Importância do CRM em uma instituição de ensino: saiba tudo sobre isso!

Enxergar leads como futuros alunos é o grande segredo para uma atuação altamente focada. Ao utilizar um CRM para gerenciamento educacional, essa tarefa pode se tornar mais fácil, organizada e mensurável. Mas afinal, qual a importância do CRM em uma instituição de ensino? É sobre isso que abordamos neste conteúdo!

Reunimos conceitos e dicas, além de 9 motivos que demonstram a importância do CRM em uma instituição de ensino. Boa leitura e bons insights!

*Conteúdo atualizado em 10/11/21

Introdução

A automação de processos já é uma realidade vivenciada pelas instituições de ensino. Afinal, essa é uma das principais tendências no ambiente educacional. Dessa forma, os Sistemas para Gerenciamento do Relacionamento com o Estudante (CRM educacional) têm ganhado grande notoriedade. Aliás, atualmente, eles já são fundamentais para uma gestão organizada e orientada a resultados

Em suma, o CRM educacional é uma ferramenta incrivelmente poderosa que, se devidamente utilizada e explorada, é capaz de fornecer informações valiosas sobre os seus potenciais e atuais alunos. Com ele, é possível desenvolver relacionamentos mais fortes e duradouros, não apenas com atuais alunos, mas também com egressos e potenciais alunos. Aliás, daí vem a importância do CRM em uma instituição de ensino.

Importância do CRM em uma instituição de ensino - Rubeus

Em síntese, dentre as vantagens de sua implantação estão a obtenção de resultados sustentáveis e uma maior vantagem competitiva em um mercado cada vez mais saturado. Além disso, por se  configurar como um suporte à gestão educacional, ele tem grande potencial para auxiliar a IE a atrair, reter e atender mais eficientemente os seus potenciais e atuais alunos. 

Infelizmente, por ser complexa e robusta, a implantação de um CRM educacional pode envolver muita burocracia e dúvidas. Resultado? Adiamento da sua adoção. Contudo, esse pode ser um dos maiores erros que as instituições de ensino podem cometer. 

Por isso, listamos neste conteúdo, 9 motivos que demonstram a importância do CRM em uma instituição de ensino. Além disso, elencamos também conteúdos complementares que irão enriquecer o seu entendimento. Entretanto, antes de começarmos, precisamos relembrar alguns conceitos importantes:

🚀 Material complementar: CRM para área educacional: conceito, benefícios e estratégias

O CRM para área educacional ou SRM (Student Relationship Management) tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento com os seus alunos. Dessa forma, como consequência a curto prazo, o uso de um CRM educacional tem efeito direto nos resultados de captação e permanência de alunos. Saiba mais informações essenciais lendo nosso conteúdo detalhado:

A importância do CRM em uma instituição de ensino

Em resumo, a gestão eficiente de relacionamento com os seus potenciais e atuais alunos é uma das principais vantagens. Além dela, um CRM educacional auxilia a IE a:⠀

  • Rastrear leads 
  • Atualmente, os potenciais alunos contam com canais de mídia digital para coletar informações sobre as instituições de ensino. Por isso, possuem condições para realizar uma análise apurada. O essencial aqui é “rastrear” esses leads.Os sistemas de CRM educacional possuem ferramentas de rastreamento integradas que permitem identificar e nutrir os leads por meio de vários programas desenvolvidos para esse objetivo, incluindo o envio de e-mail, SMS, WhatsApp e consulta ao histórico de atividade do lead.

    • Conduzir potenciais alunos

    Não podemos falar da importância do CRM em uma instituição de ensino sem mencionar o fluxo de relacionamento. Isso porque ele é estratégico e faz toda a diferença para as IEs. 

    Importância do CRM em uma instituição de ensino - Rubeus

    Para começar, é crucial ter uma boa lista de e-mails segmentados. Afinal, de nada adiantará pensar em uma ótima mensagem se o seu potencial aluno não está no momento certo para recebê-la.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

    Mas qual é a melhor estratégia de atuação a ser utilizada? Não há resposta certa ou errada.⠀É necessário ter em vista fatores como abordagem, temas, frequência, momento ideal e também qual posicionamento a sua IE quer ter diante dos seus potenciais alunos.

    👉 Leia nosso blog post “Jornada de Compra Educacional: o que é e qual a sua importância para as IEs” e saiba como fazer isso na prática!

    • Integrar sistemas estratégicos

    As integrações permitem a otimização de tempo e esforço das equipes. Portanto, tire o máximo de proveito das integrações presentes no CRM. Elas auxiliam na gestão dos alunos e apontam oportunidades através de relatórios estratégicos para a sua equipe.

    • Dá todo o suporte

    Um CRM para educação proporciona toda e qualquer informação sobre o aluno: datas de contato, teor das conversas, prazos, negociações sobre formas de pagamento, boletins, nível de inadimplência, pontos de reclamações etc. 

    Além disso, ele contribui para a consistência das informações. Isso porque elas precisam ser geridas continuamente e sem erros. Desse modo, é possível criar ações de marketing que atinjam diretamente o seu público e gere engajamento

    • Não perder o timing

    Quando o assunto é a importância do CRM em uma instituição de ensino, não podemos deixar de fora um acompanhamento eficaz.

    Por ter todas as informações necessárias de fácil acesso, o consultor e/ou gestor da instituição pode facilmente entrar em contato com o (potencial) aluno específico e ser objetivo em sua comunicação.

    • Monitorar pagamentos de taxas e criar lembretes

    Cada instituição de ensino precisa de uma ferramenta eficaz de gerenciamento de taxas para executar as suas operações financeiras sem problemas. Com o CRM para educação, é factível automatizar todo o processo de pagamento de taxas e, assim, evitar atrasos, sem mencionar discrepâncias e possíveis erros financeiros. 

    • Construir e manter um relacionamento sustentável com alunos e ex-alunos

    Os ex-alunos podem ser uma ótima fonte de confiança para aqueles leads indecisos ou, até mesmo, para os alunos que estão cogitando evadir

    Através de um CRM educacional, é possível manter e gerenciar conexões com os ex-alunos. Além disso, pondere sobre a viabilidade de possíveis parcerias ou, ainda, para questões mais simples como a criação de depoimentos – essa é uma ótima forma de exercitar o gatilho mental de aprovação social

    👉 Em nosso e-book 8 fontes de confiança para as instituições de ensino conquistarem mais alunos”, você encontra mais dicas para colocar em prática e conquistar os seus leads!

    • Estabelecer uma relação permanente e de sucesso

    A relação com o seu potencial e atual aluno começa no primeiro contato, mas não termina na matrícula. Com uma Plataforma de CRM fica mais fácil definir estratégias de acompanhamento de satisfação e fidelização do estudante. 

    Está em busca de ideias para desenvolver um relacionamento duradouro com os seus leads? Então leia “Marketing de Relacionamento na educação: definições e aplicações!”.

    • Proporcionar uma experiência de alto nível

    Nossa última dica é indispensável para demonstrar a importância do CRM em uma instituição de ensino.

    A experiência do estudante abrange desde o porteiro até o reitor. Ou seja, começa muito antes – até mesmo – do primeiro contato direto dele com a sua instituição de ensino. Começa em um post na rede social, um comentário em um site de avaliação, um conteúdo no blog… Por isso, é primordial estar sempre atento em todos esses contatos, tanto indiretos quanto diretos. 

    Além disso, lembre-se: as experiências variam de pessoa para pessoa. O seu potencial ficará receptivo e fiel à sua IE a partir do momento em que perceber e sentir que não é apenas mais um número, mas sim parte do todo. 

    Para isso, possuir uma base de dados é essencial para conhecer as suas dores e necessidades. Logo, com a utilização de um CRM para educação, sua instituição de ensino:

    • Dá voz ativa para estudante; ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
    • Engaja e premia o corpo estudantil; ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
    • Entende a fonte de satisfação e insatisfação;
    • Prepara uma equipe de qualidade; ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
    • Facilita as conexões entre os estudantes, coordenadores e o corpo docente.  

    Saiba tudo sobre SX: leia nosso guia “Experiência do estudante: como criar experiências memoráveis!“.

    🚀 Material complementar: entenda porque não comprar um CRM para IEs agora

    O uso de um bom CRM para IEs possibilita diversas vantagens. Isso porque ele é capaz de impactar diretamente os níveis de captação e permanência de alunos da sua instituição de ensino. No entanto, para que esses resultados sejam efetivos e sustentáveis, é importante saber o momento ideal de investir nesse tipo de solução. Confira como!

    Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora - Rubeus

    A Plataforma Rubeus

    O CRM Educacional Rubeus é o primeiro CRM específico para instituições de ensino. Por isso, ele conhece detalhadamente todas as dificuldades presentes no processo de captação e Gestão da Permanência de alunos. Além disso, ao reunir as melhores oportunidades em um só lugar, possibilita que a sua instituição não perca nenhuma delas.

    Com a Plataforma Rubeus, é possível automatizar a sua régua de relacionamento, enviando, no momento certo, a mensagem certa à pessoa certa. Dessa maneira, sua taxa de conversão de alunos tende a aumentar.

    As oportunidades são enviadas para o funil pelos canais de macro captação. Assim, sua equipe tem as melhores oportunidades em tempo real e, caso o interessado continue a inscrição, a oportunidade anda sozinha, evitando ligações para quem já se inscreveu.

    Na página do contato do candidato, por exemplo, encontra-se todos os registros de atividades realizadas manual ou automaticamente, sendo eles: e-mail, SMS e WhatsApp. Nessa mesma tela é apresentado as oportunidades vinculadas ao contato, seu curso de interesse e suas etapas concluídas.

    Qual o seu desafio hoje? - Rubeus

    Já com o Fluxo de Automação da Plataforma Rubeus, é possível segmentar o envio de mensagens para etapas específicas do Funil de Captação de Alunos ou para processos seletivos e campanhas específicas. Além disso, através desse Fluxo, é factível automatizar o agendamento de ligações por consultor ou grupo de consultores do setor de captação, podendo também controlar a movimentação dos processos.

    CRM Rubeus

    7 ferramentas da Rubeus para otimizar os resultados da sua IE

    Você já conhece algumas ferramentas da Plataforma Rubeus capazes de otimizar o resultado de captação e permanência da sua instituição de ensino? Mais do que uma ferramenta de CRM educacional, ela é uma plataforma completa para criar um relacionamento de excelência com o seu atual e potencial aluno, veja:

    • Portais de Inscrição em Cursos

    Com eles, é possível disponibilizar as suas inscrições on-line, monitorar e rastrear potenciais alunos que visitaram o seu site e aumentar a sua conversão de matrículas. 

    • Prova e Matrícula On-line

    Permite que o candidato realize a prova de maneira on-line, pelo portal do processo seletivo TOTVS, e, depois de convocado, faça a matrícula no processo seletivo de forma rápida, sem complicações e sem sair de casa. 

    • Fluxo de automação de e-mail, SMS e WhatsApp

    Automatize o seu fluxo de relacionamento comercial. Escolha quais e-mails, SMS e mensagens via WhatsApp serão enviados para cada perfil de aluno, desde o interesse pelo curso, inscrição e matrícula. 

    • CTAs

    Com a Plataforma Rubeus, é possível aplicar Chamadas para Ação em seu website institucional e configurá-las de modo simples e eficiente. 

    • Telefonia integrada

    Com a nossa integração, ao receber ou realizar uma ligação, abre-se a tela de cadastro de oportunidade e sua equipe de captação pode registrar todos os detalhes da ligação, bem como gravá-la e agendar uma nova. 

    • Anúncios

    Pelo nosso App de Anúncios, é factível gerir, em um só lugar, os principais dados de suas campanhas publicitárias, potencializando as ações de comunicação e, assim, escalando os seus resultados. 

    • Agenda de visitas on-line

    A Agenda Rubeus objetiva facilitar e otimizar este processo, garantindo aos pais e responsáveis interessados em conhecer a instituição de ensino a melhor experiência possível, aumentando, assim, as chances de converter mais.

    Leia nosso conteúdo “Agendamento de visitas on-line: por que sua escola deve adotá-lo?e entenda a importância desse processo!

    Material complementar para enriquecer a sua experiência

    Conta para a gente: sua instituição de ensino realiza uma boa gestão por meio de uma plataforma de CRM ou faz tudo pelo Excel? Se vocês ainda realizam o armazenamento de dados através de planilhas, precisa ler esse conteúdo! Em suma, elencamos alguns dos principais motivos para você abolir essa prática da sua IE!

    Clique no banner abaixo e saiba o porquê de não usar planilhas para gerir os seus dados!

    CRM em Excel: porque você não deve usar planilhas para gerir a sua IE - Rubeus

    Conclusão

    Utilizar uma ferramenta de gestão de relacionamento específica para educação é imprescindível para o sucesso de uma instituição de ensino.

    Mas qual é a importância do CRM em uma instituição de ensino?⠀

    Com ele, é possível conhecer detalhadamente todas as dificuldades presentes na IEs e, assim, reunir as melhores estratégias para captação e permanência de alunos em um só lugar.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

    Aliás, por que escolher a Plataforma Rubeus?⠀⠀⠀

    É simples: com ela, você monitora os seus resultados, personaliza a régua de relacionamento, converte a demanda reprimida do seu website, personaliza o contato individualizado sem perder o timing com o potencial aluno e automatiza o envio de e-mails e SMS para cada etapa da jornada de compra educacional.⠀

    Ainda tem dúvidas se a Plataforma Rubeus é a certa para a sua instituição de ensino? Então marque uma conversa com os nossos consultores!

    QUERO FALAR COM UM CONSULTOR

    Por fim, queremos saber de você! Quando o assunto é a importância do CRM em uma instituição de ensino, qual a sua opinião? Conte-nos! 

    Bráulio Vieira - Importância do CRM em uma instituição de ensino

    Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos! Com o intuito de te ajudar, já preparamos a forma como você deve referenciá-lo! 😉

    – Formato ABNT:

    VIEIRA, Bráulio. Importância do CRM em uma instituição de ensino: saiba tudo sobre isso! Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/importancia-do-crm-em-uma-instituicao-de-ensino/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

    – Formato APA:

    Rubeus. (data de publicação do art. 2020, 24 novembro). Importância do CRM em uma instituição de ensino: saiba tudo sobre isso! [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/importancia-do-crm-em-uma-instituicao-de-ensino/