Contar com ferramentas que auxiliem na gestão e facilitem o acompanhamento de resultados, através da otimização de processos e da identificação de falhas, é fundamental para captar mais e aumentar a permanência de alunos. Por meio do Ciclo PDCA na educação isso é possível! 

Neste conteúdo, reunimos conceitos, vantagens, dicas e estratégias para que você avalie a eficácia dessa ferramenta em sua instituição de ensino. Boa leitura!

Introdução

Em um mercado extremamente competitivo, é cada vez mais recorrente a procura das instituições de ensino por práticas capazes de aperfeiçoar os seus processos com o intuito de torná-los mais eficientes e ágeis, principalmente quando o assunto é a captação e a permanência dos alunos. Assim, um método iterativo muito eficaz para aprimorá-los é o Ciclo PDCA na educação.

A metodologia é uma maneira simples e poderosa de resolver problemas novos e/ou recorrentes em distintos setores, departamentos ou processos. Sua abordagem interativa permite que as equipes testem soluções e avaliem resultados de forma cíclica. 

No que consiste o Ciclo PDCA na educação?

Em resumo, o Ciclo PDCA na educação é uma metodologia capaz de auxiliar na execução do planejamento estratégico da instituição. Dessa forma, é possível evitar ou, até mesmo, identificar possíveis problemas que porventura possam ocorrer, contribuindo, assim, para a melhoria contínua das ações.

A sigla PDCA é a junção das iniciais das palavras em inglês Plan, Do, Check e Act, que traduzidas para o português significam Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Também é conhecido por Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming devido ao seu criador Walter Shewhart e a William Deming, responsável pela criação e sucesso do método.

Etapas do Ciclo PDCA na educação

O Ciclo PDCA é composto por 4 etapas sequenciais e contínuas, veja:

Etapas do Ciclo PDCA na educação - Rubeus

Quando bem executadas, as etapas são capazes de auxiliar as IEs a atingirem os objetivos definidos. Isso porque permite otimizar os processos desenvolvidos bem como identificar possíveis falhas. 

Conheça cada uma das etapas separadamente:

  • Plan (Planejar)

Como em toda ação realizada pela instituição, o planejamento é primordial para atingir resultados satisfatórios. Por isso, esse é o primeiro passo do Ciclo PDCA na educação. 

É nessa fase em que se elabora a estratégia a ser utilizada de acordo com os objetivos e metas estabelecidos. Dessa forma, leva-se em consideração, por exemplo, os recursos disponíveis e os prazos a serem seguidos. Além de identificar os problemas existentes a fim de saná-los.

Ademais, também é feita a escolha dos indicadores de desempenho dos processos (KPI). Assim, será possível monitorar as atividades e analisar se estão conseguindo atingir os objetivos determinados, auxiliando na tomada de decisão e na constante melhoria das tarefas.

  • Do (Fazer)

Após todo o planejamento, é hora de transformar teoria em prática. Portanto, a cooperação de toda a equipe é ainda mais necessária a partir deste momento. Logo, é imprescindível assegurar que todos compreenderam suas funções para que nada saia do planejado. Caso contrário, será mais difícil alcançar o resultado pretendido.

Ciclo PDCA na educação - Rubeus

  • Check (Verificar)

Na etapa de verificação é onde ocorre a análise do que foi feito mediante as informações coletadas. Dessa maneira, é possível readequar o plano de ação de acordo com os resultados de cada atividade ou, se necessário, acrescentar algo.

Ciclo PDCA na educação - Rubeus

  • Do (Agir)

A última etapa do Ciclo PDCA na educação é a ação. Em resumo, se houver erros durante o processo, nessa etapa é preciso promover a correção deles. Além de identificar a causa da sua ocorrência, e não apenas a sua consequência.

Se tudo estiver como planejado, esse se tornará o novo padrão a ser seguido pelos colaboradores da instituição. 

Ciclo PDCA na educação - Rubeus

Em quais situações utilizar o Ciclo PDCA na educação?

O Ciclo PDCA na educação é indicado para as mais diversas ações. Contudo, há situações nas quais ele pode ser mais eficaz, conheça-as:

  • início de um novo projeto de melhoria;
  • desenvolvimento de um design novo ou aprimorado de um processo ou serviço educacional;
  • acompanhamento constante de resultados referentes à determinada atividade;
  • planejamento da coleta e análise de dados para verificar e priorizar problemas;
  • implantação de uma mudança mais estratégica;
  • ações voltadas para a melhoria contínua.

Benefícios da utilização do Ciclo PDCA na educação

  • Otimização do tempo

Ao utilizar o Ciclo PDCA na educação, é possível avaliar onde estão os gargalos. Ou seja, onde ocorre desperdício de recursos, como tempo e financeiro na instituição. 

Dessa forma, através da sua correta adoção, sua equipe conseguirá ordenar a execução das atividades, identificando as mais urgentes e priorizando-as. Mas qual a diferença entre atividades urgentes e importantes?

> Atividades urgentes:

São as tarefas de prioridade máxima. Isto é, que precisam ser executadas no curto prazo. Portanto, exigem atenção imediata. Ex: entrar em contato com o potencial aluno em até 48 horas para aumentar as chances de convertê-lo.

> Atividades importantes:

São as tarefas com um prazo maior para serem executadas. Esses tipos de atividade são realizados de acordo com o planejamento para evitar que se tornem urgentes. Ex: estabelecer e manter um relacionamento estratégico com o potencial e atual aluno.

Para facilitar a classificação das atividades, uma ferramenta muito eficiente que pode ser usada junto com o Ciclo PDCA na educação, para melhor o gerenciamento do tempo, é a Matriz de Eisenhower ou Matriz Urgente-Importante. Ela é dividida em 4 quadrantes: 

  • Contribuição para o processo de mudança

Toda mudança significa uma ruptura das práticas antigas exercidas. Consequentemente, dificuldade de adaptação dos funcionários da instituição de ensino para incorporar as inovações. Diante disso, o Ciclo PDCA na educação facilita esse processo por meio de suas etapas preestabelecidas.

Além disso, possibilita maior engajamento das equipes de sua IE por poderem participar diretamente da tomada de decisão sobre o melhor método a ser utilizado. Isso porque cada uma é responsável por uma etapa da conversão do potencial aluno e tem conhecimento para saber o que precisa ser melhorado.

  • Diagnóstico da situação atual da IE

Ao analisar os dados da situação atual da instituição, é factível ajustar as tarefas da IE de acordo com as necessidades. Ou seja, elaborar um diagnóstico institucional para constatar os lugares onde exigem melhorias.

Assim, o Ciclo PDCA na educação proporciona essa análise minuciosa da instituição através da verificação contínua dos processos. Portanto, objetiva-se a melhoria constante, impactando diretamente a captação e permanência de alunos. 

Dicas de ferramentas complementares

A eficácia da aplicabilidade do PDCA na IE pode ser potencializada se a metodologia for utilizada em conjunto com outras ferramentas. Para ilustrar, trouxemos 3 delas:

  • 5W2H Educacional

O 5W2H Educacional é uma ferramenta de gestão relacionada à realização de um checklist das atividades desenvolvidas durante a etapa de planejamento. Com isso, é possível definir os fatores responsáveis pela execução. Ou seja, é um plano de ação.

Ele é capaz de direcionar o trabalho da sua equipe, evitando falhas ao efetuar as tarefas, desperdícios de tempo e recursos, já que cada profissional conhece suas funções e como realizá-las. Portanto, reduz-se custos com retrabalhos posteriores.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, de sete perguntas, sendo 5 com W e 2 com H, que devem ser respondidas para eliminar as dúvidas que possam aparecer ao longo do processo ou das atividades:

5W2H Educacional - Rubeus

📌Quer saber mais sobre o 5W2H Educacional? Leia nosso blog post 5W2H Educacional: como criar planos de ação efetivos e sustentáveis.

  • Análise SWOT Educacional

A Análise SWOT Educacional é utilizada para identificar as variáveis capazes de influenciar de forma positiva ou negativa o desempenho das instituições. Para isso, analisa-se as Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Oportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), avaliando tanto o seu ambiente externo quanto interno.

No ambiente externo estão as oportunidades e ameaças que não podem ser controladas por sua instituição. Por esse motivo, é preciso estar preparado para aproveitá-las ou preveni-las, respectivamente.

Em contrapartida, no ambiente interno estão as forças e fraquezas que são controladas por sua instituição e interferem diretamente na captação de alunos. Isso porque as forças são as vantagens em relação aos concorrentes e as fraquezas são as desvantagens que possam fazer com que um aluno escolha algum concorrente.

Análise SWOT Educacional - Rubeus

Portanto, a Análise SWOT Educacional deve ser empregada junto com o Ciclo PDCA para o constante feedback nos processos de sua IE. Desse modo, será possível uma melhoria contínua e um aumento do número de matrículas.

Análise SWOT Educacional - Rubeus

  • Smarketing Educacional  

Infelizmente, muitas vezes os setores de marketing e vendas das instituições de ensino trabalham como rivais. Ou seja, não há sinergia e comunicação transparente. Em situações como essa é importante trabalhar o Smarketing Educacional. Mas o que seria? 

O Smarketing Educacional é a junção das palavras em inglês “Sales” e “Marketing” que significam Vendas e Marketing. Ou seja, objetiva-se conectar esses setores para obter resultados melhores. Isso porque ambos são responsáveis pelo contato e conversão dos potenciais alunos. 

Ao aplicá-lo em sua IE será possível canalizar os esforços, dividir as funções de cada equipe, contribuir para a realização e os resultados trazidos pelo Ciclo PDCA na educação. 

📌Saiba mais sobre a prática do Smarketing Educacional e como aplicá-lo em sua IE, lendo nosso blog post Smarketing Educacional: conceitos, dicas e estratégias.

PDCA de sucesso X PDCA armadilha 

Como vimos, o ciclo PDCA pode ser utilizado em diferentes situações. Contudo, em todas elas, é importante se atentar à utilização correta da metodologia. Veja na ilustração abaixo o que fazer e o que NÃO fazer quando colocar o ciclo PDCA em prática em sua instituição de ensino: 

PDCA de sucesso X PDCA armadilha - Rubeus

Aplicação prática do Ciclo PDCA na educação

Para entendermos como funciona, na prática, o uso do Ciclo PDCA e sua importância para a eficiência, vamos mostrar um exemplo: 

Sua instituição está sofrendo com a diminuição da captação de alunos. Através da Análise SWOT foi constatado que o momento de crise apresenta-se como uma ameaça e está afetando diretamente e fortemente a sua instituição. Realizando uma reunião com as equipe de marketing e vendas ficou definido o uso do Ciclo PDCA para reverter a situação. 

Elaborando o Ciclo PDCA educacional:

Elaborando o Ciclo PDCA Educacional - Rubeus

Conclusão

“Não é suficiente fazer o melhor; primeiro, é preciso saber exatamente o que fazer para depois dar o seu melhor.” William Deming

O Ciclo PDCA na educação é um método essencial para tornar os processos mais eficientes. Além de permitir que cada profissional da sua instituição saiba detalhadamente o que fazer. Assim, evitando possíveis dúvidas e retrabalhos que poderão gerar desperdício de tempo e de recursos.

Sua utilização viabiliza a identificação de prováveis falhas que possam aparecer por meio da monitoração constante durante cada etapa do processo, não apenas na etapa verificação.

Os resultados adquiridos pelo uso do Ciclo PDCA na educação podem ser potencializados se utilizado em conjunto com outras ferramentas, tais como: o 5W2H Educacional, a Análise SWOT Educacional e o Smarketing Educacional.

Além disso, o PDCA também possui outras versões complementares, como o Ciclo PDSA. Ambos diferenciam-se, principalmente, na terceira etapa, ao substituir o “checar” por “estudar. 

Dessa forma, o PDCA deve ser utilizado continuamente por sua instituição. Assim que terminar um ciclo, deve se iniciar outro para o alcance de melhorias efetivas, resultando no aumento da captação e permanência de alunos. 

Agora queremos saber de você: sua instituição já utiliza o Ciclo PDCA para otimizar os seus processos? Conte-nos a sua experiência!

 

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