Atender e receber bem os pais e responsáveis através de um ótimo contato receptivo nas escolas é um dos segredos para destacar-se no mercado educacional e alcançar cada vez mais matrículas. Saiba como realizar isso na prática.

Introdução

Há nos colégios dois tipos de contatos com os seus potenciais e atuais alunos ou pais e responsáveis: o Ativo e o Receptivo.

Se você nunca ouviu falar sobre, vamos te explicar e você entenderá de que forma a “arte de atender bem” da sua escola é capaz de impactar, positivamente, em seu desempenho.

Vamos lá? Entenda o que é cada um deles:

O que é Contato Ativo?

Diz respeito à captação ativa. Neste tipo de captação, sua equipe assume um papel mais ativo, entrando frequentemente em contato com os potenciais e atuais clientes. Podendo ser com o fim de praticar o processo de captação ou de permanência de alunos.

O que é Contato Receptivo?

Em resumo, o contato receptivo refere-se à captação receptiva. Nela, sua equipe recebe e atende ligações dos seus potenciais clientes, ou seja, dos seus potenciais alunos, ou geralmente, pais ou responsáveis que procuram por você e seus serviços.

A diferença entre eles agora ficou bem nítida, não é mesmo? Um colégio pode ser mais receptivo e o concorrente vizinho ser totalmente ativo. Por isso, é normal perceber que esta variação relaciona-se ao colégio em si e sua atuação perante às suas personas.

Tendo em vista a importância do contato receptivo nas escolas e da sua equipe de captação ser eficiente neste processo, nosso foco hoje será ele.

Mas, na prática, o que é “ser receptivo”?

Segundo o dicionário, receptivo significa:

De boa disposição em relação a outrem; compreensivo, afável”. Assim, podemos compreender que a receptividade pode ser vista como uma atmosfera a ser implantada nas escolas e colégios.

Ao ser receptivo, sua equipe conseguirá mostrar-se disponível em ajudar, buscando entender suas dúvidas e situações vividas com o objetivo de atender-lhes cada vez melhor.

Para ser eficiente no contato receptivo, veja 3 dicas:

  • Ouça seu potencial aluno.
  • Registre sua demanda.

Além disso, é importante que você anote todos os pontos relevantes desta ligação, uma vez que tudo constará no histórico de atividades do contato.

A importância do bom atendimento receptivo

Agora que você conhece a diferença entre receptivo e ativo, é necessário compreender por que você deve (e precisa) começar a investir em receber e atender bem suas personas.

Equipe - Rubeus

Para começo de conversa, quero realizar a você uma pergunta: Quem gosta de ser bem atendido? Acredito que sua resposta tenha sido TODO MUNDO. Isso mesmo! Todo mundo gosta de receber um atendimento de qualidade.

ATENÇÃO AO EXEMPLO - Rubeus

Quando você entra em uma loja e é recebido por atendentes carismáticos, empáticos e, completamente capazes de te ajudar a encontrar exatamente o que você queira. Não é uma experiência incrível? Se após este atendimento você precisasse avaliá-lo, de 1 a 5, quanto você daria a ele?

Agora, vamos pensar em uma outra situação. Imagine que você esteja enfrentando problemas com sua conta de telefonia fixa. Então, resolve entrar em contato com o responsável. Na maioria das vezes, são horas e horas esperando e escutando gravações automáticas, antes de alguém te atender. E, agora, de 1 a 5, quanto você atribuiria a este atendimento?

Utilizando nossos exemplos acima, certamente, a primeira empresa foi mais bem classificada que a segunda. Isso acontece devido à qualidade no atendimento receptivo. Podendo aplicar-se a quase todas as empresas B2C (Empresas que realizam transação comercial diretamente com o consumidor final).

Assim, é possível visualizar a necessidade de adotar a prática de atender e receber bem seus potenciais alunos e, principalmente, seus pais e responsáveis.

Artigo - Contato receptivo nas escolas: como as equipes de captação podem ser mais eficientes - Rubeus

Alcance a eficiência no contato receptivo nas escolas

Ser eficiente no contato receptivo não é impossível. Contudo, demanda uma grande sinergia entre as pessoas envolvidas, principalmente, entre os membros da sua equipe de relacionamento.

Por isso, preparamos 4 dicas para te ajudar a alcançar a eficiência neste tipo de processo, veja:

  • Estruture uma (boa) equipe de relacionamento

O primeiro passo para obter um eficiente contato receptivo nas escolas é estruturar uma equipe de relacionamento plenamente capaz de realizar este objetivo.

Por isso, este processo vai desde a escolha dos componentes desta equipe até o treinamento coletivo sobre a importância para a escola em desenvolver um relacionamento de excelência.

  • Invista em treinamento

Outra dica para conseguir atender bem é o treinamento.

Nesta fase, é essencial trabalhar alguns pontos, como o desenvolvimento da empatia, orientações de como lidar em momentos de pressão e táticas estratégicas de atendimento e vendas. Se acaso for necessário, é interessante até mesmo adotar exercícios para melhoria das dicções da sua equipe.

  • Estruture um processo padrão de atendimento

Um contato receptivo de qualidade está diretamente ligado a um bom processo de atendimento. Dessa forma, atender bem deve ser regra para todo e qualquer atendimento realizado por sua equipe.

Para facilitar que isso realmente aconteça, é fundamental que você estruture um bom padrão de atendimento. Esta prática será capaz de “padronizar” a comunicação, sem deixar de lado a parte humanizada.

Uma forma de realizar isso é através da utilização de eficientes modelos de scripts de ligações. Temos dois modelos de scripts, um avançado e um básico, que podem ser adaptados para a realidade do seu colégio.

Para acessá-los:

[SCRIPT BÁSICO] Script para vendas de cursos;

[SCRIPT AVANÇADO] Prospecção de alunos por telefone.

  • Conte com uma ferramenta eficiente que facilite a execução do trabalho receptivo da sua equipe

Já imaginou conseguir realizar todas as ligações dentro de uma mesma plataforma e assim que iniciar uma ligação ter acesso a todas as informações registradas sobre aquele contato?

A Plataforma Rubeus entrega essa experiência e, com isso, sua escola consegue um melhor gerenciamento por meio do histórico de dados de toda a comunicação anterior com aquele potencial aluno em uma única tela.

Ela também possibilita a personalização do contato, ou seja, sua equipe pode personalizar sua abordagem, aproximando cada vez mais daquele potencial aluno, tendo em vista o acesso há vários dados estratégicos registrados. E, ao oferecer esta experiência, sua escola conseguirá agregar e entregar cada vez mais valor às suas personas.

Conclusão

Saber realizar o contato receptivo nas escolas gera vantagens competitivas para as mesmas. Por essa razão, é indispensável que você atente-se às ações necessárias para atender e receber bem a todos, principalmente, os pais e responsáveis.

Por isso, é importante investir em uma (boa) equipe de relacionamento, em treinamentos, bem como em um processo padrão de atendimento e uma ferramenta eficiente que facilite a execução do trabalho receptivo da sua equipe de relacionamento.

Como sua escola desenvolve o contato receptivo? Conte-nos sua experiência.

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*Conteúdo atualizado em 15/09/20.
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