Entenda quais são as possibilidades do time de Marketing em um CRM educacional

Você sabe quais são as possibilidades do time de Marketing em um CRM educacional? Entenda quais pontos devem ser explorados e quais as principais vantagens que um software para gerenciamento do relacionamento com potenciais e atuais alunos pode oferecer para maximizar o desempenho do time de Marketing da sua instituição de ensino.  📒✏️📊

Tempo aproximado de leitura: 6 minutos

Introdução

Sabemos que o time de Marketing em uma instituição de ensino engloba diversas atividades importantes para a captação de alunos.

Resumidamente, os membros da equipe de Marketing trabalham juntos para identificar potenciais alunos, atraí-los através de canais de aquisição pagos e orgânicos, convertê-los, nutri-los por meio de conteúdos persuasivos e estratégicos e finalmente, fidelizá-los, fomentando a vontade de permanecer em sua instituição por meio da educação continuada. 

Além disso, é de responsabilidade do time de Marketing traçar estratégias inteligentes de atração de leads para retroalimentar o Funil de Captação de Alunos em tempo hábil. Ou seja, deixá-lo sempre “cheio”.

O time de Marketing também deve criar e construir o posicionamento de marca da instituição de ensino, por meio de estratégias consistentes de Branding Educacional.  

Cabe também ao time de Marketing elaborar réguas de relacionamento, inserindo o lead em um fluxo de nutrição para evoluí-lo em sua Jornada de Compra. 

Todas essas atividades podem e devem ser otimizadas com a finalidade de permitir que a equipe de marketing seja autônoma, segura e ágil. Justamente por isso, a utilização de um CRM educacional é tão recomendada. Com um CRM, o time de Marketing ganha diversos benefícios que, juntos, são capazes de maximizar os resultados de conversão. 

Através do CRM certo, é possível realizar o trackeamento de oportunidades, gerenciar contatos, priorizar leads mais propensos a fechar negócio e personalizar todo o discurso de nutrição do potencial aluno até a sua conversão. 

Neste post, vamos abordar um pouco sobre o papel do time de Marketing em um CRM educacional e quais as vantagens que essa ferramenta pode acrescentar para os resultados do time. 

Boa leitura e ótimos insights! 😉

O CRM educacional

CRM, do inglês Customer Relationship Management, consiste em um termo que pode ser traduzido para o Português como Gestão de Relacionamento com o Cliente. 

Falando especificamente da área da educação, um CRM educacional ou SRM (Student Relationship Management) consiste em um software desenvolvido com a finalidade de facilitar, auxiliar e otimizar a gestão do relacionamento das instituições de ensino com os potenciais e atuais alunos.

Resumidamente, dentre as diversas vantagens oferecidas por um CRM está a otimização dos esforços empregados por sua equipe de Marketing e Relacionamento. Com isso, fica mais simples realizar a nutrição do lead ao incorporá-lo em um fluxo de nutrição, por exemplo.

Solução de Automação de Marketing integrada ao CRM educacional

A automação de marketing pode ser definida como um processo de marketing no qual utiliza-se um software (ferramenta) para otimizar ações e atividades de marketing de forma que sejam “automáticas” e que atendam toda a jornada de compra.

Isso significa que uma automação de marketing bem desenvolvida engloba todas as interações com o lead, desde os contatos iniciais até a pós-venda.

De acordo com um estudo do Annuitas Group, empresas que implementam a automação de marketing experimentam um aumento médio de 451% em leads qualificados. 

Se você já pesquisou por um CRM para a sua instituição de ensino, certamente já entendeu a importância dele oferecer uma ferramenta de automação de marketing. Afinal, esse é um dos itens básicos para um bom CRM (falamos mais detalhadamente sobre isso neste conteúdo: A importância do CRM para universidades para o sucesso da conversão de leads e o aumento do ticket médio por aluno).

Basicamente, a automação de marketing nas instituições de ensino permite que todo o contato com potenciais alunos seja registrado, planejado e monitorado. Através dela, é possível agir, estrategicamente, em questões como o rastreamento de interações digitais com alunos em potencial desde a primeira visita no website até a sua matrícula.

Demais questões essenciais para a conversão do lead também podem ser trabalhadas, tais como o agendamento automático com vencimento máximo para o contato de 48 horas e a distribuição da oportunidade para um de seus captadores (individualizado ou por grupo de vendedores). 

 Além disso, é possível também realizar o agendamento do próximo contato com o candidato e o registro de informações importantes obtidas durante cada contato. Dessa forma, você não deixa nenhuma “ponta solta” no processo, o que aumenta as suas chances de converter mais leads.

Benefícios da automação de marketing integrada ao CRM 

Nem sempre é fácil criar estratégias de Marketing Educacional que sejam realmente sustentáveis. Em casos de instituições que não contam com um sistema de automação, esse problema se torna ainda mais latente. 

Nem preciso dizer o quão problemático pode ser para as instituições de grande porte. O mais comum de ocorrer é que todo o processo torne-se muito complexo, diminuindo, assim, as chances de fazer com que o lead se sinta “único”. 

As ferramentas de automação de marketing conseguem simplificar todo o processo. As atividades são registradas e executadas automaticamente nos momentos determinados. 

O resultado é um aumento consistente nas chances da instituição de ensino atrair e nutrir mais leads, fechar vendas e aumentar o ROI (Retorno sobre o Investimento) de marketing. 

Sem mencionar o tempo produtivo que as equipes de Marketing e Comercial ganham ao automatizar atividades e contatos, bem como ter uma visão consistente de leads “quentes” e “frios”. 

Além dos benefícios citados acima, a automação de marketing agrega vantagens como: 

• Personalização e envio de e-mails e SMS marketing;
• Criação de fluxos de nutrição direcionados;
• Agendamento de interações para diferentes contatos;
• Priorização de leads mais propensos a fechar;
• Marketing em grande escala;
• Segmentação estratégica da base de contatos;
• Rastreamento de leads.

Possibilidades do time de Marketing em um CRM educacional

Apenas a ferramenta não faz milagre, para alcançar bons resultados é importante considerar os envolvidos no processo. Ou seja, avaliar como será a recepção e a validação da ferramenta pelas equipes.

Basicamente, o CRM oferece diversas oportunidades, mas cabe ao time colocá-las em prática! Abaixo listamos apenas algumas das vantagens que um bom CRM pode oferecer para o seu time, veja só:

1. Rastreamento de oportunidades + Segmentação de leads

Atualmente, os potenciais alunos contam com canais de mídia digital para coletar informações sobre as instituições de ensino. Por isso, possuem condições para realizar uma análise apurada. O essencial aqui é “rastrear” esses leads.

Com um CRM, o time de Marketing consegue coletar, armazenar e gerenciar os dados sobre prospects, leads e clientes. 

Os sistemas de CRM educacional possuem ferramentas de rastreamento integradas que permitem identificar e nutrir os leads por meio de vários programas desenvolvidos para esse objetivo, incluindo o envio de e-mail, SMS, WhatsApp e consulta ao histórico de atividade do lead.

Isso é possível graças a um banco de dados que armazena as informações de potenciais e atuais alunos que, de alguma forma, se relacionam com a IE. Ademais, através do histórico de interação, é possível personalizar suas ações e, assim, oferecer uma experiência cada vez mais completa.

Outra possibilidade é a segmentação de contatos. Por meio das informações disponibilizadas por cada lead, é possível formar a sua base de contatos. Essas informações podem vir através de formulários para download de um determinado material, inscrição em seu processo seletivo ou em assinaturas de newsletter, por exemplo. 

Depois de conseguir reunir as informações advindas de todos os canais, chegou a hora de construir suas próprias listas de contatos. Isso facilitará que os e-mails sejam melhor segmentados e personalizados. O próximo passo é segmentar bem cada lista de acordo com o objetivo pretendido e as características específicas de cada grupo de lead. Uma boa segmentação tornará a sua comunicação mais personalizada e certeira. 🎯

2. Construção de poderosos fluxos de qualificação

Não podemos falar das responsabilidades do time de Marketing em um CRM educacional sem mencionar o fluxo de relacionamento. Isso porque ele é estratégico e faz toda a diferença para os resultados. 

Ao inserir um contato no CRM, sua equipe poderá ter uma visão estratégica de qual fluxo “encaixá-lo” e, assim, direcioná-lo o contato ao qual ele esteja mais receptível.

Em síntese, por meio do CRM educacional é possível estabelecer uma comunicação consistente com potenciais alunos, direcionando-os a abordagem certa, assuntos relevantes (como o curso ou área de interesse, por exemplo), frequência (engajando-os para que interajam com os conteúdos).

Ao elaborar uma boa régua de relacionamento, as chances de conversão aumentam e é possível identificar aqueles leads mais quentes, ou seja, os mais propensos a fechar negócio, gerando assim uma previsão de vendas.

3. Criação de campanhas otimizadas

Com as informações centralizadas, criar e gerenciar campanhas fica muito mais fácil. 

Por meio dos dados gerados pelo CRM é possível identificar quais contatos devem ser realizados, quais as respostas de cada interação e qual o próximo contato a ser agendado. 

De posse de informações como essas, o time de Marketing pode desenvolver estratégias focadas nas necessidades dos leads. 

Por exemplo, digamos que você segmentou a sua base de contatos com leads que estão estagnados na etapa de finalizar inscrição, uma campanha rápida que seu time de Relacionamento pode explorar é a disponibilização de um voucher ou de um cupom de desconto, incentivando o lead a finalizar a sua inscrição até o dia “X” para garantir o desconto. 

4. Realização de atendimento personalizado

A personalização do atendimento e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são primordiais para o sucesso da sua campanha. Para isso, o time de Marketing deve saber utilizar o CRM a seu favor! Isso significa que ao escolher um CRM é importante optar por um que possua um painel de controle personalizável.

É essencial que a equipe de Marketing realize, junto ao CRM educacional, um avançado monitoramento dos resultados dos processos, permitindo também o acompanhamento em tempo real de todas as inscrições (parciais e completas) de cada canal utilizado por sua instituição.

Além disso, a plataforma deve disponibilizar relatórios personalizados e customizados. Tais relatórios podem ser entendidos como ferramentas poderosas para auxiliar o gestor da instituição de ensino a usá-las em suas tomadas de decisões estratégicas.

5. Retroalimentação do processo de qualificação

Com um CRM fica mais fácil identificar quais leads priorizar o contato comercial.

Entretanto, também é preciso que as equipes de Marketing e Vendas considerem aqueles leads que não estão tão prontos assim para fechar negócio. Para esses casos, o CRM deve permitir que o time Comercial marque a oportunidade como “perdida”, retirando-o do fluxo comercial.

Em muitos desses casos, o lead volta para o time de Marketing para entrar em um novo fluxo de relacionamento e ser “trabalhado” outra vez, até que esteja pronto para o contato comercial novamente.

6. Monitoramento de métricas importantes

Armazenar e reunir dados em um só lugar é uma característica básica de toda ferramenta de CRM. E, por isso, essa é uma das responsabilidades do seu time de Marketing junto ao CRM educacional.

Com base nos dados fornecidos pelo CRM, será possível tomar decisões mais conscientes e direcionadas dentro do próprio setor de Marketing, criando ações orientadas por dados. 

Além disso, esses insumos ajudarão diretamente nas decisões e na criação de estratégicas do negócio. Armazenar dados permite a verificação do desempenho individual ou coletivo da sua equipe de captação, podendo ser útil no momento de dar feedbacks ou até mesmo realizar mudanças na equipe.

7. Experiência do cliente

Com uma plataforma de CRM fica mais fácil para o time de Marketing definir estratégias de acompanhamento de satisfação e fidelização do estudante, trabalhando, assim, para o sucesso do estudante, bem como para aumento do ticket médio por aluno.

É possível manter e gerenciar conexões e, assim, estabelecer uma conexão. Ou seja, fidelizar seus alunos e mantê-los em sua IE, mesmo após o término do curso primeiramente escolhido (educação continuada). 

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Agora você já entende as possibilidades que o seu time de Marketing tem ao lidar com uma boa ferramenta de CRM. Por isso, chegou a hora de falarmos sobre a importância de escolher a solução certa. 

A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM 100% focado no setor educacional, ou seja, as nossas soluções foram desenvolvidas especificadamente para faculdades e escolas.

Oferecemos, por meio da nossa solução de Automação de Marketing, a possibilidade de focar no relacionamento sustentável com potenciais e atuais alunos. Quando um lead realiza uma inscrição, por exemplo, nós informamos automaticamente à sua ferramenta de automação, o mesmo acontece quando uma mensalidade é gerada no ERP ou, ainda, quando o aluno atinge um determinado número de faltas. 

Dessa forma, você pode automatizar ações tanto para captar leads quanto para relacionar-se com a sua base atual de alunos.

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Considerações finais

Pronto! Finalizamos esse conteúdo. Espero que ele tenha te ajudado a entender melhor as possibilidades do time de marketing em um CRM educacional! Agora, bora colocar a mão na massa!

Sucesso e bons resultados! 👋

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Para usar como referência acadêmica

Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo: 

🔗 Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. Responsabilidades do time de Marketing em um CRM educacional. Rubeus, 2023. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/possibilidades-do-time-de-marketing-em-um-crm-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

🔗 Formato APA:

Rubeus. 2023, 1 de fevereiro. Responsabilidades do time de Marketing em um CRM educacional. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/possibilidades-do-time-de-marketing-em-um-crm-educacional/