de quando é momento de parar de dedicar energia para determinado lead. Isso, além de gerar expectativas de conversões irreais, não permite que o time foque nas oportunidades que realmente podem converter e estão engajadas no processo.

É esta definição de cadência comercial que dará segurança aos consultores de captação para marcar uma oportunidade como perdida, pelo menos no semestre vigente, pois todo o fluxo pensado para tentar engajar o potencial aluno, foi aplicado e não teve sucesso. 

Ademais, vale lembrar que, marcar uma oportunidade como perdida não quer dizer que esta está, necessariamente, perdida para sempre, mas sim que naquele momento, de acordo com a estratégia comercial definida, este potencial aluno não “merece” o investimento de tempo dos consultores, visto que não converterá em matrícula no período esperado. Posteriormente, esta oportunidade pode ser trabalhar em uma nova cadência, passando pelo mesmo ciclo de tentativa de qualificação ou desqualificação.

Antes de começar a definir o seu fluxo de cadência comercial, saiba mais sobre os 2 tipos que existem e entenda qual é a melhor opção para a sua instituição de ensino.

Tipos fluxo de cadência comercial na educação

  • Fluxo de cadência comercial automatizado

Em resumo, o fluxo de cadência automatizado independe de ações humanas e manuais durante o processo de execução, pois quem cuida de todas as tarefas deste relacionamento é uma plataforma de automação, assim como a Plataforma Rubeus. Ou seja, todas as ações poderão ser previamente parametrizadas em um fluxo de automação para que sejam executadas respeitando a quantidade de disparos de conteúdo definida, os canais e os intervalos.

  • Fluxo de cadência comercial semiautomatizado 

Já o fluxo de cadência semiautomatizado, contará com ações humanas manuais realizadas durante o relacionamento planejado através desta cadência. Aliás, esse é o formato mais apostado por instituições de ensino que prezam pelo relacionamento humanizado durante a Jornada de Compra Educacional. 

Neste formato, uma plataforma de automação continua sendo utilizada no processo, mas dentro do intervalo pensado e canais considerados, a ligação de um consultor é esperada ou até mesmo o envio de um e-mail ou mensagem de WhatsApp mais individual e personalizada.


🚀O interessante deste formato na Plataforma Rubeus, é que os próprios fluxos de automação de atividades, poderão gerar estas demandas para que o time de captação execute, assim, fica muito mais fácil executar o planejado, né?

Plataforma Rubeus - Fluxo de cadência comercial na educação

Como definir o fluxo cadência comercial da instituição de ensino

Agora que você já entendeu a importância desta ferramenta para impulsionar a gestão das oportunidades no seu CRM, veja em mais detalhes sobre cada elemento para começar a definir o fluxo de cadência comercial do setor de captação da sua instituição de ensino.

Importante: Se você já utiliza a Plataforma Rubeus, a nossa dica é fazer as definições abaixo para cada etapa do seu processo de Captação (por exemplo, uma para Inscrito Parcial, outra para Inscrito, outra para Confirmado, e assim respectivamente). 

1. Duração das tentativas de contato

O primeiro passo é entender em que período será aplicado o fluxo de cadência comercial definido. Por exemplo, se a sua instituição tem um período de captação de 3 meses, é interessante que dentro deste período de corte, haja tempo hábil para qualificar e/ou desqualificar o potencial aluno com tempo para se dedicar aos que realmente estão interessados. Sendo assim, a duração deve ser sempre menor que o período total de captação.

No exemplo de 3 meses, você poderia testar na sua instituição de ensino a duração de tentativa de contato de 1 mês e meio, por exemplo. Dessa forma, quer dizer que no intervalo de 3 meses, você se dedicou 50% em tentar engajar o potencial aluno, que em caso de não sucesso, deve ser deixado para outro ciclo.

E lembrando, não existe receita para o fluxo de cadência comercial perfeito. Cada instituição deve testar formatos e modelos com seu público-alvo e analisar os resultados a fim de chegar na melhor opção!

2. Canais de comunicação utilizados nas tentativas de contato

Neste item, baseado nas características da persona da sua instituição de ensino, você deve definir quais meios de comunicação serão utilizados durante este período.


Quais canais sua instituição utiliza atualmente? Os mais comuns:


– Telefonia (analógica ou digital), para ligações manuais ou automatizadas;

– Celular, para mensagens de WhatsApp, por exemplo ou envio manual de SMS;

– SMS através de plataformas de disparo;

– E-mail, através de plataformas de disparo como a Plataforma Rubeus; e

– Redes sociais.

3. Quantidade de tentativas de contato


Ainda considerando a persona da sua instituição de ensino, você deve estimar uma quantidade de tentativas de contato que não seja cansativa dentro do seu período de captação, que é a duração das tentativas definida acima.

🚀 Lembre-se de se colocar no lugar do potencial aluno: em um período de X tempo, quantas vezes seria interessante receber o contato da instituição de ensino por cada canal definido anteriormente: 3 ligações? 4 mensagens no WhatsApp? 5 e-mails?


4. Intervalo das tentativas de contato


Após definir a quantidade dentro do período de captação (por exemplo, 12 contatos no intervalo de 3 meses), você precisa definir como isso será distribuído nas ações do time para não ficar cansativo. 


Usando o exemplo de 12 tentativas de contato num intervalo de 3 meses, poderíamos realizar pelo menos 1 contato por semana. Sendo assim, a cadência de intervalo de tentativas de contato seria de 7 em 7 dias.

🚀 Dica: realizar pelo menos 1 contato por semana com o potencial aluno faz toda a diferença na conversão da captação. Este é um bom ponto de partida para começar.

5. Conteúdo transmitido nas tentativas de contato


Por fim, o que a sua instituição de ensino entregará de informação ou diferencial para este potencial aluno em cada contato?

Não basta apenas ligar falando que é de determinada instituição e que viu que ele começou uma inscrição, por exemplo. Lembre-se que a maioria dos potenciais alunos estão em contato com mais de uma instituição, e por isso, é preciso pensar no que será direto em cada contato.

💭 Em que momento você poderá falar do diferencial da sua IE frente às da região? Como está estruturado o corpo docente e por que isso faz a diferença? Existe um programa de incentivo para os egressos? Como o potencial aluno pode ficar seguro com a escolha do curso? Existe um teste ou orientação profissional na instituição?

Aliás, se necessário, peça apoio ao seu time de Marketing para enviar materiais complementares no caso de mensagens por WhatsApp. Um PDF curtinho com informações apresentadas de forma lúdica pode fazer toda a diferença.

Benefícios de um fluxo de cadência comercial na educação

Em resumo, definindo um fluxo de cadência comercial para a equipe de captação da sua instituição de ensino, ficará muito mais fácil:

  • Ter alinhado entre o time até quando insistir em um potencial aluno;
  • Coesão entre a tratativa dos consultores para analisar os resultados com a mesma respectiva;
  • Análise mais assertiva da produtividade semanal esperada dos consultores (com base no agendamento automático de atividades e a conclusão das mesmas), entre outros.

Material complementar para enriquecer a sua experiência

Se você achou que tinha acabado, se enganou! 😃

Preparamos um material incrível e muuuuito mão na massa que, com certeza, contribuirá para agilizar o desenvolvimento desse processo de fluxo de cadência comercial na sua rotina e da sua equipe.

Definição de fluxo de cadência comercial para instituições de ensino - Rubeus

⚠️ Lembre-se: para fazer uma cópia da sua planilha e usar nosso modelo, realize o login em uma conta Google e depois vá no menu e escolha “Arquivo” e escolha “Fazer uma cópia”

Tudo para Captação e Permanência de alunos em uma única plataforma

Ajudar a sua instituição a criar e manter um relacionamento próximo com potenciais e atuais alunos é um dos nossos objetivos. Por isso, desenvolvemos a Automação de Marketing e Relacionamento. 

💪 Dê poder a sua equipe 

Quando um lead realiza uma inscrição, por exemplo, nós informamos automaticamente à sua ferramenta de automação, o mesmo acontece quando uma mensalidade é gerada no ERP ou, ainda, quando o aluno atinge um determinado número de faltas.

Dessa forma, você pode automatizar ações tanto para captar leads quanto para relacionar-se com a sua base atual de alunos.

🚀 Crie atividades de acordo com uma ação ou prazo 

Achou tudo isso muito conceitual? Solicite uma demonstração gratuita da nossa plataforma e confira de perto como, em conjunto com a sua equipe, podemos revolucionar os resultados da sua instituição de ensino:

Demonstração - Plataforma Rubeus

Considerações finais

Agora sim, finalizamos esse conteúdo. Espero que tenha conseguido te ajudar. Não se esqueça de salvar esse link em sua barra de favoritos e também de compartilhá-lo com alguém estratégico da sua equipe que vai te ajudar a colocar a mão na massa. 

Vamos juntos na busca de aproveitar todas as oportunidades e, assim, gerar resultados consistentes para sua instituição.

Conte com a gente para o que precisar. 

Sucesso!

Mariana Lobo - Fluxo de cadência comercial na educação: conteúdo avançado para instituições de ensino

Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Com o intuito de te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo! 😉

– Formato ABNT:

LOBO, Mariana. Fluxo de cadência comercial na educação: conteúdo avançado para instituições de ensino. Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/fluxo-de-cadencia-comercial-na-educacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

– Formato APA:

Rubeus. (data de publicação do art. 2021, 26 novembro). Fluxo de cadência comercial na educação: conteúdo avançado para instituições de ensino. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/fluxo-de-cadencia-comercial-na-educacao