Se sua instituição de ensino utiliza planilhas para realizar o gerenciamento de dados, saiba que essa prática pode estar comprometendo (e muito) os seus resultados. Neste blog post, elencamos 9 sinais que te mostrarão o porquê sua IE precisa eliminar imediatamente o uso do CRM em Excel. 

Tempo estimado de leitura: de 10 a 12 minutos.

Sua instituição de ensino faz a gestão das oportunidades através de planilhas no Excel? Você tem dúvidas sobre a viabilidade do investimento em um CRM educacional? Não sabe o momento certo para fazer isso? Então esse blog foi feito para você, leia-o até o final!

Confira os principais pontos desse conteúdo:

1. Panorama inicial 
2. CRM em Excel: 9 sinais de que é hora de mudar
3. Agora é com você
4. Conclusão

1. Panorama inicial

Em virtude de tantas incertezas presentes no cenário educacional, uma coisa é certa: estabelecer uma sólida Gestão de Relacionamento com o Cliente é fundamental para o crescimento de qualquer instituição de ensino. Isso acontece, porque somente através de um bom relacionamento é possível criar vínculos que conduzam à venda. 

Nesse sentido, é fundamental que sua instituição de ensino saiba como gerenciar, de forma eficaz, todas as informações, tanto dos leads quanto dos alunos que já compõem o seu quadro de discentes.

Para realizar essa gestão e monitoramento, muitas instituições recorrem a planilhas em Excel e relatórios manuais. 

Apesar de auxiliar na gestão, o controle através de planilhas e relatórios manuais, a depender do tamanho da instituição, pode se tornar uma problemática quando o assunto é captar e reter mais alunos de forma sustentável, ou seja, com bons resultados a longo prazo.

Dessa forma, é imprescindível que você, como gestor, passe a ponderar sobre a utilização de um CRM. 

Em resumo, um CRM (do termo, em inglês, Customer Relationship Management) é uma ferramenta que coloca os clientes como principal foco dos processos de negócio. Ele possui o objetivo de perceber e antecipar suas necessidades, para então atendê-los da melhor forma possível. 

Em uma instituição de ensino, um CRM é capaz de auxiliar na captação e na permanência de alunos, bem como em todo o processo de prospecção. Mas como saber a hora de mudar de planilhas para um software específico? Como identificar os sinais de que a sua instituição de ensino precisa de uma Plataforma para captação e permanência de alunos?

Com o intuito de responder a essas perguntas, nós separamos 9 sinais que, se presentes na sua instituição, indicam que você precisa imediatamente de um CRM educacional. 

Contudo, antes de começarmos, a título de alinhamento de conceitos, vamos considerar que a expressão “CRM em Excel” diz respeito ao gerenciamento de dados através de planilhas em Excel e relatórios manuais, ok?

Veja os sinais e busque identificá-los em sua instituição!

2. CRM em Excel: 9 sinais de que é hora de mudar

Antes de tudo, quero lhe fazer um pedido: seja o mais sincero possível ao avaliar todos os sinais abaixo. Afinal, somente depois de visualizar, de forma clara, qual a situação da sua instituição, será possível traçar ações realmente eficazes. 

> >> Situação 1:

Você está constantemente perdendo dados importantes de potenciais alunos em seu CRM em Excel

As planilhas funcionam quando você tem apenas algumas pessoas trabalhando nelas e menos de 50 leads ou contatos para acompanhar. Entretanto, a depender do porte da instituição de ensino, realizar uma boa gestão dos leads através de um CRM em Excel pode ser um grande desastre.

Pense: na melhor das hipóteses, o que pode acontecer é você confundir o nome de algum lead e na pior é você compartilhar dados pessoais de um potencial aluno com um total desconhecido, por exemplo.

Por isso, a partir do momento que você não consegue contar nos dedos os seus leads, se torna quase impossível gerir todos esses dados em uma planilha

Resultado? As equipes de Marketing e Vendas constantemente esquecem detalhes importantes sobre um potencial ou atual aluno, perdendo vendas e confiança.

> >> Situação 2: 

Você não tem ideia de quais campanhas funcionam melhor

Quais ações estão apresentando maiores resultados para a sua equipe de Vendas? Será um eficiente fluxo de nutrição, estratégias de atração, ações realizadas através das redes sociais ou produção de conteúdos? 

Como os follow-ups são realizados e com que frequência acontecem? 

Quantos leads são convertidos após uma conversa com o consultor ou após a realização de uma visita presencial? 

Em suma, essas são apenas algumas perguntas que devem ser respondidas e constantemente analisada por você, gestor. Através delas, será possível identificar quais os pontos que estão apresentando resultados favoráveis e quais estão demandando algum tipo de melhoria.

Com um CRM em Excel, você não pode acompanhar e comparar, de forma realmente confiável, todos os dados. E, uma vez sem os dados, será impossível definir ações para melhorar alguns possíveis pontos. 

> >> Situação 3: 

O compartilhamento de documentos é realizado de forma defasada entre as equipes

“Não chegou nada no meu e-mail!”

“Acho que você se esqueceu de compartilhar comigo a planilha de captação do processo seletivo atual.”

“Este documento estava aqui na minha mesa, em algum lugar.”

Se ouvir frases semelhantes a essas é algo comum ao longo da sua semana, é um grande sinal de que é hora de mudar da planilha para um software de CRM.

Quando a troca de informações entre suas equipes ocorre de forma defasada, a tendência é que hajam lacunas e, assim, as chances de ocorrerem erros são muito maiores. Consequência? Todos os resultados do seu processo de captação de alunos são comprometidos. 

Ao utilizar planilhas, sua instituição não possuirá um lugar eficiente que seja capaz de centralizar todas as informações, fazendo com que sejam necessárias ações como o envio de diversos e-mails por dia e a criação de documentos que só contribuem para que os processos fiquem ainda mais arcaicos. 

Além disso, sem um lugar capaz de centralizar todas as informações, sua instituição de ensino poderá transmitir uma imagem de desorganização.

> >> Situação 4: 

Seu CRM em Excel não permite que você tenha uma definição clara do responsável por cada tarefa

Com que frequência você liga, manda mensagem ou corre para a sala de um dos membros da sua equipe, a fim de delegar tarefas como a realização de uma ligação para um lead ou a verificação do estágio em que um potencial aluno está no Funil de Captação, por exemplo?

Qual a frequência com que você realiza uma determinada tarefa, porque leva mais tempo para delegá-la “em cima da hora”?

Qual a periodicidade em que sua equipe perde o timing de uma oportunidade por não haver a definição prévia de um responsável?

Esse é mais um dos problemas em torno da utilização do CRM em Excel. E, mesmo que você crie uma aba ou uma coluna de “responsável pela ação”, as chances de ocorrerem falhas na comunicação são muito grandes. Além disso, mesmo que você atribua tarefas específicas em seu CRM em Excel, na maioria das vezes, será necessário que elas sejam verificadas constantemente. 

Lembre-se: Quando não há uma definição clara do responsável por uma ação, é muito provável que ela não seja realizada. Afinal, ações que não “possuem donos” não são de ninguém e, portanto, não podem ser cobradas.

> >> Situação 5: 

Você não tem uma visão individual de cada lead

Quer saber em qual estágio da Jornada de Compra Educacional o seu lead está? 

Quais conteúdos ele mais consome?

Em que fluxo de nutrição o potencial aluno está inserido?

Ele já entrou em contato via telefone ou chat com a sua instituição de ensino? 

Já realizou a inscrição no vestibular?

Essas são perguntas indispensáveis que devem ser respondidas quando o assunto é o acompanhamento do lead. 

Levando em consideração que o comportamento de cada potencial aluno pode (e vai) variar de forma individual, é fundamental possuir detalhadamente quais foram as interações, contatos e ações realizadas. Ou seja, é preciso ter uma visão clara de toda a trajetória do seu lead.

Através de um CRM em Excel, sua instituição de ensino não tem acesso a esses tipos de dado com precisão. Resultado? Falta de personalização e sérios problemas e deficiências em seu processo de captação.

> >> Situação 6: 

A sua equipe está sobrecarregada

Quando o seu time de Marketing estrutura ações que sejam capazes de fazer com que o lead avance pelo Funil de Captação, as chances de efetivação da matrícula são muito maiores. 

Ao possuir uma plataforma inteligente, que centralize as informações do lead, todo o processo de nutrição é facilitado, uma vez que todos os e-mails, SMS e ligações, por exemplo, podem ser agendados de forma automática. Além disso, são criados lembretes que dão cadência na comunicação com os seus leads, aumentando sua conversão e otimizando o tempo da equipe comercial.

Quando utiliza-se planilhas, as atividades são manuais, demandando, assim, muito tempo da sua equipe, além de aumentar as chances de erros e de ser mais oneroso financeiramente para a instituição. 

> >> Situação 7:

Você quer analisar mais de perto suas métricas, mas não consegue

O monitoramento é essencial para a verificação da efetividade das ações realizadas. Quando não realizado, sua instituição fica como que “tateando” no escuro, sem saber ao certo quais estratégias devem ser potencializadas e quais devem ser adequadas.

Se você deseja comparar dados ano após ano, por exemplo, pode ser muito difícil com uma planilha (até porque você provavelmente não terá somente uma, mas várias). 

Então, podemos concluir que, quando sua instituição realiza a gestão de dados através de um CRM em Excel, as chances de não conseguir executar um acompanhamento efetivo, bem como o comparativo dos períodos, são muito maiores. 

Isso ocorre não somente pelo risco de inconsistência de dados, mas também por eles ficarem confusos e sujeitos a alterações a todo o tempo. Excluir ou deixar de salvar alguma informação é comum de acontecer. 

Dessa forma, mesmo que você consiga extrair os dados, eles nem sempre serão 100% confiáveis. 

> >> Situação 8: 

Pelo menos uma vez, você perdeu uma informação importante sobre o seu lead

Não preciso dizer que prezar pela experiência do aluno é uma parte fundamental para ajudá-lo a escolher sua IE. Porém, você só consegue realizar uma personalização efetiva e nortear o seu atendimento a partir das informações sobre o seu lead.

Quando sua IE não realiza um acompanhamento efetivo da Jornada de Compra Educacional, é muito mais difícil identificar qual a melhor forma de abordá-lo, uma vez que você não saberá qual a maturidade e o quão preparado para a compra ele está.

Com um CRM em Excel, as chances de não registro de alguma informação são enormes. Diferentemente do software de CRM, que mapeia automaticamente todas as interações realizadas com o potencial aluno, as planilhas de Excel dependem da inserção manual de todas as informações, o que pode gerar diversas falhas.

Resultado? As chances de você perder tempo fazendo ofertas indesejadas são enormes. Sua equipe perde o timing da oportunidade e seus resultados são prejudicados a curto e longo prazo.

> >> Situação 9:

Sua planilha não é segura e pode ser facilmente copiada e compartilhada

Planilhas não possuem políticas de segurança segmentadas, como a possibilidade do consultor somente ter acesso às informações dos seus leads e não ter permissão para exportar dados.

Em um mercado tão competitivo quanto o educacional, você não vai dar espaço para que isso aconteça, não é mesmo? Se a segurança é um fator que te preocupa, provavelmente é hora de mudar para um CRM.

3. Agora é com você! 

E aí? Creio que, após essa leitura, as coisas ficaram mais claras para você e, por isso, eu quero saber: em quantas situações descritas acima sua IE se enquadrou? 

Ademais, caso tenha identificado que precisa imediatamente de um CRM para educação, entre em contato com um de nossos consultores e saiba como nós podemos oferecer a solução que sua instituição precisa! 

Se você quiser saber mais sobre as vantagens de investir em um CRM educacional, dê uma olhadinha nas dicas de leitura que separamos para você:

• CRM educacional Rubeus: conheça o primeiro CRM feito para educação
• Como conseguir alunos o ano todo com o CRM Educacional Rubeus
• Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora
• Relacionamento com aluno: profissionalize-o com o CRM Rubeus
• 3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus

4. Conclusão

Não deve ser segredo para você que um software de CRM para educação tem várias vantagens se comparado com uma planilha. 

Assim, é fundamental considerar o fato de que sua instituição precisa de uma Plataforma Educacional que dê o suporte necessário para os seus processos de captação e permanência de alunos.

Por isso, chega de processos arcaicos e ineficientes, solicite uma demonstração gratuita e entenda, na prática, como o CRM Educacional Rubeus pode ajudar a transformar os seus processos, experiências e resultados!

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