A Consultoria Educacional da Rubeus contribui ativamente para o sucesso dos processos de Captação e Retenção de alunos das instituições de ensino, descubra como isso acontece na prática. 

Contexto do mercado educacional

Por muitos anos foi possível para as instituições de ensino privadas concentrar-se no processo de ensino-aprendizagem. O que já é, por si só, um enorme desafio.

Formar uma estrutura curricular consistente, atualizada e pedagogicamente coerente com os valores da instituição e diretrizes governamentais; manter um corpo acadêmico qualificado e engajado; gerir a vida acadêmica dos alunos no rigor das exigências legais e, ainda, estar atualizado com a evolução tecnológica e metodológica em um mundo que muda cada vez mais rápido.

São tantas responsabilidades que, humildemente, não me arriscarei a listar todas aqui. Para muitos de nós, essas responsabilidades são vistas como uma missão, um objetivo maior que vai além da “prestação de um serviço”: o de contribuir com a transformação de vidas com a arma mais poderosa existente para mudar o mundo: a educação.

Mas o que aconteceu na história recente que mudou esse cenário? O mercado enxergou na educação uma grande oportunidade de negócio. Um negócio em que o “cliente” (aluno) uma vez captado, “compra” seus serviços de forma recorrente durante um longo período de tempo, com uma “barreira de saída” elevada.

Com isso, vimos o surgimento de grandes grupos educacionais e players agressivos aplicando uma concorrência predatória em ambientes antes “pacificados”.

Esta nova realidade impôs a muitas instituições um novo desafio: rever seus conceitos em relação ao seu “relacionamento extraclasse“ com os alunos e “clientes”. Afinal de contas, as instituições privadas também são empresas e, portanto, sua sobrevivência está sujeita aos fatores mercadológicos. Esses fatores podem ser demanda, concorrência, rentabilidade, adimplência e fidelização de clientes.

Quando os alunos começam a ir para a concorrência temos um efeito colateral imediato nas turmas atuais. Esse problema acarreta a longo prazo no fluxo de caixa. Se estendendo por todo o tempo de permanência daqueles alunos que viraram “cadeiras vazias”.

Para mensurar superficialmente este impacto do ponto de vista financeiro é simples, veja. Se um aluno matriculado teria uma mensalidade de R$800,00 e um tempo de permanência médio na instituição de 30 meses, a sua ausência trará uma baixa no fluxo de caixa de R$24.000,00. Quando falamos de 100 alunos a menos em uma campanha, por exemplo, este número é de R$2.400.000,00.

Por isso é tão importante identificar o porquê desse fenômeno e agir rapidamente em ações de captação. Muitas vezes a escolha por outra instituição é rotulada com uma objeção vinculada ao preço, mas o que está escondido por trás dessa justificativa? O preço é “caro” ou “barato” de acordo com a nossa percepção de valor.

Neste contexto uma área que ganhou especial atenção nas instituições é a responsável pelo marketing.

Afinal, marketing é percepção de valor.

Preço x valor - Rubeus

Nesse ponto é muito importante distinguirmos o marketing da operação de comunicação comumente encontrada nas instituições. A maioria das instituições tem um departamento responsável pelas divulgações internas e externas, organização de eventos e assessoria de imprensa. Também fica a critério desse departamento a manutenção das informações do website e alimentação das redes sociais.

Quando falo de marketing estou falando de analisar o mercado, identificar o perfil dos potenciais alunos, suas objeções e desejos, as ações da concorrência, nossos diferenciais mais relevantes e estruturar uma estratégia de comunicá-los de forma eficiente e segmentada durante a jornada de decisão do público alvo aliada ao uso inteligente de produtos financeiros planejados para o timing das campanhas.

Comunicação x Marketing - Rubeus

A dinâmica de um mercado com alta concorrência não dá tempo ao cliente para pensar. São “ofertas limitadas”, “bolsas de estudo” e incentivos constantes que “interceptam” a jornada de decisão dos potenciais alunos. É comum um candidato (ou potencial cliente) receber 3 ou 4 ligações na mesma semana de instituições diferentes no período de captação.

Por tanto, é necessário ser assertivo e eficiente na comunicação dos diferenciais. Quando demoramos 1 semana para dar um retorno pode ser que o interessado já tenha se matriculado em outra instituição.

Atuação da Rubeus através da Consultoria Educacional

Entendemos a complexidade deste cenário e temos consciência de que a tecnologia por si só não é a solução. É necessário ter pessoas capacitadas e processos eficientes. Com isso, é mais fácil implementar as estratégias de captação e retenção de alunos na prática.

Por isso a Rubeus disponibiliza às instituições mais do que a implantação de uma tecnologia. Oferecemos o apoio de um parceiro estratégico que contribui com a capacitação da sua equipe. Sendo capaz de padronizar, otimizar e automatizar seus processos de relacionamento com alunos e potenciais alunos.

A Rubeus oferece diversos serviços de valor agregado conforme a necessidade das instituições. Como base das nossas implementações utilizamos o CRM Rubeus, uma plataforma desenvolvida especificamente para o mercado educacional.

É importante entendermos que “vender educação” não é o mesmo que vender no mercado B2B. O processo de conscientização dos interessados deve ser transparente e altamente consultivo. E, ao mesmo tempo que precisa de um grande nível de automação. Isso porque o volume de potenciais alunos é inviável de ser trabalhado manualmente.

O CRM Rubeus atende a todas as etapas da jornada de um aluno. Desde a identificação de um interessado, sua inscrição, seleção e matrícula até a gestão da sua permanência na instituição. Um ponto importante aqui é que todo esse processo é integrado (de verdade) ao sistema de gestão acadêmica, o que possibilita consistência de dados.

Serviços oferecidos na Consultoria Educacional da Rubeus

Treinamento de Smarketing Educacional

Para as instituições que estão estruturando seu setor de relacionamento ou captação de alunos é altamente recomendado que sejam realizadas ações de capacitação e conscientização dos conceitos que embasam essa atuação.

Afinal se trata de uma mudança de cultura e todos os envolvidos devem estar engajados com essa nova forma de pensar. A Rubeus oferece em sua implantação consultiva uma Consultoria Educacional especializada no marketing de relacionamento. Os serviços desta Consultoria Educacional envolvem treinamentos dos principais conceitos relacionados essenciais para esta transição, tais como: Marketing digital, Marketing de Relacionamento e CRM.

Estes conceitos são essenciais tanto para construir as estratégias de Captação e Retenção de alunos quanto para colocá-las em prática e monitorá-las. No dia a dia de uma operação em que as equipes de marketing e relacionamento estão integradas (Smarketing Educacional) é essencial conseguir rastrear as campanhas, mensurar o custo de aquisição de leads e matrículas e monitorar a produção e desempenho das ações realizadas.

6 dicas essenciais para a prática do Smarketing Educacional - Rubeus

Melhores práticas de Captação de Alunos

Com o passar do tempo e nossa experiência com dezenas de cenários diferentes, viemos desenvolvendo um conjunto de boas práticas. Tais práticas são eficientes e viáveis no dia a dia do relacionamento das instituições de ensino.

Elas vão desde ferramentas para planejamento de campanhas, monitoramento de resultados e estratégias de captação ativa até dicas de produtividade operacional. E são difundidas sistematicamente entre nossos clientes através da Consultoria Educacional da Rubeus e adaptadas a cada cenário para otimização dos seus resultados.

Metodologia Rubeus de Captação de Alunos - Rubeus

Identificação de Personas

A chave para conseguir automatizar o relacionamento individualizado é a identificação de personas (ou perfis de seus alunos e potenciais alunos). É a partir das personas que desenhamos as nossas réguas de relacionamento. E, além disso, os conteúdos que servirão como base de argumentação e condução para a equipe de relacionamento e marketing durante a Captação e Retenção de alunos.

Com a Consultoria Educacional a Rubeus ajuda as instituições a identificar suas personas e/ou integrar a atuação da equipe de relacionamento com as personas já mapeadas pela instituição.

Saiba como construir as personas da sua instituição de ensino - Rubeus

Mapeamento SWOT

Um dos primeiros passos da Consultoria Educacional é a Análise SWOT dos cursos da instituição. Ao identificar os pontos fortes e fracos das ofertas são destacados os diferenciais da instituição. Esses fatores são projetados na Jornada de Compra Educacional dos potenciais alunos.

Esta atividade também auxilia nas decisões de planejamento estratégico e produtos financeiros. Sendo, assim importante para aumentar a previsibilidade das campanhas desenvolvidas pelas IEs.

Quando falamos de diferenciais tocamos em um ponto nevrálgico da captação de alunos. Isso porque aqui existe um grande desafio: a percepção do diferencial. Esta percepção faz toda a diferença na análise do interessado ao comparar preços, por exemplo. Quando um diferencial é consistente ele ameniza (e às vezes até elimina) o referencial da “comparação preço por preço“.

Mas como explicar a diferença entre as diferentes linhas pedagógicas? Ou ainda, como mensurar o valor de um currículo integrado ao mundo do trabalho?

Alguns diferenciais são facilmente percebidos (a maior parte deles já virou commodity), enquanto outros devem ser precedidos de uma conscientização do potencial aluno. Essa análise faz toda a diferença na percepção de valor da instituição e na decisão dos potenciais alunos.

Análise Swot Educacional - Rubeus

Otimização de processos

Em outros tempos os processos de relacionamento com alunos e potenciais alunos eram passíveis de serem negligenciados ou deixados em segundo plano. Ir pessoalmente até um setor da instituição para assinar o contrato de matrícula e entregar a documentação. E, só depois caminhar até outro prédio, enfrentar uma segunda fila para realizar o pagamento da primeira mensalidade era algo comum nas instituições.

Graças à competitividade do mercado e à evolução tecnológica hoje é possível entregar comodidade para o “cliente” e deixar esses processos muito mais simples.

Quando pensamos em um processo seletivo de graduação, por exemplo, existem diversos gargalos que podem ser otimizados e geram impacto direto nos índices de conversão. Nossa equipe analisa o cenário da instituição e propõe melhorias. Tais melhorias ocorrem através de estratégia e recursos tecnológicos que tornam estas otimizações viáveis para as instituições.

Aqui temos uma premissa muito importante! Precisamos colocar o aluno como protagonista, inclusive, fora da sala de aula.

Otimização de processos - Rubeus

Prototipação de intervenções no seu website (CRO)

Em um mundo cada vez mais digital, quando falamos de experiência do cliente devemos incluir a sua experiência nas plataformas digitais. Em especial na captação de alunos todas as ações nas redes sociais, e-mail marketing e demais campanhas digitais conduzem os interessados para o website da instituição.

Mas como seu site está recebendo seus visitantes? Ele está identificando estes interessados? Ou eles apenas navegam e vão embora sem serem identificados?

Nossa equipe avalia sua experiência digital e desenha intervenções que aumentam a conversão de identificados de forma integrada com o CRM Rubeus. Assim o número de identificados aumenta e eles são enviados diretamente para a plataforma de captação. 

Prototipação de intervenções no seu website (CRO) - Rubeus

Construção de conteúdo de conversão

A partir da elaboração das estratégias comerciais mapeadas durante a Consultoria Educacional deve ser desenvolvido o material de cadência e de diferenciais. Este conteúdo é automatizado pelo CRM Rubeus e pode ser criado pela própria instituição, por agências parceiras ou mesmo pela fábrica de conteúdo da Rubeus.

A qualidade deste conteúdo é diretamente proporcional à conversão na captação de alunos. Por isso esse ponto é essencial durante a implantação e impacta diretamente nos resultados das campanhas.

Construção de conteúdo de conversão - Rubeus

Quer saber mais sobre como as soluções Rubeus podem contribuir com o desempenho da sua instituição na Captação e Retenção de alunos? Conheça um pouco mais da Rubeus: assista nosso vídeo institucional, assista o vídeo do CRM Rubeus  ou agende uma demonstração

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