Em um mercado cada vez mais competitivo, perder uma venda é quase um “pecado capital”. Por isso, identificar quais as razões pelas quais sua IE tem obtido insucesso na captação de novos alunos é o primeiro passo para reverter esse cenário. Por isso, neste blog post, você encontrará 7 razões pelas quais sua instituição de ensino pode estar perdendo oportunidades. Confira!

Como andam os níveis de captação de novos alunos da sua instituição de ensino? Independentemente da resposta, creio que há como melhorá-los. Por isso, sugiro que você leia esse blog post até o final e confira dicas para potencializar, de uma vez por todas, a sua captação de alunos. 

Introdução

Já dizia o ditado popular: “confiança não se ganha, se conquista.” 

É certo que a forma de consumir produtos e serviços mudou, isso porque o perfil dos consumidores já não é mais o mesmo. Eles se tornaram mais exigentes, buscam pela experiência da compra e não somente pela aquisição de um produto ou serviço. Nesse sentido, conquistar e manter a confiança dos potenciais e atuais alunos é parte fundamental para o sucesso das vendas.

“Imagine que cada pessoa que você conhece tem uma placa em seu pescoço que diz: faça-me sentir importante. Não apenas você terá sucesso nas vendas, como terá sucesso na vida.” — Mary Kay Ash

Para desenvolver a confiança como pilar, é preciso ir além de enviar e-mails bem elaborados e oferecer descontos, por exemplo. É preciso fazer com que seus potenciais alunos se sintam parte da sua instituição. Caso contrário, as chances de você ter uma venda a menos e um lead insatisfeito a mais são enormes.

É certo que qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação, em algum momento, já perdeu um cliente ou um prospect. No cenário educacional, isso não é diferente. Infelizmente, é comum haver leads indecisos, bem como a ocorrência de evasões. 

Contudo, o sinal de alerta deve ser acionado em determinadas ocasiões. Por exemplo, quando os problemas com a captação de novos alunos se tornam “aceitáveis”, há algo errado. 

É comum que a equipe de relacionamento se espante quando perde um prospect para uma instituição de ensino concorrente, por exemplo. Mas raramente se perguntam o que fizeram de errado para que isso acontecesse e o que deve ser melhorado para evitar que ocorra novamente. 

Você pode assimilar o processo de captação de alunos da sua instituição à Corrida de Fórmula 1. Por mais que os pilotos prezem pela velocidade, sempre param para realizar manutenção ao longo da prova. Sabe por quê? Eles não querem ter imprevistos lá na frente. 

Ilustração com o objetivo de estabelecer uma semelhança entre a manutenção de automóveis na fórmula 1 e a adequação de processos em uma instituição de ensino: ambas visam a melhoria dos resultados.

Semelhantemente, não adianta sua instituição investir em novas estratégias se as que estão sendo praticadas atualmente são ineficazes. Ou seja, se o seu processo de captação de novos alunos está apresentando um resultado insatisfatório, não adianta continuar insistindo nas mesmas ações. Sabe por quê? Porque a base precisa ser melhorada.  

Assim, o primeiro passo é identificar o que você tem feito de errado e então adequar sua abordagem. Somente após fazer essa análise, será possível investir em novas estratégias que sejam eficientes e que realmente gerem bons resultados. 

Veja: se o seu time de relacionamento com o aluno tem perdido muitas vendas, certamente há processos que precisam ser adequados. Afinal, perder uma venda ou outra é normal, mas perder várias é sinal de que algo precisa ser melhorado urgentemente. 

Afinal, por que se perde um potencial / atual aluno?

Nenhuma instituição de ensino está a salvo desta situação. Em resumo, você pode considerar as seguintes equações como forma de ilustrar a razão disso, veja: 

Expectativa + Ação = Satisfação

Expectativa – Ação = Insatisfação

Em síntese, se sua IE não cumprir o que prometeu ao longo do processo de conquista do aluno e não estiver comprometida com a experiência que ele espera, as chances de obter insucesso nas vendas (em casos de prospects) e evasões (em casos de alunos que já compõem o seu quadro de discentes) são enormes. 

De acordo com os levantamentos realizados pela NeoAssist, cerca de:

Ilustração com estatísticas que demonstram como oferecer um bom atendimento contribui para uma experiência de alto nível.

Quando uma oportunidade é perdida ou uma evasão ocorre, qual é a tendência? Que a culpa recaia sobre o desistente (com várias desculpas que envolvem o perfil, preferências e desalinhamento de expectativas, por exemplo). 

Além disso, há também aquele sentimento de que a equipe de marketing possa não ter realizado um trabalho de qualificação tão eficaz… 

É certo que há casos em que situações como essas são realmente as razões pelas quais a venda não foi efetivada. Contudo, utilizar essas explicações em todos os insucessos é um grande erro.

A maioria das equipes de relacionamento não dedicam tempo para analisar o motivo pelo qual elas perdem ou ganham uma venda. Resultado? Os métodos de venda continuam sendo os mesmos. E uma vez que não se sabe o que está errado, não é possível propor ações de melhorias. 

E, por isso, acreditamos que você saiba o quão perigoso é contar com a sorte como forma de obter sucesso. Por isso, nós resolvemos elencar, neste blog post, as principais razões pelas quais uma venda não se concretiza. 

Após mapear cada razão, nós disponibilizamos dicas valiosas que farão toda a diferença na hora da sua equipe de relacionamento desenvolver o processo de captação de novos alunos, veja:

7 razões pelas quais sua IE tem apresentado insucesso na captação de novos alunos

  • Você foca na sua instituição, não no seu aluno

“Nossa instituição de ensino é uma das mais renomadas da cidade!”

“Aqui você terá tudo o que precisa.”

“Nosso corpo docente é altamente qualificado!”

Certamente, você já ouviu ou disse alguma dessas frases, e não há nada de errado nisso. O problema começa quando as equipes deixam as necessidades dos potenciais e atuais alunos de lado ao longo da definição dos processos educacionais.

As chamadas “instituições de ensino egocêntricas” são aquelas que priorizam os seus atributos e destaques, deixando para segundo plano a comunicação com o prospect. Ou seja, a comunicação tende a um “monólogo” e não a um “diálogo”. 

Hoje, muitas instituições de ensino acham que adotam uma abordagem focada no problema. No entanto, suas ações dizem o contrário, elas continuam recorrendo à ideia de que precisam influenciar os prospects ou convencê-los a fazer alguma coisa.

Não é de surpreender que os alunos sintam frequentemente a necessidade de recuar nessas circunstâncias. 

  • As equipes de marketing e vendas não dialogam 

A competição mais clichê nos negócios: Marketing x Vendas. Cada equipe tem sua própria ideia de como se comunicar com os potenciais alunos e ambos se recusam a acreditar que possuem objetivos em comum.

Quando sua IE não desenvolve uma cultura de interdependência entre as equipes e não tem uma visão clara de que todas elas estão trabalhando para o cumprimento de um mesmo objetivo, a tendência é que os colaboradores pautem sua atuação naquela antiga visão do “meu time é mais importante que o seu”.

Resultado? Os níveis de captação de novos alunos são prejudicados. 

Além disso, quando não há sinergia entre as equipes, é comum que isso seja refletido na sua interação com os potenciais e atuais alunos. Como? Seja no processo de atração, nutrição ou, principalmente, no de conversão. Isso porque é o momento em que, teoricamente, o bastão deve ser transferido de uma equipe para a outra.

Ademais, quando a venda não é efetivada, a tendência é que uma equipe culpe a outra por não desempenhar um trabalho efetivo. E isso só acontece, porque ambas estão trabalhando de forma independente. Ou seja, não há um acompanhamento de perto das ações que o outro time tem realizado. 

  • Seus consultores adotam uma abordagem excessivamente agressiva

“O que posso fazer para você decidir agora?”

“Se você não fizer sua matrícula agora, perderá o desconto”.

A técnica de “venda forçada” pode ser considerada uma abordagem agressiva adotada pela equipe comercial. Ela tem o objetivo de “incentivar” o cliente a uma decisão, através de ações e falas mais ríspidas e urgentes. 

Mas, na verdade, ao utilizar essa técnica, é preciso ter muito cuidado, uma vez que ela apresenta mais probabilidade de repelir os potenciais alunos do que atraí-los para a sua IE. 

Além disso, mesmo que o lead firme um compromisso com a sua instituição de ensino, ele pode se ressentir de ser pressionado. E esse “sentimento reprimido” em algum momento irá “florescer”. Assim, caso sua instituição não possua um bom processo de Gestão da Permanência, as chances dele se desligar são bem maiores.

  • Você não mapeia o perfil das suas personas 

Você já participou de algum amigo oculto no qual tirou uma pessoa que não conhecia muito bem e ficou sem saber ao certo o que lhe dar de presente? A sensação é sempre muito incômoda. Ainda mais se, algum dia, você já ganhou algo que não gostou, e não quer fazer isso com outra pessoa, não é mesmo? 

Bem, isso é o que ocorre com a sua instituição de ensino quando não define o perfil dos seus potenciais alunos. Quando não se conhece as necessidades e desejos do seu lead, fica muito mais difícil saber como abordá-lo e o que oferecê-lo.

Exatamente por essa razão, o Marketing Educacional trabalha sempre com o conceito de personas. Em suma, você pode entendê-las como perfis semi-fictícios, baseados em seus alunos reais e que representam o seu aluno ideal. 

Para isso, ao criar a persona da sua instituição, é preciso responder perguntas importantes. Essas perguntas, por sua vez, contribuirão para que você saiba exatamente o que elas precisam e como atraí-las, por exemplo:

  1. Qual a sua idade?
  2. Quais são seus costumes e hábitos?
  3. Quais são suas dores, medos e anseios?
  4. Qual é a renda mensal familiar?
  5. Quais as redes sociais nas quais ela participa?
  6. Qual o tom e a linguagem usada por ela?

Após respondê-las, você desenvolverá mais facilmente soluções capazes de conquistá-las. Com o intuito de te ajudar, preparamos um e-book com exemplos de personas para você se inspirar e criar ou reformular as da sua instituição de ensino. Para baixar, clique AQUI!

  • Você não trabalha o conceito de Funil de Captação de Alunos

O Funil de Captação de Alunos é primordial para a visualização dos estágios percorridos pelo potencial aluno ao longo de sua Jornada de Compra Educacional. 

Com a sua utilização, as equipes podem direcionar seus esforços, tempo e recursos. Além de identificar quais as melhores formas de interação e nutrição em cada estágio, de modo que o percurso do prospect flua naturalmente pelas etapas do funil.

Funil de Captação de Alunos - Rubeus

Quando sua instituição de ensino não trabalha com a ideia de funil, as chances de desenvolver um planejamento longe do ideal são enormes. Bem como desempenhar um processo de nutrição ineficiente. 

Além disso, ao mediar suas ações baseadas no Funil de Captação, sua instituição poderá alinhar estratégias de produção de conteúdo, através de técnicas de Inbound Marketing Educacional. Ademais, pode também colocar em prática ações mais diretas e com resultados a curto prazo por meio do Outbound Marketing

Ao fazer isso, sua instituição de ensino estará investindo em diferentes abordagens de prospecção – a ativa para o Outbound e a passiva para o Inbound. Resultado? Maiores chances de obter índices satisfatórios de captação de novos alunos.

  •  Você não realiza um monitoramento eficiente  

Monitorar é indispensável em qualquer tipo de negócio. Isso porque prezar pelo mapeamento de estratégias e colocar ações em prática não deve ser a única tarefa da sua instituição. Questões como mensuração e análise de dados também merecem sua atenção.

Mensurar resultados permite, dentre outras coisas, compreender e analisar como seus potenciais alunos estão reagindo. Isso se aplica tanto às suas ações de comunicação quanto às de produção de conteúdo. Além disso, é possível verificar quais os níveis de conversão da sua instituição bem como a eficiência das suas ações, por exemplo. 

Percebeu como essas questões afetam diretamente a forma como você trabalha a captação de novos alunos? Agora, pense bem: para crescer, é preciso mensurar resultados!

Sem que haja um monitoramento efetivo, sua instituição estará errando sem se importar com o quê. Em resumo, você mesmo estará afetando seus resultados e contribuindo para que eles não sejam melhorados. 

  • Você não investe em ferramentas de tecnologia 

A Central de Atendimento da sua instituição de ensino é conhecida por prestar um atendimento mediano?

É comum que o seu time de relacionamento perca o timing de uma venda?

A sua equipe de gestão da permanência descobre uma possível evasão apenas depois do aluno realizar ações mais explícitas, como solicitar o histórico escolar?

Perguntas como essas podem parecer simples, mas, na verdade, são ótimos sinalizadores na hora de identificar a necessidade de automatizar os processos.

De forma simples, você pode entender da seguinte forma:

Se o objetivo da sua IE é potencializar as suas vendas, você precisa pensar seriamente sobre a automatização da grande maioria dos seus processos. Isso porque o tempo da equipe economizado, ao fazer isso, será direcionado ao planejamento de ações cada vez mais estratégicas.

Insucesso na captação de novos alunos, atendimento ineficiente, baixa produtividade, fluxos de nutrição defasados e equipes sobrecarregadas são apenas algumas das consequências da não adoção de um sistema que seja capaz de integrar a sua instituição como um todo. 

O que fazer para evitar o insucesso na captação de novos alunos? 

E aí? Identificou alguma das situações acima na sua instituição de ensino? Se sim, visualizou como isso tem afetado suas taxas de captação de novos alunos? 

Agora que o primeiro passo foi dado, que tal partirmos para a solução do problema? Por isso, elencamos 6 dicas poderosas (e práticas) sobre o que sua instituição pode fazer para reverter esse cenário, veja:

1. Conheça os motivos pelos quais você ganha ou perde uma venda

Identificar quais são as objeções apresentadas pelas oportunidades perdidas é uma das primeiras coisas a se fazer. Isso porque, somente dessa forma, será possível ajustar o que precisa ser melhorado. 

Além disso, após identificar o que precisa ser melhorado, é preciso criar ações que resolvam o problema “na raiz”. Ou seja, não crie soluções paliativas (daquelas que irão apenas resolver por um curto período de tempo), pois, em algum momento, você terá que retornar a elas. 

Mas não deve ser apenas os pontos negativos que devem ser observados. Em sua análise, verifique o que você tem feito que tem surtido resultados positivos. Foque suas energias em manter o mesmo padrão e expandi-lo para os demais processos.

Uma boa prática, na hora de realizar essa análise, é a utilização da Análise SWOT. Através dela, é possível identificar pontos fortes e fracos e, assim, trabalhá-los. 

Análise SWOT Educacional - Rubeus

2. Não venda um serviço, venda uma experiência

Seu potencial aluno provavelmente não irá “perceber” a sua instituição até que uma necessidade seja identificada. Isso quer dizer que ele terá um problema e precisará de “alguém” que o solucione.  

Quando sua IE entende que precisa desenvolver uma estratégia de vendas baseada nos obstáculos que o seu prospect precisa superar ou uma necessidade latente que ele precisa satisfazer, oferecer uma experiência de alto nível se torna muito mais fácil. 

Quanto mais você se esforçar para entendê-lo, mais ele tende a se inclinar à efetivação da matrícula. O ideal aqui é proporcionar uma experiência tão memorável que seja capaz de arrancar um “Uau” do seu aluno, levando-o a fidelização.

Essa, por sua vez, só será possível através da união do cumprimento do que foi acordado (seja na entrega, no preço justo ou na qualidade do serviço prestado), do acompanhamento do aluno e do fornecimento de uma experiência que transcende aquilo que era imaginado.

Marketing de Experiencia Educacional - Rubeus

3. Estabeleça a cultura de interdependência entre as equipes

Há uma grande diferença entre dependência e interdependência. Em resumo, quando as equipes da sua instituição são dependentes, isso quer dizer que, se uma não fizer, as demais também não farão. 

Ao trabalhar a cultura de interdependência, sua IE estará prezando por equipes que interagem uma com as outras e que precisam trabalhar juntas para alcançar objetivos em comum. 

O funcionamento autossuficiente das equipes de marketing e vendas simplesmente não pode mais continuar. A lacuna entre elas deve ser preenchida para fornecer aos potenciais alunos uma atuação sólida e de alta qualidade. Mas como fazer isso? Através da utilização do Smarketing Educacional, que consiste em uma metodologia que conecta marketing e vendas a fim de aumentar significadamente os resultados do negócio.

Nesse sentido, programe reuniões semanais para permitir que as duas equipes respondam às perguntas umas das outras, forneçam atualizações e comentários e compartilhem informações relevantes que as ajudarão a melhorar seu desempenho.

6 dicas essenciais para a prática de Smarketing Educacional - Rubeus

4. Alinhe suas estratégias de venda

É certo que personalizar o atendimento é fundamental para obter sucesso na venda, o que contribui, consequentemente, para maiores níveis de captação de novos alunos. Isso porque é essencial fazer com que o seu prospect se sinta único.

Contudo, criar ações que sejam capazes de nortear a abordagem realizada pela equipe de relacionamento é imprescindível. Somente dessa forma, será possível criar um padrão de atendimento, que seja capaz de manter um alto nível da experiência.

Nesse sentido, criar scripts para venda pode ser a chave para obter um desempenho mais satisfatório. O principal objetivo desse modelo estratégico é facilitar alguma etapa específica do processo de vendas em si. Para isso, ele propõe um certo nível de padronização da comunicação dos seus consultores de vendas com os seus potenciais e atuais alunos.

CTA para blog post script para vendas por etapas - Rubeus

Um consultor, baseado em soluções, tem um entendimento profundo de seu serviço prestado, mas não sente a necessidade constante de se aprofundar nesses detalhes. Eles ajudam os potenciais alunos, perguntando sobre suas dificuldades e apresentando soluções dentro da oferta. 

5. Invista em boas estratégias de marketing 

O marketing é, atualmente, indispensável para o sucesso de um empresa, independentemente do ramo de atuação. Nesse sentido, adotar ações de marketing é essencial para o sucesso da sua captação de novos alunos.

Há diversas possibilidades e abordagens de marketing. Entretanto, o mais importante é sempre identificar qual a que melhor se adéqua às estratégias e objetivos da sua instituição de ensino.

Com o intuito de te ajudar, preparamos um infográfico ilustrativo, veja e inspire-se:

Infográfico abordando os principais tipos de marketing - Rubeus

Se acaso você queira saber mais detalhes sobre as dicas acima, sugerimos que leia nossos materiais específicos:

📌Marketing Educacional: como utilizar esta estratégia para captar mais

📌Aumente seu alcance e matricule mais através do Marketing Digital para educação

📌Estruture poderosos conteúdos para conversão de alunos

📌E-mail marketing para instituições de ensino: aumente suas matrículas

📌Consiga mais alunos através do Marketing de Guerrilha para instituições de ensino

6. Invista em ferramentas tecnológicas de qualidade 

Inegavelmente, a tecnologia é essencial para o bom desempenho de uma empresa. Portanto, você precisa ponderar sobre a utilização de soluções tecnológicas.

Com diferentes esferas de atuação, as ferramentas tecnológicas podem variar em grau e nível de complexidade. Veja algumas das ferramentas que sua instituição de ensino pode incorporar às estratégias de captação de novos alunos:

  • Ferramentas de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos proporcionam um maior controle sobre as demandas, sem deixar se perder com anotações em papéis.

O Trello é uma ferramenta simples e intuitiva que permite a criação e acompanhamento de tarefas em equipe. Você pode optar pela versão gratuita ou paga, dependendo da necessidade.

  • Ferramentas para a gestão de relacionamento com aluno

As ferramentas de CRM permitem uma visão holística sobre as áreas que geralmente possuem maior contato com o aluno, como marketing, equipe de relacionamento e secretaria acadêmica.

Um CRM específico para educação é essencial para quem deseja expandir as vendas, automatizar os processos de relacionamento, melhorando ainda a experiência proporcionada. Além de direcionar a sua instituição a uma atuação constante, que seja capaz de captar alunos durante o ano todo.

A Plataforma Rubeus conta com funcionalidades que contemplam tanto a Captação de alunos quanto os processos de Gestão da Permanência. Por ser o primeiro CRM específico para instituições de ensino, ele conhece e possui soluções detalhadas para todas as dificuldades presentes no cenário da sua instituição.

Listamos abaixo as principais vantagens adquiridas com a utilização dessa solução, confira:

Ilustração elencando as principais vantagens adquiridas com a utilização do CRM Rubeus

A importância do Diagnóstico Institucional 

Como vimos, é crucial identificar o que precisa ser melhorado e quais os pontos a serem potencializados. Por isso, disponibilizamos, gratuitamente, um panorama de como anda a saúde da sua instituição de ensino, através do nosso Diagnóstico Institucional. 

O Diagnóstico é elaborado por nossos especialistas com base em dados disponibilizados pelo Ministério da Educação. Ele permite que você tenha um parâmetro comparativo da situação da sua IES em relação às suas principais concorrentes a nível regional. Por isso, é fornecido dados internos precisos que facilitam a definição de estratégias, bem como a visualização do panorama atual. 

Além disso, realizamos, ainda, uma verificação das boas práticas do website da sua instituição. Identificando, assim, mínimos detalhes que, se observados, podem aumentar de forma significativa os números da captação e permanência de alunos da sua IES.

Para solicitar o seu, basta clicar na imagem abaixo:

Solicite um Diagnóstico Institucional - Rubeus

Atenção: esse diagnóstico é exclusivo para instituições de ensino superior

Conclusão

Obter sucesso na captação de novos alunos é fundamental para o crescimento de qualquer instituição de ensino. Isso porque é através da geração de novos leads que é possível crescer e se expandir, bem como se tornar – ou manter-se – como referência no cenário educacional.

Como vimos, há diferentes razões para as IEs perderem uma venda. Dentre as principais destacam-se:

  • a verificação do que precisa ser melhorado,
  • o foco na instituição de ensino ao invés do aluno,
  • a falta de sinergia entre as equipes de marketing e vendas,
  • a utilização de uma abordagem agressiva junto aos leads,
  • a falta de definição do perfil das suas personas,
  • o monitoramento ineficiente, 
  • a não utilização do Funil de Captação e
  • o não investimento em ferramentas tecnológicas.

Como forma de mitigar o insucesso na captação de novos alunos, sua instituição deve adotar ações estratégicas, tais como:

  • a realização de um diagnóstico institucional,
  • a cultura de interdependência entre as equipes,
  • a implantação da cultura do Smarketing educacional,
  • o investimento em estratégias de Marketing Digital e
  • a utilização de ferramentas tecnológicas que sejam efetivas.

Agora, eu quero saber de você: sua IE apresenta algum ponto sinalizado acima? Se sim, sugerimos que você, gestor, faça uma análise realmente apurada e verifique quais as melhores formas de mitigá-los antes que se agravem.

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