Como conseguir alunos é sempre uma dúvida da sua instituição de ensino? Seu processo de captação de alunos é ineficiente, apresenta muitos problemas ou funciona bem somente nos períodos de processos seletivos? E por isso conseguir alunos durante o ano todo é um dos maiores desafios enfrentados por sua IEs?

Se respondeu sim para qualquer das perguntas realizadas acima você precisa conhecer a Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável.

Saiba tudo sobre a Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável

Antes de detalharmos a dinâmica de funcionamento da Metodologia de Captação de Alunos Sustentável é necessário evidenciar a importância de estabelecer um bom relacionamento com o potencial e atual aluno da sua instituição de ensino.

Isso porque é por meio dessa relação de alto nível que podemos conduzir todas as interações, gerar qualidade nas suas experiências, conquistar a confiança e a satisfação desde o primeiro contato do interessado com a sua instituição.

Você não perde vendas pela qualidade ou pela natureza do produto, perde pela falta de relacionamento. Tom Peters

Entendendo a importância da relação no processo de vendas, como citado por Tom Peters, acreditamos que devemos possibilitar e facilitar a excelência no relacionamento entre a instituição de ensino e o aluno, desde o processo de captação até a retenção.

Para alcançar essa excelência e obter um resultado efetivo e duradouro nesses processos a Rubeus acredita que somente soluções tecnológicas em si não são suficientes. Por isso, entregamos nossa solução atrelada à Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável.

Metodologia Rubeus de Captação Sustentável - Rubeus

Antes de mais nada,  precisamos saber como a Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável é dividida. Basicamente, essa divisão ocorre em duas fases essenciais que, em sinergia, contribuem para o sucesso de toda a Metodologia em si. Como é possível visualizar na imagem abaixo, as duas fases contam com três etapas cada uma.

Para ficar mais claro, conheceremos um pouco sobre cada uma delas.

Processo de Captação: Atração 

Etapa Atração - Rubeus

A atração é uma das etapas mais importantes de todo o processo de captação de alunos, por impactar o desenvolvimento de todas as outras etapas subsequentes.

Por esse motivo ela precisa ser bem planejada e executada a fim de atrair o maior número possível de potenciais alunos e, posteriormente transformá-los em interessados.

Nesta fase nossa metodologia, acredita na força do Funil de Captação em Y. Este funil é responsável por ajudar a visualizar a prática do Inbound (nutrição de Lead) e o Outbound (captação ativa) como duas grandes formas de potencializar os resultados da atração.

Funil de Captação em Y - Rubeus

Para facilitar o entendimento sobre esses termos, explicaremos um pouco sobre cada um deles.

Inbound Marketing

Pode ser entendido como toda ação ou prática pontual executada por sua instituição com o objetivo de atrair o interesse dos seus potenciais alunos. Na maioria das vezes, o Inbound pode ser considerado uma captação passiva.

Criar campanhas e conteúdos atraentes capazes de direcionar seu potencial aluno até o seu site, blog ou landing page, é o primeiro passo para identificar o seu aluno potencial. Outras ações que trazem Leads são as campanhas off-line que também geram, constantemente, Leads para o seu processo de captação.

Todos as Leads identificadas em ações de topo de funil sejam em campanhas on-line ou off-line, são enviados para um fluxo de qualificação (nutrição). Desta forma, é possível extrair, através da nutrição das Leads, as melhores oportunidades para que o time comercial possa conduzi-las no funil de vendas.

Sem dúvidas, um processo de qualificação das Leads impacta positivamente nas taxas de conversão do seu time comercial, trazendo mais assertividade no processo e, consequentemente, mais alunos.

 

Outbound Marketing

Outra boa prática para manter o topo do funil de vendas alto é trabalhar as listas já existentes em um processo de qualificação mais rápido, uma vez que sabemos que o trabalho de nutrição de Leads é um processo onde o resultado é de médio a longo prazo.

O intuito é trabalhar a base de contatos já existente no banco de dados da instituição em conjunto com todas as outras ações que são realizadas para a identificação de interessados, como por exemplo: candidatos que não se matricularam no processo anterior, candidatos que não se matricularam e optaram por uma instituição concorrente e uma lista de interessados identificados em uma feira realizada com alunos do ensino médio.

Realizar a qualificação dessas listas por meio do processo de Inbound Marketing muita das vezes é inviável.

Levando em consideração o valor dessas listas, recomendamos à aplicação da metodologia de Outbound Marketing adaptada ao cenário educacional. O avanço das tecnologias para a realização da captação ativa possibilita extrairmos os melhores contatos através de ações em massa, medindo o engajamento destas pessoas a curto prazo. Com oportunidades cada vez mais qualificadas é possível manter o volume de oportunidades necessárias para que as taxas de conversão sejam alcançadas.

Além disso é possível, com base nas objeções levantadas pelos candidatos que não se matricularam em processos passados e optaram por instituições concorrentes enviar a mensagem certa para a pessoa certa. Quer ver um exemplo?

Vamos imaginar que no processo seletivo anterior, sua equipe de captação tenha levantado uma lista de todos os candidatos que se matricularam em uma instituição concorrente em que a objeção identificada foi o investimento (preço) e optaram por uma instituição que possui uma mensalidade mais baixa. Entretanto, se entendemos que a qualidade também é inferior, e que possivelmente esse aluno pode estar insatisfeito com a escolha que fez podemos atuar nesta fragilidade.

Com essas informações em mãos, podemos disparar uma sequência de e-mails convidando para o processo de transferência externa que está com as inscrições abertas. Esse é um bom exemplo da aplicação da prática de Cold Mailing aplicado a realidade do cenário educacional.

Ainda sobre a prática de Inbound e Outbound é importante ressaltar a necessidade de monitorar constantemente seus resultados. Dessa forma, você consegue visualizar o desempenho e impacto de cada uma dessas práticas no seu processo de atração e, consequentemente, em sua captação de alunos.

 

Processo de Captação: Nutrição 

Etapa Nutrição - Rubeus

A principal função dessa etapa é colocar em prática o processo de qualificação descrito acima utilizando tanto a metodologia do Inbound quanto do Outbound. Estimulando, assim, o interessado em adquirir o serviço da sua instituição.

Através do Inbound Marketing a principal função dessa etapa é qualificar as Leads enviando conteúdos ricos e relevantes durante todo fluxo de nutrição. Desta forma, o interessado será alimentado por materiais de condução. Esses conteúdos devem ser capazes de encaminhar o potencial aluno até o fundo do funil de Marketing.

Já por meio do Outbound é possível identificar, com um pouco menos de efetividade, as melhores oportunidades e entregar uma lista para que o trabalho de call center seja executado dentro do período de inscrições. O objetivo é levar o máximo de pessoas interessadas até a inscrição por meio do Cold Calling 2.0 e Cold Mailing.

 

Processo de Captação: Conversão 

Etapa Conversão - Rubeus

Na etapa de conversão o objetivo é desenvolver ações para conseguir alunos, transformando os já inscritos em matriculados. Para isso, recebemos as Leads que foram atraídas pelas atividades de Inbound bem como as Leads que vieram das atividades de Outbound.

Quem já se tornou um Sales Qualified Lead (SQL), por exemplo, os candidatos que já iniciaram uma inscrição no processo seletivo, entram no fluxo de engajamento de vendas. Nesse fluxo é construído um fluxo de relacionamento automatizado para cada fase do processo. A partir dessa fase o candidato começa a receber um relacionamento one to one por um consultor de carreira buscando conduzi-lo até a matrícula.

Ainda nessa fase é necessário segmentar as oportunidades que foram perdidas no processo de captação atual e suas objeções. O objetivo é segmentar as listas e devolver para o time de Marketing inserir nos fluxos de nutrição. Assim, no próximo processo de captação poderemos aproveitar as melhores oportunidades extraídas das diversas listas segmentadas.

Quando a matrícula é efetuada a primeira fase está completa. A partir daí voltamos a atenção para a segunda fase, o processo de retenção de alunos.

 

Nesta fase temos 3 grandes metas: controlar a evasão, manter a satisfação e promover a educação continuada. Vamos conhecer melhor cada uma delas.

Processo de Retenção: Controle de evasão 

Etapa Controle de Evasão - Rubeus

O primeiro grande desafio das instituições de ensino nessa etapa é evitar e minimizar o máximo possível a evasão dos alunos. Essa etapa é fundamental se levarmos em consideração os dados fornecidos pelo Censo do Ensino Superior que indicam que 24,6% dos alunos evadem no primeiro ano na graduação.

Por isso, nessa etapa nossa Metodologia de Captação de Alunos propõe ações estratégicas e inteligentes que permitem com que as instituições de ensino realmente tornem seus matriculados em alunos.

 

Processo de Retenção: Satisfação 

Etapa Satisfação - Rubeus

Após conseguir realizar a etapa anterior é hora de tornar o aluno um verdadeiro “fã” da sua instituição e todos os serviços prestados por ela.

Logo, a partir de agora além dele não sair da sua instituição ele começará a falar bem dela para os amigos e familiares. Essa divulgação e promoção da sua instituição acaba se tornando um poderoso processo de marketing boca a boca.

 

Processo de Retenção: Educação continuada 

Etapa Educação Continuada - Rubeus

A partir de agora não basta só manter o aluno e transformá-lo em fã da instituição é necessário também trabalhar um certo encantamento capaz de incentivá-lo a consumir os demais serviços disponíveis em sua IES.

Assim, o principal objetivo desta etapa é fazer com que o aluno fique tão satisfeito que queira continuar os estudos em sua instituição por já conhecê-la e confiar na qualidade dos seus serviços.

Uma forma macro de visualizar essa situação é fazer com que aquele aluno que entrou na graduação, termine seu curso superior e continue em sua instituição até a conclusão da pós-graduação ou do mestrado. Durante a graduação também há diversos momentos em que temos a oportunidade de conectar o aluno com atividades de extensão que irão, além de melhorar seu engajamento com o curso, aumentar seu ticket médio.

Neste momento é essencial utilizamos uma plataforma que permita a disponibilidade de informações estratégicas em tempo real, tais como o coeficiente de rendimento nas disciplinas, fase do curso, empregabilidade do aluno e atividades extracurriculares.

 

Tripé da Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável

Toda a nossa Metodologia de Captação de alunos baseia-se no seguinte tripé:

Pessoas, Processos e Tecnologia - Rubeus

  • Pessoas: Reconhecemos a impossibilidade de realizar qualquer processo sem pessoas para idealiza-lo, apoiá-lo e executá-lo. Também percebemos a dependência da tecnologia para com as pessoas, uma vez que as ferramentas tecnológicas são desenvolvidas, monitoradas e otimizadas por elas;
  • Processos: Já os processos são responsáveis por nortear todo o trabalho desenvolvido pelas pessoas. E, ainda, é peça determinante quando o assunto é a utilização da tecnologia. O mercado educacional é extremamente dinâmico e, com isso, faz-se ainda mais necessária a definição e planejamento de processos eficientes;
  • Tecnologia: A tecnologia, como vimos, viabiliza o funcionamento dos processos presentes na sua instituição. Imagine, por exemplo, como uma equipe de captação composta por 3 pessoas poderia realizar o processo de captação de alunos ao relacionar-se com dois mil prospects em dois dias se não fosse a tecnologia? A tecnologia também pode ser considerada uma grande facilitadora das atividades desenvolvidas pelas pessoas, uma vez que oferecem formas eficientes para a realização das atividades humanas.

É visível a forte interdependência entre essas três variáveis. Isso porque, se apenas uma ou duas estiverem consolidadas não será possível obter os bons resultados esperados.

Logo, um dos pré-requisitos para o sucesso da Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável é estabelecer um forte processo de sinergia entre esses três pilares.

 

A solução ideal para sua instituição de ensino conseguir alunos!

O CRM Educacional Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido, exclusivamente, para Instituições de Ensino. Por isso, ele conhece detalhadamente todas as dificuldades presentes no cenário atual de captação de alunos das IEs. Por esse motivo o CRM Educacional Rubeus é plenamente capaz de possibilitar que sua instituição desenvolva eficientemente as atividades inerentes a esse processo, permitindo, dentre muitas outras soluções, que você consiga captar alunos de forma sustentável.

E, o melhor, por conseguir registrar todos os potenciais alunos identificados fora do período do processo seletivo e concentrá-las todas as melhores oportunidades em um só lugar não deixamos com que sua instituição perca nenhuma oportunidade.  

 

Mas como conseguir alunos durante o ano inteiro com o CRM Rubeus?

O CRM Rubeus suporta a captação e a retenção sustentável de alunos por atuar em toda a jornada do estudante, desde a jornada de decisão de matrícula, passando por sua vida acadêmica até a educação continuada, auxiliando a instituição a antever e reagir aos seus desafios internos e externos.

Para um melhor aproveitamento, sugerimos que você realize a leitura dos pontos seguintes pensando na realidade vivenciada por sua IE e nos problemas enfrentados por ela.

Procure identificar, também, se sua instituição sofre com algum deles. Com isso, você terá um diagnóstico básico dos pontos fracos e fortes do seu ambiente interno no que diz respeito aos processos de captação e retenção de alunos da sua instituição de ensino.

Listamos abaixo alguns dos principais desafios tratados pela metodologia de captação de alunos sustentável, suportada pelo CRM Rubeus.

 

  • Cursos com menos inscritos do que vagas

    Os cursos ofertados por sua instituição são iniciados com menos inscritos do que vagas? Você não tem uma percepção clara de quais são os reais motivos para isso estar acontecendo? O “topo do funil” de captação (volume de interessados) é essencial para a sobrevivência da IE e sem o volume adequado a saúde financeira dos cursos é comprometida;

  • Descubra como explorar a demanda reprimida do website da sua instituição - Rubeus

    Aumento nos índices de evasão e inadimplência 

    Os resultados nos índices de evasão e inadimplência são constantemente uma preocupação? Você realiza entrevistas com seus alunos ao evadirem identificando os reais motivos para sua saída? Com qual antecedência você descobre que um aluno irá evadir? Um aumento na evasão pode indicar diversos fatores internos e externos que podem ser combatidos se identificados precocemente, entretanto quando isso não acontece os incidentes são apenas estatística;.

  • Dificuldade de mensurar os resultados de captação

    Expressar os resultados de captação de alunos é um obstáculo para sua equipe de captação? Muitas vezes a dificuldade em se obter os dados em tempo hábil dificulta a utilização dos dados para transformá-los em informações  úteis para a sua operação de captação. De maneira geral, essa situação também pode prejudicar a identificação das boas e más práticas do seu processo de captação de alunos, impedindo propostas de melhorias e permitindo a continuação de práticas ineficientes;

  • Altos investimentos em divulgação e baixo retorno 

    Sua instituição entende que a divulgação é um dos pontos fundamentais para o processo de captação de alunos e, por isso, começou a despender grandes investimentos com este objetivo? No entanto, apesar dos elevados recursos financeiros disponibilizados e o grande esforço da equipe de marketing, esse processo não tem gerado os objetivos almejados;

  • Muitas matrículas são perdidas todos os dias 

    Sua equipe de marketing está sendo eficiente e, de forma automatizada ou não, consegue conduzir grande número de potenciais alunos para a sua página de inscrições. Apesar do interessado estar bastante inclinado a efetuar sua matrícula, 70% das inscrições iniciadas são abandonadas! Você acredita que sua ficha de inscrições está impactando nessa conversão? Mais de 60% das pessoas que iniciam o preenchimento da inscrição não completam o processo;

  • A equipe de captação perde o timing one to one

    Devido a execução lenta dos processos a equipe de captação acaba perdendo o timing no contato com o candidato. Acarretando, assim, na demora e a ineficiência na comunicação, além de causar frustração em alguma expectativa dos potenciais alunos;

  • Falta de sintonia entre a equipe de captação 

    Os setores de marketing e  relacionamento da sua instituição trabalham sem sincronia e não possuem um propósito em comum que norteia todas as suas ações? Essa é uma situação muito preocupante e por isso, pode ser interessante para sua IE, implantar boas práticas de Smarketing Educacional (alinhamento entre Marketing e Relacionamento);

  • 6 dicas de Smarketing Educacional - Rubeus

    Cadastro de oportunidades manuais: 

    A gestão de oportunidades do processo de captação da sua instituição de ensino é realizada, parcial ou totalmente, de forma manual? Essa prática pode estar prejudicando a realização do contato one to one dentro do timing com o potencial aluno. Isso também pode ocasionar apatia da sua equipe por qualquer sistema que promete facilitar e otimizar a forma de captar alunos, por meio de uma interface moderna e simples.

    Precisamos agir! Você se identificou com algum desses desafios? Confira nosso blog post e descubra se sua IE precisa do nosso CRM.

3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus - Rubeus

Conheça as soluções do CRM Educacional Rubeus e saiba como conseguir alunos o ano todo é possível

  • Monitoramento de resultados

    Acompanhe em tempo real todas as inscrições parciais e completas de cada canal utilizado por sua instituição. Também é possível criar campanhas com links personalizados para calcular o Retorno sobre o Investimento (ROI) de cada ação;

  • Definição de personas

    Facilite o desenvolvimento e a execução do fluxo de comunicação, segmente seus potenciais alunos por origem, nível de ensino e curso. Estabeleça um plano de comunicação comercial para cada perfil, automatize seus contatos através  de uma régua de relacionamento e priorize as oportunidades que serão enviadas automaticamente para o funil da sua equipe de captação. Para saber mais sobre esse assunto acesse nosso blog post abaixo:

    Saiba como construir personas da sua instituição - Rubeus

  • Fluxo de Relacionamento

    Automatize, de forma inteligente, seu fluxo de relacionamento comercial. Escolha quais e-mails e SMS serão enviados para cada perfil de aluno desde o interesse pelo curso, inscrição e matrícula. Dessa forma é possível personalizar a comunização em cada etapa da jornada de compra do candidato. Para melhorar ainda mais, essa comunicação é  100% automatizada pelo CRM Educacional Rubeus e registrada na linha do tempo dos interessados;

  • Empoderamento do seu website

    Transforme seus diferenciais e atributos acadêmicos em discursos estratégicos de venda por meio da produção de conteúdo relevante, discurso de condução e gatilhos mentais integrados ao CRM Rubeus. Buscamos utilizar e aplicar todo o seu potencial, fazendo com que mais visitantes sejam atraídos e, consequentemente, realizem suas inscrições;

  • Gestão da inteligência comercial no relacionamento com os alunos

    Armazene no banco de dados do CRM Rubeus todos os contatos realizados com os candidatos. Dessa forma, o feeling de mercado e os insights ficam retidos na sua instituição. Possibilitando a retenção dos melhores processos praticados;

  • Integração do seu sistema de gestão, processo seletivo e o CRM

    Entendemos que um sistema de CRM que não  precisa promover uma integração eficiente com os sistemas de gestão e com todas as modalidades de processo seletivos disponibilizadas pela instituição de ensino. Sabendo disso, o CRM Educacional Rubeus, prioriza a excelência na integração efetiva com o sistema de gestão e os processos seletivos. Este é um requisito básico da nossa operação;

  • Mapeamento dos processos de captação e retenção

    Aproveite o know how da nossa equipe de consultores com anos de experiência comprovada no mercado educacional e analise, detalhadamente, os processos atuais da instituição, identificando sua maturidade, eficiência e potencial de otimização. Essa prática permite, a identificação de pontos de melhorias e gargalo. Servindo como base para o desenvolvimento de boas práticas capazes de potencializar os resultados obtidos na prática de captar e reter alunos;

  • Padronização do atendimento, do porteiro ao reitor

    Cientes da importância de entregar a melhor experiência aos seus candidatos, reconhecemos a necessidade da qualidade no atendimento ao estudante em todos os pontos de contato. Por isso, a condução de seus candidatos até a matrícula deve ser sincronizado e assimilado por todos os setores da sua IE, seja ele identificado pela recepcionista, pela equipe de captação ou por seu website. Uma boa dica para iniciar essa mudança é desenhar a experiência dos candidatos em todos os canais de contato IE / Candidato;

  • Maior conversão e identificação de oportunidades

    Todas as nossas soluções de macro captação de alunos oferecem uma experiência simples, moderna e orientada à identificação dos abandonos de inscrição. Com isso, conseguimos identificar interessados que não concluíram suas inscrições, resgatá-los através de uma comunicação segmentada e ainda, pré-qualificar as oportunidades de maior valor para receberem um contato individualizado pela equipe de captação dentro do timing. E o melhor: Tudo isso em apenas um local, o CRM Rubeus;

  • Eficiência comercial e preenchimento de mais vagas 

    Nosso CRM foi exclusivamente desenhado e desenvolvido para as instituições de ensino. Por isso, os resultados e o relacionamento de qualidade com o aluno realmente acontece. A equipe de captação consegue identificar e priorizar os perfis mais valiosos de interessados. Desse modo, as melhores oportunidades são enviadas em tempo real da Macro Captação para o funil de matrículas do captador, aumentando exponencialmente a chance de conversão;

  • Contato Rápido 

    Envie mensagens de e-mail ou SMS para várias oportunidades na mesma etapa do funil, com o CRM Rubeus isso é possível. Em apenas dois cliques todo o público selecionado recebe sua mensagem e toda interação realizada é automaticamente registrada na plataforma! Essa solução mantém suas oportunidades aquecidas e, assim, o timing nunca é perdido por sua equipe de captação;

  • Agendamento Inteligente

    Agende ligações, e-mails, mensagens SMS e visitas com simplicidade. A equipe de captação é notificada a cada agendamento e os atrasos podem ser monitorados. Como as oportunidades chegam “sozinhas” fica fácil cumprir o prazo “mágico” de contato em até 48 horas;

  • Oportunidades Dinâmicas

    Envie suas oportunidades diretamente para o funil pelos Canais de Macro Captação. Logo, sua equipe tem as melhores oportunidades em tempo real. Ah, e se o interessado continuar a inscrição a oportunidade é direcionada sozinha, evitando ligações para quem já se inscreveu;

  • Canais Personalizados 

    Crie seus próprios formulários dinamicamente e incorpore ao seu website para captar oportunidades. Imagine, por exemplo, uma opção “Ligue-me” enviando os interessados diretamente para o funil da sua equipe de captação;

  • Gatilho para Vendas 

    Segmente seus potenciais alunos da maneira que achar mais eficiente e, então, os distribua à grupos específicos de consultores. Imagine, por exemplo, que apenas os potenciais alunos de cursos com baixa demanda e que interromperam sua inscrição no segundo passo da ficha vão ser enviados para determinado grupo específico de consultores. Crie quantos grupos quiser e eles receberão as oportunidades certas em tempo real.

 

Vantagens proporcionadas com o uso do CRM Educacional Rubeus

O CRM Rubeus é capaz de suportar todas as necessidades relativas à captação e retenção de alunos, como os listados acima. Por essa razão as vantagens com sua utilização são inúmeras. Listamos abaixo as principais, confira:

  1. Atrair mais alunos para sua instituição;
  2. Aumentar suas taxas de conversão;
  3. Ampliar a permanência dos seus alunos (diminuição do índice de evasão) na instituição;
  4. Incrementar seu ticket médio;
  5. Obter mais resultados com o mesmo investimento de marketing;
  6. Reduzir os custos de operação comercial;
  7. Construir seu programa de captação e retenção sustentável;
  8. Eliminar retrabalhos entre os setores de atendimento ao aluno;
  9. Diminuir seu tempo de matrícula;
  10. Monitorar seus resultados em tempo real;
  11. Personalizar a comunicação com seus alunos de forma segmentada;
  12. Integrar de forma efetiva e eficiente os sistemas, as equipes e os processos;
  13. Aumentar a eficiência da sua equipe de captação;

 

Com o CRM Rubeus conseguir alunos ficou muito mais fácil, integrado e rápido.

E agora? Qual é o próximo passo?

Apresentamos aqui as principais funcionalidades do CRM Educacional Rubeus e uma visão geral do que é possível implementar com a plataforma e a aplicação sistemática das melhores práticas da Metodologia de Captação de Alunos Sustentável da Rubeus.

Agora o ideal é que você agende uma demonstração e descubra como podemos ajudá-lo a transformar seus processos de captação e retenção de alunos na prática.

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