Atender e receber bem os pais e responsáveis através de um ótimo contato receptivo nas escolas é um dos segredos para destacar-se no mercado educacional e alcançar cada vez mais matrículas. Saiba como realizar isso na prática.

Há nos colégios dois tipos de contatos com os seus potenciais e atuais alunos ou pais e responsáveis: o Ativo e o Receptivo.

Se você nunca ouviu falar sobre, vamos te explicar e você entenderá de que forma a “arte de atender bem” da sua escola é capaz de impactar, positivamente, em seu desempenho.

Vamos lá? Entenda o que é cada um deles:

O que é Contato Ativo?

Diz respeito à captação ativa. Neste tipo de captação, sua equipe assume um papel mais ativo, entrando frequentemente em contato com os potenciais e atuais clientes. Podendo ser com o fim de praticar o processo de captação ou de retenção de alunos.

O que é Contato Receptivo?

Refere-se à captação receptiva. Nela, sua equipe recebe e atende ligações dos seus potenciais clientes, ou seja, dos seus potenciais alunos, ou geralmente, pais ou responsáveis que procuram por você e seus serviços.

A diferença entre eles agora ficou bem nítida, não é mesmo? Um colégio pode ser mais receptivo e o concorrente vizinho ser totalmente ativo. Por isso, é normal perceber que esta variação relaciona-se ao colégio em si e sua atuação perante às suas personas.

Tendo em vista a importância do contato receptivo nas escolas e da sua equipe de captação ser eficiente neste processo, nosso foco hoje será ele.

Mas, na prática, o que é “ser receptivo”?

Segundo o dicionário, receptivo significa:

De boa disposição em relação a outrem; compreensivo, afável”. Assim, podemos compreender que a receptividade pode ser vista como uma atmosfera a ser implantada nas escolas e colégios.

Ao ser receptivo, sua equipe conseguirá mostrar-se disponível em ajudar, buscando entender suas dúvidas e situações vividas com o objetivo de atender-lhes cada vez melhor.

Para ser eficiente no contato receptivo, veja 3 dicas:

  • Ouça seu potencial aluno;
  • Tenha empatia e
  • Registre sua demanda.

Além disso, é importante que você anote todos os pontos relevantes desta ligação, uma vez que tudo constará no histórico de atividades do contato.

A importância do bom atendimento receptivo

Agora que você conhece a diferença entre receptivo e ativo, é necessário compreender por que você deve (e precisa) começar a investir em receber e atender bem suas personas.

Para começo de conversa, quero realizar a você uma pergunta: Quem gosta de ser bem atendido? Acredito que sua resposta tenha sido TODO MUNDO. Isso mesmo! Todo mundo gosta de receber um atendimento de qualidade.

Imagine entrar em uma loja de calçados, por exemplo, e ser recebido por atendentes carismáticos, empáticos e, completamente capazes de te ajudar a encontrar exatamente o que você queira. Se após este atendimento, você precisasse avaliá-lo, de 1 a 5, quanto você daria a ele?

Agora, vamos pensar em uma outra situação. Imagine que você esteja enfrentando problemas com sua conta de telefonia fixa. Então, resolve entrar em contato com o responsável. Na maioria das vezes, são horas e horas esperando e escutando gravações automáticas, antes de alguém te atender. E, agora, de 1 a 5, quanto você atribuiria a este atendimento?

Utilizando nossos exemplos acima, certamente, a primeira empresa foi mais bem classificada que a segunda. Isso acontece devido à qualidade no atendimento receptivo. Podendo aplicar-se a quase todas as empresas B2C (Empresas que realizam transação comercial diretamente com o consumidor final).

Assim, é possível visualizar a necessidade de adotar a prática de atender e receber bem seus potenciais alunos e, principalmente, seus pais e responsáveis.

Artigo - Contato receptivo nas escolas: como as equipes de captação podem ser mais eficientes - Rubeus

Alcance a eficiência no contato receptivo nas escolas

Ser eficiente no contato receptivo não é impossível. Contudo, demanda uma grande sinergia entre as pessoas envolvidas, principalmente, entre os membros da sua equipe de relacionamento.

Por isso, preparamos 4 dicas para te ajudar a alcançar a eficiência neste tipo de processo, veja:

  • Estruture uma (boa) equipe de relacionamento

O primeiro passo para obter um eficiente contato receptivo nas escolas é estruturar uma equipe de relacionamento plenamente capaz de realizar este objetivo.

Por isso, este processo vai desde a escolha dos componentes desta equipe até o treinamento coletivo sobre a importância para a escola em desenvolver um relacionamento de excelência.

  • Invista em treinamento

Outra dica para conseguir atender bem é o treinamento.

Nesta fase, é essencial trabalhar alguns pontos, como o desenvolvimento da empatia, orientações de como lidar em momentos de pressão e táticas estratégicas de atendimento e vendas. Caso seja necessário, é interessante até mesmo adotar exercícios para melhoria das dicções da sua equipe.

  • Estruture um processo padrão de atendimento

Um contato receptivo de qualidade está diretamente ligado a um bom processo de atendimento. Dessa forma, atender bem deve ser regra para todo e qualquer atendimento realizado por sua equipe.

Para facilitar que isso realmente aconteça, é fundamental que você estruture um bom padrão de atendimento. Esta prática será capaz de “padronizar” a comunicação, sem deixar de lado a parte humanizada.

Uma forma de realizar isso é através da utilização de eficientes modelos de scripts de ligações. Temos dois modelos de scripts, um avançado e um básico, que podem ser adaptados para a realidade do seu colégio.

Para acessá-los:

[SCRIPT BÁSICO] Script para vendas de cursos

[SCRIPT AVANÇADO] Prospecção de alunos por telefone

  • Conte com uma ferramenta eficiente que facilite a execução do trabalho receptivo da sua equipe

Já imaginou conseguir realizar todas as ligações dentro de uma mesma plataforma e logo que iniciar uma ligação ter acesso a todas as informações registradas sobre aquele contato?

A Plataforma Rubeus entrega essa experiência e, com isso, sua escola consegue um melhor gerenciamento por meio do histórico de dados de toda a comunicação anterior com aquele potencial aluno em uma única tela.

Ela também possibilita a personalização do contato, ou seja, sua equipe pode personalizar sua abordagem, aproximando cada vez mais daquele potencial aluno, tendo em vista o acesso há vários dados estratégicos registrados. E, ao oferecer esta experiência, sua escola conseguirá agregar e entregar cada vez mais valor às suas personas.

Conclusão

Saber realizar o contato receptivo nas escolas gera vantagens competitivas para as mesmas. Por essa razão, é indispensável que você atente-se às ações necessárias para conseguir atender e receber bem a todos, principalmente, os pais e responsáveis.

Para isso, é importante investir em uma (boa) equipe de relacionamento, em treinamentos, bem como em um processo padrão de atendimento e uma ferramenta eficiente que facilite a execução do trabalho receptivo da sua equipe de relacionamento.

Como sua escola desenvolve o contato receptivo? Conte-nos sua experiência.

Receba dicas de captação e retenção de alunos!

Receba quinzenalmente dicas, ideias e inspirações sobre como captar e reter alunos de forma sustentável.

Tenha acesso a ferramentas, processos e boas práticas para tornar sua instituição de ensino referência no mercado educacional.