Identifique agora se a sua instituição de ensino precisa ou não de um Sistema para Gerenciamento do Relacionamento com o aluno. Elencamos 3 sinais que te auxiliarão a ver, na prática, como a falta de automação pode estar afetando os resultados de captação e permanência de alunos da sua IE. Além disso, saiba como o CRM Rubeus pode te ajudar nesse desafio!
Caso você identifique algum do sinais abaixo em sua IE, comece hoje mesmo a considerar a ideia de investir em uma plataforma educacional. Boa leitura!
Introdução
Antes de começarmos nossa conversa, eu tenho algumas perguntas para você…
- A obtenção de baixas taxas de conversão tornou-se frequente?
- A integração entre os departamentos de Marketing e Vendas está cada vez mais difícil?
- Todos os seus bancos de dados são controlados por meio de planilhas?
- Seus atuais e potenciais alunos são tratados de forma generalizada?
- Os processos de Captação e Gestão da Permanência de alunos não apresentam crescimento satisfatório ao longo dos anos?
Se você respondeu sim para pelo menos duas das perguntas acima, é preciso ligar o sinal de alerta. Muito provavelmente, o desempenho e a saúde financeira da sua instituição estão sendo (ou serão) afetados a curto e longo prazo.
Caso você identifique que os resultados da sua IE estão realmente sendo afetados é preciso investir (o quanto antes) na criação de ações para reverter esse cenário. Mas como fazer isso?
Ao contrário do que muitos pensam, a resposta para essa pergunta pode ser mais simples do que esperado. A aquisição de um CRM educacional pode ser a forma mais eficiente de atuar em todos os pontos sinalizados acima.
A importância de um CRM educacional
Tem crescido o número de instituições de ensino que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar os seus processos. Isso ocorre devido a gestão de relacionamento com os seus alunos, proporcionada por essa ferramenta.
Por consequência, o investimento na implantação também tem crescido cada vez mais. No entanto, muitas instituições ainda não possuem a consciência de que o conceito de CRM excede a ideia de um software.
Um CRM envolve cultura, mudança de comportamento e otimização de processos.
Assim, a eficiente utilização de um CRM específico para o mercado educacional impacta diretamente nos resultados, seja tanto no âmbito da captação quanto no da permanência de alunos.
Se ainda estiver com alguma dúvida, descubra agora se a sua instituição precisa do CRM Rubeus:
3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus
A fim de verificar a real necessidade da sua instituição de ensino, sugerimos que você leia atentamente os sinais abaixo. Além disso, considere (sem receios) o atendimento ou não da opção.
Ao final da descrição de cada sinal, disponibilizamos uma pontuação no qual você poderá verificar o grau de urgência da sua IE em adquirir um CRM para educação.
Vamos começar?
1. Comunicação generalizada
A comunicação entre sua instituição e as oportunidades é realizada de forma generalizada? É estabelecido o mesmo tipo de abordagem para todos os potenciais alunos?
Por exemplo, é utilizado a mesma comunicação para a pessoa que pretende cursar Administração e aquela que pretende cursar Enfermagem ou Direito?
Caso não haja uma segmentação, esse é um ponto no qual sua instituição está deixando a desejar. Além disso, é muito provável que sua IE esteja perdendo oportunidades de venda, o que pode estar comprometendo os resultados de conversão de leads.
Atenção: aqui, não estamos nos referindo à distinção de leads baseada em questões como precificação do curso, influência ou fatores similares, mas sim à adequação de estratégias e abordagens.
O Gabriel é um potencial aluno do curso de Administração.
A Laura é uma potencial aluna do curso de Direito.
Concorda que o conteúdo e a abordagem direcionada a eles devem ser personalizados? Caso sua IE envie um e-mail para o Gabriel com o conteúdo “Tudo o que você precisa saber sobre a profissão de Direito”, certamente não será relevante para ele. Isso porque o seu curso de interesse é o de Administração.
Provavelmente, o mesmo acontecerá com a Laura, se a sua instituição de ensino enviar a ela um conteúdo que não corresponde ao seu curso de interesse.
Percebeu a necessidade de segmentação e, consequentemente, personalização do atendimento? Caso sua IE não possua um sistema que permita visualizar o estágio do lead em sua Jornada de Compra Educacional, as chances da sua estratégia de atração e captação de alunos falharem aumentam significativamente. Consegue perceber?
Mas você deve estar se perguntando: como fazer isso? Através da definição das suas personas, bem como suas dores, ou seja, suas necessidades. Ao fazer isso, será possível direcionar sua abordagem, tempo e esforços.
Ao mapeá-las, os conteúdos dos e-mails e as mensagens, por exemplo, serão pensados especialmente para a pessoa que irá lê-lo, aumentando significativamente as chances de estabelecer uma comunicação realmente relevante.
Não sabe o que são as personas, como construí-las e qual a sua importância para o Marketing de Conteúdo Educacional? Então confira nosso blog post abaixo. E caso você queira algumas inspirações, sugerimos que você faça o download do nosso e-book. Nele você encontrará exemplos de personas para cada nível de ensino da Educação Básica, para o Ensino Superior e para Cursos Técnicos.
Com o CRM Rubeus, sua equipe poderá elaborar a mensagem de acordo com a persona, ao visualizar cada potencial aluno separadamente. Por isso, nossa plataforma auxilia sua equipe de relacionamento nesse processo.
Fazendo isso, o relacionamento da sua instituição com os atuais e potenciais alunos será individualizado. Dessa forma, será possível proporcionar uma experiência de alto nível e, consequentemente, um maior interesse pela sua IE.
2. Erros na integração entre equipes e departamentos
A falta de harmonia no desenvolvimento do trabalho entre os departamentos da instituição é outro ponto que contribui para a obtenção dos resultados ruins referentes à conversão.
Sabendo que os departamentos são interdependentes e com o relacionamento delicado entre si, a pergunta que fica é:
O que podemos propor para otimizar o processo e minimizar os gargalos existentes no final de qualquer interação realizada entre dois ou mais departamentos?
Para exemplificar, tomaremos como exemplo a relação entre a equipe comercial e o setor de TI, veja:
A equipe comercial precisa do apoio e suporte do setor de TI para o desenvolvimento de diversas atividades. Isso se torna ainda mais visível quando as informações relevantes para o time comercial estão distribuídas entre vários sistemas. Mas, para isso, na grande maioria das vezes, é necessário a abertura de alguns chamados, o que pode complicar e atrasar o desenrolar de todo o processo.
Essa lentidão e falta de integração entre esses dois setores são responsáveis pelo comercial perder o timing da evolução de um candidato. Resultado? Uma sequência de perdas para sua IE.
É nesse ponto que a tecnologia do CRM Rubeus entra em jogo. Como? Através da integração entre os setores, já que tudo encontra-se em uma única plataforma integrada ao sistema de gestão.
Outro exemplo de falta de sincronia entre setores é o que ocorre entre o time de Marketing e o de Vendas. Se isso acontece em sua instituição de ensino, sugerimos que você leia o nosso blog post Smarketing Educacional, ele te ajudará a resolver esse problema.
3. Baixa taxa de conversão
O terceiro sinal é a baixa taxa de conversão.
O primeiro passo aqui é conseguir identificar todas as principais métricas e monitorá-las durante todo o processo.
Mas no que consiste a baixa taxa de conversão?
Resumidamente, essa taxa pode significar que, embora sua instituição tenha conseguido um número de inscrição considerável, um número muito baixo de pessoas foram realizar o vestibular tradicional.
Um outro exemplo de baixa taxa de conversão diz respeito ao número de acessos em seu website. Ou seja, sua IE obtém uma elevada quantidade de acessos, porém poucos são identificados e conduzidos até a inscrição.
Em nosso blog post Taxa de conversão de alunos: como otimizar a captação nas IEs, você tem acesso a mais informações.
O CRM Rubeus pode te ajudar a aumentar sua taxa de conversão de alunos de forma significativa. Através da integração com SGA (Sistema de Gestão Acadêmica), ele é capaz de auxiliar a gestão de forma efetiva, nutrindo os gestores e colaboradores de informações imediatas. Isso, consequentemente, otimiza todo o processo decisório institucional.
Definindo o grau de urgência
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Situação 1
Sua instituição de ensino já entende a importância de prezar por bons resultados de captação e permanência de alunos. Além disso, é possível perceber que está direcionando os esforços para obter bons resultados, porém ainda há pontos a serem melhorados.
É preciso corrigir esse fator negativo, somente dessa forma sua IE poderá obter bons resultados no longo prazo. Realizar um Diagnóstico institucional, nesse momento, irá te ajudar a direcionar seus esforços, bem como sinalizar os pontos de maior gargalo em sua IE hoje.
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Situação 2
Sua instituição deve considerar adotar novas estratégias de Captação e Permanência de alunos, pois as que estão sendo colocadas em prática hoje não estão sendo tão eficazes quanto podem ser.
Para isso, agende uma demonstração e te mostraremos como o CRM Rubeus pode te auxiliar a resolver esse problema.
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Situação 3
Neste momento, é fundamental que você pare e reveja as suas estratégias imediatamente.
Uma solução de CRM para educação será capaz de impulsionar os resultados de captação e permanência da sua instituição de ensino.
Para reverter esse cenário agora, nós sugerimos que você entre em contato com um de nossos consultores.
Bônus: é hora de conhecer mais sobre o CRM Rubeus
Com o CRM Educacional Rubeus, captar e reter alunos ficou muito mais fácil, integrado e rápido. Com ele, é possível automatizar sua régua de relacionamento. Além de enviar a mensagem certa a cada etapa da jornada de compra dos potenciais alunos e aumentando sua taxa de conversão.
A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido, exclusivamente, para instituições de ensino. Por isso, ela conhece detalhadamente todas as dificuldades presentes no cenário atual de captação de alunos das IEs. Além disso, ela leva em consideração as diferenças de cada aluno e a complexidade presente em qualquer relação. Assim, ao implantar a cultura do CRM Rubeus em sua instituição, você consegue aproximar e conquistar cada vez mais os seus potenciais e atuais alunos.
Em nosso blog post Relacionamento com aluno: profissionalize-o com o CRM Rubeus, você tem acesso a dicas valiosas. Com elas, você poderá ganhar a confiança do seu potencial aluno através do CRM Rubeus.
Caso você ainda não conheça o nosso site, acesse-o. Nele, você encontrará mais informações sobre o CRM Rubeus.
Para se aprofundar
Depois de ler tudo isso, ainda restam dúvidas? Para te ajudar a saná-las, elencamos algumas dicas de leitura que irão te ajudar, veja:
Você sabia que mais de 50% dos projetos de CRM Educacional falham? Descubra os motivos pelos quais esses projetos apresentam volume tão alto de insucessos.
Uma solução de CRM para educação é capaz de impulsionar os seus resultados. Para isso, saiba como escolher a melhor.
Utilizar um CRM para IEs tem diversas vantagens. No entanto, para que os resultados sejam efetivos e sustentáveis, é importante saber o momento ideal de investir nessa solução. Confira!
Conclusão
Fez o teste e verificou que sua IE está apresentando um resultado negativo? É certo que um conjunto de variáveis esteja contribuindo para a obtenção desses resultados. Por isso, é necessário ficar atento a fim de identificá-las dentro do menor tempo possível e propor ações para minimizá-las.
Após ler este blog post, você conseguiu ter uma ideia do quão urgente é a necessidade da sua IE em adquirir o CRM Rubeus? Ou ficou curioso e quer saber mais? Fale conosco e fique por dentro do mundo de novas facilidades e oportunidades para sua instituição de ensino.
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*Conteúdo atualizado em 05/01/21.
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