Está ponderando sobre a aquisição de um CRM Educacional, mas ainda tem muitas dúvidas sobre a sua viabilidade? Ou já conta com um CRM em sua IE, mas sente que ainda tem algumas dúvidas? Reunimos neste conteúdo, perguntas frequentes sobre CRM para educação. Isso mesmo, organizamos este conteúdo no formato de “pergunta e resposta” para facilitar seu processo decisório a fim de te ajudar a escolher certo! 

Procurando algumas respostas para perguntas frequentes sobre CRM para educação? Esse blog post poderá te ajudar! Reunimos conceitos, estatísticas, dicas de leitura ao longo de todo o conteúdo e 4 dicas de materiais que reúnem informações essenciais sobre a utilização do CRM em instituições de ensino. Boa leitura e bons insights! 

Introdução

O número de instituições de ensino que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar os seus processos, através da gestão do relacionamento com os seus alunos, tem apresentado um aumento considerável. 

Por consequência, o investimento na implantação desse tipo de ferramenta tem crescido cada vez mais, de forma considerável. No entanto, muitas instituições de ensino ainda não possuem a consciência de que o conceito de CRM excede a ideia de um software. E que, na verdade, envolve cultura, mudança de comportamento e processos.

Sem dúvidas, a implantação de um CRM Educacional requer mudanças e adequações. Por isso, é fundamental estar totalmente ciente das vantagens e das necessidades de mudanças requeridas por ele. 

Reunimos abaixo algumas perguntas frequentes sobre CRM para educação. Confira!

Perguntas frequentes sobre CRM para educação

1. O que é um CRM?

Nossa primeira dúvida, dentre as perguntas frequentes sobre CRM para educação, pode parecer bastante óbvia, contudo ainda é motivo de muitos questionamentos nas IEs.

Em resumo, CRM, do inglês Customer Relationship Management, consiste em um termo que pode ser traduzido para o Português como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Em síntese, ele pode ser definido de duas formas, veja:

A primeira é como um conjunto de estratégias que visam um relacionamento mais próximo entre empresas e clientes, com vistas à fidelização.

Já a segunda refere-se a uma plataforma no qual os dados de potenciais e atuais clientes são armazenados, viabilizando, assim, a administração e elaboração de estratégias para a conquista e fidelização do cliente. 

2. O que é um SRM? 

O CRM Educacional, ou SRM (Student Relationship Management) consiste em um CRM específico para o cenário da educação. Ele tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento das instituições de ensino com os potenciais e atuais alunos. Como consequência a curto prazo, o uso de um CRM Educacional tem efeito direto nos resultados de captação e permanência de alunos.

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Saiba mais sobre o que é um CRM genérico e qual a diferença para um CRM educacional, clicando na imagem abaixo!

O que é um CRM genérico e qual a diferença para um CRM educacional? - Rubeus

3. Qual a diferença entre um CRM genérico e um CRM Educacional? 

Um CRM genérico é um software de gestão de relacionamento com o cliente que atende a múltiplos ou a “qualquer” segmento.

Contudo, por tratar-se de ferramentas desenvolvidas para atender vários setores e segmentos de negócios diferentes, se torna inviável. Isso porque elas não possuem as especificidades do cenário de cada vertical de negócio.  

Nas instituições de ensino não é diferente. Quando a IE opta por ferramentas genéricas acaba não utilizando grande parte das suas funcionalidades. Isso porque muitas opções são incluídas para atender a outros segmentos. Assim, sente-se falta de coisas básicas da educação, que não foram inseridas por ser “específicas demais”.

Dessa maneira, provavelmente haverá uma perda de eficiência e de alocação dos recursos financeiros. Tendo em vista que os resultados obtidos, geralmente estarão bem aquém dos que estariam se fosse utilizado um CRM para área educacional.

4. Como funciona um CRM Educacional?

Em resumo, um CRM funciona através de:

5. Quais as soluções proporcionadas por um CRM Educacional?

Como vimos, um CRM Educacional consiste em uma plataforma com soluções que objetivam atuar em diferentes esferas dentro das instituições de ensino, dentre elas estão os processo de Geração de leads, Captação e Gestão da permanência de alunos, além da régua de relacionamento e do desenvolvimento de uma gestão educacional mais efetiva e focada no aluno.  

Equipe - Rubeus

6. Quais são as vantagens de um CRM Educacional?

Um CRM para área educacional permite a otimização dos esforços empregados por sua equipe de relacionamento. Com isso, fica mais simples realizar a nutrição do lead ao incorporá-lo em um fluxo de nutrição, por exemplo. 

Além disso, ao possuir uma atuação sólida e preventiva, torna-se possível:

  • Melhorar o relacionamento com potenciais alunos;
  • Aumentar, significativamente, o ticket médio por aluno;
  • Melhorar a comunicação da equipe comercial;
  • Integrar, eficientemente, os times de marketing e vendas (Smarketing Educacional).

7. O que não pode faltar em um CRM educacional?

Apesar de haver peculiaridades de um CRM para o outro, algumas funcionalidades são indispensáveis para o sucesso dos resultados. Essas funcionalidades, por sua vez, são extremamente necessárias e, por isso devem existir em toda e qualquer ferramenta de CRM para educação, são elas:

  • Integração;
  • Experiência de uso simples e intuitiva;
  • Personalização;
  • Armazenamento de dados;
  • Relatórios.

Lembre-se: essas funcionalidades são BÁSICAS! 

8. O que ponderar antes de adquirir um CRM?

Alguns dos pontos que devem ser observados na hora da sua IE investir nesse tipo de solução:  

  • Porte da IE;
  • Quantidade de alunos matriculados;
  • Maturidade e organização estratégica dos setores de Marketing e Vendas;
  • % de conversão por campanha;
  • % de perda de leads por campanha;
  • Vantagens esperadas;
  • Pontos de melhoria desejados.

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[Checklist] Como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos

Ao analisar essas questões, será possível verificar se realmente uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos fará sentido em sua instituição neste momento.

O CRM específico para educação deve ser capaz de potencializar os resultados de Captação e Permanência de alunos da sua instituição de ensino. Mas, para que isso seja possível é essencial saber fazer a escolha certa.

Com esse checklist, você poderá realizar uma análise apurada sobre variáveis que envolvem esferas como:

  • Fluxo de inscrição e matrícula integrado;
  • Gestão comercial;
  • Automação do relacionamento;
  • Suporte;
  • Gestão da permanência.

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9. Atualmente, o quão importante é a utilização de um CRM para as IEs?

Esse questionamento também compõe a lista de perguntas frequentes sobre CRM para educação. Em resumo, podemos respondê-la da seguinte forma:

Em uma era de grande competitividade e saturação do mercado educacional, as instituições de ensino não podem se dar ao luxo perderem alunos. Além disso, justamente devido a esse leque de opções disponíveis no mercado, os potenciais alunos tornaram-se ainda mais criteriosos. 

Quando uma instituição de ensino não conta com um software educacional, todo o processo de captação e permanência de alunos se torna ainda mais burocrático e exposto à possíveis falhas. Resultado? Impactos consideráveis nos resultados finais. 

10. Qual o melhor momento para investir em um CRM Educacional? 

No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite. Ou seja, com um intervalo de 3 meses para uma implantação eficaz

Aqui, na Rubeus, acreditamos no poder do planejamento. Por isso, sempre aconselhamos a efetivar o contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação te permitirá se resguardar a qualquer eventual imprevisto.

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A importância do aprimoramento constante da comunicação

No mundo em que mudanças acontecem com muita frequência, otimizar e melhorar constantemente sua comunicação para com seus alunos é cada vez mais imprescindível. Para isso, nossa dica é: invista na gravação das ligações realizadas por sua equipe de consultores. Dessa forma, é factível avaliar a abordagem adotada, propor possíveis melhorias e, posteriormente, adotá-las a fim de alcançar melhores resultados.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

A Plataforma Rubeus possui a funcionalidade de Telefonia Integrada que pode ajudar você a aplicar essa dica na prática.

11. Em quanto tempo a IE obterá resultados?

É fundamental entender que o CRM não irá captar e nem reter alunos sozinho. Ele atua em conjunto com as suas equipes, ou seja, é um “trabalho a quatro mãos”.

Pensando nisso, deve-se levar em consideração as especificidades de cada instituição. Porém, sem deixar de lado seus respectivos processos. Por isso, o tempo para obter resultados é particular a cada instituição, ou seja, varia. 

Mas uma coisa é certa: nos casos em que a implantação é realizada efetivamente e as equipes são treinadas de forma eficaz, as IEs possuem maiores chances de obterem resultado. Além disso, será possível obtê-lo mais rapidamente se comparadas àquelas que não realizaram uma implantação planejada, concorda?

12. Como a implantação do CRM vai afetar o dia a dia da minha IE?

Caso a sua IE já possua um software e só esteja realizando a migração de um sistema genérico para um específico, o dia a dia das equipes será impactado. Contudo, não de forma tão intensa, uma vez que a prática de utilizar um sistema já é realidade.

Por outro lado, se sua instituição está saindo de um controle totalmente manual para um automatizado, envolverá mudanças que demandarão muito mais tempo e planejamento. Por essa razão, entenda que a realidade da sua IE irá sofrer alterações. E é importante analisar a intensidade e a amplitude dessas modificações.

A forma mais eficaz de lidar com isso é agir com antecedência, ou seja, prepare o ambiente institucional, bem como suas equipes. 

13. A monetização do CRM é um fator importante? 

Essa é uma das perguntas frequentes sobre CRM para educação. E, inclusive, uma das mais importantes. Vamos à resposta:

Sim.  O dólar é um ativo de proteção contra crises, contudo, devido à diversos fatores, ele é instável, volátil e inconstante.  

No caso das instituições de ensino que utilizam plataformas de CRM com monetização em dólar, por exemplo, a situação torna-se crítica. Isso porque “nunca se sabe ao certo” qual será o valor cobrado no final do mês. 

| Material complementar

Você sabia que o preço do dólar pode estar afetando a sua instituição de ensino? Clique na imagem abaixo e saiba mais!

Dólar vs. Real - Rubeus

14. Além da plataforma de CRM Educacional, do que mais eu preciso para garantir o sucesso dela?

Bem, sem dúvidas essa é uma das perguntas frequentes sobre CRM para educação. Para respondê-la é preciso considerar que um CRM envolve cultura, mudança de comportamento e processos. Por isso, ele sozinho irá demorar muito mais tempo para obter os resultados esperados, se comparado a uma atuação em conjunto com diversos fatore da instituição de ensino. 

Os treinamentos mesmo são exemplos práticos. Nos casos em que a implantação é realizada efetivamente e as equipes são treinadas de forma eficaz, as IEs possuem maiores chances de obterem resultado. Além disso, será possível obtê-lo mais rapidamente se comparadas àquelas que não realizaram uma implantação planejada, concorda?

Percebeu? Um CRM envolve a instituição como um todo! 

Mini biblioteca Rubeus

Gostou desse conteúdo, mas está em busca de algo a mais? Então confira nossas 4 dicas de conteúdos que reúnem informações essenciais sobre a utilização do CRM em instituições de ensino. Aproveite!

Sua dúvida não está aqui? Então sinaliza para a gente, nos comentários, demais perguntas frequentes sobre CRM para educação. Nós iremos respondê-la o mais rápido possível!

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