A consultoria para captação e permanência de alunos da Rubeus é capaz de contribuir ativamente para a obtenção de resultados da sua instituição de ensino, com uma atuação focada no médio e longo prazo. Neste blog post, te mostramos como isso acontece na prática, confira!

Contexto do mercado educacional

Por muitos anos foi possível para as instituições de ensino privadas concentrarem-se em estratégias de ensino-aprendizagem, além de questões como:

  • Formar uma estrutura curricular consistente, atualizada e pedagogicamente coerente com os valores da instituição e diretrizes governamentais; 
  • Manter um corpo acadêmico qualificado e engajado; 
  • Gerir a vida acadêmica dos alunos no rigor das exigências legais; 
  • Estar atualizada com a evolução tecnológica e metodológica em um mundo que muda cada vez mais rápido.

São tantas responsabilidades que, humildemente, não me arriscarei a listar todas aqui. Para muitos de nós, essas responsabilidades são vistas como uma missão, um objetivo maior que vai além da “prestação de um serviço”, ou seja, o de contribuir com a transformação de vidas com a arma mais poderosa existente para mudar o mundo: a educação.

Mas o que aconteceu na história recente que mudou esse cenário? O mercado enxergou na educação uma grande oportunidade de negócio. Um negócio em que o “cliente” (aluno), uma vez captado, “compra” seus serviços de forma recorrente durante um longo período de tempo, com uma “barreira de saída” elevada.

Com isso, vimos o surgimento de grandes grupos educacionais e players agressivos, aplicando uma concorrência predatória em ambientes antes “pacificados”.

Essa nova realidade impôs a muitas instituições um novo desafio: rever seus conceitos em relação ao seu “relacionamento extraclasse“ com os alunos e prospects. Afinal de contas, as instituições privadas também são empresas. Assim, sua sobrevivência está sujeita aos fatores mercadológicos. 

Mas quais fatores?

Em resumo, eles podem englobar diversas esferas na instituição de ensino. Desde a quantidade da demanda, concorrência, rentabilidade, adimplência e até a fidelização de alunos.

Quando os alunos começam a ir para a concorrência, temos um efeito colateral imediato nas turmas atuais. Esse problema impacta a longo prazo no fluxo de caixa, se estendendo por todo o tempo de permanência daqueles alunos que viraram “cadeiras vazias”.

Entretanto, como mensurar os impactos desse novo cenário na educação?

Para mensurar superficialmente este impacto, do ponto de vista financeiro, é simples, veja: 

Se um aluno matriculado teria uma mensalidade de R$ 800,00 e um tempo de permanência médio na instituição de 30 meses, a sua ausência trará uma baixa no fluxo de caixa de R$ 24.000,00.
Quando falamos de 100 alunos a menos em uma campanha, por exemplo, este número é de R$ 2.400.000,00 (assustador, não é mesmo?).

Por isso, é tão importante identificar o porquê desse fenômeno e agir rapidamente através de ações de captação. Muitas vezes, a escolha por outra instituição é rotulada como uma objeção vinculada ao preço. Contudo, o que está escondido por trás dessa justificativa? O preço é “caro” ou “barato” de acordo com a nossa percepção de valor.

O que fazer para obter um diferencial e sair na frente?

Como forma de amenizar os impactos gerados por esse novo cenário, uma área que ganhou especial atenção nas instituições é a responsável pelo Marketing.

Afinal, Marketing é percepção de valor.

Preço x valor - Rubeus

Nesse ponto é muito importante distinguirmos o Marketing da operação de comunicação comumente encontrada nas instituições. 

📌O nosso artigo Marketing na educação: como utilizar essa estratégia para captar mais pode te ajudar nessa tarefa. 

A maioria das instituições tem um departamento responsável pelas divulgações internas e externas, organização de eventos e assessoria de imprensa. Também fica a critério desse departamento a manutenção das informações do website e alimentação das redes sociais, por exemplo.

Quando falo de Marketing, estou falando de analisar o mercado, identificar o perfil dos potenciais alunos, suas objeções e desejos, as ações da concorrência, os diferenciais mais relevantes e estruturar uma estratégia de comunicação de forma eficiente e segmentada durante a Jornada de Compra Educacional, aliada ao uso inteligente de produtos financeiros planejados para o timing das campanhas.

Comunicação x Marketing - Rubeus

A dinâmica de um mercado com alta concorrência não dá tempo ao lead para pensar. São “ofertas limitadas”, “bolsas de estudo” e incentivos constantes que “interceptam” a decisão dos potenciais alunos. É comum um candidato (ou prospect) receber 3 ou 4 ligações na mesma semana de instituições diferentes no período de captação.

Portanto, é necessário possuir uma atuação direcionada e capaz de ressaltar seus diferenciais. Quando demoramos uma semana para dar um retorno, por exemplo, pode ser que o interessado já tenha se matriculado em outra instituição.

 Mas, então, o que fazer? 

A resposta para esta pergunta pode englobar diversas ações. Dentre elas, uma das mais rentáveis e efetivas é a contratação de um CRM educacional.

Com o intuito de potencializar os seus resultados, a empresa responsável pela consultoria para captação e permanência de alunos deve ser capaz de realizar um trabalho realmente eficaz, que seja orientado a resultados concretos. 

Atuação da Rubeus através da consultoria para captação e permanência de alunos

Entendemos a complexidade deste cenário e temos consciência de que a tecnologia por si só não é a solução. É imprescindível ter pessoas capacitadas e processos eficientes. Com isso, é mais fácil implementar as estratégias de captação e retenção de alunos na prática.

Por isso, a Rubeus disponibiliza às instituições mais do que a implantação de uma tecnologia. Oferecemos o apoio de um parceiro estratégico que contribui com a capacitação da sua equipe. Sendo capaz de padronizar, otimizar e automatizar seus processos de relacionamento com os alunos e potenciais alunos.

A Rubeus oferece diversos serviços de valor agregado conforme a necessidade das instituições. Como base das nossas implementações, utilizamos a Plataforma Rubeus, uma plataforma desenvolvida especificamente para o mercado educacional.

Por possuir uma abordagem específica, que leva em consideração o cenário das IEs, a consultoria para captação e permanência de alunos da Rubeus é realmente efetiva, apresentando resultados no médio e longo prazo.

Conheça o CRM Educacional ideal para sua instituição de ensino - Rubeus

É indispensável entendermos que “vender educação” não é o mesmo que vender no mercado B2B. O processo de conscientização dos interessados deve ser transparente e altamente consultivo. E, ao mesmo tempo, que precisa de um grande nível de automação. Isso porque o volume de potenciais alunos é inviável de ser trabalhado manualmente.

Ademais, o CRM Rubeus, através da consultoria para captação e permanência de alunos, atende a todas as etapas da jornada de um aluno. Desde a identificação de um interessado, sua inscrição, seleção e matrícula até a gestão da sua permanência na instituição. Um ponto importante aqui é que todo esse processo é integrado (de verdade) ao sistema de gestão acadêmica, o que possibilita a consistência de dados.

Serviços oferecidos na consultoria educacional da Rubeus

  • Treinamento de Smarketing Educacional

Para as instituições que estão estruturando seu setor de relacionamento ou captação de alunos, é altamente recomendado que sejam realizadas ações de capacitação e conscientização dos conceitos que embasam essa atuação. Afinal, se trata de uma mudança de cultura e todos os envolvidos devem estar engajados com essa nova forma de pensar. 

A Rubeus oferece uma consultoria para captação e permanência de alunos especializada no Marketing de Relacionamento. Além disso, os serviços da consultoria Rubeus envolvem treinamentos dos principais conceitos considerados essenciais para essa transição, tais como: Marketing Digital, Marketing de Relacionamento e CRM.

Esses conceitos são essenciais tanto para construir as estratégias de captação e permanência de alunos quanto para colocá-las em prática e monitorá-las. No dia a dia de uma operação, em que as equipes de marketing e relacionamento estão integradas (Smarketing Educacional), é essencial conseguir rastrear as campanhas, mensurar o custo de aquisição de leads e matrículas e monitorar a produção e desempenho das ações realizadas.

6 dicas essenciais para a prática de Smarketing Educacional - Rubeus

  • Melhores práticas de captação de alunos

Com o passar do tempo e nossa experiência com dezenas de cenários diferentes, desenvolvemos um conjunto de boas práticas. Tais práticas são eficientes e viáveis no dia a dia do relacionamento das instituições de ensino.

Elas vão desde ferramentas para planejamento de campanhas, monitoramento de resultados e estratégias de captação ativa até dicas de produtividade operacional. E são difundidas sistematicamente entre nossos clientes, através da consultoria educacional da Rubeus, e adaptadas a cada cenário para a otimização dos seus resultados.

Metologia Rubeus

  • Identificação de personas

A chave para conseguir automatizar o relacionamento individualizado é a identificação de personas (ou perfis de seus potenciais e atuais alunos). É a partir das personas que desenhamos as nossas réguas de relacionamento. E, além disso, os conteúdos que servirão como base de argumentação e condução para a equipe de relacionamento e marketing durante a captação e permanência de alunos.

Com a consultoria para captação e permanência de alunos, a Rubeus ajuda as instituições a identificar suas personas e/ou integrar a atuação da equipe de relacionamento com as personas já mapeadas pela instituição.

Saiba como construir personas - Rubeus

  • Mapeamento SWOT

Um dos primeiros passos da consultoria para captação e permanência de alunos da Rubeus é a Análise SWOT dos cursos da instituição. Ao identificar os pontos fortes e fracos das ofertas, são destacados os diferenciais da instituição. Esses fatores são projetados na Jornada de Compra Educacional dos potenciais alunos.

Essa atividade também auxilia nas decisões de planejamento estratégico e produtos financeiros. Sendo, assim, importante para aumentar a previsibilidade das campanhas desenvolvidas pelas IEs.

Quando falamos de diferenciais, tocamos em um ponto delicado da captação de alunos. Isso porque, aqui, existe um grande desafio: a percepção do diferencial. Essa percepção faz toda a diferença na análise do interessado ao comparar preços, por exemplo. Quando um diferencial é consistente, ele ameniza (e às vezes até elimina) o referencial da “comparação preço por preço“.

Mas como explicar a diferença entre as diferentes linhas pedagógicas? Ou, ainda, como mensurar o valor de um currículo integrado ao mundo do trabalho?

Alguns diferenciais são facilmente percebidos (a maior parte deles já virou commodity), enquanto outros devem ser precedidos de uma conscientização do potencial aluno. Essa análise faz toda a diferença na percepção de valor da instituição e na decisão dos potenciais alunos.

Kit analise swot - Rubeus

  • Otimização de processos

Anteriormente, o relacionamento com alunos e potenciais alunos era passível de ser negligenciado ou deixado em segundo plano. Ir pessoalmente até um setor da instituição para assinar o contrato de matrícula, entregar a documentação, depois caminhar até outro prédio e enfrentar uma segunda fila para realizar o pagamento da primeira mensalidade era algo comum nas instituições.

Graças à competitividade do mercado e à evolução tecnológica, hoje é possível entregar comodidade para o aluno. E, assim, deixar esses processos muito mais simples.

Quando pensamos em um processo seletivo de graduação, por exemplo, existem diversos gargalos. Eles podem ser gerar impacto direto nos índices de conversão. Nossa equipe analisa o cenário da instituição e propõe melhorias. Estas, por sua vez, ocorrem através de estratégia e recursos tecnológicos que tornam essas otimizações viáveis para a instituição.

Aqui, temos uma premissa muito importante: precisamos colocar o aluno como protagonista, inclusive, fora da sala de aula.

  • Prototipação de intervenções no seu website (CRO)

Em um mundo cada vez mais digital, quando falamos de experiência do estudante, devemos incluir a sua experiência nas plataformas digitais. Em especial na captação de alunos, todas as ações nas redes sociais, e-mail marketing e demais campanhas digitais conduzem os interessados para o website da instituição.

Mas como seu site está recebendo seus visitantes? Ele está identificando esses interessados? Ou eles apenas navegam e vão embora sem serem identificados? Há CTA’s  estratégicos?

Nossa equipe avalia sua experiência digital. Mas não é só isso! Desenhamos intervenções que aumentam a conversão de identificados de forma integrada com o CRM Rubeus. Além disso, trabalhamos estrategicamente a demanda reprimida do website da sua instituição. Assim, o número de identificados aumenta e eles são enviados diretamente para a plataforma de captação. 

  • Construção de conteúdo de conversão

A partir da elaboração das estratégias comerciais, mapeadas durante a consultoria para captação e permanência de alunos da Rubeus, deve ser desenvolvido o material de cadência e de diferenciais. Esse conteúdo é automatizado pelo CRM Rubeus. Além disso, ele pode ser criado pela própria instituição, por agências parceiras ou, até mesmo, pela fábrica de conteúdo da Rubeus.

A qualidade desse conteúdo é diretamente proporcional à conversão na captação de alunos. Logo, esse ponto é essencial durante a implantação e impacta diretamente nos resultados das campanhas.

Para nos conhecermos melhor!

Para que você possa sentir um pouco do clima cultivado aqui na Rubeus. Bem como o clima proporcionado pela nossa consultoria para captação e permanência de alunos, eu gravei um recadinho para você:

Apresentação das soluções educacionais - Rubeus

Quer saber mais sobre a consultoria para captação e permanência de alunos da Rubeus? E como ela pode contribuir com o desempenho da sua instituição? Conheça um pouco mais sobre nós: assista o nosso vídeo institucional, veja o vídeo do CRM Rubeus  ou agende uma demonstração! 

Além disso, separei alguns materiais para você:

📌Como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos;

📌Por que mais de 50% dos projetos de CRM educacional falham?

📌3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus.

Se acaso você tenha alguma dúvida ou queira conversar com algum de nosso consultores, clique AQUI. É fácil, rápido e totalmente gratuito! 

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