Como implantar CRM educacional: 3 etapas que as IEs devem conhecer

Dentre as dúvidas mais comuns entre os gestores das IEs estão: como implantar CRM educacional? Por onde começar? O que preciso levar em consideração? Hoje, vamos ajudar a respondê-las.

Leia atentamente este passo a passo e fique por dentro de como implantar CRM educacional de forma eficiente em sua instituição e, assim, potencializar a sua performance! Boa leitura!

Introdução

É fato que implantar qualquer plataforma ou alterar qualquer processo em uma instituição de ensino é um grande desafio. Com a implantação de um CRM para educação não seria diferente.

Tendo em vista que essa situação envolve um grande número de fatores, é essencial que você atente-se ao processo que deve ser seguido para acertar na implantação dessa estratégia.

Alguns possíveis agentes que podem se tornar “barreiras” durante esse processo são os colaboradores, as tecnologias e os processos já existentes em sua instituição.

Então, como implantar CRM educacional de forma eficiente em sua instituição de ensino diante de um cenário como esse? Por meio deste blog post, vamos ajudar você a responder esse tipo de questionamento. Por isso, leia-o até o final e saiba tudo sobre como implantar CRM educacional!

CRM educacional, o que é isso? 

Em resumo, um CRM educacional consiste em um software desenvolvido para auxiliar as IEs na gestão do relacionamento com potenciais e atuais alunos.

Um CRM focado nas necessidades e especificidades do cenário educacional tende a ser muito mais eficaz, se comparado a um CRM genérico, que “atende a todos os segmentos”. Por isso, uma dica importante é ir em busca de um CRM específico para educação

Ainda tem dúvida? Preparamos um blog post que aborda detalhadamente mais informações sobre o CRM para educação:

CRM para área educacional - Rubeus

1º passo) Como saber se minha IE precisa de um CRM educacional? 

O primeiro passo é identificar se realmente sua instituição precisa de um CRM. Você deve fazer isso através da análise de diferentes fatores. Esses, por sua vez, são essenciais para o alcance de bons resultados mediante a utilização da plataforma. 

Tem dúvida de como fazer essa análise? Então confira nosso conteúdo abaixo:

3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus - Rubeus

2º passo) Minha instituição de ensino precisa de um CRM, e agora?

Verificou que a sua IE precisa de um CRM educacional? Então chegou a hora de procurar a melhor opção no mercado, ou a que mais se adequará aos processos da sua instituição de ensino. Esse é um momento bastante importante. Por isso, prepare-se para realizar uma análise bem apurada!

Sabemos que essa pode ser uma análise bem complexa. Por isso, preparamos um checklist com 40 fatores que você deve analisar antes de adquirir um CRM educacional. Faça o download gratuitamente:

Checklist Rubeus - Solicite o seu!

3º passo) Mas, afinal, como implantar CRM educacional?

Após encontrar no mercado a plataforma capaz de gerenciar o relacionamento com os seus potenciais e atuais alunos da melhor forma possível, podemos passar para a próxima etapa: a implantação.

Imagem ilustrativa - Rubeus

Para que esse processo ocorra sem maiores problemas, é importante seguir um roteiro eficiente de implantação, composto por três etapas. Para isso, elaboramos uma inspiração especialmente para você e sua instituição.

Roteiro para acertar na hora de implantar um CRM para educação

Como vimos, por se tratar da implantação, essa parte é mais prática. Por isso, deve ser realizada logo após você já ter escolhido sua plataforma específica para educação

Caso não tenha escolhido ainda, recomendamos que você clique aqui! Através deste conteúdo, você irá descobrir o que precisa levar em consideração para escolher o melhor CRM para as necessidades da sua IE.  

Preparado para começar?  

  • Pré-implantação

A primeira etapa trata-se da pré-implantação, ou seja, a etapa que antecede a implantação em si. Esse é o momento ideal para planejar tudo o que ocorrerá durante o processo. Isso é essencial para você tentar se antever ao que pode ocorrer e, assim, prevenir-se.

Nessa etapa, é importante trabalhar os seguintes pontos:

A) Definição de objetivos e estratégias através do CRM 

O primeiro passo deve ser elaborar uma estratégia de implantação da plataforma. Para isso, defina quem estará diretamente envolvido com você nesse processo. Aqui, pense nas pessoas que você poderá delegar funções. 

Ao envolver pelo menos uma pessoa de cada setor em funções específicas, as chances de aumentar o engajamento de toda a equipe são maiores. Isso porque elas se sentem parte e, de alguma forma, responsáveis por aquilo. 

Realizado isso, defina seus objetivos. Estruture um objetivo geral e subdivida-o em objetivos específicos. Para definir esses pontos, é importante pensar no que você espera ao implantar uma plataforma de CRM em sua instituição.

De forma resumida, podemos dizer que aqui é necessário colocar “na ponta do lápis” o que você quer visualizar em sua instituição daqui certo período de tempo, após a implantação do CRM.

Imagem ilustrativa - Rubeus

B) Estabeleça prazos e se organize

Após verificar qual a sua opção desejada, o ideal para sua instituição é planejar. Planejar de forma consistente, junto a empresa que fornecerá o CRM, prazos, datas e responsáveis. Ao fazer isso, leve em consideração o tempo de implantação que será necessário. E, como vimos, não tente diminuí-lo, assumindo riscos excessivos nessa tentativa.

Falando em prazos, preparamos um pequeno cronograma. Ele aborda como o processo de aquisição de uma plataforma de CRM para IEs acontece normalmente:

No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite.

Você pode estar se perguntando: “Mas eu só posso assinar o contrato quando faltar exatamente 3 meses para o período de processo seletivo?”. Não, você pode fazer isso antes! 

Aqui, na Rubeus, acreditamos no poder do planejamento. Por isso, sempre recomendamos a efetivação do contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação permitirá você se resguardar de qualquer eventual imprevisto. 

C) Mapeie seus processos e defina seus indicadores de resultados

Outra questão que não deve ser esquecida é o mapeamento dos processos existentes em sua instituição de ensino, bem como o estabelecimento dos seus indicadores de resultados

Mapear os processos é essencial para a configuração do CRM em sua IE. Apenas assim será possível que o CRM para educação entenda suas necessidades e seja configurado para atendê-las. Já os indicadores de resultados servirão como base comparativa entre os resultados alcançados após a execução da estratégia de CRM em sua instituição de ensino.

D) Mostre as vantagens na adoção da plataforma 

Toda implantação de CRM envolve uma mudança de cultura das instituições de ensino. Por isso, é importante começar a trabalhar a quebra de resistência dos seus colaboradores. Para isso, prove a eles que o CRM para educação não é um inimigo, mas sim um grande aliado ao desenvolvimento do trabalho de cada um deles. 

Outro modo é demonstrar confiança, perante sua equipe, quanto aos resultados que podem ser alcançados com a utilização do CRM para educação. Mas como fazer isso? Invista em uma comunicação eficiente sobre o projeto, daquelas que seja capaz de despertar o comprometimento  com a nova estratégia; destaque os seus principais benefícios e explique as responsabilidades e como cada um deles pode contribuir para melhorar a gestão do relacionamento com os alunos.

Além disso, ofereça a eles treinamentos estratégicos. Você deve apostar em temas como o uso da ferramenta na prática, por exemplo. Ao realizá-los, lembre-se de evidenciar também que essas práticas não geram resultados do “dia para a noite”.

Plataforma Rubeus - 3 em 1

  • Implantação

Este é o momento de implantar, de fato, sua estratégia de CRM. O ponto fundamental dessa etapa é a configuração do CRM à real demanda da sua instituição. 

A) Desenhe um fluxograma dos seus processos

Na etapa anterior, você realizou o mapeamento dos processos da sua instituição de ensino. Após esse levantamento, é interessante que você crie um fluxograma de atividades para cada um desses processos.

Nele, você deve identificar todas as áreas envolvidas, os responsáveis diretos e indiretos, os resultados esperadosbem como possíveis gargalos e problemasA partir disso, será possível estabelecer uma nova maneira de execução (um novo desenho) que seja mais eficiente para sua IE.

B) Configurar a ferramenta CRM “às suas necessidades”

Enfim, chegou o momento da implantação do CRM para educação. Sim, é hora de “colocar a mão na massa”. Para isso, você precisa usar os dados levantados anteriormente para alimentar e configurar sua ferramenta de CRM. Isso é possível devido ao fato de que, possivelmente, seu software possui opções de personalização para atender as especificidades da sua instituição.

É a partir do levantamento dos processos e da equipe envolvida que você irá montar os processos dentro da plataforma, inserindo as informações e elencando funções e atividades para cada usuário, por exemplo. 

Nesse momento, é imprescindível que a equipe de suporte da empresa de CRM seja disponível, de fácil acesso e esteja ao seu lado, fornecendo todo o auxílio necessário para que tudo ocorra bem. 

Equipe - Rubeus

C) Boas práticas para o processo seletivo (campanhas)

Conhecer e implementar, em conjunto com o CRM para educação, algumas boas práticas pode fazer total diferença no desempenho das campanhas de processo seletivo. Conheça sete das nossas importantes boas práticas:

1) Ligações de captação ativa

Qualificação das suas listas de contato obtidas em eventos de guerrilha, processos seletivos anteriores ou em outros tipos de captação, convidando-os para realizarem suas inscrições.

2) Resgatar contatos que não concluíram a inscrição

Entrar em contato com o potencial aluno em até 48h após o abandono da inscrição pode aumentar em 4x as chances de resgate do candidato.

3) Minimizar o número de potenciais alunos ausentes

Programe, em sua régua de relacionamento, um contato a ser praticado no dia anterior à realização da prova do seu processo seletivo.

4) Ligações para os convocados

A etapa que as IEs mais perdem alunos para os concorrentes é a de “convocados”. Isso acontece por não priorizarem, de forma especial, esse contato. Lembre-se: eles são os mais qualificados!

5) Declarar interesse no curso no site da instituição

Os CTAs posicionados de forma estratégica em seu website podem aumentar o número de potenciais alunos identificados antes mesmo da inscrição. Isso permite que o lead conheça melhor a IE, facilitando, assim, sua decisão.

6) Objeções das perdas

Identificar e registrar o motivo pelo qual o candidato desistiu do processo ajuda na reformulação das estratégias da campanha. Além disso, pode ser bastante útil para o planejamento da sua próxima campanha.

7) Registro dos concorrentes

Identificar e registrar os concorrentes auxilia você no estudo da busca do melhor posicionamento da sua IE no mercado educacional.

[Novembro] Boletim informativo para instituições de ensino

  • Pós-implantação

Após colocar em prática a estratégia de CRM, é o momento de entender tudo o que aconteceu e analisar se os desempenhos foram satisfatórios ou não.

A) Análise e acompanhamento de resultados

Nesta análise, é indispensável colocar frente a frente aqueles indicadores definidos anteriormente. Eles devem conter os resultados consolidados depois da execução de, pelo menos, uma campanha através do CRM.

Com isso, você poderá perceber se chegou onde queria ou não. Se chegou, ótimo, se ultrapassou ou ficou aquém, é fundamental nessas duas situações que você analise com cuidado quais são os fatores pelos quais isso pode ter ocorrido.

Por exemplo, se o seu custo de aquisição de clientes (CAC) foi superior ao que estava previsto nos indicadores, é essencial que você consiga estabelecer possíveis razões para que esse número tenha sido mais elevado. 

B) Formulação de propostas de melhorias

Logo após entender seus resultados, é hora de ir mais a fundo, buscando formular propostas de melhorias capazes de melhorar seu desempenho.

Seguindo o exemplo do alto custo de aquisição de clientes (CAC), aqui você precisará elaborar ações eficientes para reduzi-lo no próximo período de captação de alunos. A intenção dessa prática é eliminar e/ou minimizar as falhas e gargalos atuais que estejam prejudicando o desempenho da estratégia de captação de alunos proposta pela ferramenta de CRM.

Por fim, destaca-se a importância de um constante monitoramento. Esse monitoramento precisa ser adotado durante todas as três etapas sugeridas por nós. Com isso, você terá chances concretas de ser mais assertivo, obtendo resultados cada vez melhores.

C) Relatório de indicadores de campanhas de captação de alunos (Rubeus)

A fim de ajudar você a realizar a análise do uso da sua estratégia de CRM, a Rubeus, por exemplo, passou a enviar, em todo final de campanha de captação de alunos, um relatório de indicadores completo. 

Esse relatório traz informações sobre como a instituição empregou os recursos do CRM Rubeus em sua última campanha de captação de alunos. Ele é dividido em cinco dimensões: Funil de Matrículas; Objeções; Atividades realizadas; Mensagens enviadas e Boas Práticas.

A Plataforma Rubeus

Já que nosso assunto é como implantar CRM educacional, não poderíamos deixar de mencionar a Plataforma Rubeus e suas funcionalidades!

Com o CRM Educacional Rubeus, captar e reter alunos ficou muito mais fácil, integrado e rápido. Com ele, é possível automatizar sua régua de relacionamento. Além de enviar a mensagem certa a cada etapa da jornada de compra dos potenciais alunos, aumentando sua taxa de conversão.

Software focado no aluno - Rubeus

A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido, exclusivamente, para instituições de ensino. Por isso, ela conhece detalhadamente todas as dificuldades presentes no cenário atual de captação de alunos das IEs. 

Ela leva em consideração as diferenças de cada aluno e a complexidade presente em qualquer relação. Assim, ao implantar a cultura da Plataforma Rubeus em sua instituição, você consegue aproximar e conquistar cada vez mais os seus potenciais e atuais alunos.

Conheça a nossa solução na prática! Agende uma demonstração gratuita com a gente. Serão 30 minutos que irão te surpreender!

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Conclusão

Quando o assunto é como implantar CRM educacional, podem surgir dúvidas e, ao mesmo tempo, ser um grande desafio para as instituições de ensino.

Logo, para acertar nesse tipo de implantação, é essencial considerar, principalmente, o impacto dessa mudança em três aspectos: colaboradores, tecnologias e processos já existentes em sua instituição de ensino.

Lembre-se também que a ferramenta por si só não é capaz de gerar os resultados que você almeja. Isso significa que é imprescindível que a sua equipe de colaboradores esteja engajada e confiante no sucesso da estratégia de CRM, sendo esse também um ponto fundamental para alcançar uma boa gestão de relacionamento com os alunos. 

Tomando como base as três etapas deste blog post, você certamente aumentará suas chances de acertar quando trata-se de como implantar CRM educacionalQuando aplicá-las e começar a obter resultados, conte-nos sua experiência! 🙂