O 5W2H Educacional é uma ferramenta de gestão que aborda as principais perguntas a serem realizadas e, principalmente, respondidas durante o planejamento e execução de qualquer atividade em sua instituição de ensino. Através de sua utilização é possível diminuir a incerteza, aumentar a produtividade e criar planos de ação orientados a resultados concretos. 

Você já utiliza essa ferramenta de gestão? Se não, esta é a hora de conhecer como ela pode ajudar a tornar as suas ações mais efetivas e sustentáveis. E se acaso já use, sugerimos que você leia este material e certifique-se que está realizando todas as ações da forma mais eficiente possível. 

Boa leitura!

Introdução

Acredito que você esteja sempre em busca de ferramentas de gestão que sejam eficazes, não é mesmo? Ferramentas que facilitem a execução dos processos desenvolvidos no dia a dia da sua instituição de ensino, acertei? 

Por isso, queremos te apresentar hoje a estratégia de 5W2H Educacional.

Em resumo, ela é uma ferramenta que, se bem executada, pode auxiliar no alcance eficiente dos seus objetivos.

O 5W2H é uma ferramenta genérica que pode ser aplicada a diversos setores de atuação. Contudo, quando voltada para o cenário educacional, essa prática assume uma postura mais específica, dando origem para o termo 5W2H Educacional.

Ela recebe esse nome por conter as seguintes iniciais, em inglês: What (o quê); Who (quem); When (Quando); Where (Onde); Why (Por quê); How (Como) e How much (Quanto). 

Para ficar mais claro, veja a imagem abaixo:

5W2H Educacional - Rubeus

Por que o 5W2H Educacional pode ajudar sua instituição de ensino?

É certo que um bom processo de planejamento é capaz de promover mudanças significativas. Seja no âmbito da captação quanto da permanência de alunos, não é mesmo? 

Buscar ferramentas que auxiliem a execução das ações e atividades da sua IE é essencial. Nesse sentido, a ferramenta 5W2H Educacional é uma ótima forma de fazer isso.

Além de simples, essa ferramenta é capaz de agilizar a realização de todos os projetos da sua instituição de ensino. Isso é possível, visto que, através do 5W2H Educacional, você mapeia todas as variáveis envolvidas na execução de um projeto específico

O que significa que ela permite a verificação de tudo o que deve ser realizado. Dessa forma, ela evita que você deixe etapas importantes de lado. 

Ademais, a praticidade é outra de suas vantagens. Sua aplicação dispensa a necessidade de uma equipe técnica e especializada. No entanto, é imprescindível destacar que, na ausência dessa equipe, é interessante que uma pessoa fique responsável por estudar a fundo a ferramenta em questão e, posteriormente, aplicá-la. 

Imagine que está no momento de iniciar o planejamento de uma campanha de captação de alunos. Para isso, sua IE precisa visualizar como o  projeto deve acontecer através do 5W2H Educacional. 

Ao utilizá-lo, você irá estruturar e pensar em cada fase do projeto de forma específica. Como? Por meio das sete variáveis propostas pela ferramenta.

Conheça melhor o 5W2H Educacional

Para desfrutar das vantagens dessa ferramenta, é indispensável que a sua instituição considere todos os fatores que poderão influenciar nos resultados de seu projeto, portanto você precisa conhecer a atual situação de sua instituição. 

Para isso, uma interessante ferramenta é a Análise SWOT Educacional, pois ela permite um estudo interno e externo de sua IE, possibilitando a melhor escolha de como poderá ser a execução de seu projeto. Nesse processo, é importante aceitar a opinião das pessoas envolvidas e que possuem maior experiência, elas podem ter ideias preciosas.

Além disso, não esqueça que é fundamental fornecer o máximo possível de informações sobre o projeto em questão, de modo que não tenha ambiguidade e não gere dúvidas. 

Para exemplificar o uso e aplicação do 5W2H Educacional, vamos pensar no planejamento do próximo processo seletivo da sua instituição de ensino, veja:

>>> 5W:

1. What (O que)?

O primeiro passo para a execução de qualquer projeto é saber o que será feito, ou seja, definir qual será o projeto a ser estruturado. No nosso caso, a realização de um processo seletivo. 

Assim, nessa etapa, a pergunta central é: o que será realizado? Para isso, é importante definir esse objetivo com a maior clareza e transparência possível, especificando ao máximo que tipo de processo seletivo será e todos os resultados esperados com sua execução, facilitando a compreensão de todos os envolvidos.

2. Who (Quem)?

Quem é a próxima questão que deverá ser mapeada. Isso significa que agora é necessário definir quem serão os responsáveis por colocar o projeto em prática. Como o nosso exemplo trata-se do planejamento de um processo seletivo, possivelmente, a tarefa será delegada para os setores de Marketing e de Vendas, responsáveis pelo contato com os estudantes. 

No entanto, sabemos que, infelizmente, em algumas empresas, Marketing e Vendas trabalham como rivais. Se acaso esse assunto lhe interessar, leia nosso artigo 6 Dicas essenciais para a prática de Smarketing Educacional e conheça a melhor forma de solucionar esse conflito!

3. When (Quando)?

Assim como o processo seletivo tradicional possui data de início e término das inscrições, o projeto de planejamento também deve possuir esse estabelecimento de tempo. Já pensou quando você quer que ocorra esse projeto ou, até mesmo, quando termine? 

Essa é a questão proposta neste momento.

Por isso, é hora de definir todos os prazos, não só de início ou término, mas também dos dias que ele irá ser realizado se tiver uma extensão maior e com várias etapas. Para isso, você pode utilizar um cronograma, ferramenta que ajudará a acompanhar e controlar a execução das etapas do projeto.  

4. Where (Onde)? 

Em que local este projeto será realizado? Nos setores de Marketing e de Vendas da sua instituição de ensino? Escolha aquele que melhor atenderá a sua estratégia e que melhor se adeque ao seu objetivo.

Além disso, aproveite esse momento para ponderar sobre como acontecerá a divulgação do processo seletivo como um todo. Quais canais serão utilizados? Haverá divulgação nas redes sociais? Serão adotadas ações mais diretas como é o caso do Cold Calling? Em suma, o importante é definir todos os seus parâmetros de forma que nenhuma ponta fique solta.

5. Why (Por que)?

Por que você quer realizar este projeto? Definir o motivo te ajudará a não perder o foco e fará o planejamento ter mais efetividade, logo esse é o quinto passo proposto pelo 5W2H Educacional. 

Em um processo seletivo, por exemplo, estabelecer esse porquê é primordial para aumentar as chances de sucesso do projeto. Além disso, esse passo é essencial para que os envolvidos saibam o porquê de desempenharam determinadas atividades e funções.

>>> 2H:

1. How (Como)? 

Nesta etapa, defina, detalhadamente, o passo a passo das atividades a serem desenvolvidas para a execução do processo seletivo. Para isso, você pode desenhar um fluxograma, com todos os processos e atividades que deverão ser realizados, facilitando a visualização real de todo o escopo funcional e técnico do projeto.

2. How much (Quanto custa)?

Tendo em vista que os recursos são escassos e, por isso, ultrapassar o planejado não é permitido, é essencial definir o orçamento disponível para alcançar determinado objetivo.

Uma dica prática é estabelecer um budget inicial para o projeto. Dessa forma, você consegue decidir qual será o orçamento disponível para cada etapa de execução. 

Como aplicá-lo na prática?

Um dos grandes benefícios apresentados pelo 5W2H é justamente a sua didática. Isso porque, através de sua utilização prática, é possível aplicá-lo em diversas ocasiões de forma simples. 

Para começar a utilizá-lo em sua instituição de ensino, você pode contar com uma planilha do Excel, no Word ou, até mesmo, em uma folha de papel. 

Em síntese, não importando o instrumento utilizado, você pode até mesmo fazê-lo em seu smartphone. Basta tê-lo sempre à mão. Contudo, considere que esse documento conterá informações importantes, por isso priorize um instrumento de fácil acesso e que seja compartilhável a todos os funcionários envolvidos. 

O primeiro passo é colocar as sete colunas (5W e os 2H) e mapear suas informações. Uma dica crucial é envolver a sua equipe em suas tomadas de decisão. Isso porque, ao contar com várias “visões”, você terá maiores chances de planejar de forma direcionada e, assim, criar um plano de ação que seja realmente eficaz. 

A título de ilustração, vamos retornar ao nosso exemplo anterior, envolvendo o processo seletivo. A imagem abaixo é um exemplo prático do 5W2H:

Exemplo 5W2H Educacional - Rubeus

Principais vantagens do 5W2H para a educação

1.  Controle total da realização do projeto:

Como você já sabe, monitorar a execução de todas as fases de um projeto é primordial para o seu sucesso. Por isso, ao responder as 7 perguntas propostas pela ferramenta 5W2H, é possível acompanhar de perto o andamento de todo o projeto. Sendo factível identificar um erro ou, até mesmo, se antever a eles.

2. Redução significativa de custos:  

Já ouviu a famosa frase “Tempo é dinheiro” de Benjamin Franklin? Pois é, já parou para pensar quanto tempo sua equipe perde ao refazer trabalho que foi mal planejado? 

Nesse sentido, o 5W2H Educacional evita desperdícios de tempo e recursos, pois cada profissional conhece como e o que deve ser feito, o que reduz custos com retrabalhos posteriores.

3. Aumento no número de alunos: 

Elevar a quantidade de alunos em um mercado tão competitivo é cada vez mais difícil, não é mesmo? Por esse motivo, o 5W2H para a educação pode ajudar a transformar o modo como você irá realizar seus projetos. Além de impactar diretamente no desempenho do processo de captação de alunos.  

A importância do 5W2H para o seu planejamento estratégico

Os planos de ação são essenciais na prática dos objetivos e metas estabelecidos no processo de planejamento estratégico da sua instituição de ensino. Por essa razão, muito além do que simplesmente planejar, é preciso planejar de forma inteligente. 

Assim, o método 5W2H permite que o seu plano de ação seja realmente completo, sem que nenhuma lacuna passe despercebida. 

Isso porque, ao realizar todas as perguntas que essa ferramenta propõe, você consegue minimizar as chances de erro, uma vez que já pensou nas possibilidades e em medidas de controle. 

Aliás, por ser uma ferramenta indispensável para a criação de um plano de ação, nós utilizamos o 5W2H em um de nossos modelos prontos de planejamento estratégico para instituições de ensino. 

Se acaso sua instituição de ensino ainda não utilize essa ferramenta, sugerimos que você, enquanto profissional da educação, a implemente o quanto antes. Com o intuito de te ajudar, estamos disponibilizando um e-book com dicas valiosas. 

É só clicar na imagem abaixo para baixá-lo! 

 CTA - Planejamento estratégico - Rubeus

Conclusão

Como vimos, a ferramenta 5W2H para a educação é muito útil ao facilitar o planejamento e a execução das ações de uma IE. Além de promover mudanças significativas nos resultados.

5W2H Educacional - Bráulio Vieira

Diante disso, o 5W2H permite com que você assegure a realização de tudo que é essencial para determinado projeto, propiciando a identificação rápida e o tratamento de algum erro. 

É extremamente simples de ser executado. Entretanto, é capaz de agilizar a realização de todos os projetos, pois mapeia todos os fatores responsáveis pela execução do projeto em si.

Ou seja, o 5W2H Educacional possibilita aumentar o número de alunos, já que evita o tempo gasto para retrabalhos, podendo ser investido em contatos e abordagens mais próximos aos potenciais estudantes. 

Agora, eu quero saber de você: sua instituição de ensino utiliza o 5W2H? Conte-nos a sua experiência e, se tiver alguma dúvida, chame a gente no nosso chat on-line! 😉

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