Frente a um cenário no qual os índices de evasão são cada vez mais alarmantes, trabalhar a retenção de alunos, por meio de um conjunto de ações inteligentes e bem planejadas, é essencial para toda instituição de ensino.

Neste conteúdo, reunimos informações poderosas para você promover um eficiente processo de retenção de alunos. Além de insights, estatísticas e dicas valiosas. Confira! 

Introdução

Você já ouviu aquela expressão “Melhor um pássaro na mão do que dois voando”? Ela ilustra bem o quanto a sua instituição deve prezar pela retenção de alunos.

Não há como negar que a captação de alunos é um dos principais objetivos das instituições de ensino. Assim, é comum investir muitos recursos na criação de ações estratégicas capazes de atrair e matricular mais alunos.

No entanto, a captação de alunos não deve ser a única prioridade da sua equipe. Para que você obtenha um desempenho institucional sustentável, criar ações preventivas e corretivas voltadas para a retenção de alunos também torna-se importante. 

Números importantes

Para que você entenda melhor a necessidade de se atuar nessa esfera, separamos alguns números. Eles foram divulgados pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), através do Censo da Educação Superior 2018 (balanço mais recente divulgado), veja:

Quando analisamos a evolução dos índices da trajetória dos estudantes, percebemos que, em 2016, houve um aumento da taxa de desistência e uma diminuição da taxa de permanência, veja:

Campanha de captação de alunos - Rubeus

Realizando uma análise sob a ótica das instituições de ensino privadas, vemos que a taxa de desistência cresceu de 56,8 em 2015 para 59,9 em 2016.

Além disso, a taxa de permanência variou negativamente de 8,6 em 2015 para apenas 3,7 em 2016.

Em resumo, esse número nos mostra que os alunos estão entrando em instituições de ensino superior, mas não estão permanecendo. Isso quer dizer que nunca antes houve um momento mais necessário para se investir em ações inteligentes de retenção de alunos quanto agora. 

Para começar a tratar desse assunto, devemos realizar, primeiramente, um panorama geral, começando pelo básico: do que se trata a Retenção de alunos.

O que é Retenção de alunos?

A retenção de alunos é um conjunto de ações estratégicas praticadas pelas instituições de ensino. Elas tem o intuito de ajudar na permanência do aluno até o término do seu percurso educacional. Isso significa que caso haja uma certa dificuldade em manter os alunos matriculados, a evasão aumenta.

Resumidamente, a retenção é uma forma eficiente de acompanhar de perto todos os alunos, fornecendo todo o suporte necessário para que eles não venham a evadir. 

Falando assim pode parecer simples, mas esse processo é bem complexo e envolve diversas esferas da instituição. Ensino, aprendizagem, gestão, vendas e relacionamento com o aluno. Por isso, podemos dizer que estruturar um efetivo processo de retenção de alunos envolve muito esforço, dedicação e, principalmente, uma visão estratégica.

Apesar de ser uma tarefa desafiadora, a retenção de alunos apresenta resultados bastante vantajosos, tanto a longo quanto em curto prazo. 

É importante destacar que a evasão acontece em todos os níveis de ensino e, por isso, atinge desde o ensino infantil até o superior, incluindo escolas de cursos de idiomas, cursos técnicos e profissionalizantes. Por isso, a preocupação é comum a todas as instituições de ensino que não querem (e não podem) perder seus alunos.

Qual a diferença entre Retenção e Permanência de alunos? 

Por muito tempo, o termo retenção foi utilizado com o intuito de se referir a ações para se manter um aluno em uma instituição de ensino. 

Contudo, com a grande importância deste processo, as IEs perceberam a necessidade de ampliação desse termo e da forma como essas ações eram realizadas. 

Basicamente, verificou-se que as instituições, através da retenção de alunos, agiam corretivamente a uma evasão. Isso significa que as ações para “tratar” a desistência do aluno eram realizadas somente depois da sua evasão. 

Ao criar o conceito de permanência de alunos, a ideia é fazer com que as instituições de ensino atuem não corretivamente, mas preventivamente. Com isso, cresceu a necessidade de se criar ações a fim de evitar uma evasão e não somente para “tratá-la” após ocorrer. 

Por esses e outros motivos, o termo retenção de alunos tem caído em desuso, abrindo espaço para “Permanência de alunos” ou “Gestão da Permanência de alunos”. Entretanto, apesar de estar sendo substituído, esse termo ainda possui muita relevância e, por isso, deve ser estudado a fundo por você e por sua equipe.

Apesar da distinção dos conceitos, uma coisa é certa: ambos possuem a finalidade de agir contra a evasão. Por isso, são fundamentais para as instituições de ensino.

Agora que entendemos a diferença entre esses conceitos, ficou mais fácil perceber o quanto a Gestão da Permanência é cada vez mais importante para a permanência de alunos nas instituições de ensino. Pensando nisso, é IMPRESCINDÍVEL que você saiba tudo sobre esse assunto.

Assim, sugerimos que você leia o nosso Guia Completo sobre Gestão da Permanência e se aprofunde no assunto. Para acessá-lo, clique na imagem abaixo:

Guia gestão da Permanência - Rubeus

Qual a importância da retenção de alunos?

Já ficou claro que a retenção é primordial para a sobrevivência de uma instituição de ensino, não é mesmo? Mas esse não é o único motivo para se investir nesse processo. Para que você tenha uma ideia dos demais pontos a serem melhorados por um eficiente processo de retenção, nós reunimos alguns, veja:

  • Melhores processos, melhores resultados

Além de auxiliar na manutenção da instituição de ensino, a retenção de alunos é um ótimo fator para o crescimento da IE como um todo. Isso porque, ao unir eficientes ações de captação e retenção, os resultados tendem a ser potencializados, uma vez que você estará atuando tanto em ações de atração para a entrada quanto na prevenção da saída de alunos. 

  • Menores custos

Conquistar um novo aluno pode ser muito mais oneroso e demorado do que criar ações que visem a retenção de um aluno já ganho. Por isso, ao prezar pela retenção dos alunos, sua instituição tenderá a diminuir os custos.

  • Autoridade frente ao cenário educacional

Ao trabalhar contra a evasão, a tendência é que sua instituição apresente resultados concretos. Isso será refletido na forma como sua instituição é percebida, tanto pelos alunos quanto pelos leads

  • Fidelização

Ao trabalhar de forma inteligente a retenção de alunos, sua instituição irá estruturar ações que os ajudarão. Seja em esferas como satisfação, dificuldade financeira ou até mesmo mal desempenho.

Nesse sentido, a tendência é que a experiência proporcionada seja melhorada, elevando-os a fidelização. Resultado? Em casos de conclusão da graduação, por exemplo, as chances do aluno (que está totalmente satisfeito com a sua IE) permanecer (através de uma pós ou outra graduação) são bem maiores. 

Retenção de alunos: por onde começar?

O segredo de um bom processo de retenção de alunos está em começar a pensá-lo desde a captação. Isso mesmo! O seu trabalho de retenção dos alunos deve iniciar-se no momento da efetivação da matrícula pelo seu lead.

Equipe - Rubeus

Ainda não entendeu a necessidade de investir em ações de retenção já nos primeiros contatos com o seu lead? Nós te explicamos:

Ao ingressar em um dos seus cursos é natural que o estudante esteja empolgado e realmente desejando concluí-lo, não é mesmo?

No entanto, por diversos motivos, no decorrer do tempo, ele pode perder o interesse. Bem como pensar em encerrar o relacionamento com a sua instituição. 

Para diminuir as chances dessa situação acontecer, é importante que um dos primeiros passos a ser dado é desenvolver formas de fazer com que esse aluno esteja realmente preparado e decidido sobre o curso escolhido. Mas como fazer isso? Através de testes, orientações vocacionais e roda de profissões, por exemplo.  

Além disso, é sempre fundamental estabelecer, em todos os pontos de contato com o aluno, uma comunicação clara e aberta. Questões como reajustes de preço, alteração de horários e fechamento de turmas, por exemplo, devem ser bem explicadas. Isso evitará a insatisfação do aluno posteriormente.

Ademais, forneça toda informação pertinente sobre o que ele encontrará pela frente. Infraestrutura, equipe, método de ensino, direitos e deveres dos alunos da instituição são alguns exemplos.

Fazendo isso, você conseguirá alinhar a realidade com a expectativa do estudante. Isso o ajudará com a incerteza quanto ao curso e a instituição, o que diminuirá a possibilidade dele desistir posteriormente, já que estava ciente de tudo o que poderia vir acontecer e se programou de forma adequada.

Como identificar um possível evasor  

Em resumo, você deve ter bem claro que uma evasão não acontece “da noite para o dia”. Nenhum aluno decide evadir do nada, isso significa que sempre há razões para isso. Uma evasão requer um período de análise. Ou seja, quando está considerando uma evasão, o aluno, na maioria das vezes, emite sinais.

São esses sinais que a sua instituição deve perceber e atuar estrategicamente. Para te ajudar a identificá-los, nós separamos alguns “sinais clássicos” de uma possível evasão, veja:

  • Ele(a) tem faltado muito às aulas

Ao optar por uma instituição privada, é comum que o aluno se sinta mais encorajado a priorizar a presença nas aulas. Por isso, a menos que ele possua algum motivo particular, se as faltas forem constantes o sinal de alerta deve ser ligado.

  • Ele(a) não demonstra interesse 

O aluno que está prestes a evadir, geralmente, demonstra um grande desinteresse em relação à instituição de ensino como um todo. Isso quer dizer que esse sentimento não se limita somente a sala de aula, ele será percebido também em atividades comuns do dia a dia da IE, como a ausência em atividades extraclasse, tais como: congressos, palestras e cursos, por exemplo.

  • Ele(a) apresenta um baixo desempenho acadêmico

As famosas “notas baixas” podem acontecer algumas vezes. Mas se essa situação se tornar frequente é hora de atentar-se. Isso porque esse pode ser um influenciador negativo na decisão de continuar os estudos. Além disso, elas podem ser mais uma prova de que aquele aluno está realmente desmotivado.

  • Ele(a) mora longe

A localização da instituição de ensino também é um grande influenciador na hora da escolha. Infelizmente, caso o seu aluno more longe ou tenha tido a necessidade de se mudar de cidade para realizar o curso, as chances dele evadir são maiores.

  • Ele(a) atrasou algumas mensalidades

A dificuldade financeira também é um dos principais motivos que levam um aluno à desistência. Por isso, quando os atrasos se tornam recorrentes, isso indica uma dificuldade financeira em arcar com as despesas do curso, que a longo prazo podem levar a evasão.

Atenção: se o aluno não tem costume de atrasar mensalidades, realizava todos os pagamentos em dia e começa a fazer isso, há enormes chances de que esteja insatisfeito ou desmotivado por algum motivo. 

Conheça a nossa proposta para realizar uma retenção de alunos efetiva

Frente às necessidades de reter alunos, nós da Rubeus construímos a Metodologia de Captação de Alunos Sustentável. Nossa metodologia tem ajudado cada vez mais instituições de ensino a captarem e gerirem a permanência de mais alunos de forma inteligente. 

Ela divide-se em dois grandes processos, nos quais possuem três etapas cada um:

Metologia Rubeus

Hoje trataremos especificamente do processo de Retenção de alunos. Além de suas respectivas etapas e características. 

A Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável propõe ações capazes de revolucionar os processos de retenção das instituições de ensino. 

Em síntese, você pode entender a sua funcionalidade da seguinte forma:

1. Prevenir a evasão

Através do controle de evasão, sua instituição pode:

  • Diminuir sua taxa de evasão;
  • Reduzir a inadimplência;
  • Aumentar o tempo de permanência dos seus alunos.
Você sabia que cerca de 24,6% dos alunos evadem no primeiro ano na graduação? [Dados fornecidos pelo Censo do Ensino Superior].

Esta etapa possui cinco objetivos. Quando bem realizados, eles facilitam (e muito) a diminuição da taxa de evasão das instituições de ensino, conheça-os:

  • Identificar potenciais evasões e ser capaz de agir proativamente na retenção;
  • Monitorar seus motivos de evasão;
  • Antecipar negociações com abordagens assertivas e realizar melhores acordos;
  • Automatizar seu processo de cobrança;
  • Priorizar seus esforços de retenção nos alunos de maior valor.
Mas como alcançar esses objetivos?

A resposta está nas ações estratégicas propostas para essa etapa em nossa Metodologia de Captação de Alunos. Essas ações permitem que as instituições de ensino realmente tornem seus matriculados em alunosConheça algumas ações recomendadas:

  • Envie mensagens personalizadas automaticamente de acordo com sua regra de cobrança;
  • Receba listas priorizadas para contatos de retenção com seus alunos de maior valor com perfil de evasão;

Após identificar os motivos da provável evasão, encaminhe para o profissional recomendado. Coordenadores, Programa de Acompanhamento Psicológico/ Psicopedagógico, Negociação Financeira são alguns exemplos.

2. Garantir a satisfação do aluno

Ao trabalhar a satisfação será possível:

  • Aumentar a percepção de valor dos seus alunos;
  • Criar a percepção de cuidado e atenção;
  • Aumentar o índice de indicação de novos alunos;
  • Antecipar suas renovações de matrícula.

O primeiro grande desafio na etapa da “Satisfação” é tornar os alunos verdadeiros “fãs”  da sua instituição.

Em um de nossos posts no Instagram, nós falamos sobre isso, confira:

Retenção de alunos - Rubeus

Ao longo dessa etapa é fundamental considerarmos que se o nível de qualidade percebido por seus alunos for elevado, as chances deles realizarem um poderoso Marketing Boca a Boca são maiores. 

Assim, além dele não evadir (por estar completamente satisfeito), ele começará a transmitirá essa satisfação para os amigos e familiares. Isso poderá impactar positivamente o aumento do volume de potenciais alunos no topo do seu Funil de Captação de Alunos.

Alguns dos principais objetivos dessa etapa envolvem ações para:

  • Automatizar suas mensagens de condução para renovação de matrícula para aptos e não aptos; 
  • Priorizar rapidamente seus esforços de retenção para os alunos com pendências acadêmicas e financeiras; 
  • Incentivar comportamentos desejados, inclusive a indicação de novos alunos; e 
  • Centralizar todas as informações relevantes dos seus alunos em um só lugar.
Para alcançar tais objetivos, recomendamos algumas práticas que podem ser bastante úteis: 
  • Envie campanhas de e-mail e SMS para seus alunos de forma segmentada para mantê-los informados;
  • Desenvolva pesquisas de satisfação dinâmicas a cada experiência do aluno com a instituição e tenha um índice de satisfação por aluno;
  • Atenda chamadas diretamente pela plataforma de CRM;
  • Centralize as atividades de relacionamento com o aluno em uma visão unificada.

3. Traçar ações inteligentes voltadas para a Educação Continuada

Por fim, sua instituição de ensino deve colocar em prática ações que direcionam seus alunos para a educação continuada. Essa, por sua vez, tem o objetivo de aumentar o seu ticket médio e complementar sua formação. 

Por isso, na etapa de “Educação Continuada”, o principal objetivo é fazer com que o aluno satisfeito (“trabalhado” na etapa anterior) deseje continuar os estudos com você. 

Isso significa que, a partir de agora, não basta só manter o aluno e transformá-lo em fã da instituição. É necessário também trabalhar um certo encantamento capaz de incentivá-lo a consumir os demais serviços disponíveis em sua IE.

PARA REFLETIR:
Para fazer com que o seu aluno deseje continuar em sua IE, é fundamental que você trabalhe em todos os pontos uma experiência de alto nível. Concorda que ao fazer isso será muito mais fácil levá-lo a permanecer?

Uma forma macro de visualizar essa situação é fazer com que aquele aluno que entrou na graduação, termine seu curso superior e continue em sua instituição até a conclusão da pós-graduação ou do mestrado.

Durante a graduação também há diversos momentos em que temos a oportunidade de conectar o aluno com atividades de extensão. Essas oportunidades irão, além de melhorar seu engajamento com o curso, aumentar seu ticket médio.

Por isso, é importante que sua instituição alcance os objetivos dessa etapa que são:

  • Construir trilhas de aprendizagem que correlacionem cursos complementares, especializações e reforços;
  • Sistematizar sua captação na base de acordo com o rendimento acadêmico por disciplina;
  • Monetizar sua base de egressos.
Para realizar todos esses objetivos é importante:
  • Enviar ofertas por e-mail e SMS automaticamente para alunos qualificados por curso, período e notas; 
  • Realizar campanhas de qualificação segmentada na sua base de alunos;
  • Enviar campanhas de e-mail e SMS direcionadas para seus egressos segmentados e controlar as indicações entre alunos

Além dessas ações, recomendamos que sua IE utilize uma plataforma capaz de disponibilizar informações estratégicas em tempo real. O coeficiente de rendimento nas disciplinas, fase do curso, empregabilidade do aluno e atividades extracurriculares são alguns exemplos. 

Ademais, essa ferramenta deve ajudar sua instituição de ensino a desenvolver, com eficiência, todas as atividades e ações inerentes às etapas que compreendem o processo de Retenção de Alunos.  

Conclusão

Não é novidade que o processo de captação de alunos é essencial para todas as IEs. No entanto, para a obtenção de bons resultados a longo prazo, além de captar, é necessário também atentar-se à prática de reter, com eficiência, os alunos

Para isso, é essencial criar uma metodologia sólida de retenção de alunos. Bem como estruturar ações que permitam trabalhar os prováveis fatores de desistências inerentes a todas as etapas dessa fase.

Através da Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável, é possível ter acesso a ações inteligentes capazes de aumentar a permanência dos seus alunos com mais satisfação e um maior ticket médio.

Caso você queira saber mais detalhes de como a Rubeus pode ajudar a sua IE a reter mais alunos, fale com um de nossos consultores. É fácil, rápido e totalmente gratuito! 

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Por isso, queremos saber: como esse processo acontece em sua IE? Conte-nos sua experiência!

*Conteúdo atualizado em 08/09/20.
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