Um CRM para escolas auxilia no gerenciamento do relacionamento com potenciais e atuais alunos de forma a aprimorar a conexão com os pais e/ou responsáveis, além de agir estrategicamente com vistas à educação continuada.

Neste blog post, reunimos conceitos, benefícios e estratégias para você analisar os prós e contras em adquirir um CRM para escolas. Boa leitura e bons insights! 

Introdução

Em virtude das incertezas presentes no cenário educacional, uma coisa é certa: estabelecer uma sólida Gestão de Relacionamento com o Cliente é fundamental para o crescimento de toda instituição de ensino. Isso acontece, porque somente através de um bom relacionamento é possível criar vínculos que conduzam à venda.

Quando analisamos o peso que um bom relacionamento exerce para a Captação e Gestão da Permanência, a necessidade de se criar e manter um sólido relacionamento com potenciais e atuais alunos se torna ainda mais latente. Isso porque o modo como as escolas estabelecem as interações com os pais e/ou responsáveis tem um alto poder de influenciar positiva ou negativamente a efetivação da matrícula.

Contudo, como estabelecer e manter esse relacionamento? Como gerenciá-lo? Como praticá-lo diariamente no dia a dia da escola? 

Felizmente, existe uma maneira fácil e eficaz de gerenciar todas as suas necessidades inerentes à Captação e a Permanência dos alunos, além de auxiliar no relacionamento contínuo com os pais e/ou responsáveis. Estamos falando aqui da utilização de um CRM educacional.

O que é um CRM genérico e qual a diferença para um CRM educacional?

Um CRM (ou Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) consiste em um sistema para gerenciamento do relacionamento da empresa com os seus potenciais e atuais clientes. Basicamente, o uso do CRM auxilia no desenvolvimento de uma visão mais clara de toda a comunicação equipe-clientes.

É importante compreender que um CRM genérico é basicamente um software de gestão que atende a múltiplos ou a “qualquer” segmento. Ou seja, não adapta-se especificamente às demandas impostas pelo mercado educacional.

Quando sua escola opta por um SRM (Student Relationship Management) ou CRM específico para instituições de ensino, as chances de obter resultados realmente concretos são muito maiores. Isso porque esse tipo de CRM é desenvolvido especificamente com vistas às necessidades das IEs. 

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As plataformas projetadas para a educação são robustas. Além disso, elas contemplam funcionalidades pensadas exclusivamente para a realidade e o dia a dia de uma instituição de ensino.

Em suma, na maioria das vezes, elas possuem recursos integrados, como respostas automatizadas, históricos, centralização de informações, integrações e a capacidade de utilizar e a opção de redefinir modelos de e-mail de acordo com a etapa da Jornada de Compra Educacional

Além disso, atualmente, uma boa plataforma de gerenciamento de relacionamento é, figurativamente, como a espinha dorsal de muitos esforços bem-sucedidos de Captação e Retenção de alunos

Isso acontece, porque o CRM para escolas é um software focado no aluno. Dessa forma, ele auxilia os profissionais da educação a cultivar relacionamentos duradouros, produzir insights e otimizar suas estratégias e iniciativas de marketing a fim de economizar tempo e esforço.

Software focado no aluno - Rubeus

📌
Conteúdo complementar: CRM para área educacional: conceito, benefícios e estratégias.

Quais os principais benefícios oferecidos por um CRM para escolas? 

Há diversos benefícios oferecidos por um CRM para escolas, dentre eles estão:

  • maiores níveis de captação de alunos;
  • gerenciamento eficaz do relacionamento com pais e/ou responsáveis;
  • centralização de informações;
  • realização de um eficiente follow-up;
  • maiores níveis de conversão de leads em alunos;
  • estratégias de marketing mais direcionadas de acordo com as etapas do Funil de Captação de Alunos, dentre outros.

Portanto, o CRM para escolas deve englobar uma gama de funcionalidades para ajudar a IE a gerenciar e interagir com os leads. Além disso, deve contar com diferentes sistemas, incluindo uma variedade de recursos e um design intuitivo. No entanto, existem algumas funções básicas que a maioria dos CRMs devem incluir, veja:

  • personalização;
  • integração;
  • automatização;
  • relatórios;
  • gerenciamento de contatos;
  • armazenamento de dados;
  • ferramentas de comunicação.

Caso o CRM analisado não ofereça alguma dessas funcionalidades, possivelmente as chances da escola desenvolver dificuldades futuramente são maiores.

📌Conteúdo complementar: CRM para educação: como escolher a melhor solução para sua instituição.

Como escolher o melhor CRM para a minha escola?

A escolha do CRM para escolas ideal requer planejamento e atenção. Isso porque existem diferentes opções disponíveis, cada uma oferecendo suas próprias vantagens e desvantagens. Por isso, escolher o melhor CRM exige um processo de comparação muito cuidadoso. 

Como primeiro passo, é preciso ponderar se a sua escola deseja utilizar uma plataforma de CRM de uso geral ou uma plataforma projetada especificamente para o relacionamento com alunos. 

Posteriormente, é importante considerar a realidade da sua escola. Ou seja, verificar se a implantação do CRM será “suportada” por ela. Analise as equipes, as necessidades e a receptividade da ideia. Lembre-se de levar em consideração todos os setores da escola, uma vez que o CRM envolverá direta e indiretamente as equipes da IE como um todo. 

Os próximos passos devem englobar a procura por recomendações e opções disponíveis no mercado. Depois, será a etapa de intensa análise e então o processo de negociação que deverá considerar diversos fatores, como funcionalidades, suporte, precificação e tempo de implantação.

A Rubeus entende a importância de não errar nesse momento e, por isso, criamos um checklist com os passos indispensáveis que toda instituição de ensino deve levar em consideração quando o assunto é adquirir um CRM educacional:

Para realizar o download do checklist completo, solicite-o AQUI

📌 Conteúdo complementar: Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora.

Conheça o CRM Rubeus

O número de instituições de ensino que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar os seus processos, através da gestão do relacionamento com os seus alunos, tem apresentado um aumento considerável. 

Por consequência, o investimento na implantação dessas ferramentas tem crescido cada vez mais. No entanto, muitas instituições ainda não possuem a consciência de que o conceito de CRM excede a ideia de um software. E que, na verdade, CRM envolve cultura, mudança de comportamento e processos.

Falando especificamente de um CRM para escolas, ele tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento com os seus alunos. Como consequência, a curto prazo, a eficiente utilização de um CRM específico para o mercado educacional impacta diretamente os resultados da Captação e Permanência de alunos.

O CRM para escolas da Rubeus foi desenvolvido especificamente para instituições de ensino. Por isso, os resultados são melhores e a cultura de relacionamento com o aluno realmente acontece. 

A equipe comercial consegue priorizar os perfis mais valiosos de interessados e as melhores oportunidades são enviadas da macro captação em tempo real para o Funil de Vendas do captador, aumentando a chance de conversão exponencialmente. 

Ilustração elencando as principais vantagens adquiridas com a utilização do CRM Rubeus

Na prática

Com o CRM para escolas da Rubeus, sua escola consegue automatizar sua régua de relacionamento. E, assim, enviar, no momento certo, a mensagem certa à pessoa certa. Assim, sua taxa de conversão de alunos tende a aumentar consideravelmente.

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