O uso de um bom CRM para IEs possibilita diversas vantagens. Ele é capaz de impactar diretamente os níveis de captação e permanência de alunos da sua instituição de ensino. No entanto, para que esses resultados sejam efetivos e sustentáveis, é importante saber o momento ideal de investir nesse tipo de solução. 

Introdução

O relacionamento empresa-cliente passou por diversas modificações ao longo dos anos. Isso se deve, em grande parte, à globalização e a consequente concorrência do mercado produtivo. Uma vez identificada a necessidade de relacionar-se com seus clientes, é hora de agir! Aquelas empresas que identificam e atuam, tendem a se destacar. 

É fundamental entender que esse relacionamento não deve se restringir a clientes. Ou seja, ele deve se estender a prospects também. No cenário educacional não é diferente. Um bom e estratégico relacionamento com potenciais e atuais alunos age como um diferenciador na hora da efetivação da matrícula. 

Contudo, para criar (e manter) esse relacionamento de forma sólida, é preciso que sua instituição consiga conquistar a confiança das suas personas. Para isso, algumas práticas são indispensáveis. Essas, por sua vez, podem englobar diversas ações que irão abranger de forma diferente o dia a dia institucional.

Um exemplo de variável que impacta diretamente na forma como as instituições de ensino se relacionam com potenciais e atuais alunos é a gestão de dados. Essa, quando trabalhada de forma eficiente, permite que sua IE tenha informações concretas sobre os seus leads. Além disso, é possível também utilizar essas informações para nutri-los a fim de que eles possam avançar em sua Jornada de Compra Educacional.

Ao conhecer (bem) seus leads torna-se mais fácil nutri-los e, consequentemente, convertê-los.

Outro fator importantíssimo para um relacionamento sólido é não perder o timing do negócio. Estar atento quanto ao momento certo de agir também é indispensável para uma nutrição eficiente. Isso porque um relacionamento é composto por interações. Uma vez perdida uma oportunidade de agir, as chances de conversão são diminuídas drasticamente. 

Sabemos que os desafios diários das instituições englobam diversas ações que requerem agilidade e adaptabilidade da equipe. Por isso, contar com uma estratégia que seja realmente eficaz é o grande diferencial. Assim, é imprescindível desenvolver competências essenciais para obter êxito e ser percebido como referência dentro e fora do cenário educacional. 

IES referência - Rubeus

A fim de gerenciar, de forma concisa, todas as frentes de trabalho desde a atração até a permanência de alunos, a utilização de um CRM para IEs é fundamental. 

Isso acontece, porque contar com um eficiente CRM para educação é um grande diferencial. Assim, ele deve se adequar às necessidades da sua instituição de ensino. Desta forma, suas estratégias poderão ser focadas na obtenção de maiores taxas de conversão.

Isso é possível graças a um banco de dados que armazena as informações de potenciais e atuais alunos que, de alguma forma, se relacionam com a IE. Através do histórico de interação, é possível personalizar suas ações e, consequentemente, oferecer uma experiência cada vez mais completa.

CRM para IEs: minha instituição deve adotar essa estratégia?

Como vimos, um CRM para IEs te auxilia em questões essenciais para uma boa atuação. Isso porque todas as ações que sua instituição realizar, visando atrair e manter alunos, poderão ser gerenciadas pelo sistema.

No entanto, antes de decidir-se em efetuar a aquisição de um CRM para IEs, é necessário ponderar várias situações. Além de considerar as necessidades e a realidade da sua instituição. 

Antes de adquirir um CRM para IEs pondere, de forma efetiva, sobre como esta solução contribuirá para o alcance de seus resultados e objetivos relativos à captação e permanência de alunos.

A dica de ouro, neste momento, é não ser imediatista e não realizar uma compra por impulso. Para isso, busque refletir e tente visualizar o seu presente e como você imagina sua instituição no futuro, ou seja, no longo prazo.

Lembre-se também que possuir objetivos e metas bem definidos é primordial. Contudo, eles não serão efetivos se sua IE  não contar com boas ferramentas capazes de torná-los realidade. Nesse contexto, analise as plataformas específicas para a educação, como o Rubeus, que possibilitem a aplicação de suas estratégias de ponta a ponta. 

De forma simples, esse tipo de ferramenta atua “fazendo o meio de campo” ao interligar as necessidades da sua instituição às melhores formas de solução dos seus principais gargalos.

Com a utilização de um CRM para IEs é possível armazenar e organizar todas as informações referentes aos alunos. Inclusive aqueles potenciais que estão em fase de prospecção. Ademais, será possível realizar o acompanhamento dos leads pelo Funil de Captação de Alunos. O que irá fortalecer a sua estratégia de Inbound Marketing através da criação de conteúdos relevantes para suas personas.

Como um CRM para IEs contribui com a gestão das minhas ações?

Para que você entenda melhor, que tal vermos um exemplo na prática? Considere a seguinte situação:

O Bruno concluiu o curso de Administração ofertado pela sua instituição de ensino há 2 anos. Entretanto, agora, ele está interessado no curso de Direito e, por isso, ligou para pedir mais informações. 

A Ana foi a pessoa quem o atendeu. Nova na função e atendendo vários telefonemas por dia, ela estava perdida. Além disso, com tantas planilhas (o controle de potenciais e atuais alunos era realizado manualmente), ela não sabia que o Bruno era um ex-aluno da instituição. Durante a conversa, ele perguntou sobre o preço do curso e sua duração, e Ana respondeu aos questionamentos de forma objetiva e simples. 

Após recolher as informações que queria, Bruno agradeceu e desligou o telefone.

Diante disso, eu te pergunto: esse atendimento foi efetivo? Talvez sim, porque ela respondeu às dúvidas do Bruno. Mas e se a pergunta fosse: esse atendimento poderia ter sido melhor, ou seja, seria possível proporcionar uma experiência melhor ao Bruno? Sim, com certeza!

Isso acontece porque, apesar da Ana esclarecer as dúvidas do Bruno, ela não aplicou o Marketing de Relacionamento. Ou seja, ela se limitou a somente aquilo que lhe foi questionado, sem pedir mais informações e sem procurar saber mais sobre o potencial aluno. Além disso, como não possuía um sistema eficiente, ela nem mesmo descobriu que ele já estudara na instituição.

Agora, considere essa outra situação:

Ao atender a ligação do Bruno, a Ana teve acesso imediato a todo o seu histórico através do CRM. Desta forma, ela pôde perceber tanto o seu interesse pelo curso de Direito quanto o seu curso anterior na instituição. Ele também já estava em um fluxo de nutrição como potencial aluno interessado em outro curso. 

Terceirização nas IEs - Rubeus

Naquele momento, a Ana soube que era a oportunidade perfeita. Por isso, realizou o atendimento com um discurso de condução previamente elaborado já em mente, transmitindo a percepção de que já o conhecia. Além disso, ela ressaltou que o novo curso no qual ele estava interessado fazia um “link” natural com o anterior cursado na instituição. Ela também decidiu oferecê-lo uma aula experimental, perguntando qual o dia e o horário conveniente para ele. Com isso, Bruno se sentiu engajado, aumentando suas chances de efetivar sua matrícula.

Percebeu como um CRM para IEs, aliado a uma equipe bem treinada, pode aumentar (e muito) as chances de efetivação de uma inscrição? Bem como potencializar sua taxa de conversão de alunos? Por isso, não se esqueça do quão importante é tornar a interação com o seu potencial aluno uma experiência de alto retorno para a sua instituição. Seja essa interação por telefone, blog ou atendimento presencial. 

Mas, afinal, quando devo comprar um CRM para IEs?

Uma das grandes dificuldades para as instituições de ensino é definir quando exatamente é o melhor momento de comprar um CRM. Nessas horas sempre surgem algumas dúvidas:

“Eu preciso agora?”

“Será que dá tempo de implantar até o próximo período de processo seletivo?”

“Minha equipe irá se adaptar em tempo hábil?”

Essas dúvidas são muito comuns! Mas elas não podem ser um impeditivo para você.

Em uma analogia, pense que a aquisição de um software para gerenciar o relacionamento com o cliente é similar a aquisição de um carro muito potente. Como qualquer automóvel, ele precisa de itens básicos para funcionar, não é mesmo? Além disso, não é apenas entrar e dirigir. Para um carro assim, é preciso se preparar! É preciso realizar um “teste drive” para verificar se o carro realmente é o que se espera e se você será capaz de se adequar a ele.

Mas você deve estar pensando: quando comprar?

Bem, o essencial é que sua IE faça essa aquisição o quanto antes conseguir. Contudo, existem dois importantes requisitos: possuir um processo de Vendas e Marketing e uma equipe preparada para a execução da sua operação. Dessa forma, o CRM para IEs está pronto para agregar valor a sua IE.

Outro ponto de atenção é o fato de que muitas instituições esperam até o “último” momento para implantarem um CRM e é exatamente nesse quesito que pecam. Muitos gestores acabam deixando para a última hora. Desta forma, eles projetam a implantação de um CRM o mais próximo possível do período de processo seletivo da instituição. O que pode trazer muitas consequências ruins. 

O tempo de implantação de um CRM em uma instituição de ensino deve ser respeitado. Isso porque ele envolve muitas atividades que devem ser realizadas e conferidas/testadas. Ou seja, é um período de adaptação, de mudança. Uma vez que o prazo de implantação esteja abaixo do recomendado, esse processo pode se tornar menos eficiente, gerando erros e complicações posteriormente. Portanto, não deixe para última hora!

Síndrome da procrastinação: sua IE sofre dessa doença?

Você já ouviu falar nesta doença? Infelizmente, ela é bastante comum no dia a dia das pessoas, e no ambiente educacional não é diferente. 

Mas, antes de adentrar nesse diagnóstico, precisamos entender o conceito de procrastinação, veja:

Procrastinação refere-se ao ato de retardar alguma ação, deixar para depois, protelar uma ação, falta de vontade de realizar algo definido.

Agora, vamos aplicá-la em um exemplo prático do dia a dia:

A Maria tem uma reunião às 7 horas da manhã com o seu chefe. Por isso, ela acordou às 5:30 para que desse tempo de se arrumar, tomar café e sair de casa com 20 minutos de antecedência. 

Maria se arrumou, tomou café e já estava pronta às 06:15. Decidiu então sentar e esperar até o horário de sair de casa, exatamente às 06:40. Contudo, quando estava saindo, um imprevisto ocorreu. Ela percebeu que sua carteira de habilitação não estava na bolsa e não estava a encontrando em lugar algum na casa.

Resumindo: a Maria se atrasou para a reunião e fez seu chefe esperá-la por 15 minutos. 

Agora, eu te pergunto: por que a Maria não usou os 25 minutos que lhe restava para conferir tudo e agir com antecedência? Provavelmente, porque acabamos deixando tudo para última hora. E, como sabemos, isso quase sempre acarreta algum problema ou imprevisto. 

Trazendo essa doença para o cenário educacional, veja uma curiosidade:

Grande parte dos insucessos nas implantações de CRM’s ocorrem pela aceleração para tentar cumprir um prazo inviável. Logo, é visível que, ao tentar “burlar” o tempo de implantação eficaz de uma plataforma educacional, podem surgir problemas dos mais diversos tipos. Tais como: campanhas híbridas (parte em uma tecnologia e parte em outra) e falta de treinamento e preparação das equipes, por exemplo.  

O grande problema é que quando não dá para fazer URGENTEMENTE agora, tendemos a deixar para fazer pacientemente NUNCA.

A pergunta que não quer calar: por que não comprar um CRM para IEs agora?

Como vimos, um CRM para educação é muito vantajoso para sua instituição de ensino. Dentre muitos outros benefícios, ele irá ajudar a potencializar a sua conversão de alunos. 

Mas não podemos deixar de frisar que saber o momento de implantação de um CRM para IEs faz toda a diferença no sucesso dessa estratégia. Por isso, é fundamental planejar e preparar não somente as equipes, mas a instituição como um todo. Questões como estrutura, rotina, processos e objetivos da sua IE devem ser consideradas e analisadas de forma criteriosa. 

Após verificar qual a sua opção desejada, o ideal para sua instituição é planejar! Planejar de forma consistente, junto a empresa que fornecerá o CRM, prazos, datas e responsáveis. Ao fazer isso, leve em consideração o tempo de implantação que será necessário. E, como vimos, não tente diminuí-lo, assumindo riscos excessivos nessa tentativa.

Falando em prazos, preparamos um pequeno cronograma de como o processo de aquisição de uma plataforma de CRM para IEs acontece normalmente:

No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite.

Você pode estar se perguntando: “mas eu só posso assinar o contrato quando faltar exatamente 3 meses para o período de processo seletivo?”. Não, você pode fazer isso antes! 

Aqui, na Rubeus, acreditamos no poder do planejamento. Por isso, sempre aconselhamos a efetivar o contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação te permitirá se resguardar a qualquer eventual imprevisto. 

Vantagens de uma implantação planejada

Muitas vezes, os problemas enfrentados em relação ao software escolhido não estão necessariamente nele. Mas como assim? Ele pode estar no processo da sua implantação na instituição. Logo, aproveite o seu planejamento anterior à contratação para estudar o suporte da empresa fornecedora do CRM. 

A empresa contratada deve oferecer um programa eficiente de implantação do software. Esse, por sua vez, deve englobar todo o seu processo de instalação e, também, um plano completo de treinamento da equipe. 

Além disso, o sistema deve dialogar com as demais ferramentas utilizadas pela sua instituição. Lembre-se: quanto mais integrados estiverem os dados, maior a produtividade e desempenho da sua equipe.

Que tal conhecer agora as vantagens de uma implantação planejada? Confira três delas abaixo:

  • Redução de  custos

Independentemente do período e dos níveis de conversão da sua instituição, diminuir os gastos é imprescindível.

Ao possuir uma implantação planejada, sua instituição evitará possíveis problemas que poderiam ocorrer em casos de urgência. Processos repetitivos, falta de treinamento das equipes e utilização ineficiente do CRM (seja por falta de capacitação ou falta de tempo para explorar todas as funcionalidades disponíveis na plataforma para educação contratada), são alguns exemplos.

  • Aumento da satisfação

Normalmente mudanças geram desconforto. O grau de dificuldade pode ser ainda mais elevado quando envolve processos que há muito tempo compõem a rotina institucional. Contudo, qualquer transformação que se proponha a melhorar os resultados da sua instituição deve ser testada e validada.

Quando sua IE realiza uma implantação planejada, a capacitação das equipes se torna mais completa e o grau de satisfação com o uso da ferramenta é maior. Ademais, em casos em que o prazo é apertado, corre-se o risco de não realizar um treinamento efetivo. Isso porque não haverá tempo hábil, afetando, assim, o desempenho e a produtividade da equipe.

Uma vez que suas equipes estejam com dúvidas e dificuldade, elas podem desenvolver a ideia equivocada de que o CRM mais atrapalha do que ajuda. Com o tempo, se essa dificuldade persistir, a motivação das equipes poderá ser afetada. O que impedirá o uso correto e a utilização plena de todas as funcionalidades oferecidas pela plataforma, dificultando a obtenção de bons resultados.

  • Manter o ritmo operacional

Muitas vezes, o maior empecilho para uma implantação completa é justamente o medo de comprometer o andamento das atividades dentro da instituição. Teme-se realizar uma implantação completa pelo tempo que será necessário. Contudo, ao implantar o CRM “às pressas”, o tempo para sanar possíveis problemas, posteriormente será maior do que o requerido por uma implantação planejada. 

Além disso, quando a implantação é planejada, é viável que a instituição continue funcionando bem próximo de sua normalidade. Dessa forma, mesmo em período de mudança, os resultados não irão estagnar.

#Pergunta que a gente responde

Sabemos que podem haver muitas dúvidas sobre a aquisição de um CRM para IEs. Por esse motivo, nós separamos 2 perguntas muito frequentes para tornar o entendimento claro e efetivo, veja:

  • Em quanto tempo minha IE obterá resultados?

É fundamental que você, enquanto gestor, entenda que o CRM não irá captar e nem reter alunos sozinho. Ele atua em conjunto com as suas equipes, ou seja, é um “trabalho a quatro mãos”.

Pensando nisso, deve-se levar em consideração as especificidades de cada instituição. Porém, sem deixar de lado seus respectivos processos. Por isso, o tempo para obter resultados é particular a cada instituição, ou seja, varia. 

Mas uma coisa é certa: nos casos em que a implantação é realizada efetivamente e as equipes são treinadas de forma eficaz, as IEs possuem maiores chances de obterem resultado. Além disso, será possível obtê-lo mais rapidamente se comparadas àquelas que não realizaram uma implantação planejada, concorda?

  • Como a implantação do CRM vai afetar o dia a dia da minha IE?

Caso a sua IE já possua um software e só esteja realizando a migração de um sistema genérico para um específico, o dia a dia das equipes será impactado. Contudo, não de forma tão intensa, uma vez que a prática de utilizar um sistema já é realidade.

Por outro lado, se sua instituição está saindo de um controle totalmente manual para um automatizado, envolverá mudanças que demandarão muito mais tempo e planejamento. Por essa razão, entenda que a realidade da sua IE irá sofrer alterações. E é importante analisar a intensidade e a amplitude dessas modificações.

A forma mais eficaz de lidar com isso é agir com antecedência, ou seja, prepare o ambiente institucional, bem como suas equipes. 

Conclusão

Adquirir o CRM ideal para sua IE pode ser um grande desafio. Mas, ao mesmo tempo, é uma grande oportunidade para sua instituição se diferenciar ao transformar sua forma de captar e reter alunos.

Por isso, contar com um planejamento eficaz na hora de adquirir um CRM é extremamente importante. Dentre os pontos analisados, é imprescindível levar em consideração questões como o momento de compra e a necessidade de uma implantação planejada e efetiva.

Essa, por sua vez, quando realizada de forma urgente, pode trazer riscos para a instituição. Além disso, há sempre a possibilidade de acarretar diversos problemas, sem considerar o alto investimento realizado. Em contrapartida, quando efetiva e planejada, a implantação de um CRM para IEs pode contribuir de forma eficaz para a obtenção de melhores resultados. 

Se acaso você tiver alguma dúvida, fale com a gente pelo chat. Mas, se preferir você pode marcar uma conversa. É fácil, rápido e gratuito, basta clicar na imagem abaixo!

Plataforma Rubeus

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*Conteúdo atualizado em 09/09/20.
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