O agendamento de visitas on-line, atualmente, é uma realidade nos websites das escolas. Se você ainda não oferece essa possibilidade, saiba por que isso pode prejudicar o desempenho de captação da sua instituição.

Para os pais ou responsáveis de uma criança, certamente escolher a melhor escola para ela é sempre uma difícil decisão, não é mesmo?

Nesse contexto, um pré-requisito essencial é conhecer de perto a instituição antes de efetuar a matrícula.

Por isso, a prática de visitas nas escolas sempre foi fundamental na tomada de decisão de qualquer pessoa que busque por uma escola para seu filho. Isso porque essas visitas ajudam os pais e responsáveis a entenderem as estratégias de aprendizagem da sua equipe pedagógica. Além de os dar a chance de visualizar o aparato e estrutura física e tecnológica oferecida pelo colégio.

As visitas podem ser encaradas como uma chance de construir empatia e confiança com os interessados. Isso aumenta as chances deles acreditarem em seu propósito educacional, levando-os a matricularem seus filhos.

Sabemos que as pessoas cada vez mais priorizam a internet como forma de consumo de conteúdo, compra e análise de suas decisões. Isso faz com que, provavelmente, antes de agendar sua visita, seu potencial cliente acesse suas redes sociais e website a fim de conhecer informações prévias sobre a escola.

Assim, há uma fase anterior à visita em que temos a oportunidade de atrair nosso potencial cliente ou o risco de perdê-lo prematuramente. Quantos interessados acessam o site da sua instituição e vão embora sem serem identificados?

A diferença entre a oportunidade e o risco está na experiência digital que você entrega e na condução de seu interessado para a ação desejada: o agendamento de sua visita!

Como colocar o agendamento de visitas on-line em prática na sua escola?

Antes de colocar o agendamento de visitas on-line em prática é necessário planejar esse processo. Confira seis cuidados importantes que devem ser considerados:

1) Defina se a visita será coletiva ou individual

Cada uma dessas opções deverá ser pensada de uma forma.

Ao optar pela visita coletiva, por exemplo, é interessante pensar em vários fatores, tais como:

  • O número máximo de pessoas para a formação de grupos e esgotamento de vagas para os agendamentos;
  • Divisão de turnos: dependendo da disponibilidade e planejamento, você poderá ofertar essas visitas em três turnos: visitas matutinas, vespertinas ou noturnas. Dessa forma, você ofertará horários de visitas durante todo o dia.

Agora, se a opção escolhida for individual é certo que você conseguirá prestar maior atenção às demandas e questionamentos dos visitantes. Isso pode ser muito bom para você demonstrar interesse em ajudá-los e conhecimento sobre a instituição como um todo.

Independentemente desses fatores é importante optar pelo tipo de visita que mais se enquadra na sua realidade, levando também em consideração as características das personas do seu colégio.

2) Capacite e treine pessoas para acompanhar bem os pais e responsáveis

Outro ponto que deve ser pensado para aumentar as chances de sucesso desta prática é a preparação da sua escola para a recepção dos visitantes. Isso porque imprevistos, e até mesmo falta de profissionalismo dos colaboradores, podem (e vão) causar uma péssima impressão à imagem da sua instituição.

Para que isso não ocorra, é essencial que você selecione bem os funcionários que realizarão este tour. Estabeleça normas de conduta e protocolos a serem realizados.

Treine e capacite essas pessoas com um roteiro de fala. Inicie através da história e missão da escola, seus valores pedagógicos, visita às estruturas específicas e terminando com uma conversa com o responsável pedagógico.

3) Estabeleça roteiros de visita

Além de um eficiente roteiro de fala é importante definir, com as pessoas que serão responsáveis por conduzir os pais e responsáveis na visita, um bom roteiro de visita.

É interessante que você estruture este roteiro pensando na melhor exploração possível dos diferenciais e estruturas específicas da sua escola. Não esqueça espaços importantes, como biblioteca, auditório, salas de aula, brinquedoteca e laboratórios, por exemplo.

4) Programe, se possível, encontros estratégicos

Como vimos, no final da visita é importante, caso haja a possibilidade, realizar um encontro com professores e membros da sua equipe pedagógica.

Assim, será possível responder dúvidas e questionamentos bem como conversar sobre questões pedagógicas. Questões como qualidade do material didático, modelo de aprendizagem adotado, programas e atividades desenvolvidas, além de condições especiais de matrícula e mensalidade.

5) Encontre no mercado uma ferramenta (sistema) capaz de atender todas as suas necessidades

É possível realizar isso tudo de forma on-line. Mas, para isso, é essencial que você conte com uma ferramenta eficiente que gerencie todo este processo.

Há no mercado várias ferramentas que podem te ajudar. No final deste tópico, iremos recomendar uma específica para esta finalidade.

É importante ressaltar que essa ferramenta deve ser capaz de:
– Criar lembretes automáticos de SMS / Email.

Isso é importante, tendo em vista que após clicar no CTA de agendamento e concluí-lo, o pai ou responsável deve ser direcionado a um fluxo automatizado no qual receberá comunicações através de e-mails e SMS.

Esse tipo de comunicação é capaz de evitar perdas com ausências nas visitas, reduzir custos com ligações desnecessárias e otimizar o tempo de trabalho da sua equipe com lembretes automatizados.

Uma dica é permitir a divisão, em etapas, da ficha de agendamento de visitas. Quer um bom exemplo de divisão? Montamos um que compreende 5 etapas, veja:

A Agenda do CRM Rubeus é capaz de realizar isso tudo, na prática. Se quiser conhecê-la, entre em contato conosco, clicando aqui!

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6) Estabeleça um termo de agendamento de visitas on-line

Após definir e pensar detalhadamente em todos os pontos anteriores é importante documentá-los. Para isso, recomendamos que você crie um termo de agendamento de visitas on-line.

Este termo listará algumas caraterísticas do seu processo de visitas e pode até mesmo virar um material rico como um “Guia da sua visita”, por exemplo. Use e abuse da sua criatividade!

CTA “Agendamento de visitas on-line”

Como vimos, um Call To Action (chamada para ação, conhecido também como CTA) que não pode faltar no website da sua escola é o “Agendar uma visita”.

Este CTA será responsável por identificar e direcionar a uma ação (agendamento de visita), pais e responsáveis interessados em conhecer sua escola ou colégio, aumentando as chances de matricular mais alunos.

Para que isso aconteça é essencial atentar-se à parte visual deste botão e onde colocá-lo. O melhor lugar é onde ele fique bem destacado e permaneça visível durante toda a navegação do visitante.

Um possível lugar para colocá-lo é a barra superior do seu site. Contudo, isso varia de escola para escola e de layout para layout. Assim, o melhor é sempre realizar uma análise e até mesmo testes.

Conclusão

Como vimos, não possuir o CTA de agendamento de visitas on-line pode atrapalhar os resultados da sua escola.

Por esse motivo, se você ainda não possui, pode ser a hora ideal de começar a pensar sobre. Para início de conversa é importante começar definindo se a visita será coletiva ou individual.

Posteriormente, capacite e treine pessoas para acompanhar os pais e responsáveis, estabeleça também roteiros de visita, programe encontros estratégicos, encontre uma ferramenta capaz de atender todas as suas necessidades e por fim, estabeleça um termo de agendamento de visitas on-line.

Sua escola já possui o agendamento de visitas on-line? Conte-nos sua experiência.

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