Metodologia Rubeus de Captação Sustentável: consiga alunos o ano todo

Conseguir alunos durante o ano todo é um dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino. Então que tal contar com uma plataforma que te ajude nesse desafio? Neste blog post, apresentamos o CRM Educacional Rubeus e a Metodologia Rubeus de Captação Sustentável. Detalhamos como eles ajudam as IEs a obterem melhores resultados. Confira! 📝🎯

Tempo aproximado de leitura: 6 – 8 minutos

Introdução

“Você não perde vendas pela qualidade ou pela natureza do produto, perde pela falta de relacionamento.”

Tom Peters

Criar e estabelecer um bom relacionamento com potenciais alunos é uma das práticas fundamentais para influenciar positivamente a escolha por sua IE. Mas engana-se quem acha que o relacionamento deve ser trabalhado somente durante a conquista do lead, ele precisa ser uma prática contínua.  

Em resumo, através de uma relação de alto nível, é possível conduzir todas as interações, bem como gerar nutrir as suas experiências e, assim, conquistar a confiança e a satisfação desde o primeiro contato do interessado com a instituição.

Assim, quando tratamos de relacionamento, é inegável a importância de um bom processo de vendas. Além disso, é primordial incorporar a excelência, tanto aos processos de captação quanto aos de permanência dos alunos.

Dessa forma, é pensando nisso que desenvolvemos uma metodologia exclusiva e inteligente que trabalha a captação e a Gestão da Permanência de alunos. Em resumo, o nosso objetivo é auxiliar a sua instituição de ensino a criar e manter um relacionamento sólido e que culmine em conversão, com potenciais e atuais alunos, além de trabalhar processos inovadores para retê-los em sua IE.

Conheça a Metodologia Rubeus de Captação Sustentável

Entendemos a importância da criação e manutenção de um relacionamento durante a Jornada de Compra Educacional do potencial aluno. Além disso, acreditamos que devemos possibilitar e facilitar a excelência no relacionamento entre a instituição de ensino e seus potenciais e atuais alunos.

Assim, com o intuito de alcançar essa excelência e obter um resultado efetivo e duradouro nesses processos, consideramos que somente soluções tecnológicas em si não são suficientes. Por isso, entregamos a nossa solução atrelada à Metodologia Rubeus de Captação Sustentável.

Em suma, acreditamos que apenas por meio de um trabalho coeso e estruturado é possível alcançar resultados de sucesso. Assim, dentre os objetivos da Metodologia Rubeus de Captação Sustentável estão:

• Aumento da captação no topo do funil;
• Qualificação de interessados;
• Aumento de conversões;
• Diminuição de custos de captação.

Em resumo, ela é dividida em duas fases essenciais: captação e permanência que, em sinergia, contribuem para a eficiência de toda a metodologia em si.

Mas antes de vermos cada uma das etapas, que tal recapitularmos?

A importância da sinergia no ambiente educacional

Há um erro muito comum cometido pelas instituições de ensino, erro que compromete todo o resultado obtido: infelizmente em muitos casos, as equipes de captação de novos clientes não alinham as metas e o plano tático. Resultado? Dificuldades em diversas ações de Marketing, Vendas e Atendimento. Daí a importância de uma boa sinergia entre os times.

Em resumo, a sinergia no ambiente educacional acontece quando as equipes de Marketing e de Vendas trabalham em sincronia. Esse trabalho visa alcançar um objetivo comum (Smarketing Educacional), ou seja, aumentar o número de alunos.

Dessa forma, quando há sinergia, as equipes envolvidas conseguem trabalhar melhor, identificando os gargalos e ajustando os processos. Essas ações aumentam as chances de potencializar os resultados da instituição.

🧲 Processos de captação

1ª) Atração

A primeira etapa do processo de captação proposta pela Metodologia Rubeus de Captação Sustentável é a atração. Em síntese, essa etapa é uma das mais importantes quando o assunto é como conseguir alunos. Isso porque ela é capaz de impactar o desenvolvimento de todas as etapas seguintes. Sendo assim, é necessário planejá-la bem, a fim de que se possa atrair um maior número de potenciais alunos para serem transformados em interessados.

Nessa fase, podemos utilizar duas estratégias eficientes para potencializar os resultados de atração: o Inbound Marketing (nutrição de lead) e o Outbound Marketing (captação ativa).

Para aplicá-los, o mais indispensável é analisar o tempo necessário para que as estratégias funcionem. Em nossa Metodologia Rubeus de Captação Sustentável, inserimos o conceito de Funil de Captação em Y, em que podemos utilizar ambas as estratégias para uma atuação sólida e eficiente. 

O Funil de Captação em Y, embora não seja tão conhecido como o Funil de Captação Tradicional, é um grande aliado para as estratégias de atração. Portanto, deve ser estudado e analisado com atenção. Isso porque, quando bem aplicado em sua instituição de ensino, deixa o seu processo de geração de leads cíclico. Assim, a cada campanha, você consegue trabalhar os leads da campanha atual e já preparar os das próximas.

Contudo, para que ele seja realmente eficaz e gere resultados, é preciso que a instituição saiba como e em qual momento utilizar cada uma de suas estratégias. 

💡 Saiba mais sobre esse tema, lendo nosso blog post “Funil de Captação de Alunos em Y: unindo estratégias de Inbound e Outbound“. 

2ª) Nutrição 

A segunda etapa trabalhada é a nutrição. Nessa etapa, utiliza-se tanto a prospecção passiva quanto de prospecção ativa. Desse modo, será possível estimular o interessado a adquirir o serviço da IE.

Através do Inbound Marketing, a principal função dessa etapa é qualificar os leads, enviando conteúdos ricos e relevantes durante todo fluxo de nutrição. Assim, o interessado será alimentado por materiais de condução. Esses conteúdos devem ser capazes de encaminhá-lo até o fundo do Funil de Marketing.

Já por meio do Outbound é factível identificar, com um pouco menos de efetividade, as melhores oportunidades. Sendo possível entregar uma lista para que o trabalho de call center seja executado dentro do período de inscrições. A finalidade é levar o máximo de pessoas interessadas até a inscrição por meio do Cold Calling 2.0 e Cold Mailing.

3ª) Conversão

A última etapa do processo de captação de alunos é a conversão. O objetivo, neste momento, é desenvolver ações estratégicas para conseguir alunos o ano todo, transformando os já inscritos em matriculados. Logo, a  partir dessa fase, o candidato começa a receber um relacionamento one to one por um consultor de carreira da sua equipe de captação. Isso porque é preciso conduzi-lo, de forma natural e eficiente, até a matrícula.

Ademais, ainda nessa fase, é necessário segmentar as oportunidades perdidas no processo de captação atual e suas objeções. O propósito é segmentar as listas e devolver para o time de Marketing inserir nos fluxos de nutrição. Assim, no próximo processo de captação, a equipe poderá trabalhar as melhores oportunidades extraídas delas.

Portanto, a segmentação de listas de contatos é uma das principais estratégias que as IEs devem colocar em prática. Isso porque segmentar é fundamental para obter êxito nas campanhas de e-mail marketing. Dentre os critérios que podem ser utilizados para segmentar as listas estão:

• idade;
• localização;
• curso;
• modalidade;
• data de aniversário;
• renda;
• persona;
• tipo de empresa;
• cargo;
• formações anteriores;
• ticket médio.

⚙️ Processos de Permanência

1ª) Controle de evasão

A primeira etapa dos processos de permanência de alunos, proposta pela Metodologia Rubeus de Captação Sustentável é o controle de evasão. Em resumo, o primeiro grande desafio das instituições de ensino é evitar e minimizar a evasão dos alunos. 

Por isso, essa etapa é indispensável se levarmos em consideração os dados fornecidos pela 9ª edição do Mapa do Ensino Superior, que indica que a taxa de evasão em cursos de ensino superior atingiu 31,6% nos cursos presenciais e 34,9% na modalidade EAD.

Assim, nessa etapa, a Metodologia Rubeus de Captação Sustentável propõe ações estratégicas e inteligentes que permitem que as instituições de ensino realmente tornem seus matriculados em alunos.

💡 Pegue dicas valiosas em nosso conteúdo: “Como diminuir a evasão escolar: indicadores preventivos, dicas e estratégias“.

2ª) Satisfação

Após conseguir realizar a etapa anterior, é hora de tornar o aluno um verdadeiro “embaixador” da instituição. Dessa forma, a partir de agora, além de não sair da sua instituição, ele começará a falar bem dela para os amigos e familiares. Essa divulgação e promoção acaba se tornando um poderoso processo de marketing boca a boca.

A fim de verificar o quão satisfeito estão os seus alunos, é fundamental realizar um acompanhamento consistente. Isso porque a satisfação é um dos principais sinalizadores de possíveis evasões.

3ª) Educação continuada 

Em resumo, a partir de agora não basta apenas manter o aluno e transformá-lo em fã da instituição, é necessário também trabalhar um certo encantamento capaz de incentivá-lo a consumir os demais serviços disponíveis em sua IE. Mas como fazer isso? Mediante uma experiência de alto nível.

Assim, o principal objetivo dessa etapa é fazer com que o aluno fique tão satisfeito que queira continuar os estudos na instituição por já conhecê-la e confiar na qualidade dos seus serviços. Uma forma macro de visualizar essa situação é fazer com que aquele aluno que entrou na graduação, termine seu curso superior e continue na instituição até a conclusão da pós-graduação ou do mestrado.

Ademais, durante a graduação também há diversos momentos em que temos a oportunidade de conectar o aluno com atividades de extensão que irão, além de melhorar seu engajamento com o curso, aumentar o seu ticket médio.

Dessa forma, é essencial que a instituição de ensino utilize uma plataforma que permita a disponibilidade de informações estratégicas em tempo real. O coeficiente de rendimento nas disciplinas, a fase do curso, a empregabilidade do aluno e atividades extracurriculares são alguns exemplos básicos.

💡 Confira mais informações em nosso conteúdo sobre o tema: “Educação contínua: saiba mais sobre a prática de aprender a vida toda“.

O Tripé da Metodologia Rubeus de Captação Sustentável

Agora que você conhece toda a Metodologia Rubeus de Captação Sustentável, é interessante que conheça também o tripé que a compõe.

Esse tripé tem o objetivo de auxiliar as instituições de ensino em suas estratégias para conseguir alunos o ano todo. Basicamente, ele é composto por três variáveis, a saber:

• Pessoas:

Reconhecemos a impossibilidade de realizar qualquer processo sem pessoas. Precisamos delas para idealizá-lo, apoiá-lo e executá-lo. Também percebemos a dependência da tecnologia para com as pessoas, uma vez que as ferramentas tecnológicas são desenvolvidas, monitoradas e otimizadas por elas.

• Processos:

Os processos são responsáveis por nortear todo o trabalho desenvolvido pelas pessoas. E, ainda é peça determinante quando o assunto é a utilização da tecnologia. O mercado educacional é extremamente dinâmico e, assim, faz-se ainda mais necessária a definição e planejamento de processos eficientes.

• Tecnologia:

A tecnologia, como vimos, viabiliza o funcionamento dos processos presentes na instituição. Imagine, por exemplo, como uma equipe de captação composta por 3 pessoas, poderia realizar o processo de captação de alunos, ao relacionar-se com dois mil prospects em dois dias, se não fosse a tecnologia.

Por isso, ela também deve ser considerada uma grande facilitadora das atividades desenvolvidas pelas pessoas. Isso porque ela oferece formas eficientes para a realização das atividades humanas.

⚠️ É visível a forte interdependência entre essas três variáveis, não é mesmo? Por isso, se apenas uma ou duas estiverem consolidadas não será possível obter os bons resultados esperados. Logo, um dos pré-requisitos para o sucesso da Metodologia Rubeus de Captação Sustentável é estabelecer um forte processo de sinergia entre os três pilares citados.

Com a Metodologia Rubeus de Captação Sustentável é mais fácil conseguir alunos

O CRM Educacional Rubeus é o primeiro CRM desenvolvido exclusivamente para instituições de ensino. Por isso, ele permite potencializar as estratégias para conseguir alunos. Além disso, ele conhece detalhadamente todas as dificuldades presentes no cenário atual de captação de alunos das IEs.

Em resumo, isso quer dizer que ele permite que a instituição desenvolva eficientemente as atividades inerentes aos processos de captação e retenção de alunos. E, o melhor, conseguimos registrar todos os potenciais alunos identificados fora do período do processo seletivo, ao concentrarmos as melhores oportunidades em um só lugar, não deixamos com que a instituição perca nenhuma delas.  

O CRM Educacional Rubeus permite que as instituições de ensino revolucionem o relacionamento com os seus potenciais alunos. Além de otimizar o desenvolvimento do trabalho da equipe de captação.

🚀 Quer saber como fazemos isso? Confira nosso blog post “CRM Educacional Rubeus: conheça o primeiro CRM feito para educação“.

Principais desafios trabalhados pela Metodologia Rubeus de Captação Sustentável

O CRM educacional Rubeus migrou de um CRM para uma Plataforma devido à sua robustez e às suas diversas funcionalidades inovadoras.

Em resumo, ela acompanha e auxilia os resultados de captação e permanência de alunos da instituição, pois atua em toda a jornada do estudante. Desde o momento de decisão pela matrícula, passando por sua vida acadêmica, até a educação continuada. E, durante todas as etapas, a Plataforma Rubeus auxilia a instituição a antever e reagir aos desafios internos e externos.

Assim, para um melhor aproveitamento, elencamos alguns dos principais desafios trabalhados pela Metodologia Rubeus de Captação Sustentável. Por isso, sugerimos que você, em conjunto com a sua equipe, procure identificar se a sua instituição sofre com algum deles dos problemas. Dessa maneira, você terá um diagnóstico básico dos pontos fracos e fortes do seu ambiente interno. Tendo, assim, um panorama dos processos de captação e permanência de alunos da sua instituição de ensino.

• Cursos com menos inscritos do que vagas

Os cursos ofertados por sua instituição são iniciados com menos inscritos do que vagas? Você não tem uma percepção clara de quais são os reais motivos para isso estar acontecendo?

Em suma, o “topo do funil” de captação (volume de interessados) é essencial para a sobrevivência da IE e, sem o volume adequado, a saúde financeira dos cursos é comprometida. Assim, para reverter esse cenário, é essencial trabalhar estrategicamente o website da instituição de ensino, bem como a sua demanda reprimida.

🚀 Pegue dicas valiosas em: “Como criar um site educacional: dicas primordiais para fazer isso bem feito“.

• Aumento nos índices de evasão e inadimplência

Os resultados nos índices de evasão e inadimplência são constantemente uma preocupação? Você realiza entrevistas com seus alunos ao evadirem, identificando os reais motivos para sua saída? Com qual antecedência você descobre que um aluno irá evadir?

Você sabia que um aumento na evasão pode ser consequência de diversos fatores internos e externos que podem ser combatidos se identificados precocemente? Por isso, a Plataforma Rubeus permite que a IE realize o monitoramento das possíveis evasões, através de indicadores específicos. Assim, torna-se possível identificar e atuar preventivamente sobre elas.

🚀 Quer saber como fazemos isso? Confira nosso blog post “Guia completo: Gestão da Permanência para instituição de ensino“.

• Dificuldade para mensurar os resultados de captação

Expressar os resultados de captação de alunos é um obstáculo para a sua equipe de captação? Muitas vezes, a dificuldade na obtenção de dados em tempo hábil prejudica a transformação em informações úteis para a captação de alunos.

De maneira geral, essa situação também pode prejudicar a identificação das boas e más práticas do processo de captação de alunos. Isso porque pode impedir propostas de melhorias e permitir a continuação de práticas ineficientes.

• Altos investimentos em divulgação e baixo retorno

Sua instituição entende que a divulgação é um dos pontos essenciais para o processo de captação de alunos, não é mesmo? Por isso, começou a despender grandes investimentos com esse objetivo. No entanto, apesar dos elevados recursos financeiros e o grande esforço da equipe de Marketing, esse processo não tem gerado os objetivos almejados. Esse é um sinal claro de que seus processos precisam ser revisados imediatamente.

• Muitas matrículas são perdidas todos os dias

Sua equipe de Marketing está sendo eficiente e, de forma automatizada ou não, consegue conduzir grande número de potenciais alunos para a sua página de inscrição. Apesar do interessado estar bastante inclinado a efetuar sua matrícula, 70% das inscrições iniciadas são abandonadas. Você acredita que sua ficha de inscrição está impactando nessa conversão?

Mais de 60% das pessoas que iniciam o preenchimento da inscrição não completam o processo. A ficha de Inscrição educacional do CRM Rubeus pode ser bastante útil quando esse é o assunto.

🚀 Quer saber mais informações? Confira o nosso blog post “Ficha de inscrição educacional: consiga mais alunos com a ficha do CRM Rubeus“.

• A equipe de captação perde o timing do relacionamento one to one

Devido à lenta execução dos processos, a equipe de captação acaba perdendo o timing no contato com o candidato, acarretando, assim, na demora e a ineficiência na comunicação, além de causar frustração em alguma expectativa dos potenciais alunos.

🚀 Saiba mais lendo o nosso conteúdo: “A importância do follow-up na conversão de alunos inscritos“.

• Falta de sintonia entre a equipe de captação e relacionamento

Os setores de Marketing e Relacionamento da sua instituição trabalham sem sincronia e não possuem um propósito em comum que norteia todas as suas ações? Se sim, saiba que esse pode ser um dos principais fatores que comprometem a eficácia das estratégias de como conseguir alunos.

Em resumo, essa é uma situação muito preocupante e, por isso, pode ser interessante para sua IE implantar boas práticas de Smarketing Educacional.

• Cadastro de oportunidades manuais

A gestão de oportunidades do processo de captação da sua instituição de ensino é feita, parcial ou totalmente, de forma manual? Essa prática pode estar prejudicando a realização do contato one to one dentro do timing com o potencial aluno.

Ademais, isso também pode ocasionar a apatia da sua equipe por qualquer sistema que promete facilitar e otimizar a forma de captar alunos, por meio de uma interface moderna e simples.

Agora é com você! 👊🏽

Com a Metodologia Rubeus de Captação Sustentável, matricular alunos o ano todo é possível! 💪

Acredito que agora você tenha desenvolvido uma visão geral do que é possível implementar em sua instituição com a nossa plataforma, bem como quais são as melhores práticas da Metodologia de Captação Sustentável da Rubeus.

Aliás, que tal começar a revolucionar os resultados da sua instituição de ensino agora mesmo? Agende uma conversa com um de nossos especialistas! Assim, será possível conhecer a Plataforma Rubeus de pertinho e tirar possíveis dúvidas. Não adie mais!

Considerações finais

Espero que tenha gostado das nossas dicas! 😃 Antes de ir, me conte: quais das nossas sugestões você vai colocar em prática?

Até a próxima! 👋

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Para usar como referência acadêmica

Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo:

– Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. Metodologia Rubeus de Captação Sustentável: consiga alunos o ano todo. Rubeus, 2018. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/metodologia-rubeus-de-captacao-sustentavel/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

– Formato APA:

Rubeus. 2018, 26 agosto. Metodologia Rubeus de Captação Sustentável: consiga alunos o ano todo. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/metodologia-rubeus-de-captacao-sustentavel/