Confira 8 dicas para bater metas de captação de alunos, reduzir perdas no funil e direcionar suas estratégias para gerar mais matrículas.
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Introdução
Sua campanha está em andamento, os leads estão chegando, a equipe está trabalhando, mas as matrículas ainda estão abaixo do esperado? Quando isso acontece, aumentar o volume de anúncios ou intensificar as abordagens comerciais nem sempre é a melhor resposta. Antes, é preciso entender quanto falta para alcançar a meta, onde as oportunidades estão sendo perdidas e quais ações podem produzir impacto no tempo disponível.
Por isso, as melhores dicas para bater metas de captação de alunos não necessariamente começam com uma nova campanha. Elas começam com dados, prioridades bem definidas e capacidade de agir rapidamente sobre o funil.
Neste conteúdo, reunimos 8 ações práticas para ajudar sua instituição a identificar gargalos, aproveitar melhor as oportunidades existentes e aumentar as chances de alcançar a meta de matrículas.
Antes das dicas: transforme a meta de matrículas em uma meta de funil
Dizer que a instituição precisa matricular 500 novos alunos é importante, mas esse número, sozinho, não orienta a operação. A equipe precisa entender quantas oportunidades serão necessárias em cada etapa para chegar às 500 matrículas.
Imagine, por exemplo, que a instituição precise realizar mais 100 matrículas. A partir das taxas de conversão do próprio processo, ela pode estimar:
- Quantas inscrições precisa gerar;
- Quantos leads precisam avançar para inscrição;
- Quantas oportunidades devem entrar no funil;
- Quanto cada canal precisará contribuir;
- Em quais etapas a conversão precisa melhorar.
Esse cálculo deve ser feito com os dados reais da instituição. Não existe uma taxa de conversão universal que possa ser aplicada a todas as operações educacionais.
O importante é trabalhar a meta de trás para frente. Se o gestor sabe quantas matrículas precisa conquistar e conhece a conversão de cada etapa, consegue identificar com muito mais precisão onde precisa agir.
Também vale aplicar a lógica das metas SMART. Ou seja, trabalhar com objetivos específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e definidos dentro de um período.
Em vez de: Precisamos aumentar as matrículas. Prefira: Precisamos conquistar 100 novas matrículas até o encerramento da campanha e acompanhar semanalmente a contribuição de cada etapa do funil. 👉 A segunda meta permite gestão. A primeira expressa apenas uma intenção.
8 dicas para bater metas de captação de alunos e transformar esforço em matrículas
1. Descubra onde está o maior gargalo da sua captação
Antes de criar novas ações, olhe para o funil. Uma instituição pode estar atraindo muitos interessados, mas convertendo poucos em inscritos. Outra pode ter um bom volume de inscrições, mas perder candidatos entre inscrição e matrícula.
Esses dois cenários exigem estratégias completamente diferentes. Por isso, acompanhe a conversão entre etapas, como: Lead → inscrição → processo seletivo → matrícula
Adapte o fluxo à realidade da sua instituição. Se o problema estiver entre lead e inscrição, talvez seja necessário rever comunicação, abordagem comercial, qualificação ou proposta de valor. Se estiver entre inscrição e matrícula, vale investigar objeções, atendimento, documentação, pagamento ou outras fricções existentes nessa fase.
A primeira pergunta para quem quer bater uma meta não deve ser “o que podemos fazer a mais?”, mas “onde estamos perdendo oportunidades que já conquistamos?”.
💡 Dica prática: compare o funil atual com campanhas anteriores. Mudanças significativas nas taxas de uma etapa podem revelar rapidamente onde concentrar os esforços.
2. Direcione suas estratégias e comunique certo
Suas personas estão atualizadas e gerando resultados? Se não, é hora de revisá-las para saber se ainda fazem sentido para sua IE.
Você sabe o que realmente chama a atenção dos seus leads? O que seu potencial aluno procura? 🤔
Ao definir suas personas, responder essas perguntas fica muito mais fácil! Ainda não sabe o que são personas? Corre e confira esse conteúdo: 11 exemplos de personas para IEs: saiba como construir as suas.
Basicamente, diversas variáveis podem impactar o processo de tomada de decisão dos potenciais alunos. Ao entender o seu potencial aluno, suas dores, anseios, necessidades, gostos e particularidades, fica mais fácil definir estratégias que gerem conversões e matrículas.⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Uma dica para quem quer fazer uma avaliação científica mais aprofundada do perfil do seu aluno ideal é utilizar os grupos focais.
O grupo focal é um método utilizado em pesquisas qualitativas. Para realizá-lo, forma-se um grupo entre 6 e 12 pessoas escolhidas aleatoriamente entre seus alunos.
💡 SEMPRE É MUITO MAIS ESTRATÉGICO INVESTIR NA COMUNICAÇÃO DIRECIONADA DO QUE GENERALIZÁ-LA!
3. Priorize os canais que realmente contribuem para matrículas
Volume de leads não é sinônimo de resultado. Um canal pode gerar centenas de contatos a um custo aparentemente baixo e, ainda assim, produzir poucas matrículas. Outro pode gerar menos oportunidades, mas apresentar uma conversão muito superior ao longo do funil.
É por isso que, durante uma campanha, não basta acompanhar métricas como alcance, cliques ou quantidade de leads. Cruze os dados e observe:
- Volume de leads por canal;
- Inscrições geradas;
- Matrículas;
- Taxa de conversão;
- Custo de aquisição;
- Evolução das oportunidades pelo funil.
Ao entender quais canais de aquisição estão trazendo oportunidades mais qualificadas, a instituição consegue decidir com mais segurança onde manter, reduzir ou ampliar investimentos. Isso não significa abandonar imediatamente os canais com menor conversão. O problema pode estar na campanha, no público, na página de destino ou na abordagem posterior.
A ideia é parar de avaliar canais apenas pelo volume e começar a analisar sua contribuição para a meta final. Saiba mais:
4. Invista, otimize e monitore os canais de aquisição
Rastreie os canais de aquisição de leads, dessa forma você fará campanhas mais assertivas.
Basicamente, um canal de aquisição para captação de alunos é onde você “encontra” seus clientes pela primeira vez. São as “fontes” que a sua faculdade ou escola utiliza no dia a dia para gerar e captar mais potenciais alunos.
Os canais de aquisição para captação de alunos podem ser empregados desde as suas campanhas on-line até às presenciais. Ou seja, eles podem ocorrer tanto on-line quanto off-line. Dessa forma, podem assumir diferentes versões.
E-MAIL MARKETING:
Em resumo, um bom fluxo de e-mail direcionado para os seus potenciais alunos é capaz de entregar o conteúdo certo, para a pessoa certa e no momento que ela precisa.
Assim, ao estruturar e segmentar uma boa lista de contatos gerados a partir de seus leads, suas chances de obter bons resultados são maiores.
ANÚNCIOS:
Outra estratégia para vender cursos é apostar no tráfego pago, principalmente através do Google Ads e do Facebook Ads. Assim, sua IE irá criar anúncios que aparecem nos resultados de pesquisa para palavras-chave específicas relacionadas ao seu curso.
Dessa forma, defina quais são as palavras-chave que o seu público-alvo é propenso a usar para pesquisar seu curso e estruture seus anúncios em torno delas.
SITE:
O site tem um poder enorme de influenciar a decisão de compra, tanto positiva quanto negativamente. É através dele que a sua IE “se mostra” e é “encontrada” pelos leads. Por isso, o seu site deve estar otimizado e sempre atualizado.
Você sabe se o website da sua instituição tem perdido muitos leads? Sugiro que leia este conteúdo: “Como criar um site educacional: dicas primordiais para fazer isso bem feito“!
BLOG:
O blog é um ótimo lugar para promover a sua instituição de ensino como um todo e também o seu curso, especialmente se o time de Marketing publicar regularmente conteúdo gratuito relacionado ao tema do seu curso.
O blog tem o objetivo de fazer a ponte dos leads para o site. Sendo assim, ele deve possuir conteúdos educativos que “mostram” ao lead que ele precisa do seu curso.
5. Reative leads “estagnados”
Sabe aqueles leads que estão em sua base de dados há tempos, mas não interagem com a mesma frequência de antes e sua instituição de ensino considera como “estagnados” na Jornada de Compra? Você sabia que muitos deles podem ser reaquecidos?
Uma ação muito eficaz para aquecer leads estagnados é o envio de e-mails de qualificação, que são, basicamente, e-mails enviados aos leads da instituição de ensino a fim de identificar o interesse e tentar convertê-los em potenciais alunos.
Para não alongarmos muito, vou deixar aqui um conteúdo complementar no qual detalhamos mais sobre como elaborar e-mails de qualificação altamente persuasivos. Não deixe de conferir, combinado?
6. Ajuste a comunicação às objeções reais dos candidatos
Se a conversão está abaixo da meta, repetir a mesma mensagem com mais frequência dificilmente resolverá o problema. É preciso descobrir o que está impedindo o avanço.
Converse com a equipe de atendimento e analise os registros do relacionamento para identificar objeções recorrentes. Os candidatos estão questionando:
- Preço e condições de pagamento?
- Modalidade?
- Localização?
- Qualidade ou reconhecimento do curso?
- Mercado de trabalho?
- Duração?
- Processo seletivo?
- Documentação?
Essas respostas ajudam Marketing e Comercial a trabalharem sobre problemas reais da jornada, em vez de criarem comunicações baseadas apenas em suposições.
Os diferenciais da instituição também devem entrar nessa estratégia. Infraestrutura, metodologia, atividades extracurriculares, recursos acadêmicos ou outros atributos só devem ser usados como argumento quando forem verdadeiros e realmente relevantes para aquele público.
Não basta comunicar mais. Para melhorar a conversão, muitas vezes é necessário comunicar melhor.
7. Garanta que o seu site seja encontrado nos mecanismos de busca
Ter um site não é suficiente para alcançar bons resultados. Ele precisa estar 100% otimizado para conversão! Para isso, é essencial pensar em práticas de otimização para tornar a experiência de navegação realmente efetiva.
Ou seja, você precisa facilitar todo o percurso do potencial aluno em seu website.
Para ser tão otimizado à conversão, faz-se necessário que, seu site contenha, no mínimo, três grandes ações:
- Conteúdo relevante;
- Discurso de condução estratégico;
- Gatilhos mentais em todas as fases do funil (CTAs).
Tá legal, mas como vou fazer isso na prática? Bem, nós te contamos tudo nesses conteúdos:
8. Acompanhe a meta durante a campanha, não apenas no final
Descobrir no último dia que a campanha ficou 20% abaixo da meta não ajuda a corrigir o resultado. Gestão de captação exige acompanhamento durante a execução.
Por isso, estabeleça uma rotina de análise compatível com a duração e intensidade da campanha e acompanhe indicadores como:
- Matrículas realizadas versus meta;
- Matrículas necessárias para atingir o objetivo;
- Conversão por etapa;
- Oportunidades paradas no funil;
- Desempenho por curso;
- Desempenho por canal;
- Tempo de avanço;
- Principais motivos de perda.
A partir desses dados, a equipe consegue identificar desvios antes que seja tarde demais.
O CRM educacional pode apoiar essa visão ao centralizar dados, acompanhar a jornada das oportunidades e gerar indicadores relacionados à conversão e ao desempenho dos canais. Lembre-se: meta não deve ser um número consultado no fim da campanha. Deve funcionar como instrumento de gestão durante todo o processo.
Na prática, use o CRM para responder perguntas como:
- Quais oportunidades estão há mais tempo sem avançar?
- Qual etapa concentra a maior perda de candidatos?
- Quais cursos estão mais distantes da meta?
- Quais canais trazem candidatos com maior conversão?
- Quem precisa de uma nova abordagem da equipe?
- Quais ações estão contribuindo para o avanço das oportunidades?
Quando essas respostas estão disponíveis, a equipe deixa de agir apenas por percepção e consegue priorizar esforços de acordo com o que está acontecendo na campanha.
Dica bônus: use automação para não deixar oportunidades sem acompanhamento
Falha de comunicação: o problema mais antigo de toda organização. Gargalos ou ruídos na comunicação podem implicar em impactos significativos na captação de alunos.
No fluxo de captação, a automação de marketing permite segmentar o envio das mensagens, o agendamento das ligações e o controle da movimentação dos processos. Ou seja, é possível enviar a mensagem certa, na hora mais adequada para a pessoa certa!
Portanto, é essencial que a sua IE conte com uma ferramenta capaz de automatizar o relacionamento com potenciais e atuais alunos.
| Você sabia? A Plataforma Rubeus atua como um elo de ligação entre a sua ferramenta de automação e as informações dos potenciais e atuais alunos. Isso significa que ajudar a sua instituição a criar e manter um relacionamento próximo com potenciais e atuais alunos é uma das nossas metas. Em resumo, com o recurso de Automação de Marketing e Relacionamento da Plataforma Rubeus, sua instituição desfruta de diferentes benefícios, veja alguns deles: – Criação de atividades de acordo com uma ação ou prazo; – Disparo de uma régua de relacionamento de e-mails a cada X dias, horas ou minutos; – Disparo de e-mails ou SMS conforme mudança de fase (etapa) no processo; – Mudança de etapa no processo de acordo com uma determinada ação; – Comunicação a uma lista de e-mails que houve determinada ação; – Atribua, remova ou modifique um responsável por um registro; – Altere o status de um registro para “ganho”, “perdido” ou “em andamento”. Quer saber mais? Confira o nosso conteúdo “Plataforma Rubeus e automação de marketing: 5 motivos para investir”! |
Transforme dados de captação em ações mais estratégicas
A Plataforma Rubeus é um CRM desenvolvido para instituições de ensino e apoia a gestão dos processos de captação, relacionamento e permanência, centralizando informações sobre potenciais e atuais alunos.
Com uma visão mais organizada da jornada e dos indicadores da campanha, sua instituição pode identificar gargalos, acompanhar oportunidades e orientar melhor as ações de relacionamento.
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Com tecnologia, automação e foco em produtividade, você ganha controle e escala na conversão de leads em matrículas. Vamos conversar?
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Conclusão
Quando uma campanha está abaixo do esperado, é tentador responder aumentando mídia, enviando mais mensagens ou lançando novas ações. Mas o resultado pode estar escondido em outro lugar.
Por isso, as principais dicas para bater metas de captação de alunos passam por um princípio comum: entender onde sua instituição está, quanto falta para chegar à meta e quais movimentos têm maior potencial de impactar o resultado.
Quando dados, Marketing, atendimento, Comercial e tecnologia trabalham sobre a mesma visão do funil, a campanha ganha mais previsibilidade e a equipe consegue responder aos problemas antes que eles comprometam o resultado.
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Para usar como referência acadêmica
– Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Dicas para bater metas de captação de alunos. Rubeus, 2022. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/dicas-para-bater-metas-de-captacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2022, 19 de setembro. Dicas para bater metas de captação de alunos. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/dicas-para-bater-metas-de-captacao/
