Converter o máximo de alunos durante o período de processo seletivo é cada vez mais importante. Por isso, hoje, queremos te ajudar a entender tudo sobre como uma boa campanha de matrícula pode ajudar sua instituição de ensino a alcançar melhores resultados na conversão de alunos.

Introdução 

A conversão de potenciais alunos é, sem dúvidas, importantíssima para as instituições de ensino. E, embora seja um objetivo comum a todas, ainda é considerada uma prática difícil e complexa de ser realizada. 

Atualmente, ações que visam a captação de alunos são populares entre os gestores. Contudo, é fundamental que sua IE também se preocupe com práticas voltadas à conversão deles. 

Portanto, é essencial definir estratégias eficientes e estruturadas com o intuito de obter melhores resultados na taxa de conversão de alunos, principalmente durante o seu período de processo seletivo.

O conceito de conversão de alunos pode variar de uma instituição para outra. Isso porque o momento em que ocorre pode diferenciar de acordo com a estratégia definida pela IE. Por exemplo, na instituição “A”, a conversão acontece no instante em que o potencial aluno se inscreve. Já na instituição “B”, ela é iniciada somente quando ele se matricula efetivamente.

Basicamente, ela acontece quando o seu visitante (ou potencial aluno) realiza uma ação que você determinou previamente como critério para sua conversão. Ou seja, uma conversão acontece quando visitas se transformam em novos alunos.

Uma vez compreendida a ideia de conversão de alunos, é importante que você entenda agora como isso acontece dentro do Funil de Captação de Alunos, veja:

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

A sua campanha de matrícula deve ser iniciada a partir do momento em que o seu potencial aluno é convocado. Isso porque ele estará receptivo a várias ações que terão o objetivo de conduzi-lo à efetivação da matrícula por instituições concorrentes.

Além disso, é imprescindível que sua instituição realize o acompanhamento efetivo desse potencial aluno. E que esse, por sua vez, comece desde a etapa inicial. Somente dessa forma será possível saber o momento perfeito para atuar de forma eficaz.

📌Quer saber mais sobre o Funil de Captação de Alunos? Clicando aqui, você tem acesso ao blog post completo sobre o assunto.

O que é uma campanha de matrícula?

A campanha de matrícula é um conjunto de ações práticas que buscam alcançar resultados efetivos na conversão de leads, geralmente, durante o processo seletivo da sua IE. 

Ela contribui ativamente, através de práticas mais direcionadas, para que você obtenha melhores resultados em processos seletivos. 

Como estruturar a minha campanha de matrícula

Além disso, quando bem estruturada e planejada, ela “dialoga” estrategicamente com canais promocionais escolhidos pela sua instituição. Isso porque ela pode ser realizada tanto em canais digitais quanto em práticas off-line.

Durante o planejamento da sua campanha de matrícula, diversas questões devem ser observadas. Dentre elas podemos destacar: 

  • A campanha será realizada somente através de canais digitais? Quais meios de comunicação serão utilizados?
  • Quais modalidades e cursos devem ser trabalhados com maior ênfase? 
  • Sua IE contará com alguma política de descontos para estimular a realização da matrícula? Haverá alguma promoção ou sorteio exclusivo?

Ademais, definir parâmetros é primordial! 

Quando bem definidas, as ações estratégicas apresentam maiores chances de alcançarem bons resultados, pois poderão ser segmentadas conforme o perfil dos candidatos. Isso significa que é mais interessante direcionar e basear sua campanha de matrícula em estratégias de comunicação que variam de acordo com o perfil e a origem dos seus potenciais alunos, por exemplo. 

Campanha de matrícula X Campanha de captação de alunos

Os conceitos de campanha de matrícula e campanha de captação de alunos muitas vezes são confundidos. Isso acaba refletindo diretamente na forma como sua IE irá formular suas estratégias. 

Ambos os conceitos, embora sejam intimamente ligados, precisam ser compreendidos a fundo, uma vez que impactam diretamente as taxas de conversão de alunos da sua instituição.

Entenda a diferença entre esses conceitos: 

Uma campanha de matrícula pode ser entendida como todas as ações realizadas com o objetivo de conduzir os aprovados à matrícula. Logo, a campanha de matrícula seria a geradora do ato “realização de matrícula”.
Já a campanha de captação de alunos se refere às ações promocionais de marketing a fim de engajar novos alunos a efetuarem sua matrícula. Além disso, essas ações visam também a realização da rematrícula, por meio de estímulos junto aos atuais alunos. 

Aprofunde-se no conceito de campanha de captação de alunos lendo nosso blog post específico sobre o assunto:

Campanha de captação de alunos - Rubeus

Para tornar o entendimento mais claro, que tal vermos um exemplo na prática?

A Joana acabou de ser aprovada no processo seletivo do curso de Ciências Contábeis. Depois de 4 dias após a aprovação, ela ainda não havia realizado a matrícula e, por isso, recebeu um e-mail personalizado que possuía informações sobre descontos oferecidos e o programa de bolsas disponibilizado pela instituição. 

Agora, considere esta outra situação:

A Érica é a gerente de marketing da sua instituição de ensino e, em reunião com o setor de vendas, verificou que a taxa de captação de alunos precisa ser melhorada. Logo, com o intuito de aumentar as matrículas durante o período de processo seletivo, ficou alinhado que seria realizada uma campanha física nas escolas para atrair mais leads e, consequentemente, aumentar a chance de ampliar o número de matrículas. Essa campanha atuará como um momento de “corpo a corpo”, em que os potenciais alunos terão contato com coordenadores e professores dos cursos. 

Percebeu a diferença? Na primeira situação, temos uma ação gerada a partir de uma campanha de matrícula. Ao passo que, na segunda, temos um exemplo de ação típica de uma campanha de captação de alunos. 

Etapas indispensáveis para uma campanha de matrícula eficiente

Assim como qualquer ação planejada por sua instituição, é fundamental definir atentamente as etapas essenciais da sua campanha de matrícula.

Para te ajudar, reunimos algumas:

  • Definição do número de vagas disponibilizadas;
  • Elaboração do perfil dos candidatos;
  • Identificação dos documentos necessários;
  • Criação do formulário a ser utilizado para a realização da matrícula;
  • Estabelecimento de datas importantes como abertura e encerramento da campanha.

Boas práticas para estruturar uma campanha de matrícula que converte 

Estruturar as ações que serão realizadas durante a sua campanha de matrícula não é uma tarefa fácil. Isso se acentua ainda mais quando o processo seletivo está aberto, pois há muitas coisas para se fazer em um curto período de tempo.

Por essa razão, separamos algumas dicas essenciais para você colocar em prática quando for estruturar sua campanha de matrícula, confira:  

  • Conheça as suas personas

Para planejar uma campanha de matrícula que seja realmente capaz de aumentar a taxa de conversão da sua instituição, o primeiro passo é conhecer o perfil dos seus potenciais alunos. Ao ser mais direcionada, toda a abordagem da campanha se torna mais relevante e interessante para os seus candidatos.

Para que você conheça suas personas de forma efetiva, é indispensável ouvir o que elas têm a dizer. Uma dica é investir em pesquisas de satisfação. Através delas, será possível ter um contato direto com o seu público e visualizar os pontos em que sua instituição deverá atuar. 

Para saber mais sobre a importância de conhecer suas personas e como utilizar tais informações para potencializar os resultados da sua campanha, acesse o nosso blog post: 

Saiba como construir personas - Rubeus

  • Defina objetivos e metas

Este é um ponto crucial! 

Lembre-se sempre que toda campanha de matrícula deve possuir objetivos definidos, além das metas que deverão ser atingidas. Apenas assim é possível saber qual o intuito e o prazo de entrega de cada ação. Isso também é fundamental para o desenvolvimento do trabalho, uma vez que todos os envolvidos possuem uma visão de sua importância e contribuição para o alcance dos resultados finais. 

OBS: apesar da campanha de matrícula ser realizada geralmente quando o período de processo seletivo está aberto, é importante desenvolver outras campanhas fora do período de vestibular com a finalidade de permitir que sua instituição consiga alunos o ANO TODO.  

  • Pense em uma abordagem eficiente

Ao estruturar e apresentar a sua campanha, adote uma abordagem simples (de fácil compreensão). Além de estabelecer ações condizentes com as preferências e gostos das suas personas. Essas práticas evitam gastos desnecessários e facilitam o alcance dos resultados pretendidos. 

Além disso, definir essa abordagem permitirá que seus esforços sejam mais direcionados. O que isso significa? Um aumento significativo das chances de alcançar bons resultados, já que você demonstra o objetivo de “dialogar” com o seu público.

Seus resultados só serão efetivos se você acertar na definição da sua abordagem. Para isso, tente aliar as preferências das suas personas com o planejamento estratégico traçado pela sua IE previamente.

  • Prepare a sua equipe

Antes, durante e após a realização de qualquer campanha, muitas equipes são envolvidas, não é mesmo?

Por isso, é sempre muito importante que todos estejam preparados, pois, ao saberem suas responsabilidades e prazos, por exemplo, será mais fácil que todas as etapas sejam cumpridas. E quanto mais as equipes estiverem engajadas e envolvidas, mais boas ideias e estratégias podem surgir. 

Atenção: no momento do planejamento da campanha, delegue responsabilidades de forma clara, alinhe expectativas e todos os pontos de atuação. Tais ações diminuirão, consideravelmente, os erros durante a execução da campanha. 

  • Defina ações operacionais

A definição de ações é uma das partes fundamentais para o desenvolvimento da campanha de matrícula. Realizar ligações para os potenciais alunos, por exemplo, está dentro das ações indispensáveis que compõem a campanha de matrícula. Assim, para atingir melhores resultados, é interessante procurar meios de torná-las cada vez mais eficientes. 

Possuir um bom sistema de telefonia, metas a serem cumpridas diariamente e uma equipe bem treinada são boas formas de alcançar tal eficiência.

Além disso, ter um poderoso script para vendas é uma das melhores formas de otimizar esse processo de ligação. Confira 5 scripts para vendas avançados que preparamos para você em nosso e-book gratuito: 

prospecção de alunos: como construir um bom script de ligação - Rubeus

  • Monitore a execução

Embora o planejamento seja um ponto essencial para o sucesso da sua campanha de matrícula, é preciso entender que a prática é tão importante quanto. Por esse motivo, é imprescindível ter um cuidado com a execução. 

Assim, é essencial que você vá monitorando os resultados e o desempenho de cada ação separadamente, bem como os seus resultados finais.

Através dessa análise, sua equipe poderá adequar as ações para alcançar melhores resultados durante o processo em si, não sendo necessário esperar o final da campanha para fazer essa análise.   

4 dicas indispensáveis para matricular mais

A execução de uma campanha de matrícula é, sem dúvida, um dos pontos-chave para que sua instituição obtenha resultados. Isso porque esse é o momento em que todo o planejamento irá ser testado na prática. 

Sabemos como essa tarefa pode ser desafiadora e, por isso, reunimos algumas dicas, veja:

  • Invista em descontos e facilidades financeiras

Os consumidores, em geral, se sentem engajados quando o assunto são descontos e facilidades financeiras. Dentro das instituições de ensino esse cenário não é diferente. Portanto, investir nessa estratégia, em sua campanha de matrícula, é muito eficiente e gera bons resultados.

Isso porque, quando bem utilizada, ela consegue ser atrativa o suficiente para converter vários alunos. Essa prática é utilizada nas campanhas de captação de alunos com o objetivo de estimular os potenciais alunos a avançarem de etapa em sua Jornada de Compra Educacional.

  • Evidencie os diferenciais da sua instituição

Os diferenciais de uma instituição de ensino são fundamentais, pois servem para elevar a sua competitividade, promover diferenciação frente o mercado e fortalecer a confiança dos interessados e potenciais alunos.

Mas tão importante quanto possuir bons diferenciais, é saber explorá-los estrategicamente a seu favor. Uma boa forma de fazer isso é elencá-los em sua campanha de matrícula, mostrando aos potenciais alunos que estão próximos de realizar a matrícula e o porquê que devem escolher você.  

Nesse contexto, sua instituição pode agrupar seus diferencias em algumas categorias, veja:

>>> Diferenciais tecnológicos

Quando pensamos no enriquecimento da estrutura tecnológica de uma instituição de ensino, logo surgem questões acerca do custo que essa ação demandará, não é mesmo? 

Entretanto, possuir uma boa estrutura tecnológica não é apenas um fator que contribui para a diferenciação da sua IE, ela envolve demais questões, como qualidade de atendimento, segurança, produtividade e satisfação.

Quando aplicada em sua campanha de matrícula, essa estratégia permite que sua instituição transmita aos potenciais alunos a ideia de que está atenta às melhores práticas de ensino. Além do fato de investir continuamente em tecnologias que facilitem a aprendizagem, por exemplo.

>>> Diferenciais gerais 

Os diferenciais gerais são aqueles que englobam a sua instituição como um todo:

Corpo docente qualificado: a qualidade do ensino é primordial para que seu potencial aluno se sinta atraído pela sua IE. Por isso, ser reconhecida como uma instituição que possui, em seu quadro de funcionários, docentes realmente capacitados, com experiência e vivência no mercado profissional, é um fator ímpar para atrair e converter alunos. 

Pensando nisso, invista sempre em professores qualificados, com metodologias e didática de aula empáticas e que levam suas experiências para a sala de aula.

Localização: a localização da sua instituição pode atuar como um diferencial importante na hora do seu potencial aluno decidir pela sua IE. Logo, se sua instituição está bem localizada e possui fácil acesso, não deixe de ressaltar essa questão em sua comunicação com os seus interessados.

  • Invista em depoimentos de atuais alunos e egressos

Já é comprovado que, antes de realizarem uma compra, os consumidores buscam por informações. Mas não é só isso. Eles buscam também por clientes que já tenham tido algum tipo de experiência anterior com o produto ou serviço ofertado pela marca. 

No cenário educacional, isso também acontece. Por isso, bons depoimentos sempre atuam como um fator motivador para que seus potenciais alunos se sintam engajados a efetivarem a matrícula.

Diante disso, invista em depoimentos de alunos e egressos, buscando construir histórias de sucesso através deles.

  • Invista em e-mails marketing poderosos

Talvez você já tenha ouvido aquela história de que o e-mail está com dias contados, não é mesmo? 

Mas não. Isso não é verdade! Essa estratégia ainda é muito importante e pode gerar resultados bastante satisfatórios para sua instituição de ensino.  

Por essa razão, não deixe de enviar bons e-mails. Eles podem te ajudar a estabelecer e fortalecer o relacionamento com potenciais e atuais alunos. Uma vez definido em qual fluxo de nutrição está o potencial aluno, as opções de utilização do e-mail são diversas. 

E-mail-marketing para instituições de ensino - Rubeus

Para que você visualize como realizar essa estratégia, na prática, separamos um exemplo de e-mail. Ele aborda a divulgação de facilidades financeiras e te ajudará a criar vários outros para serem usados em sua campanha de matrícula, veja:

E-mail UniExemplo - Rubeus

Para se inspirar: dicas valiosas de leitura que irão enriquecer suas estratégias de conversão

Acha que precisa aprender mais sobre a conversão de alunos? Nós elencamos algumas dicas de leitura que podem te ajudar: 

Conclusão

O mercado educacional está cada vez mais concorrido, isso é fato!

E, para conseguir alcançar um desempenho satisfatório nesse cenário, é preciso traçar boas estratégias de conversão de alunos.

Por isso, buscar formas de planejar e executar ações para que potenciais alunos sejam convertidos em matriculados é essencial. Dentre essas ações, sua IE pode colocar em prática a estratégia conhecida como campanha de matrícula. 

Para obter o máximo de aproveitamento dela, é necessário observar alguns pontos importantes. Estes, por sua vez, devem englobar a identificação das suas personas, definição de objetivos e metas, a preparação das equipes, entre outras práticas que, juntas, possuem a capacidade de potencializar sua conversão de alunos.

Agora, queremos saber de você: sua IE tem estruturado campanhas de matrículas efetivas? Conte-nos! 

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