Entenda como criar estratégias inteligentes focadas em captação e retenção de alunos para maximizar os resultados da sua instituição de ensino!
Leitura: 5 minutos
Introdução
No atual cenário educacional é crescente a competitividade direta e indireta. Por isso, é primordial para a instituição de ensino destacar-se das demais. Para isso, é preciso criar ações voltadas para a criação e manutenção de um relacionamento sólido com os potenciais e atuais alunos. Isso tudo com vistas à educação continuada.
Dessa forma, é essencial buscar soluções que otimizem os processos, transformando a realidade da captação e retenção de alunos. Contudo, antes de adentrarmos nesse assunto, é importante destacar:
Já não é suficiente focar os esforços apenas em processos de captação. Isso porque a Gestão da Permanência tem exercido papel fundamental para a manutenção dos resultados. Ou seja, um processo complementa o outro e ambos viabilizam a obtenção de resultados no longo prazo.
A captação de alunos
Em resumo, a captação de alunos consiste em um conjunto de ações e estratégias de Marketing e Vendas realizadas pelas IEs, com o objetivo de atrair potenciais alunos para convertê-los em matriculados.
Para que essas estratégias apresentem bons resultados, elas devem envolver pontos importantes como a definição de objetivos e metas da instituição, a segmentação do mercado de atuação, a interação estratégica com os leads, dentre outros.
Captar alunos significa saber o que os leads estão procurando e oferecer isso a eles. No vídeo abaixo, compartilhamos dicas de como estruturar uma captação de alunos ideal. Dê o play!
A retenção de alunos
A retenção de alunos é um conjunto de ações estratégicas realizadas com o intuito de ajudar na permanência do aluno na instituição de ensino, de modo que ele complete o seu percurso educacional até o fim. Ou seja, a retenção é uma maneira eficiente de acompanhar de perto todos os alunos, fornecendo todo o suporte necessário para que eles não venham a evadir.
Quando falamos de retenção, precisamos ir além e pensar em formas inteligentes de tornar seus alunos em verdadeiros fãs. E, para fazer isso na prática, é necessário criarmos um ambiente propício para aprendizagem e desenvolvimento contínuo. Ao investir na retenção escolar, você estará reduzindo as chances de evasão, garantindo que seus alunos permaneçam motivados e comprometidos com seus objetivos educacionais.
Além disso, a retenção de alunos também traz benefícios financeiros significativos. Ao manter uma base sólida de estudantes matriculados, você estará garantindo uma fonte consistente de receita para o seu negócio educacional. Além disso, estudantes satisfeitos são mais propensos a recomendar sua instituição para outros potenciais alunos, aumentando assim suas chances de crescimento orgânico.
Se você ainda não leu o nosso guia sobre o tema, sugiro que dê uma conferida e aproveite para se inspirar:
A importância de ambos os processos para as instituições de ensino
A captação e retenção de alunos são essenciais para a sustentabilidade e sucesso das instituições de ensino. A captação de novos alunos assegura a sustentabilidade financeira, pois cada novo aluno contribui para a receita, permitindo a manutenção e expansão da infraestrutura e programas da instituição. Além disso, uma alta taxa de captação melhora a reputação e credibilidade da IES, tornando-a mais atraente para futuros candidatos.
A retenção de alunos, por sua vez, garante a continuidade acadêmica, aumentando as taxas de conclusão e fortalecendo a reputação da instituição. Alunos satisfeitos e engajados participam mais das atividades extracurriculares e recomendam a instituição, fortalecendo a cultura e o espírito acadêmico.
A retenção também permite a coleta contínua de feedback, ajudando a instituição a identificar áreas de melhoria e a evoluir constantemente. Ademais, alunos que se formam tornam-se embaixadores da instituição na comunidade, contribuindo positivamente para a sociedade e aumentando a visibilidade e credibilidade da IE.
Portanto, investir em estratégias eficazes de captação e retenção de alunos é crucial para garantir o crescimento sustentável, a diversidade, a excelência acadêmica e o impacto positivo na comunidade.
🔗 Leia também:
10 dicas para captação e retenção de alunos
I. Cultive um bom relacionamento entre as equipes de Marketing e de Vendas
A relação entre os times de Marketing e Vendas é imprescindível para que a sua instituição consiga bons números de conversão de alunos. Por isso, os dois times devem trabalhar juntos, colocando em prática o Smarketing Educacional. Assim, será possível atuar de forma sinérgica, encarando os desafios com um objetivo comum a toda a instituição.
Uma prática que fortalece esse acordo entre as equipes é realizar reuniões periódicas. Isso porque essas reuniões são momentos estratégicos para avaliar a quantidade de leads que estão sendo gerados, bem como as taxas de conversão.
É assim que equipes que atuam com um desempenho acima da média fazem para verificar a eficácia das ações e estratégias que estão sendo utilizadas por sua instituição. Além de ser capaz de identificar em que etapa é necessário desenvolver ou concentrá-las. Por exemplo, investir em ações e práticas que aumentem o topo do Funil de Captação de Alunos ou, ainda, segmentar melhor os leads para o time comercial.
🔗 Está enfrentando dificuldades para promover a integração entre os times de Marketing e Vendas? Então temos o conteúdo certo para você:
II. Divida a ficha de inscrição em etapas estratégicas
Em resumo, a ficha de inscrição educacional é um dos principais meios para captar os dados dos potenciais alunos. Além de ser também uma forma de encaminhá-los para o sistema de captação de alunos da instituição de ensino. Por isso, é preciso proporcionar uma boa experiência de usabilidade a eles a fim de conquistar mais inscritos.
Essa experiência de qualidade deve ocorrer em todos os pontos de contato com a instituição de ensino, do porteiro ao reitor. E a ficha de inscrição também contribui significativamente para o sucesso desse processo. Por isso, ela precisa ser simples, clara e, ao mesmo tempo, completa. Isso porque objetiva-se evitar possíveis dúvidas no momento de preencher e entender o que está sendo solicitado.
🔗 Tá legal, mas como fazer isso na prática? Listei um conteúdo com detalhes para você: Ficha de inscrição educacional: consiga mais alunos com a ficha do CRM Rubeus.
III. Realize o follow-up com os candidatos no fluxo de matrícula
O follow-up consiste no acompanhamento dos contatos realizados com o lead durante toda a sua jornada de compra. Seu principal objetivo é otimizar as estratégias tanto de qualificação quanto de nutrição.
Quando a equipe está fazendo o relacionamento one to one com o candidato, um dos passos mais importantes a serem seguidos é sempre deixar agendado qual será o próximo contato. Os candidatos que entraram pelo menos na etapa de inscrição parcial demandam esse acompanhamento, também chamado de follow-up.
Além disso, o follow-up é responsável por avaliar os resultados sempre após uma determinada campanha para captar mais alunos para uma instituição ou cursos específicos. Ou seja, ela permite saber tudo em relação a produtividade e a geração de leads qualificados em tempo hábil para a prospecção.
IV. Faça contato em até 48 horas
O contato em até 2 dias com o interessado que não finalizou a inscrição em seu processo de captação é capaz de aumentar em quatro vezes as chances dessa pessoa retornar e concluir a sua inscrição.
Estabelecer um prazo máximo de 48 horas para entrar em contato com o potencial aluno é capaz de mantê-lo “aquecido” no seu Funil de Captação, também serve como balizador para mensurar os resultados de cada captador que compõe a sua equipe de Vendas. Isso pode servir de incentivo para eles, já que, na grande maioria das vezes, essas equipes são comissionadas.
Por isso, a automação proposta pela Plataforma Rubeus permite agendar o contato de forma automática e personalizar quando a atividade estiver aproximando-se do prazo de seu vencimento. Assim, é possível atingir a meta do primeiro contato em até 48 horas. Possibilita, ainda, distribuir essa oportunidade para um de seus captadores (individualizado ou por grupo de vendedores).
V. Realize campanhas rápidas
Em síntese, as campanhas rápidas podem ser caracterizadas como um conjunto de ações práticas. Essas ações têm maiores chances de alcançarem resultados eficientes se forem segmentadas por perfil de candidatos. Isso significa que é mais interessante direcionar e basear as suas campanhas rápidas através de diversas estratégias de comunicação que variam de acordo com o perfil e a origem dos seus candidatos, por exemplo.
Essas campanhas rápidas ajudam a manter o potencial aluno informado de todas as novidades e algumas informações que foram adicionadas durante o processo por não terem sido previstas na automação, mas que também precisam ser enviadas. Desse modo, é possível impactar um maior número de potenciais alunos, tanto com o objetivo de informar e manter o relacionamento quanto de qualificar listas para ligações da equipe de captação ativa.
Entretanto, essas campanhas rápidas são geralmente realizadas quando os processos seletivos das instituições de ensino estão terminando e há a necessidade de converter um número maior de alunos. Por isso, realizá-las de acordo com o perfil dos candidatos pode ser uma ótima estratégia.
Por meio dessas campanhas, é factível mensurar o total de pessoas que foram atingidas. Esse monitoramento é feito mediante a análise da quantidade de visualizações e cliques obtidos nos e-mails.
Sempre segmente o público das suas campanhas e crie um e-mail específico para cada uma dessas segmentações. Assim, a mensagem será mais direcionada e o engajamento do público será mais elevado, resultando na melhoria dos resultados.
🔗 Pegue dicas em nosso conteúdo: “Campanhas rápidas para captação de alunos: explore toda a demanda do seu processo seletivo“.
VI. Registre as atividades receptivas
Quando um candidato entra em contato por telefone com determinada dúvida ou problema, sua equipe deve trabalhar para ajudá-lo. Ao mesmo tempo, deve realizar anotações a fim de alimentar o histórico desse contato.
Ao entender a importância desse registro em todas as atividades receptivas efetuadas, ficará mais fácil fazer análises e comparações de resultados. Em resumo, essa boa prática é aplicada por instituições com um fluxo de candidatos menor na etapa de convocados, ajudando a aumentar a conversão dos candidatos indecisos.
📌Aproveite! Saiba como prospectar alunos através de ligações estratégicas + 5 Modelos avançados de scripts prontos.
VII. Analise o funil e defina prioridades
O conhecimento do Funil de Captação de Alunos é essencial para que o profissional de Inbound Marketing Educacional consiga montar uma estratégia previsível e escalável. Ou seja, que alcance e guie os potenciais alunos em várias das etapas do processo de decisão.
Uma estratégia de Marketing de Conteúdo Educacional, alinhada ao funil diminui o custo de venda, atrai mais alunos e aumenta a percepção positiva da instituição através do processo de confiança estabelecido.
VIII. Monitore os principais indicadores de captação e retenção de alunos
Nossa próxima dica para captação e retenção de alunos é: monitorar.
Acompanhar os principais indicadores em tempo real é outra ação muito importante para as estratégias de captação e retenção de alunos. Com base nesses indicadores, será tomada a decisão de quais campanhas terão prioridade.
Gerenciar o desempenho de toda a empresa é fundamental, e no âmbito educacional não é diferente. Por esse motivo, os indicadores visam direcionar os esforços da instituição conforme os objetivos traçados. Ou seja, busca-se verificar se as atividades e esforços das equipes estão sendo empregados de forma correta. Sendo assim, antes de mais nada, é preciso definir os principais indicadores que serão monitorados. Conheça alguns bons exemplos:
- Visitantes no site;
- Leads identificados;
- Leads qualificados;
- Inscrições parciais;
- Inscrições completas;
- Total de inscrições confirmadas (em caso de processos com pagamento de taxa de inscrição);
- Presentes;
- Convocados;
- Pré-matriculados;
- Matriculados.
IX. Faça alterações táticas com base nos relatórios em tempo real
A análise dos indicadores de desempenho da equipe de relacionamento pode fazer com que o líder da equipe altere as prioridades de acordo com os resultados obtidos em tempo real.
Além dos indicadores citados anteriormente, há os que ajudam a entender o desempenho da equipe com relação às metas estabelecidas com o total de:
- Atividades planejadas;
- Concluídas;
- Atrasadas;
- Pendentes.
Outros indicadores interessantes também são aqueles utilizados para entender se a equipe passa mais tempo realizando ações de prospecção ou atendendo os contatos receptivos. Portanto, a análise deles pode resultar em uma melhor distribuição das atividades na equipe, definindo que tipo de atividade o consultor tem mais facilidade em executar e, consequentemente, melhor desempenho.
X. Utilize um CRM educacional
O número de instituições de ensino que enxergam nas ferramentas de CRM uma oportunidade de impulsionar os seus processos, através da Gestão do Relacionamento com os seus alunos, tem apresentado um aumento considerável. Por consequência, o investimento na implantação dessas ferramentas tem crescido cada vez mais.
Falando especificamente de uma solução para educação, um CRM tem como finalidade auxiliar, facilitar e otimizar o relacionamento com os seus alunos. Como consequência, a curto prazo, a eficiente utilização de um CRM específico para o mercado educacional impacta diretamente nos resultados da captação e permanência de alunos.
A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM específico para instituições de ensino. Ela reúne as melhores oportunidades em um só lugar, o que permite que a instituição tire o maior proveito de cada uma delas.
🔗 Precisando saber se a sua instituição precisa de um CRM educacional? Leia o blog post “3 sinais de que sua instituição de ensino precisa do CRM Rubeus!”😊
Material complementar para enriquecer a sua experiência
Gostou deste conteúdo, mas quer algo a mais? Temos o material perfeito para você! Com o nosso e-book de boas práticas sustentáveis, você verá mais dicas de captação e retenção de alunos. Além disso, com ele, você saberá como a Rubeus trabalha estrategicamente com as instituições de ensino para obter resultados sustentáveis.
Ao realizar colocar nossas dicas em prática, você potencializará as suas chances de:
- Aumentar o topo do seu Funil de Captação;
- Converter mais candidatos em matrículas;
- Diminuir o seu custo de captação;
- Aumentar o tempo de permanência dos seus alunos.
Considerações finais
É nosso objetivo fornecer conteúdo que seja útil e inspirador para você. Se este material conseguiu cumprir esse propósito, que tal compartilhá-lo com alguém que também possa se beneficiar? 😁
Estamos sempre trabalhando para oferecer o melhor para nossos leitores e esperamos que você continue nos acompanhando. Até a próxima oportunidade! 👋
A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino.
Já conhece a Plataforma Rubeus? Saiba como o nosso CRM pode contribuir para que o seu time alcance resultados efetivos no longo prazo!
Você também pode gostar
📚 Nosso blog possui diversos conteúdos. Aqui estão alguns materiais que também podem te interessar:
- A importância da régua de onboarding para do acolhimento dos seus estudantes e seus impactos na Gestão da Permanência Sustentável
- Demanda reprimida educacional: saiba como conquistar resultados rápidos com o site da sua instituição de ensino
- O futuro dos dados educacionais: do CRM ao CDP
Para usar como referência acadêmica
Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo:
📌 Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. Captação e retenção de alunos: Estratégias para o sucesso das instituições de ensino. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/captacao-e-retencao-de-alunos/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌 Formato APA:
Rubeus. 2020, 28 julho. Captação e retenção de alunos: Estratégias para o sucesso das instituições de ensino. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/captacao-e-retencao-de-alunos/
