Setores integrados direcionam seus esforços para que a instituição atinja os seus objetivos. A antiga “rixa” entre setores não pode mais continuar, porque além de afetar os resultados das equipes, também compromete a forma como os alunos enxergam a instituição. Neste blog post, você irá entender o valor da integração de Marketing, Comercial e TI na educação e como promovê-la! 🤝🚀
Leitura: 4 minutos
Introdução: A importância da integração institucional na educação
No mundo corporativo, infelizmente é comum haver diferenças e até mesmo competições entre pessoas de diferentes setores. Parte disso ocorre por individualismo, o pensamento de “minha equipe” e “sua equipe”, mesmo que todos estejam no mesmo barco.
Dentro das instituições de ensino, esse comportamento também pode aparecer, e, como deve imaginar, não é saudável nem vantajoso. A mentalidade correta para qualquer organização ou instituição no século XXI deve ser “menos competição, mais cooperação”!
Para se ter um exemplo claro de como a integração se faz necessária, imagine que um estudante precisa de informações sobre o pagamento de sua mensalidade e também ajuda com o acesso a alguma plataforma. Ele terá que entrar em contato com pessoas diferentes de setores diferentes? Isso é uma péssima ideia, não é? Ao invés de ter que correr de um setor até outro para resolver seus problemas, numa equipe integrada, todas as informações estarão centralizadas e compartilhadas entre as equipes, e com um único ponto de contato tudo pode ser esclarecido, aumentando a satisfação do aluno!
Confira a seguir os impactos da integração entre Marketing, Comercial e Tecnologia da Informação no mundo educacional e na jornada do estudante!
Integração de Marketing, Comercial e TI na educação: A filosofia da integração
O conceito de “Todo” de Aristóteles é um dos pilares de sua filosofia, em que somos convidados a refletir sobre a natureza das coisas. O “Todo” possui identidade, substância e individualidade.
Pensando no contexto educacional, as “partes” são os setores. Marketing, Comercial, TI, secretaria, diretoria, coordenação, essas partes existem separadamente, mas a instituição é composta pela soma delas. É como um grande quebra-cabeça, cada uma das equipes possui suas atribuições e responsabilidades, mas quando se encaixam, se integram, é que realmente tudo acontece, e é gerado um valor maior que a soma das partes.
O “Todo”, nesse caso, é a experiência do estudante na instituição de ensino. Assim, com os setores atuando estrategicamente de forma integrada, com sinergia uns com os outros, a jornada do estudante se torna muito mais positiva, satisfatória e personalizada.
Dessa forma, desde que se tornam leads na prospecção, até a conclusão do curso, os alunos são acolhidos e amparados por uma instituição que preza pela excelência, funcionando como um organismo vivo, completamente conectado, pronto para alcançar todos os seus objetivos profissionais.
Resumindo: a integração dos times não é apenas desejável, mas essencial para o sucesso da instituição de ensino!
Setores integrados: O impacto na jornada do estudante
Sabemos que a jornada do estudante em uma instituição de ensino não se limita a salas de aula e livros. Ela envolve uma série de interações com diferentes setores da instituição, do porteiro ao reitor.
O processo de integração institucional na educação gera uma experiência mais fluida e eficiente para os alunos, além da sinergia enorme na equipe de colaboradores da IE. Veja exemplos de como os setores podem abordar essa integração:
INTEGRAÇÃO DE MARKETING, COMERCIAL E TI NA EDUCAÇÃO: DO INTERESSE A MATRÍCULA
O impacto da integração começa antes mesmo do estudante ter certeza de que fará a matrícula, começando no marketing, que através de campanhas segmentadas e diversas estratégias (marketing de conteúdo, uso de redes sociais e storytelling, por exemplo) é capaz de atrair potenciais alunos, expandindo os resultados da captação de alunos!
Ao avançar pelo funil de vendas, chega o momento de tomada de decisão dos leads, em que são encaminhados para o time comercial, onde consultores especializados fazem um atendimento personalizado tirando todas as dúvidas e explicando os detalhes sobre o curso (ou os cursos) de interesse. O método de Smarketing Educacional — Vendas (Sales) + Marketing — ajuda a potencializar a integração dessas duas equipes.
Com a ajuda de ferramentas eficientes como um CRM educacional, a automação do marketing e o acompanhamento dos leads são feitos de forma muito eficaz, tornando o processo mais estratégico e controlado.
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INTEGRAÇÃO DE MARKETING, COMERCIAL E TI NA EDUCAÇÃO: A DINÂMICA VIDA ACADÊMICA
Uma vez matriculado, o aluno precisa ter acessos às plataformas de ensino digitais oferecidas pela instituição, e essa é a principal frente de atuação da equipe de TI, pois o aluno precisa ter acesso a conteúdos como os materiais das aulas, o calendário escolar e o ambiente de pagamento quando e onde quiser, de forma automatizada e performática. A integração se torna necessária para que os processos digitais condizem com o que é ditado pelas outras equipes.
Além disso, a coordenação precisa estar constantemente atualizada e ciente de tudo que envolve a IE, pois é o principal canal dos alunos (com exceção dos professores). Também é responsável por acompanhar o desempenho, a frequência e garantir que os alunos tenham todo o suporte necessário para que possam vivenciar a experiência acadêmica de forma engajada.
Por sua vez, o setor financeiro, mesmo que de forma menos direta que os demais setores, também tem um grande papel na jornada do estudante, sendo frequentemente responsável pela última tentativa de combate à evasão (que muitas vezes acontece por questões monetárias). Sendo responsável pela disponibilização de bolsas, o oferecimento de diversas formas de pagamento e financiamento, além de cuidar da saúde financeira da IE, é um setor que precisa estar absolutamente integrado aos outros.
E, por último, mas não menos importante, a secretaria, o coração da instituição de ensino. Toda a documentação, a organização de eventos, a estruturação das regras da instituição, tudo isso vem da secretaria. É ela que dita para os outros setores como devem atuar, pois é a equipe mais próxima da diretoria, tendo um papel absolutamente necessário na integração institucional na educação.
Todo esse envolvimento e interligação entre os times são grandes facilitadores para garantir uma Gestão da Permanência poderosa na sua instituição de ensino.
Benefícios da integração de Marketing, Comercial e TI na educação
A integração dos times traz uma série de benefícios, tanto para a instituição de ensino quanto para os seus estudantes. Veja alguns desses benefícios:
I. Aumento da captação e retenção de alunos
Com estratégias de marketing e vendas bem alinhadas, e o suporte técnico adequado de TI, as instituições podem desenvolver campanhas personalizadas que atraiam novos estudantes e incentivam a permanência dos atuais.
II. Aumento da eficiência
A integração dos setores gera uma diminuição da burocracia, pois tudo se torna mais acessível para os colaboradores da instituição. Apenas isso já gera um grande aumento da eficiência, mas vai além.
A gestão dos recursos, humanos e financeiros, se torna mais eficaz, pois o que normalmente está disperso entre vários setores e várias gestões, se torna algo planejado e direcionado de forma unificada.
III. Integração de Marketing, Comercial e TI na educação: Comunicação fortalecida
O alinhamento institucional proporciona uma comunicação mais efetiva com os alunos e potenciais alunos, presencialmente e on-line.
E a comunicação, no sentido mais amplo da palavra, é o que constrói a identidade da marca da instituição de ensino. A sua voz, o seu tom, suas cores, sua identidade visual, e principalmente o conteúdo que é entregue.
O marketing tem o papel principal no direcionamento da forma que a marca se mostra, e essa é uma forma interessante de pensar a integração institucional na educação:
Os setores não perdem sua “individualidade” e autoridade por atuarem integrados uns com os outros, pelo contrário, continuam tomando frente nas partes que são responsáveis, e ganham o apoio dos outros que de um jeito tradicional normalmente não aconteceria.
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IV. Agilidade na implementação de novas tecnologias
Quando o departamento de TI trabalha em conjunto com Marketing e Comercial, a implementação de ferramentas inovadoras, como CRM educacional e plataformas de e-learning, ocorre de forma mais fluida e alinhada às necessidades de mercado.
V. Tomada de decisões mais estratégicas
Com a integração dos times, os resultados, as dificuldades e os problemas enfrentados se tornam claros para todos. Essa prática facilita muito a tomada de decisões dos gestores, e, por consequência, as ações da instituição se tornam muito mais estratégicas.
VI. Experiência educacional mais completa
O estudante tem acesso a uma experiência mais completa, pois o time trabalha de forma completa. Da conversa com o professor, o auxílio da secretaria e o acesso às plataformas de ensino, tudo se torna mais facilitado para os alunos.
VII. Integração de Marketing, Comercial e TI na educação: Atendimento personalizado
A secretaria atuando juntamente com a equipe de tecnologia permite um atendimento muito personalizado para os estudantes. Um exemplo disso é o uso de chatbots, que podem atender o aluno a qualquer momento do dia, e coletar as principais informações para facilitar o trabalho do colaborador que entrar em contato. A IE pode resolver as situações do cotidiano de uma maneira muito mais eficaz com a utilização de sistemas que facilitem a integração setorial.
VIII. Facilidade de acesso aos serviços
Através da integração dos times, o estudante tem o acesso facilitado aos serviços oferecidos pela IE, como a renovação de matrícula, biblioteca digital, pagamentos, entre outros.
IX. Maior engajamento
Com a entrega de uma experiência personalizada e individualizada dentro do ambiente educacional, naturalmente o estudante se sente mais engajado. Mas isso também deve ser trabalhado. Os setores integrados podem atuar em conjunto na formulação de estratégias e ações com o intuito de aumentar o engajamento estudantil na jornada acadêmica.
Ferramentas Rubeus e superação de gargalos: Integração de Marketing, Comercial e TI
Uma das principais características de uma equipe integrada dentro de uma instituição é a superação de gargalos. Isso acontece essencialmente pela centralização das informações, que precisam estar concentradas em uma única plataforma, e pela constante comunicação entre todos.
Por isso, a Plataforma Rubeus é um CRM educacional pensado exatamente para o pleno funcionamento de um ambiente educacional integrado, formando um grande ecossistema de funcionalidades capaz de atender os diferentes setores presentes nas instituições de ensino.
Contamos com aplicações pensadas para o marketing da IE, o acompanhamento dos leads pelo funil de vendas para o comercial, a comunicação institucional e gestão burocrática para a secretaria, além de diversas integrações para o time de TI e administração.
Conheça algumas aplicações e boas práticas que o Ecossistema Rubeus oferece:
Gestão de Conversas
Através da Plataforma Rubeus, os usuários conseguem fazer uma gestão muito eficiente das conversas, o que melhora consideravelmente a comunicação com os seus estudantes.
Essa comunicação pode acontecer por três canais principais, sendo eles:
- WhatsApp;
- E-mail;
- SMS.
Chatbots
O uso de chatbots na educação se faz necessário no mundo atual, principalmente para IEs com um grande número de alunos.
O chatbot pode ser visto como uma espécie de “triagem” pela qual o aluno passa antes de receber a atenção de um colaborador. Mas por que isso é importante?
O chatbot é capaz de extrair as dúvidas, desejos ou problemas que os alunos precisam resolver, assim, o colaborador ao invés de ter que identificar esses pontos ao longo da conversa, pode simplesmente ter um panorama geral para responder após um tempo entregando as respostas ou soluções que o estudante precisa.
Atendimento humanizado
Mesmo com o uso da tecnologia, o contato, o toque humano se faz necessário. O aluno pode sim ter um contato inicial com o chatbot, mas determinadas situações, como problemas pessoais que podem acabar levando a evasão, precisam de um atendimento humanizado.
A Plataforma Rubeus facilita isso de diversas formas, e uma delas é a Agenda. Separar um dia e horário para ter uma conversa tranquila com um estudante que precisa de uma atenção especial.
Além disso, ter um call center é uma forma muito estratégica de atendimento. Colaboradores que estão disponíveis durante todo o horário comercial justamente para o atendimento humanizado aos alunos. Após as reuniões e chamadas, podem fazer relatórios completos dentro do Rubeus sobre tudo que foi discutido e resolvido.
Indicadores de performance e a Pesquisa de Satisfação
“Dados são o novo petróleo”, a frase do especialista em ciência de dados londrino Clive Humby faz mais sentido a cada dia. Mas mais importante do que ter os dados é saber interpretá-los, transformá-los em informações.
Planejamento é importante, mas acompanhar as métricas e resultados ao longo do processo é ainda mais fundamental do que se prender a um plano imutável. Um bom planejamento deve reconhecer que nem tudo vai acontecer como o esperado, e precisa ter brechas para a realização de modificações necessárias para ultrapassar as adversidades para cumprir cada uma das metas.
A Pesquisa de Satisfação da Plataforma Rubeus possibilita a criação de indicadores (métricas) que podem ser utilizados em pesquisas feitas com seus estudantes ou com o público geral.
Qualquer aspecto que a instituição considerar necessário para uma avaliação pode ser disponibilizado através das pesquisas de satisfação.
Além desses dados diretos que chegam da opinião dos usuários, a plataforma também permite a análise de vários tipos de dados, incluindo até mesmo o uso de Inteligência Artificial (IA) na geração de relatórios preditivos.
🔗Saiba mais sobre a aplicação Rubeus Insights, focada na previsão no processo de Captação de Alunos:
Conclusão
Em suma, o melhor caminho para uma organização unificada e um melhor direcionamento das equipes para que a instituição de ensino alcance seus objetivos é a integração de Marketing, Comercial e TI na educação.
Setores integrados, aliados a uma plataforma educacional centralizada, são capazes de impulsionar ao máximo a jornada do estudante na sua instituição de ensino.
Portanto, a IE deve refletir sobre seus processos internos e sobre o modo de gestão atual, para entender se a equipe atua de maneira interligada, com sinergia, ou se ainda precisa aumentar a sua integração, tanto com os colaboradores quanto com a tecnologia, para poderem vivenciar uma verdadeira transformação educacional.
Agora nos conte: A sua IE já trabalha com a integração de Marketing, Comercial e TI na educação?
Considerações finais
Por fim, quero te desafiar a compartilhar esse conteúdo! Envie-o para os outros membros da sua equipe, assim seu time estará alinhado e crescerá junto. Além disso, não deixe de nos contar, nos comentários, o que achou!
Agora nos conte: a sua instituição já possui uma equipe integrada?
Até a próxima! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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📌 Formato ABNT:
ESTEVAM, Paloma. Integração de Marketing, Comercial e TI para impulsionar a jornada do estudante. Rubeus, 2024. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/integracao-de-marketing-comercial-e-ti-na-educacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌 Formato APA:
Rubeus. 2024, 10 de outubro. Integração de Marketing, Comercial e TI para impulsionar a jornada do estudante. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/integracao-de-marketing-comercial-e-ti-na-educacao/
