O processo de Retenção de Alunos evidencia que reter alunos é tão importante quanto captar novos. Conheça, hoje as três etapas que envolvem este processo e entenda a real importância em praticá-lo em sua instituição de ensino.

Não há como negar que captar alunos é um dos grandes desafios das instituições de ensino, não é mesmo?

E, por isso, é constante entre as instituições de ensino a busca por práticas e ações eficientes capazes de atrair e matricular mais alunos.

No entanto, a fim de obter um desempenho institucional sustentável destaca-se que este esforço de captação de alunos deve ser desenvolvido em conjunto com práticas estratégicas de retenção de alunos.

Por essa razão, construímos a Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável. Ela tem ajudado as instituições de ensino a captar e reter mais alunos de forma inteligente.

Esta Metodologia divide-se em dois grandes processos, nos quais possuem três etapas cada um. Hoje, trataremos, especificamente o processo de Retenção de Alunos e suas respectivas etapas e características.

Caso queira conhecer mais sobre a Captação, leia este blog post.

Para começar a tratar deste assunto, primeiro vamos entender do que se trata a Retenção de alunos.

O que é Retenção de Alunos?

A retenção de alunos é um conjunto de ações estratégicas praticadas pelas instituições de ensino com o intuito de ajudar na permanência do aluno até o término do curso.

Resumidamente, a retenção de alunos seria uma forma eficiente de acompanhar de perto todos os alunos. Buscando fornecer todo o tipo de ajuda para que eles não venham a abandonar sua instituição. Falando assim pode parecer simples.

Mas este processo é bem complexo e seus resultados podem ser bastante vantajosos para o desempenho das instituições.

É importante destacar que a evasão acontece em todos os níveis de ensino. E, por isso, atinge desde o ensino infantil até o superior, incluindo escolas de cursos de idiomas, cursos técnicos ou profissionalizantes. Assim, a preocupação deve ser de todas as instituições de ensino que não querem (e não podem) perder seus alunos.

Retenção de alunos: por onde começar?

O segredo de um bom processo de retenção de alunos está em começar a pensá-lo desde a captação. Isso mesmo, o seu trabalho de retenção dos alunos deve iniciar-se no momento da captação e da matrícula.

Como assim? Ao ingressar em um dos seus cursos é natural que o estudante esteja empolgado e realmente desejando concluí-lo, não é mesmo?

No entanto, por diversos motivos no decorrer do tempo ele pode perder o interesse e pensar em encerrar o relacionamento com sua instituição.

Para diminuir as chances desta situação acontecer, como vimos, é importante que você comece a atuar durante sua captação de alunos. Para isso, um dos primeiros passos é que sua instituição desenvolva formas de fazer com que este aluno esteja realmente preparado e decidido sobre o curso escolhido. Assim é importante preparar testes, orientações vocacionais e roda de profissões, por exemplo.  

Outra questão é deixar bem claro no momento da matrícula, possíveis ajustes financeiros e fornecer toda informação pertinente sobre o que ele encontrará pela frente. Tais como: sua infraestrutura, equipe, método de ensino, direitos e deveres dos alunos da instituição.

Fazendo isso, você conseguirá alinhar a realidade com a expectativa do estudante e seus familiares e, isso ajudará com a incerteza quanto seu curso e sobre sua instituição. O que diminuirá a possibilidade dele desistir posteriormente, já estava ciente de tudo o que poderia vir acontecer e, se programou de forma adequada.

O objetivo da Retenção de Alunos na Metodologia Rubeus de Captação Sustentável

Como destacamos em nosso blog post Como conseguir alunos o ano todo a Metodologia Rubeus de Captação de alunos sustentável propõe ações capazes de transformar (positivamente) os processos de captação de retenção das instituições de ensino.

Esta Metodologia é composta por duas fases: a captação e a retenção de alunos e, suas respectivas etapas. Como vimos, hoje destacaremos a Retenção, fase esta constituída por três etapas. Conheça agora um pouco sobre os benefícios de cada uma delas:

– Evasão:

Através do controle de evasão a instituição pode diminuir sua taxa de evasão, reduzir a inadimplência e aumentar o tempo de permanência dos seus alunos;

– Satisfação:

Já ao trabalhar a satisfação ela poderá aumentar a percepção de valor dos seus alunos, criar a percepção de cuidado e atenção, aumentar o índice de indicação de novos alunos e antecipar suas renovações de matrícula;

– Educação Continuada:

Por fim, a instituição de ensino que colocar em prática ações que direcionam seus alunos para a educação continuada poderá aumentar seu ticket médio e complementar sua formação colocando o aluno como protagonista.

Entenda as três etapas da Retenção de Alunos

  • Evasão

Você sabia que cerca de 24,6% dos alunos evadem no primeiro ano na graduação?*

Por isso, é possível perceber que um dos grandes desafios das instituições de ensino após conseguir matricular alunos é evitar com que eles desistam do curso.

Por envolver uma grande quantidade de fatores sabemos que isso não é uma tarefa fácil, mas não é impossível. Por isso, é importante destacar que esta etapa possui cinco objetivos que se forem realizados facilita (e muito) a diminuição da taxa de evasão das instituições de ensino. Conheça-os:

Identificar potenciais evasões e ser capaz de agir proativamente na retenção;

Monitorar seus motivos de evasão;

Antecipar negociações com abordagens assertivas e realizar melhores acordos;

Automatizar seu processo de cobrança;

Priorizar seus esforços de retenção nos alunos de maior valor.

Mas como alcançar esses objetivos?

A resposta está nas ações estratégicas propostas para esta etapa em nossa Metodologia de Captação de Alunos. Essas ações permitem que as instituições de ensino realmente tornem seus matriculados em alunos.

Conheça essas ações recomendadas para a etapa de “Evasão”:

– Envie mensagens personalizadas automaticamente de acordo com sua regra de cobrança;

– Receba listas priorizadas para contatos de retenção com seus alunos de maior valor com perfil de evasão;

– Após identificar os motivos da provável evasão encaminhe para o profissional recomendado. Pode ser, por exemplo: Coordenadores, Programa de Acompanhamento Psicológico/ Psicopedagógico, Negociação Financeira, entre outros.

*[dados fornecidos pelo Censo do Ensino Superior]

  • Satisfação

O primeiro grande desafio na etapa da “Satisfação” é tornar os alunos verdadeiros “fãs” da sua instituição de ensino e de todos os serviços prestados por ela.

Essa etapa é fundamental ao considerarmos que se o nível de qualidade percebido por seus alunos for elevado as chances deles realizarem o poderoso Marketing boca a boca são maiores.

Assim, além dele não sair da sua instituição por estar completamente satisfeito ele começará a falar bem dela para os amigos e familiares. O que poderá impactar no aumento do volume de potenciais alunos no topo do seu Funil de Captação de Alunos.

Alguns dos principais objetivos desta etapa são: automatizar suas mensagens de condução para renovação de matrícula para aptos e não aptos; Priorizar rapidamente seus esforços de retenção para os alunos com pendências acadêmicas e financeiras; Incentivar comportamentos desejados, inclusive a indicação de novos alunos; e centralizar todas as informações relevantes dos seus alunos em um só lugar.

Para alcançar tais objetivos recomendamos algumas práticas que podem ser bastante úteis:

– Envie campanhas de e-mail e SMS para seus alunos de forma segmentada para manter seus alunos informados;

– Desenvolva pesquisas de satisfação dinâmicas a cada experiência do aluno com a instituição e tenha um índice de satisfação por aluno;

– Atenda chamadas diretamente pela plataforma de CRM;

– Centralize as atividades de relacionamento com o aluno em uma visão unificada.

  • Educação Continuada

Por fim, na etapa de “Educação Continuada” o principal objetivo é fazer com que o aluno fique tão satisfeito que queira continuar os estudos com você.

Isso significa que a partir de agora não basta só manter o aluno e transformá-lo em fã da instituição. É necessário também trabalhar um certo encantamento capaz de incentivá-lo a consumir os demais serviços disponíveis em sua IE.

Uma forma macro de visualizar esta situação é fazer com que aquele aluno que entrou na graduação, termine seu curso superior e continue em sua instituição até a conclusão da pós-graduação ou do mestrado.

Durante a graduação também há diversos momentos em que temos a oportunidade de conectar o aluno com atividades de extensão. Isso melhora o seu engajamento com o curso bem como aumentar seu ticket médio.

Por isso, é importante que sua instituição alcance os objetivos desta etapa que são:

– Construir trilhas de aprendizagem que correlacione cursos complementares, especializações e reforços;

– Sistematizar sua captação na base com base no rendimento acadêmico por disciplina;

– Monetizar sua base de egressos.

Para realizar todos esses objetivos é importante enviar ofertas por e-mail e SMS automaticamente para alunos qualificados por curso, período e notas e realizar campanhas de qualificação segmentada na sua base de alunos. Além disso, enviar campanhas de e-mail e SMS direcionadas para seus egressos segmentados e controlar as indicações entre alunos.

Recomendamos, ainda, que sua instituição de ensino utilize uma plataforma capaz de disponibilizar informações estratégicas em tempo real. Tais como o coeficiente de rendimento nas disciplinas, fase do curso, empregabilidade do aluno e atividades extracurriculares.

Além disso, esta ferramenta deve ajudar sua instituição de ensino a desenvolver todas as atividades e ações inerentes às etapas que compreendem o processo de Retenção de Alunos.  

Conclusão

Não é novidade que o processo de captação de alunos é essencial para todas as IEs, não é mesmo? No entanto, para a obtenção de bons resultados a longo prazo, além de captar, é necessário também atentar-se à prática de reter, com eficiência, os alunos.

Para isso, é essencial criar uma metodologia sólida de retenção de alunos. Estruturando ações que permitem trabalhar os prováveis fatores de desistências inerentes a todas as etapas desta fase.

Através das três etapas do processo de retenção de alunos, propostas pela Metodologia Rubeus de captação de alunos sustentável é possível ter acesso a ações inteligentes. Aumentando a permanência dos seus alunos com mais satisfação e um maior ticket médio.

Por isso, queremos saber como como este processo acontece em sua IE? Conte-nos sua experiência.

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