A Consultoria Educacional da Rubeus é capaz de contribuir ativamente para o sucesso dos processos de Captação e Permanência de alunos da sua instituição de ensino. Neste blog post te mostramos como isso acontece na prática, confira!

Quer potencializar a atuação da sua instituição de ensino? Se a sua resposta for um grande “SIM”, te convidamos a ler esse conteúdo até o fim!

Veja o que você encontrará:

Cenário atual

Por muitos anos foi possível para as instituições de ensino privadas concentrar-se em estratégias de ensino-aprendizagem. Bem como em questões como:

  • Formar uma estrutura curricular consistente, atualizada e pedagogicamente coerente com os valores da instituição e diretrizes governamentais;
  • Manter um corpo acadêmico qualificado e engajado;
  • Gerir a vida acadêmica dos alunos no rigor das exigências legais;
  • Estar atualizado com a evolução tecnológica e metodológica em um mundo que muda cada vez mais rápido.

São tantas responsabilidades que, humildemente, não me arriscarei a listar todas aqui. Para muitos de nós, essas responsabilidades são vistas como uma missão, um objetivo maior que vai além da “prestação de um serviço”: o de contribuir com a transformação de vidas com a arma mais poderosa existente para mudar o mundo: a educação.

Mas o que aconteceu na história recente que mudou esse cenário? O mercado enxergou na educação uma grande oportunidade de negócio. Um negócio em que o “cliente” (aluno) uma vez captado, “compra” seus serviços de forma recorrente durante um longo período de tempo, com uma “barreira de saída” elevada.

Com isso, vimos o surgimento de grandes grupos educacionais e players agressivos aplicando uma concorrência predatória em ambientes antes “pacificados”.

Esta nova realidade impôs a muitas instituições um novo desafio: rever seus conceitos em relação ao seu “relacionamento extraclasse“ com os alunos e prospects. Afinal de contas, as instituições privadas também são empresas e, portanto, sua sobrevivência está sujeita aos fatores mercadológicos.

Mas, quais fatores?

Em resumo, eles podem englobar diversas esferas na instituição de ensino. Desde a quantidade da demanda, concorrência, rentabilidade, adimplência e até a fidelização de clientes.

Quando os alunos começam a ir para a concorrência temos um efeito colateral imediato nas turmas atuais. Esse problema se expande ao longo prazo no fluxo de caixa. Se estendendo por todo o tempo de permanência daqueles alunos que viraram “cadeiras vazias”.

Mas, como mensurar os impactos desse novo cenário na educação?

Para mensurar superficialmente este impacto do ponto de vista financeiro é simples, veja:

Se um aluno matriculado teria uma mensalidade de R$800,00 e um tempo de permanência médio na instituição de 30 meses, a sua ausência trará uma baixa no fluxo de caixa de R$24.000,00. Quando falamos de 100 alunos a menos em uma campanha, por exemplo, este número é de R$2.400.000,00 (assustador, não é mesmo?).

Por isso é tão importante identificar o porquê desse fenômeno e agir rapidamente em ações de captação. Muitas vezes a escolha por outra instituição é rotulada com uma objeção vinculada ao preço, mas o que está escondido por trás dessa justificativa? O preço é “caro” ou “barato” de acordo com a nossa percepção de valor.

O que fazer para obter um diferencial e sair na frente? 

Como forma de amenizar os impactos gerados por esse novo cenário, uma área que ganhou especial atenção nas instituições é a responsável pelo marketing.

Afinal, marketing é percepção de valor.

Preço x valor - Rubeus

Nesse ponto é muito importante distinguirmos o marketing da operação de comunicação comumente encontrada nas instituições.

A maioria das instituições tem um departamento responsável pelas divulgações internas e externas, organização de eventos e assessoria de imprensa. Também fica a critério desse departamento a manutenção das informações do website e alimentação das redes sociais, por exemplo.

Quando falo de marketing estou falando de analisar o mercado, identificar o perfil dos potenciais alunos, suas objeções e desejos, as ações da concorrência, os diferenciais mais relevantes e estruturar uma estratégia de comunicação de forma eficiente e segmentada ao longo de toda a Jornada de Compra Educacional, aliada ao uso inteligente de produtos financeiros planejados para o timing das campanhas.

Comunicação x Marketing - Rubeus

A dinâmica de um mercado com alta concorrência não dá tempo ao potencial aluno para pensar. São “ofertas limitadas”, “bolsas de estudo” e incentivos constantes que “interceptam” a decisão dos potenciais alunos. É comum um candidato (ou prospects) receber 3 ou 4 ligações na mesma semana de instituições diferentes no período de captação.

Portanto, é necessário possuir uma atuação direcionada, bem como uma eficiente comunicação que seja capaz de ressaltar seus diferenciais. Quando demoramos uma semana para dar um retorno, por exemplo, pode ser que o interessado já tenha se matriculado em outra instituição.

Mas então, o que fazer? 

A resposta para essa pergunta pode englobar diversas ações. Dentre elas, uma das mais rentáveis e eficientes é a contratação de um CRM educacional.

Com o intuito de potencializar a sua captação e permanência de alunos, a empresa responsável pela Plataforma Educacional deve ser capaz de realizar uma consultoria realmente efetiva, que seja orientada a resultados concretos. 

Atuação da Rubeus através da Consultoria Educacional

Entendemos a complexidade deste cenário. Além disso, temos consciência de que a tecnologia por si só não é a solução. É necessário ter pessoas capacitadas e processos eficientes. Com isso, é mais fácil implementar as estratégias de captação e retenção de alunos na prática.

Por isso, a Rubeus disponibiliza às instituições mais do que a implantação de uma tecnologia. Oferecemos o apoio de um parceiro estratégico que contribui com a capacitação da sua equipe. Sendo capaz de padronizar, otimizar e automatizar seus processos de relacionamento com alunos e potenciais alunos.

Oferecemos diversos serviços de valor agregado conforme a necessidade das instituições. Como base das nossas implementações utilizamos o CRM Rubeus, uma plataforma desenvolvida especificamente para o mercado educacional.

Conheça o CRM Educacional ideal para sua instituição de ensino - Rubeus

É importante entendermos que “vender educação” não é o mesmo que vender no mercado B2B. O processo de conscientização dos interessados deve ser transparente e altamente consultivo. E, ao mesmo tempo que precisa de um grande nível de automação. Isso porque o volume de potenciais alunos é inviável de ser trabalhado manualmente.

Ademais, o CRM Rubeus atende a todas as etapas da jornada de um aluno. Desde a identificação de um interessado, sua inscrição, seleção e matrícula até a gestão da sua permanência na instituição. Um ponto importante aqui é que todo esse processo é integrado (de verdade) ao sistema de gestão acadêmica, o que possibilita consistência de dados.

Serviços oferecidos na Consultoria Educacional da Rubeus

  • Treinamento de Smarketing Educacional

Para as instituições que estão estruturando seu setor de relacionamento ou captação de alunos é altamente recomendado que sejam realizadas ações de capacitação e conscientização dos conceitos que embasam essa atuação. Afinal se trata de uma mudança de cultura e todos os envolvidos devem estar engajados com essa nova forma de pensar.

A Rubeus oferece, em sua implantação consultiva, uma Consultoria Educacional especializada no Marketing de Relacionamento. Ademais, os serviços desta Consultoria Educacional envolvem treinamentos dos principais conceitos relacionados essenciais para esta transição, tais como: Marketing digital, Marketing de Relacionamento e CRM.

Estes conceitos são essenciais tanto para construir as estratégias de Captação e Permanência de alunos quanto para colocá-las em prática e monitorá-las. No dia a dia de uma operação em que as equipes de Marketing e Relacionamento estão integradas (Smarketing Educacional) é essencial conseguir rastrear as campanhas, mensurar o custo de aquisição de leads e matrículas e monitorar a produção e desempenho das ações realizadas.

6 dicas essenciais para a prática do Smarketing Educacional - Rubeus

  • Melhores práticas de Captação de Alunos

Com o passar do tempo e nossa experiência com dezenas de cenários diferentes, viemos desenvolvendo um conjunto de boas práticas. Tais práticas são eficientes e viáveis no dia a dia do relacionamento das instituições de ensino.

Elas vão desde ferramentas para planejamento de campanhas, monitoramento de resultados e estratégias de captação ativa até dicas de produtividade operacional. E são difundidas sistematicamente entre nossos clientes através da Consultoria Educacional da Rubeus e adaptadas a cada cenário para otimização dos seus resultados.

Metologia Rubeus

  • Identificação de Personas

A chave para conseguir automatizar o relacionamento individualizado é a identificação de personas (ou perfis de seus alunos e potenciais alunos). É a partir das personas que desenhamos as nossas réguas de relacionamento. E, além disso, os conteúdos que servirão como base de argumentação e condução para a equipe de relacionamento e marketing durante a Captação e Retenção de alunos.

Com a Consultoria Educacional a Rubeus ajuda as instituições a identificar suas personas e/ou integrar a atuação da equipe de relacionamento com as personas já mapeadas pela instituição.

Saiba como construir as personas da sua instituição de ensino - Rubeus

  • Mapeamento SWOT

Um dos primeiros passos da Consultoria Educacional é a Análise SWOT dos cursos da instituição. Ao identificar os pontos fortes e fracos das ofertas são destacados os diferenciais da instituição. Esses fatores são projetados na Jornada de Compra Educacional dos potenciais alunos.

Esta atividade também auxilia nas decisões de planejamento estratégico e produtos financeiros. Sendo, assim importante para aumentar a previsibilidade das campanhas desenvolvidas pelas IEs.

Quando falamos de diferenciais tocamos em um ponto crucial da captação de alunos. Isso porque aqui existe um grande desafio: a percepção do diferencial. Esta percepção faz toda a diferença na análise do interessado ao comparar preços, por exemplo. Quando um diferencial é consistente ele ameniza (e às vezes até elimina) o referencial da “comparação preço por preço“.

Mas como explicar a diferença entre as diferentes linhas pedagógicas? Ou ainda, como mensurar o valor de um currículo integrado ao mundo do trabalho?

Alguns diferenciais são facilmente percebidos (a maior parte deles já virou commodity), enquanto outros devem ser precedidos de uma conscientização do potencial aluno. Essa análise faz toda a diferença na percepção de valor da instituição e na decisão dos potenciais alunos.

Análise Swot Educacional - Rubeus

  • Otimização de processos

Em suma, podemos dizer que, em outros tempos, os processos de relacionamento com alunos e potenciais alunos eram passíveis de serem negligenciados ou deixados em segundo plano. Quer um exemplo? Ir pessoalmente até um setor da instituição para assinar o contrato de matrícula e entregar a documentação. Depois caminhar até outro prédio, enfrentar uma segunda fila para realizar o pagamento da primeira mensalidade era algo comum nas instituições.

Uma vez que a competitividade do mercado e a evolução tecnológica se tornam uma realidade concreta, é possível entregar comodidade para o lead e deixar esses processos muito mais simples.

Quando pensamos em um processo seletivo de graduação, por exemplo, existem diversos gargalos que podem ser otimizados e geram impacto direto nos índices de conversão. Nossa equipe analisa o cenário da instituição e propõe melhorias. Tais melhorias ocorrem através de estratégia e recursos tecnológicos que tornam estas otimizações viáveis para as instituições.

Aqui temos uma premissa muito importante! Precisamos colocar o aluno como protagonista, inclusive, fora da sala de aula.

Otimização de processos - Rubeus

  • Prototipação de intervenções no seu website (CRO)

Em um mundo cada vez mais digital, quando falamos de experiência do aluno devemos incluir a sua experiência nas plataformas digitais. Em especial na captação de alunos todas as ações nas redes sociais, e-mail marketing e demais campanhas digitais conduzem os interessados para o website da instituição.

Mas como seu site está recebendo seus visitantes? Ele está identificando estes interessados? Ou eles apenas navegam e vão embora sem serem identificados? Há CTA’s  estratégicos

Nossa equipe avalia sua experiência digital e desenha intervenções que aumentam a conversão de identificados de forma integrada com o CRM Rubeus, além de trabalhar estrategicamente a demanda reprimida do website da sua instituição. Assim, o número de identificados aumenta e eles são enviados diretamente para a plataforma de captação. 

Prototipação de intervenções no seu website (CRO) - Rubeus

  • Construção de conteúdo de conversão

A partir da elaboração das estratégias comerciais mapeadas durante a Consultoria Educacional deve ser desenvolvido o material de cadência e de diferenciais.

Em síntese, este conteúdo é automatizado pelo CRM Rubeus e pode ser criado pela própria instituição, por agências parceiras ou mesmo pela fábrica de conteúdo da Rubeus.

A qualidade deste conteúdo é diretamente proporcional à conversão na captação de alunos. Por isso esse ponto é essencial durante a implantação e impacta diretamente nos resultados das campanhas.

Construção de conteúdo de conversão - Rubeus

Quer saber mais sobre a consultoria educacional da Rubeus? E como ela podem contribuir com o desempenho da sua instituição na Captação e Permanência de alunos? Conheça um pouco mais da Rubeus: assista nosso vídeo institucional, assista o vídeo do CRM Rubeus  ou agende uma demonstração

Além disso, separei alguns materiais para você:

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