Etapas para implantar um CRM Educacional: Guia prático em 8 passos estratégicos

Se você está em busca de um CRM para sua instituição de ensino, é essencial conhecer as etapas para implantar um CRM Educacional com eficiência e segurança. Neste conteúdo, vamos compartilhar as oito etapas para implantar um CRM Educacional com sucesso na sua instituição, desde o diagnóstico até a operação. Confira! 

Leitura: 8 minutos

Introdução

Antes de iniciarmos para o objetivo desse conteúdo, quero recomendar um material inicial no qual apresentamos os macro passos para implantar um CRM Educacional, estou falando do blog post: Como implantar CRM educacional: 3 etapas que as IEs devem conhecer.

Muito bem, agora podemos avançar para os micro (e essenciais) passos de uma implantação bem sucedida. Vamos lá?

O principal objetivo de um CRM Educacional é fortalecer o relacionamento com candidatos e alunos. Por isso, ao buscar um CRM você deve planejar a sua implantação desde a concepção do projeto, visando o sucesso da sua IE e dos objetivos dos candidatos e alunos.

Neste post, vamos ajudar você a iniciar a implantação do seu CRM antes mesmo da escolha da tecnologia ideal. O nosso objetivo é te deixar preparado para que a implantação do sistema em sua IE seja um sucesso.

Boa leitura e ótimos insights!

Por que investir em uma implantação planejada do CRM Educacional?

Ao enfrentar dificuldades com um novo software, é comum apontar falhas na ferramenta escolhida. No entanto, o verdadeiro problema muitas vezes está no processo de implantação — e não no sistema em si.

Uma implantação mal estruturada pode comprometer todo o potencial do CRM, gerando frustração nas equipes e desperdício de tempo e recursos. Por isso, o planejamento da implantação deve começar ainda antes da contratação, avaliando com atenção o suporte oferecido pela empresa fornecedora.

✅ Uma boa fornecedora de CRM educacional precisa disponibilizar um programa completo de implantação, que inclua:

• Configuração e adaptação técnica do sistema às necessidades da instituição;

• Treinamentos práticos e contínuos para todos os usuários envolvidos;

• Suporte técnico especializado durante todo o processo.

Outro ponto fundamental é a capacidade de integração do CRM com as demais ferramentas utilizadas pela instituição — como sistemas acadêmicos, ERPs, plataformas de marketing, atendimento e BI. Quanto mais integradas estiverem as soluções, mais fluido será o fluxo de dados e mais eficiente será o trabalho das equipes.

Vantagens de uma implantação planejada

Um processo bem estruturado de implantação gera diversos benefícios desde os primeiros meses de uso. Confira abaixo três vantagens fundamentais:

• 🔻 Redução de custos operacionais
  Evita retrabalho, falhas de comunicação e desperdício de recursos ao garantir que a equipe já comece a usar o sistema da forma correta, com processos otimizados.

• 🎯 Maior aceitação e engajamento das equipes
  Quando as equipes participam da implantação, recebem treinamento adequado e entendem os benefícios do CRM no dia a dia, a adesão é natural — e a motivação, muito maior. Ou seja, a equipe desenvolve a cultura do CRM.

• 📈 Manutenção da produtividade durante a transição
  Um planejamento bem-feito permite que o novo sistema seja implementado gradualmente, sem paralisar as operações. Assim, a instituição mantém o ritmo de trabalho mesmo durante a adaptação.

8 etapas para implantar um CRM Educacional de sucesso

1. Encontrando a solução ideal

Antes de qualquer ação prática, é necessário olhar para dentro. Avalie os processos atuais de relacionamento com alunos e leads, identifique gargalos, entenda como são feitos os registros e acompanhamentos, e quais são as ferramentas utilizadas hoje.

Nessa etapa, defina também os objetivos do CRM: melhorar a captação? Aumentar a retenção? Reduzir a evasão? Estabelecer essas metas ajuda a guiar todas as próximas fases.

🎯 Dica prática: Faça reuniões com diferentes áreas (marketing, comercial, secretaria, pedagógico) para mapear os processos atuais e identificar oportunidades de melhoria.

Após isso, comece a etapa de busca pelo CRM ideal, ou seja, aquele que atende plenamente às suas necessidades. Em síntese, existem diversas ferramentas de CRM no mercado e, por isso, é essencial entender as diferenças entre elas. Somente assim, será possível identificar a que realmente vai atender às suas necessidades.

Você pode estar se perguntando qual o benefício de implantar um CRM focado para a educação? Bem, uma solução de CRM para educação é capaz de impulsionar os resultados de Captação e Permanência das instituições de ensino, pois é desenvolvido sob medida para instituições de ensino.

📚 Aliás, vou deixar aqui um dos nossos conteúdos mais acessados sobre como escolher o CRM educacional certo, não deixe de conferir:

2. Preparação para a implantação

Com o diagnóstico em mãos, é hora de preparar o terreno. A mudança de um processo manual para um sistema digital exige envolvimento da equipe, comunicação clara e o apoio da liderança.

Além disso, defina os responsáveis pela implantação, monte um cronograma realista e crie um comitê para acompanhar o andamento do projeto.

💡 Boas práticas: Compartilhe com todos os colaboradores o “porquê” da implantação e quais benefícios ela trará para o dia a dia da equipe.

Basicamente, toda a IE deve estar alinhada com a importância do projeto, desde a alta gestão, lideranças e equipes. Ou seja, todos devem apoiar e se envolver com o projeto. 

A alta gestão deve demonstrar o seu apoio comunicando e fortalecendo junto às  equipes os objetivos de implantação e quais os benefícios serão alcançados por todos, mesmos aqueles que não operarão a tecnologia. 

Já as lideranças táticas devem garantir que as informações necessárias para o projeto sejam compartilhadas desde o início, estimulando as equipes a estudarem sobre boas práticas de relacionamento. Além disso, devem garantir que sejam treinadas para a boa operação do CRM. 

Por fim, as equipes que operam devem se comprometer a garantir o registro das informações de forma adequada e a evoluir no relacionamento com os leads e alunos.

3. Diagnóstico do estado atual de relacionamento

Independentemente se sua instituição de ensino já possui ou não um CRM, você se relaciona de alguma forma com os seus candidatos e alunos. Entender em qual estágio de relacionamento a sua IE se encontra é o primeiro passo para iniciar o seu projeto de implantação de um CRM.

É importante reconhecer como os principais setores de atendimento ao candidato e aluno entendem o relacionamento. Reflita:

• Será que alguns deles percebem o contato com o público como algo estritamente operacional e transacional? 🤔

• Será que de fato buscam entender as dores e necessidades do candidato quando atende um lead em busca de uma informação? 

• Como as informações são registradas? Existe algum tratamento estratégico das informações?

Esses são alguns questionamentos relevantes para que você realize o diagnóstico do relacionamento com candidatos e alunos da sua instituição de ensino. Assim, a partir das informações obtidas será possível entender o que precisa evoluir em processos, tecnologia ou até mesmo em treinamento e desenvolvimento da sua equipe.

4. Definição das metas

Nesta etapa é necessário definir claramente quais são as metas de captação e retenção de alunos.

Você poderá ainda definir macro e micro metas. Por exemplo, macro metas de captação e retenção de alunos, e micro metas de captação e retenção para cursos distintos, para processos seletivos específicos e para equipes.

Se você possui relacionamento com empresas e outras escolas, você pode definir metas para seu time comercial para estas key account, isso se elas representam um relacionamento importante na sua captação de alunos, é claro.

Em síntese, para gerenciar as suas metas é importante definir quais serão as principais métricas que você vai acompanhar, e aqui temos algumas dicas:

• Leads gerados de forma orgânica;

• Leads gerados em campanhas digitais;

• Conversão de leads em matrículas;

• Inscrições ou visitas agendadas;

• Matrículas;

• Conversão de inscrições/visitas em matrículas;

• Resultado das atividades da equipe de relacionamento;

• Evolução dos leads de campanhas digitais no funil de captação;

• Potencial para renovação de matrícula;

• Matrículas renovadas;

• Cancelamentos;

• Reversão de evasão;

✅ De forma resumida: busque levantar as principais métricas educacionais que fazem sentido para sua IE.

5. Seleção dos relacionamentos a desenvolver

É preciso desenvolver a percepção de quais relacionamentos sua instituição possui atualmente e quais podem evoluir. Por exemplo, sua IE pode ser forte na captação para cursos específicos, e pode querer adentrar em outros segmentos, como o EaD ou cursos livres. Pode ser forte na educação infantil e está em busca de fortalecer a educação a nível médio.

Por isso, conhecer as personas da sua IE nos segmentos que atua e que busca crescer será primordial para estabelecer relacionamentos eficazes com seu público, com uma régua de relacionamento específica para cada persona da sua IE.

O próximo passo é elaborar o programa de relacionamento de sucesso. A régua de relacionamento conduzirá o conjunto de ações que fazem parte da estratégia de marketing da IE, que vão desde a qualificação de leads até a finalização do curso garantida pela retenção assertiva dos seus alunos e pelo bom relacionamento com o seu público.

Uma régua de relacionamento educacional pode ser entendida como a definição de um plano de comunicação recheado de ações que possuem um objetivo específico para determinado segmento de leads ou estudantes.

Em suma, a régua de relacionamento deverá sustentar as ações para todos os seus canais de captura de leads, ações de inbound e outbound marketing e canais integrados. Para isso, é necessário que você mapeie com precisão todos os seus pontos de contato, físicos e digitais, mapeando também a jornada do lead, candidato e aluno.

O risco de não definir a régua de relacionamento de forma eficaz é estabelecer contatos sem estratégia, relações pontuais, não sistemáticas e desvinculadas das dores e anseios da sua persona, prejudicando toda a performance da sua IE.

🔗 Confira o nosso conteúdo detalhado sobre como estruturar réguas de relacionamento inteligentes:

6. Treinamento da equipe

Um CRM é tão eficiente quanto sua equipe estiver preparada para utilizá-lo. Invista em capacitações práticas, simulações de uso, materiais de apoio e um canal direto para dúvidas.

É importante que cada setor entenda como utilizar o sistema dentro de sua realidade e objetivos.

📚 Sugestão: Estabeleça embaixadores internos (usuários-chave) para ajudar colegas e incentivar o uso do CRM no dia a dia.

7.  Implantação e operação do CRM

Implantação piloto:

Antes de liberar o CRM para toda a instituição, realize um projeto piloto com um grupo pequeno (uma unidade, polo ou curso). Isso permite identificar ajustes necessários, validar processos e testar a integração de dados.

Corrigir erros nesta fase evita retrabalho na etapa final.

🚧 Aprenda com o piloto: Documente aprendizados e envolva os usuários do piloto no refinamento das práticas.

Implementação completa:

Após o sucesso do piloto, é hora de escalar o uso do CRM para toda a instituição. Com base nos ajustes identificados, aplique as melhorias e implemente os fluxos em todos os departamentos relevantes.

Garanta que os usuários tenham suporte e que a equipe de TI esteja disponível para solucionar eventuais dúvidas. Lembre-se: Na fase de implantação você deve garantir que as ações previamente planejadas sejam configuradas na solução.

O acompanhamento do cronograma de implantação com a definição das responsabilidades e papéis de operação na plataforma também não deve ser negligenciado pela sua IE.

Durante a implantação os profissionais serão treinados, e este é um ponto de atenção. Garanta que todos estejam comprometidos nesta etapa. Você pode ainda testar os conhecimentos de todos, com exemplos de casos reais da sua IE antes da entrada em produção da solução, ou seja, antes do início das operações conhecido como go live.

Homologue o projeto antes de iniciar o primeiro processo seletivo na solução. Realize um teste de ponta a ponta da operação com todos os envolvidos no projeto para que tenham conhecimento dos pontos de captura e contato com o lead, demonstrando o comportamento no funil e da gestão das informações na solução. Isso garantirá o sentimento de pertencimento de toda a equipe no projeto favorecendo maiores chances de sucesso com seu CRM.

🚀 Comunicação é essencial: Compartilhe as conquistas da implantação com toda a instituição e reforce os objetivos alcançados.

8. Avaliação, controle e evolução do CRM

Esta etapa não pode ser negligenciada pela sua IE mesmo que a operação esteja ocorrendo com sucesso e suas metas estejam sendo alcançadas, deve ser realizada com uma agenda definida enquanto seu CRM estiver em operação. 

O estágio de avaliação e controle é um momento de retroalimentação das informações e você deve definir quando será realizada. Além do acompanhamento das métricas e metas definidas anteriormente, é necessário manter um acompanhamento e controle das operações. 

As informações do candidato e aluno devem estar sendo registradas de forma adequada no CRM para que você possa gerenciá-las e ter insights para evoluir no relacionamento com seu público. 

Além disso, é importante averiguar rotineiramente se as boas práticas de operação e de marketing educacional estão sendo cumpridas conforme os objetivos da sua IE.

Avaliação de resultados

Após a implantação, é fundamental acompanhar de perto os principais indicadores de desempenho (KPIs), como:

• Taxa de conversão de leads em alunos;

• Tempo médio de resposta e atendimento;

• Engajamento dos leads nos fluxos de automação;

• Redução da evasão;

• Satisfação das equipes com o uso do sistema.

Essas métricas permitem identificar pontos fortes da estratégia e, principalmente, oportunidades de melhoria no uso da ferramenta.

💡 Dica estratégica: Crie um painel de indicadores com dados extraídos diretamente do CRM para facilitar análises frequentes e decisões mais ágeis.

Evolução contínua do CRM

À medida que sua instituição cresce e amadurece digitalmente, novas demandas e oportunidades surgem. Por isso, é importante revisar periodicamente os fluxos de automação, segmentações, integrações e processos definidos inicialmente.

Também vale explorar novos recursos da plataforma — como análises preditivas, inteligência artificial e integrações com canais adicionais — para continuar extraindo o máximo valor do CRM.

Etapas para implantar um CRM Educacional: Conteúdo para se aprofundar no assunto!

O primeiro passo para alcançar o sucesso na implantação de um CRM Educacional é a escolha de uma plataforma (software) específica para o segmento educacional. Também é importante atentar-se à qualificação técnica e prática da equipe que conduzirá o projeto. Mas, para que isso seja possível é essencial saber fazer a escolha certa.

Por isso, preparamos um checklist com 40 itens para você analisar quando for escolher a solução de CRM da sua IE. Com ele, você poderá realizar uma análise apurada sobre variáveis que envolvem esferas como:

• Fluxo de inscrição e matrícula integrado;

• Gestão comercial;

• Automação do relacionamento;

• Suporte;

• Gestão da Permanência.

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A Plataforma Rubeus

A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido, exclusivamente, para instituições de ensino. Por isso, ela conhece detalhadamente todas as dificuldades presentes no cenário atual de captação de alunos das IEs. 

Ela leva em consideração as diferenças de cada aluno e a complexidade presente em qualquer relação. Assim, ao implantar a cultura da Plataforma Rubeus em sua instituição, você consegue aproximar e conquistar cada vez mais os seus potenciais e atuais alunos.

Depois deste guia completíssimo, você já está preparado para dar o pontapé inicial e se aprofundar mais no assunto. Por isso, que tal sair da teoria e ir para a prática? 😃

🚀🚀 Assista ao vídeo e entenda como a Plataforma Rubeus pode te ajudar a revolucionar os processos e os resultados da sua faculdade ou escola.

Além disso, te convidamos a agendar uma demonstração gratuita da nossa plataforma. Através dela é possível conferir na prática todas as funcionalidades da Plataforma Rubeus. 

São 30 minutos capazes de mudar a forma como você enxerga a Captação e a Permanência de alunos da sua instituição de ensino. Clique na imagem abaixo e venha conferir!

Considerações finais

Espero que você tenha gostado das nossas dicas de como implantar um CRM Educacional! Agora, você pode compartilhar esse conteúdo com a sua equipe para que, assim, vocês cresçam juntos e na mesma direção. Além disso, saiba que estamos comprometidos com o sucesso da sua IE. Então, caso tenha alguma dúvida, deixe nos comentários que, em breve, nós responderemos!

Ótimos resultados para você! 😃

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Para usar como referência acadêmica

Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos: 

– Formato ABNT:

MAXIMO, Aryane.  Guia prático: Como implantar um CRM Educacional em 8 passos estratégicos. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/etapas-para-implantar-um-crm-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

– Formato APA:
Rubeus. 2022, 13 de junho. Guia prático: Como implantar um CRM Educacional em 8 passos estratégicos. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/etapas-para-implantar-um-crm-educacional/