Como conseguir alunos durante o ano todo é um dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino. Então que tal contar com uma plataforma que ajude nesse desafio?

Neste blog post apresentamos o CRM Educacional Rubeus e a Metodologia de Captação de Alunos Sustentável. Detalhamos como eles ajudam as IEs a obterem melhores resultados. Confira!

Que tal conhecer estratégias efetivas de como conseguir alunos durante o ano todo? A dica é ler este blog post até o final! 

Introdução

Você não perde vendas pela qualidade ou pela natureza do produto, perde pela falta de relacionamento. – Tom Peters

Criar e estabelecer um bom relacionamento com potenciais alunos é uma das práticas fundamentais para influenciar positivamente a escolha por sua IE.

Mas engana-se quem acha que o relacionamento deve ser trabalhado somente durante a conquista do lead, ele precisa ser uma prática contínua.  

Através de uma relação de alto nível é possível conduzir todas as interações. Bem como gerar qualidade nas suas experiências e conquistar a confiança e a satisfação desde o primeiro contato do interessado com a instituição.

Quando tratamos de relacionamento, é inegável a importância de um bom processo de vendas. Por isso, possibilitar e facilitar a excelência no relacionamento é imprescindível. Além disso, é fundamental incorporar essa excelência tanto aos processos de captação quanto aos de permanência dos alunos.

Como conseguir alunos: conheça a Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável

Entendemos a importância da criação e manutenção de um relacionamento no processo da Jornada de Compra Educacional.

Acreditamos que devemos possibilitar e facilitar a excelência no relacionamento entre a instituição de ensino e seus potenciais e atuais alunos.

Com o intuito de alcançar essa excelência e obter um resultado efetivo e duradouro nesses processos, consideramos que somente soluções tecnológicas em si não são suficientes.

Por isso, entregamos nossa solução atrelada à Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável.

A Rubeus acredita que apenas através de um trabalho coeso e estruturado é possível alcançar resultados de sucesso.

Por isso, dentre os objetivos da Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável estão:

  • Aumento da captação no topo do funil;
  • Qualificação de interessados,
  • Aumento de conversões;
  • Diminuição de custos de captação.

Além disso, ela é dividida em duas fases essenciais: captação e permanência, que, em sinergia, contribuem para a eficiência de toda a metodologia em si.

Metologia Rubeus

Mas antes de vermos cada uma das etapas, que tal recapitularmos? 

A importância da sinergia no ambiente educacional

Há um erro muito comum cometido pelas instituições de ensino, erro que compromete todo o resultado obtido.

Infelizmente, em muitos casos, as equipes de captação de novos clientes não alinham as metas e o plano tático. Resultado? Dificuldades em diversas ações de marketing, vendas e atendimento, além de obter impacto direto nas estratégias de como conseguir alunos. 

Em resumo, a sinergia no ambiente educacional acontece quando as equipes de marketing e de vendas trabalham em sincronia. Esse trabalho, por sua vez, visa alcançar um objetivo comum (Smarketing Educacional). Ou seja, aumentar o número de alunos.

Dessa forma, quando há sinergia, as equipes envolvidas conseguem trabalhar melhor, identificando os gargalos e ajustando os processos. Essas ações aumentam as chances de potencializar os resultados da instituição.

Processos de captação

1ª) Atração

A primeira etapa do processo de captação é a atração

Em síntese, essa etapa é uma das mais importantes quando o assunto é como conseguir alunos. Isso porque ela é capaz de impactar o desenvolvimento de todas as etapas seguintes. 

Sendo assim, é necessário planejá-la bem, a fim de que se possa atrair um maior número de potenciais alunos para serem transformados em interessados.

Metologia Rubeus - Atração

Nessa fase, podemos utilizar duas estratégias eficientes para potencializar os resultados de atração: o Inbound Marketing (nutrição de lead) e o Outbound Marketing (captação ativa).

Para aplica-los, o mais importante é analisar o tempo necessário para que as estratégias funcionem. Na nossa metodologia, inserimos o conceito de Funil de Captação em Y, em que podemos utilizar ambas as estratégias para uma atuação sólida e eficiente. 

O Funil de Captação em Y, embora não seja tão conhecido como o Funil de Captação Tradicional, é um grande aliado para as estratégias de atração. Por isso, deve ser estudado e analisado com atenção. Isso porque, quando bem aplicado em sua instituição de ensino, deixa o seu processo de geração de leads cíclico. Assim, a cada campanha, você consegue trabalhar os leads da campanha atual e já preparar os das próximas.

Contudo, para que ele seja realmente eficaz e gere resultados, é preciso que a instituição saiba como e em qual momento utilizar cada uma de suas estratégias. 

Para saber mais sobre o Funil de Captação de Alunos em Y e como ele pode auxiliar a instituição na união de ações de Inbound e Outbound Marketing Educacional, sugerimos que você acesse nosso blog post específico sobre o assunto, clicando AQUI.

2ª) Nutrição 

Nessa etapa, utiliza-se tanto a metodologia de prospecção passiva quanto de prospecção ativa. Dessa forma, será possível estimular o interessado a adquirir o serviço da IE, impactando positivamente a efetividade das ações de como conseguir alunos.

Através do Inbound Marketing, a principal função dessa etapa é qualificar os leads, enviando conteúdos ricos e relevantes durante todo fluxo de nutrição.

Metodologia Rubeus - Nutrição

Dessa forma, o interessado será alimentado por materiais de condução. Esses conteúdos devem ser capazes de encaminhá-lo até o fundo do Funil de Marketing.

Já por meio do Outbound é possível identificar, com um pouco menos de efetividade, as melhores oportunidades. Sendo possível entregar uma lista para que o trabalho de call center seja executado dentro do período de inscrições. O objetivo é levar o máximo de pessoas interessadas até a inscrição por meio do Cold Calling 2.0 e Cold Mailing.

3ª) Conversão

A última etapa do processo de captação de alunos é a conversão. O objetivo, neste momento, é desenvolver ações estratégicas de como conseguir alunos, transformando os já inscritos em matriculados. 

Assim, a  partir dessa fase, o candidato começa a receber um relacionamento one to one por um consultor de carreira da sua equipe de captação. Isso porque é preciso conduzi-lo, de forma natural e eficiente, até a matrícula.

Metodologia Rubeus - Conversão

Ainda nessa fase, é necessário segmentar as oportunidades perdidas no processo de captação atual e suas objeções.

O propósito é segmentar as listas e devolver para o time de marketing inserir nos fluxos de nutrição. Assim, no próximo processo de captação, a equipe pode trabalhar as melhores oportunidades extraídas delas.

Portanto, a segmentação de listas de contatos é uma das principais estratégias que as IEs devem colocar em prática. Isso porque segmentar é fundamental para obter sucesso nas campanhas de e-mail marketing

Dentre os critérios que podem ser utilizados para segmentar as listas estão:

  • idade;
  • localização;
  • curso;
  • modalidade;
  • data de aniversário;
  • renda;
  • persona;
  • tipo de empresa;
  • cargo;
  • formações anteriores;
  • ticket médio.

Para compreender melhor como estruturá-las na prática, imagine o seguinte exemplo:

Joana é a gerente de marketing da Uniexemplo. Em uma das reuniões de alinhamento com o time de vendas, identificou-se que as estratégias de como conseguir alunos precisavam ser melhoradas.

Por isso, ficou definido que era preciso segmentar a lista de contato de modo que fosse possível visualizar, de forma mais eficiente, os leads. Isso porque deseja-se direcioná-los a melhor estratégia e, por conseguinte, aumentar o número de matrículas da instituição. 

Joana estava em dúvida sobre qual a melhor forma de segmentação, pois queria algo que tornasse mais fácil o trabalho das equipes.

Storytelling - Rubeus

Ponderando sobre a melhor forma de atrair os potenciais alunos, ela optou por segmentar sua lista de acordo com o curso de interesse. Assim, seria possível direcionar um conteúdo específico para cada um deles.

Junto com a sua equipe, ela desenvolveu uma régua de relacionamento específica para cada um dos 10 cursos ofertados pela sua instituição. 

Com o objetivo de nutrir os potenciais alunos interessados em Administração de empresas, por exemplo, a equipe apostou no envio de conteúdos como o “Guia de empregabilidade: conheça tudo sobre a área de Administração”.

Já para os leads do curso de Medicina, Joana achou mais interessante enviar um material ressaltando a importância, valorização e alcance global da profissão. 

Percebeu como a segmentação dos seus contatos pode tornar as suas ações de como conseguir alunos muito mais efetivas? No exemplo acima, a Joana optou pela segmentação de acordo com o interesse de curso, mas nada impede que a sua instituição opte por outras. 

A partir do momento em que uma matrícula é efetuada, o processo de captação de alunos está completo para aquele aluno. Dessa forma, voltamos à atenção para a segunda fase, o processo de Gestão da Permanência. 

Processos de Permanência

1ª) Controle de evasão


A primeira etapa dos processos de permanência de alunos é o controle de evasão. Isso porque o primeiro grande desafio das instituições de ensino é evitar e minimizar a evasão dos alunos. 

Metodologia Rubeus - Controle de evasão

 Essa etapa é indispensável se levarmos em consideração os dados fornecidos pela 9ª edição do Mapa do Ensino Superior, que indica que a taxa de evasão em cursos de ensino superior atingiu 31,6% nos cursos presenciais e 34,9% na modalidade EAD.

Por isso, nessa etapa, nossa metodologia propõe ações estratégicas e inteligentes. Essas ações permitem com que as instituições de ensino realmente tornem seus matriculados em alunos.

2ª) Satisfação

Após conseguir realizar a etapa anterior, é hora de tornar o aluno um verdadeiro “embaixador” da instituição.

Assim, a partir de agora, além dele não sair da sua instituição, ele começará a falar bem dela para os amigos e familiares.

Essa divulgação e promoção acaba se tornando um poderoso processo de marketing boca a boca.

Metologia Rubeus - Satisfação

A fim de verificar o quão satisfeito estão os seus alunos, é fundamental realizar um acompanhamento consistente. Isso porque a satisfação é um dos principais sinalizadores de possíveis evasões. 

3ª) Educação continuada 


A partir de agora não basta apenas manter o aluno e transformá-lo em fã da instituição.

É necessário também trabalhar um certo encantamento capaz de incentivá-lo a consumir os demais serviços disponíveis em sua IE. 

Mas como fazer isso? Através de uma experiência de alto nível.

Metodologia Rubeus - Educação continuada

Assim, o principal objetivo dessa etapa é fazer com que o aluno fique tão satisfeito que queira continuar os estudos na instituição por já conhecê-la e confiar na qualidade dos seus serviços.

Uma forma macro de visualizar essa situação é fazer com que aquele aluno que entrou na graduação, termine seu curso superior e continue na instituição até a conclusão da pós-graduação ou do mestrado.

Durante a graduação também há diversos momentos em que temos a oportunidade de conectar o aluno com atividades de extensão que irão, além de melhorar seu engajamento com o curso, aumentar o seu ticket médio.

Nesse momento é essencial que a instituição de ensino utilize uma plataforma que permita a disponibilidade de informações estratégicas em tempo real. O coeficiente de rendimento nas disciplinas, a fase do curso, a empregabilidade do aluno e atividades extracurriculares são alguns exemplos básicos.

O Tripé da Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável

Agora que você conhece toda a nossa metodologia, é interessante que conheça também o tripé que a compõe.

Esse tripé tem o objetivo de auxiliar as instituições de ensino em suas estratégias de como conseguir alunos o ano todo. Basicamente, ele é composto por três variáveis, a saber:

Pessoas, Processos e Tecnologia - Rubeus

  • Pessoas:

Reconhecemos a impossibilidade de realizar qualquer processo sem pessoas. Precisamos de pessoas para idealizá-lo, apoiá-lo e executá-lo.

Também percebemos a dependência da tecnologia para com as pessoas, uma vez que as ferramentas tecnológicas são desenvolvidas, monitoradas e otimizadas por elas;

  • Processos:

Os processos são responsáveis por nortear todo o trabalho desenvolvido pelas pessoas. E, ainda, é peça determinante quando o assunto é a utilização da tecnologia. O mercado educacional é extremamente dinâmico e, assim, faz-se ainda mais necessária a definição e planejamento de processos eficientes;

  • Tecnologia:

A tecnologia, como vimos, viabiliza o funcionamento dos processos presentes na instituição.

Imagine, por exemplo, como uma equipe de captação, composta por 3 pessoas, poderia realizar o processo de captação de alunos, ao relacionar-se com dois mil prospects, em dois dias, se não fosse a tecnologia.

Por isso, ela também é ser considerada uma grande facilitadora das atividades desenvolvidas pelas pessoas. Isso porque ela oferece formas eficientes para a realização das atividades humanas.

É visível a forte interdependência entre essas três variáveis, não é mesmo? Por isso, se apenas uma ou duas estiverem consolidadas não será possível obter os bons resultados esperados.
Dessa forma, um dos pré-requisitos para o sucesso da Metodologia Rubeus de Captação de Alunos Sustentável é estabelecer um forte processo de sinergia entre os três pilares citados.

Com o CRM Educacional Rubeus é mais fácil conseguir alunos

O CRM Educacional Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido, exclusivamente, para instituições de ensino.

Por isso, ele permite potencializar as estratégias de como conseguir alunos. Além disso, ele conhece, detalhadamente, todas as dificuldades presentes no cenário atual de captação de alunos das IEs.

Isso quer dizer que ele permite que a instituição desenvolva eficientemente as atividades inerentes aos processos de captação e retenção de alunos.

E, o melhor, conseguimos registrar todos os potenciais alunos identificados fora do período do processo seletivo. E, ao concentrarmos as melhores oportunidades em um só lugar, não deixamos com que a instituição perca nenhuma delas.  

O CRM Educacional Rubeus permite que as instituições de ensino revolucionem o relacionamento com os seus potenciais alunos. Além de otimizar o desenvolvimento do trabalho da equipe de captação.

Quer saber como fazemos isso? Confira nosso blog post CRM educacional Rubeus: conheça o primeiro CRM feito para educação.

Principais desafios trabalhados pela Metodologia Rubeus

O CRM Educacional Rubeus acompanha e auxilia os resultados de captação e permanência sustentável de alunos da instituição, pois atua em toda a jornada do estudante.

Desde o momento de decisão pela matrícula, passando por sua vida acadêmica, até a educação continuada. E, durante todas as etapas, nosso CRM educacional auxilia a instituição a antever e reagir aos desafios internos e externos.

Para um melhor aproveitamento, sugerimos que você realize a leitura dos pontos seguintes, pensando na realidade vivenciada por sua IE e nos problemas enfrentados por ela.

Procure identificar, também, se sua instituição sofre com algum deles. Dessa maneira, você terá um diagnóstico básico dos pontos fracos e fortes do seu ambiente interno. Tendo, assim, um panorama dos processos de captação e permanência de alunos da sua instituição de ensino.

  • Cursos com menos inscritos do que vagas

Os cursos ofertados por sua instituição são iniciados com menos inscritos do que vagas?

Você não tem uma percepção clara de quais são os reais motivos para isso estar acontecendo?

O “topo do funil” de captação (volume de interessados) é essencial para a sobrevivência da IE e, sem o volume adequado, a saúde financeira dos cursos é comprometida.

Para reverter esse cenário, é essencial trabalhar estrategicamente o website da instituição de ensino, bem como a sua demanda reprimida.

  • Aumento nos índices de evasão e inadimplência

Os resultados nos índices de evasão e inadimplência são constantemente uma preocupação?

Você realiza entrevistas com seus alunos ao evadirem, identificando os reais motivos para sua saída?

Com qual antecedência você descobre que um aluno irá evadir?

Você sabia que um aumento na evasão pode ser consequência de diversos fatores internos e externos que podem ser combatidos se identificados precocemente?

Por isso, a Plataforma Rubeus permite que a IE realize o monitoramento das possíveis evasões, através de indicadores específicos. Assim, torna-se possível identificar e atuar preventivamente sobre elas.

  • Dificuldade para mensurar os resultados de captação

Expressar os resultados de captação de alunos é um obstáculo para sua equipe de captação?

Muitas vezes, a dificuldade na obtenção de dados em tempo hábil prejudica a transformação em informações úteis para a captação de alunos.

De maneira geral, essa situação também pode prejudicar a identificação das boas e más práticas do processo de captação de alunos. Isso porque pode impedir propostas de melhorias e permitir a continuação de práticas ineficientes.

  • Altos investimentos em divulgação e baixo retorno

Sua instituição entende que a divulgação é um dos pontos fundamentais para o processo de captação de alunos, não é mesmo? Por isso, começou a despender grandes investimentos com esse objetivo.

No entanto, apesar dos elevados recursos financeiros e o grande esforço da equipe de marketing, esse processo não tem gerado os objetivos almejados. Esse é um sinal claro de que seus processos precisam ser revisados imediatamente.

  • Muitas matrículas são perdidas todos os dias

Sua equipe de marketing está sendo eficiente e, de forma automatizada ou não, consegue conduzir grande número de potenciais alunos para a sua página de inscrições.

Apesar do interessado estar bastante inclinado a efetuar sua matrícula, 70% das inscrições iniciadas são abandonadas.

Você acredita que sua ficha de inscrição está impactando nessa conversão?

Mais de 60% das pessoas que iniciam o preenchimento da inscrição não completam o processo. A Ficha de Inscrição Educacional do CRM Rubeus pode ser bastante útil quando esse é o assunto.

  • A equipe de captação perde o timing one to one

Devido a lenta execução dos processos, a equipe de captação acaba perdendo o timing no contato com o candidato, acarretando, assim, na demora e a ineficiência na comunicação, além de causar frustração em alguma expectativa dos potenciais alunos.

  • Falta de sintonia entre a equipe de captação e relacionamento

Os setores de marketing e relacionamento da sua instituição trabalham sem sincronia e não possuem um propósito em comum que norteia todas as suas ações?

Se sim, saiba que esse pode ser um dos principais fatores que comprometem a eficácia das estratégias de como conseguir alunos.

Essa é uma situação muito preocupante e, por isso, pode ser interessante para sua IE implantar boas práticas de Smarketing Educacional.

  • Cadastro de oportunidades manuais

A gestão de oportunidades do processo de captação da sua instituição de ensino é realizada, parcial ou totalmente, de forma manual?

Essa prática pode estar prejudicando a realização do contato one to one dentro do timing com o potencial aluno.

Isso também pode ocasionar apatia da sua equipe por qualquer sistema que promete facilitar e otimizar a forma de captar alunos, por meio de uma interface moderna e simples.

E aí? Percebeu que as suas estratégias de como conseguir alunos precisam ser melhoradas? Ou identificou algum desses desafios no dia a dia da sua instituição de ensino? Então, é hora de agir!

Mas, caso você ainda tenha alguma dúvida, sugerimos que você confira nosso blog post e tenha certeza de que fará a escolha certa ao optar pelo CRM Rubeus. 

3 sinais que revelarão se sua instituição precisa do CRM Rubeus - Rubeus

 

 

Como conseguir alunos: vantagens proporcionadas pelo uso do CRM Educacional Rubeus

O CRM Educacional Rubeus é capaz de suportar todas as necessidades relativas à captação e permanência de alunos, como as listados acima.

Por isso, dentre as vantagens obtidas pela sua instituição está a potencialização das estratégias de como conseguir alunos.

Mas não é só isso, confira abaixo as demais vantagens proporcionadas pela Plataforma Rubeus:

  1. Atrair mais alunos para sua instituição;
  2. Aumentar suas taxas de conversão;
  3. Ampliar a permanência dos seus alunos (diminuição do índice de evasão) na instituição;
  4. Incrementar seu ticket médio;
  5. Obter mais resultados com o mesmo investimento de marketing;
  6. Reduzir os custos de operação comercial;
  7. Construir seu programa de captação e permanência sustentável;
  8. Eliminar retrabalhos entre os setores de atendimento ao aluno;
  9. Diminuir seu tempo de matrícula;
  10. Monitorar seus resultados em tempo real;
  11. Personalizar a comunicação com seus alunos de forma segmentada;
  12. Integrar, de forma efetiva e eficiente, os sistemas, as equipes e os processos;
  13. Aumentar a eficiência da sua equipe de captação.

Com o CRM Educacional Rubeus, suas ações de como conseguir alunos ficam muito mais efetivas!

Apresentamos aqui as principais funcionalidades do CRM Educacional Rubeus. 

Além disso, você pode ter uma visão geral do que é possível implementar em sua instituição com a nossa plataforma. Bem como quais são as melhores práticas da Metodologia de Captação de Alunos Sustentável da Rubeus.

Agora, recomendamos que você agende uma demonstração conosco. Através dela, será possível conhecer melhor como podemos transformar suas estratégias de como conseguir alunos. 

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