Através da análise da concorrência proposta pela estratégia de Benchmarking Educacional, sua instituição de ensino pode potencializar os seus resultados de captação e permanência de alunos. Neste blog post te mostramos como!

É constante, entre as instituições de ensino, a procura por ferramentas, metodologias ou técnicas capazes de melhorar e otimizar os seus processos. Isso se intensifica quando se trata daquelas que estão diretamente ligados à captação e permanência de alunos, não é mesmo?

A alta competitividade imposta pela concorrência presente no cenário educacional acelera esse processo. Nesse contexto, uma ferramenta bastante estratégica, por ser capaz de auxiliar as instituições no alcance desse objetivo, é o Benchmarking Educacional.

Você já ouviu falar nesse termo? Sabe como essa metodologia funciona e como sua prática pode impactar na qualidade dos processos internos e externos da sua instituição de ensino? Confira as respostas dessas perguntas e de outras neste blog post. 😉

Mas, afinal, o que é Benchmarking?

Antes de entender o Benchmarking Educacional é necessário saber do que se trata o Benchmarking em si. Basicamente, ele pode ser entendido como uma estratégia que compara os produtos, processos e serviços ofertados pelas empresas referências. Tais empresas são bem sucedidas em determinado segmento de mercado. Ou seja, ele é um processo utilizado pelas organizações dos mais diversos ramos para identificar indicadores comuns e verificar formas de melhorá-los.

Para explicar melhor, vamos considerar um exemplo:

A empresa do Leonardo vende sofás, porém um de seus concorrentes está se destacando e ampliando sua participação no mercado regional. A fim de entender qual o motivo dessa diferença de desempenho, ele optou por adotar estratégias de Benchmarking. Desta forma, ele comparou suas próprias práticas de gestão com as práticas adotadas pelo concorrente. Ele analisou questões como produção, finanças, marketing, logística e mão de obra.

Após realizar essa análise, ele percebeu que seu concorrente estava aumentando seu market share. Isso porque  ele estava investindo em divulgação por meio de estratégias digitais. Além disso, estava oferecendo serviço de entrega rápida para todos os clientes que comprassem em sua loja.

Depois de identificar essas práticas, o Leonardo adotou ações ainda mais eficientes. Ele optou por uma divulgação estratégica da empresa, estruturou o setor de logística para realizar entregas em até 3 dias e também criou um eficiente sistema de pós-venda, envolvendo serviços de conserto e limpeza de sofás.

Percebeu a importância da utilização de estratégias de Benchmarking? Esse método comparativo é útil para identificar as melhores ações executadas por empresas que, de alguma forma, estão se destacando. Após essa prática, as informações e dados obtidos servirão para promover a melhoria contínua em todos os processos da empresa.

O Benchmarking deve ser utilizado em conjunto com o planejamento estratégico da empresa. Isso porque ele permite visualizar de forma sistêmica as melhores práticas do mercado, além de identificar e migrar as tendências identificadas a fim de entender melhor seus processos internos e práticas de gestão.

Uma vez entendido o conceito de Benchmarking, veremos, agora, de forma mais específica, o impacto de sua aplicação no âmbito educacional. Vamos lá? 😉

Conhecimentos iniciais: Benchmarking Educacional

As IEs são, em essência, instituições que administram o conhecimento. Por isso, devem estar entre as primeiras quando o assunto é a busca por novas formas de otimizar sua atuação, bem como melhorar o desenvolvimento dos processos de captação e permanência de alunos.

Dessa forma, é importante que as IEs visualizem o Benchmarking Educacional como um processo que, se realizado continuamente, torna suas estratégias mais eficientes e intensifica as práticas realizadas, impactando diretamente nos resultados obtidos.

Logo, sua aplicação é capaz de potencializar os processos de sua instituição de ensino. Portanto, é possível ter uma atuação mais sólida frente aos concorrentes, sendo eles regionais ou, até mesmo, àqueles reconhecidos como líderes em âmbito nacional.

É importante destacar que o Benchmarking Educacional não representa uma imitação das melhores técnicas empregadas pelas IEs. Mas, sim, um processo de análise e estudo capaz de entender as práticas responsáveis pela boa atuação e o alcance de um alto desempenho das instituições. Contudo, posteriormente, é preciso adaptá-las e aplicá-las à sua necessidade e realidade.

O Benchmarking Educacional pode te ajudar a perceber o que seus concorrentes estão fazendo que gera resultados positivos ou não!

Antes de tudo, é importante ter em mente que seus concorrentes estão em constante mudança. Desta forma, para não perder competitividade no mercado educacional, você não pode praticar sempre as mesmas ações. Assim, aprimorar e reciclar suas práticas e processos constantemente é imprescindível!

Por isso, para não tornar-se obsoleto, é essencial cultivar a cultura da melhoria contínua em todos os processos desenvolvidos pelas IEs. Para isso, nada melhor que fazer do Benchmarking Educacional uma rotina.

O processo é relativamente simples: mantenha-se atento aos movimentos do mercado e adapte-se rapidamente. Quanto mais esse processo estiver incorporado à rotina, mais rápida é a capacidade de adaptação da instituição e melhores serão seus resultados.

Por exemplo, quando um concorrente lança uma nova estratégia durante a sua campanha de captação de alunos, em qual destas situações sua instituição se encontra?

A) Percebemos rapidamente o movimento e reagimos imediatamente, conseguindo mitigar as perdas e recuperar o resultado ainda dentro daquela campanha;

B) Demoramos para perceber o movimento, mas assim que identificamos, reestruturamos nosso planejamento para a próxima campanha;

C) Demoramos para perceber o movimento e somos resistentes em mudar nossos processos.

Nem preciso falar que o objetivo é que a sua instituição seja do tipo “A”, não é mesmo? No caminho para isso, você, enquanto gestor, junto à sua equipe, precisará se atentar a dois principais desafios, veja:

1) Aumentar a capacidade de identificação de movimentos do mercado

O quanto antes você identificar uma possível ação dos seus concorrentes, mais rapidamente você poderá agir.

Durante o período de inscrições, por exemplo, é comum que os concorrentes façam o uso de descontos e incentivos. Quanto mais rápido você tomar conhecimento dessas ações, mais efetiva e viável é uma potencial reação. Mas você deve estar se perguntando: como acelerar a identificação dos movimentos dos meus concorrentes?

  • Faça, periodicamente, pesquisas de concorrentes

Faça pesquisas de concorrentes semanais ou, no mínimo, mensais, principalmente durante o período de inscrições.

Há várias formas de fazermos pesquisas de concorrentes, mas o processo central consiste na simulação do processo de inscrição de seus concorrentes diretos. Essa tática permite que você conheça os processos e a experiência de seus candidatos nessas instituições, além de manter-se atualizado sobre sua política comercial e campanhas atuais.

É importante destacar que o objetivo dessas ações é a atualização das informações públicas fornecidas por seus concorrentes. Desse modo, não estamos falando de espionagem, que é uma prática (crime) com a finalidade de obter informações confidenciais e/ou secretas.

  • Faça de cada consultor uma fonte de atualização estratégica 

Seus consultores de relacionamento conversam diariamente com interessados e candidatos e uma de suas funções é ouvir seus potenciais alunos. Essa tarefa é especial por vários motivos, como: identificar objeções, críticas construtivas e reconhecer ações de concorrentes.

O interessado, quando questionado da forma correta, fornece várias informações importantes sobre sua concorrência direta. Afinal, ele está participando de outros processos seletivos e a comparação é natural.

O que é essencial, nessa tática, é estabelecer uma conexão rápida com seus consultores para que, uma vez que eles identifiquem uma ação relevante, essa informação chegue até o nível tático / estratégico rapidamente. Essa cultura de feedback deve ser incentivada como padrão de compartilhamento com todos os colaboradores.

2) Aumentar a velocidade de adaptação à mudança (reação aos movimentos)

Pouco adianta ter acesso rápido à informação se não houver agilidade na tomada de decisão. O segmento educacional, historicamente, tem uma política de comunicação formal e setorizada. É compreensível, afinal estamos falando de um setor de alta regulamentação e exigências críticas devido à importância de seus processos.

Entretanto, quando o assunto é eficiência, precisamos quebrar alguns paradigmas para viabilizar um equilíbrio entre a criteriosidade e o relacionamento com os estudantes. Para isso:

  • Dê autonomia para as suas equipes

A dica número 1, neste quesito, é estabelecer um (bom) nível de autonomia para os departamentos de Marketing e Relacionamento. Isso significa que, durante a operação, devem ser pré-estabelecidas possibilidades, alternativas que a equipe tática (supervisores e/ou gerentes) possa lançar mão sem a necessidade de um fluxo de autorização. Dessa forma o time, munido do cenário, das metas e das suas possibilidades, terá mais eficiência nas reações aos movimentos do mercado.

  • Defina um canal rápido de comunicação para aprovações

Sim, o imprevisto pode ser previsível. Ou seja, podemos nos preparar para os imprevistos e termos definido um plano de ação para quando eles ocorrerem. Logo, é importante haver um canal de comunicação direto, rápido e desburocratizado para aprovações que esteja fora da autonomia da operação.

Assim, tendo estabelecido o responsável pela aprovação e o canal de comunicação, é possível viabilizar ações que surtam efeito imediato, evitando, com isso, os agendamentos de reuniões que desencadeiam pautas de conselho e que acabam não se materializando em ações práticas em tempo viável.

Quer mais dicas sobre como tornar a sua instituição de ensino referência no âmbito educacional? Então, confira o blog post que preparamos para te ajudar, basta clicar na imagem abaixo. 😉

Torne sua IES referência - Rubeus

Agora que vimos os conhecimentos iniciais sobre o Benchmarking Educacional, que tal aprofundarmos? Para isso, separamos os principais benefícios que poderão ser obtidos por sua instituição ao adotar essa metodologia, veja:

3 benefícios do Benchmarking Educacional

1) Pensando “fora da caixa”: expansão do conhecimento

Ao realizar o Benchmarking Educacional, a instituição de ensino consegue conhecer detalhadamente quais são as melhores e mais eficientes práticas realizadas no mercado educacional.

Com isso, é possível identificar as razões pelas quais determinada instituição está se sobressaindo. Além disso, essa estratégia permite que você expanda seus conhecimentos, possibilitando a melhoria e a adequação das suas práticas com base no que os seus potenciais alunos realmente valorizam.

2) Otimização das práticas e técnicas utilizadas

Como vimos, após realizar o Benchmarking, sua instituição de ensino poderá repensar, reciclar e otimizar todos os seus processos internos, bem como as práticas externas.

Essa situação permite que você passe a entregar processos totalmente atualizados e de acordo com as exigências e especificidades do seu cenário, evitando e prevenindo, assim, a perda de competitividade pela falta de melhoria contínua e atualização.

3) Aumento do desempenho organizacional

Por fim, sua instituição conseguirá obter, através da aplicação do Benchmarking, melhores resultados nos processos de captação e permanência sustentável de alunos, o que impacta diretamente no desempenho de toda IE.

Para conseguir esses e muitos outros benefícios, é importante saber como aplicar, de forma eficiente, a metodologia de Benchmarking Educacional.

Pensando nisso, disponibilizamos, neste material, um bônus composto de 8 passos para nortear a realização do Benchmarking Educacional em sua instituição de ensino. Antes disso, preparamos um exemplo prático da aplicação dessa ferramenta:

Imagine que sua instituição de ensino esteja enfrentando sérios problemas em seu processo seletivo atual, em questões como planejamento, preparação de candidatos e prazos, por exemplo. E essa sequência de problemas está impactando negativamente em sua taxa de conversão.

Uma coisa é certa: se a situação continuasse assim, os objetivos da sua instituição de ensino seriam fortemente prejudicados. Por isso, após muito esforço e dedicação, sua equipe identificou que o motivo dessa situação era, principalmente, a desatualização das práticas realizadas durante o seu processo seletivo.

Com essa descoberta, evidenciou-se a necessidade de encontrar um meio eficiente de otimizar e atualizar todas as práticas e, inclusive, a divisão das etapas inerentes ao seu vestibular.

Diante disso, você começou a pesquisar por soluções. Sabendo da gravidade da situação, uma colega de trabalho que já tinha vivenciado essa experiência em uma outra IE sugeriu o Benchmarking Educacional. Essa estratégia serviria como uma prática capaz de solucionar o seu dilema.

Você pediu para que ela explicasse um pouco sobre a metodologia dessa ferramenta e contasse um pouco de como tinha sido a experiência ao utilizá-la. Após sua explicação, você ficou completamente convencido de que essa era exatamente a solução que precisava.

Não espere perder alunos como no exemplo, agora é o momento ideal para começar a pesquisar mais sobre o tema. Em paralelo, é importante esquematizar um modelo próprio de realização do Benchmarking Educacional ou, até mesmo, seguir um já pré-definido.

Quais são os tipos de Benchmarking? E qual minha IE deve utilizar?

Já sabemos o quão vantajoso o Benchmarking é para as instituições de ensino. O que ainda não falamos é que ele pode assumir diferentes versões. Há alguns tipos de Benchmarking e, por isso, separamos algumas informações estratégicas para você descobrir qual é o melhor para a sua IE:

Mas qual tipo minha IE deve adotar?

Existem diferentes modalidades de Benchmarking e é necessário que sua instituição saiba quais se encaixam na sua estratégia e realidade. Por isso, não há um tipo certo ou ideal, é preciso verificar o que melhor se adequa às peculiaridades da sua instituição.

Nós, da Rubeus, entendemos que essa tarefa pode ser um pouco complicada para começar do zero e, por isso, queremos te ajudar! Para que a sua instituição saiba por onde começar, que tal realizar um Diagnóstico Institucional para verificar se as ações utilizadas estão realmente sendo eficazes?

Para solicitar, de forma gratuita, um Diagnóstico Institucional da sua instituição, basta clicar na imagem abaixo!

Solicite um Diagnóstico Institucional - Rubeus

Após verificar as informações importantes desse Diagnóstico, você poderá compará-lo com as práticas percebidas através do Benchmarking Educacional. Assim, saberá exatamente onde precisará focar seus esforços. 😉

+BONUS: Passo a passo para realizar o Benchmarking Educacional

1) Realize uma análise interna e externa

O primeiro passo para a realização do Benchmarking para as instituições de ensino é realizar uma análise interna e externa completa da IE. Aqui é importante que você conheça com detalhes a sua situação atual e leve em consideração todas as variáveis que compõem o seu ambiente.

Uma boa ferramenta bastante estratégica para realizar isso é a Análise SWOT Educacional. Com ela, é possível identificar seus pontos fortes e fracos (análise interna) bem como as oportunidades e ameaças do cenário educacional (análise externa). E, assim, você terá subsídios para basear todo o seu processo de Benchmarking.

2) Defina estratégias e objetivos do Benchmarking Educacional

É fundamental ter ciência de tudo o que é bom e o que ainda pode ser melhorado. Logo depois, você terá que definir precisamente o que você pretende alcançar com a realização do Benchmarking Educacional.

Para isso, é essencial que você defina seus objetivos e metas de forma bastante clara, objetiva e estratégica. Ou seja, tanto os seus objetivos quanto as metas devem ser SMART (Em português: Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporal). Isso estimulará o direcionamento dos esforços de forma mais precisa, o que consequentemente, aumentará as chances de sucesso da prática.

3) Escolha o responsável pela realização

O terceiro passo refere-se à forma que você obterá as informações necessárias. Ou seja, quem será a pessoa encarregada pelo desenvolvimento e aplicação do Benchmarking.

Você pode contratar uma empresa especializada na realização desse processo. Outra opção é estruturar uma equipe interna responsável pela execução ou, até mesmo, você pode ser o responsável/executor dele.

4) Realize o processo e analise as respostas

Chegamos agora em um momento mais prático do processo.

Aqui é interessante que você realize uma pesquisa junto ao mercado educacional. Posteriormente, selecione as instituições consideradas por você como concorrentes diretas e/ou referências. Leve em consideração também IEs símbolos de excelência nos pontos que constituem seu objetivo previamente definido.

Após a identificação de tais instituições, você pode realizar, em cada uma delas, o processo de Benchmarking. Em seguida, é imprescindível analisar todas as respostas obtidas, buscando encontrar padrões.

5) Escolha a melhor prática para sua IE

Depois do acompanhamento das respostas levantadas, é a hora de iniciar o próximo processo: identificar. Aqui, você deve visualizar qual é a prática mais viável de ser implantada e/ou otimizada em sua instituição de ensino.

Nesse momento, é importante que você leve em consideração todos os prós e contras de cada uma delas. Além disso, pondere sobre os resultados da sua Análise SWOT Educacional. Sendo assim, você conseguirá escolher a melhor para atender às suas reais necessidades.

6) Desmembre e entenda

Uma vez definida a prática a ser realizada, é essencial desmembrá-la em pequenas partes. Assim, será possível entender o seu funcionamento nos mínimos detalhes.

Imagine um problema muito grande, resolvê-lo por inteiro de uma só vez pode ser muito difícil, não é mesmo? No entanto, você pode dividi-lo em pequenos probleminhas. Desta forma, você poderá ir solucionando um por um. Isso te poupará tempo e contribuirá para que encontre a solução será mais assertiva, facilitando a visualização das formas de resolvê-lo. Você deve fazer o mesmo com essa prática.

7) Planeje e estruture o processo de implantação

Nessa etapa, você já tem sua solução em mãos.

É hora de planejar e estruturar como ocorrerá todo o seu processo de implantação etapa por etapa. Para isso, um dos primeiros passos é trabalhar a internalização desta prática. Isso significa que você deve anunciá-la a toda a sua equipe, conscientizando-os da real importância e até mesmo do longo processo percorrido até ali.

Além disso, nessa fase, você deve realizar um planejamento completo e estruturado de toda a implantação. Como assim? Um fluxo de atividades e ações a fim de alcançar o seu objetivo final: a implantação eficiente de tal prática ao contexto da sua instituição.

8) Aplique a prática adaptada para a sua instituição e monitore os resultados

Enfim, chegamos na parte mais delicada de todo o processo de Benchmarking Educacional: a aplicação em si.

O processo deve ser totalmente reformulado, de acordo com o cenário educacional da sua IE. Posteriormente, é imprescindível que você monitore e acompanhe de perto todos os resultados e métricas gerados.

Esse monitoramento pode ser realizado por meio da avaliação dos resultados das medidas de ação tomadas. Mas lembre-se: tenha em vista as mudanças realizadas e os resultados obtidos pela concorrência.

Conclusão

Como vimos, o Benchmarking Educacional configura-se como uma estratégia eficiente. Ele possibilita estender, ao âmbito da sua IE, as melhores técnicas empregadas em instituições referência no setor educacional e/ou concorrentes diretas.

O uso dessa ferramenta permite que as instituições visualizem e compararem as melhores e piores práticas da concorrência com as empregadas por sua IE.

Basicamente, veja o que seus maiores e melhores concorrentes estão praticando e se está gerando bons resultados. Desta forma, por meio do Benchmarking Educacional, você pode reformular, adaptar ou, ainda, inovar em algo correlacionado à estratégia da sua instituição.

E se você perceber uma prática em que elas erraram e, consequentemente, obtiveram prejuízos em seus resultados? Nessa situação, você já sabe o que não fazer e poderá trabalhar para fazer diferente.

Logo, a prática do Benchmarking Educacional é capaz de promover e incentivar a inovação interna, além de minimizar possíveis falhas e problemas. Para isso, é importante que ele seja um processo contínuo, assimilado e sincronizado pela cultura da instituição de ensino.

Agora, queremos saber de você: sua IE já utiliza o Benchmarking Educacional como estratégia para obter melhores práticas de atuação? Fale conosco! 😉

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