Entenda como atrair mais alunos para sua instituição com uma campanha de captação de alunos inteligente. Desenvolva estratégias de marketing digital, criação de conteúdos envolventes e veja exemplos de campanhas bem-sucedidas. 🎓

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O que é uma campanha de captação?

Em suma, uma campanha de captação de alunos é um conjunto de ações práticas que buscam alcançar resultados efetivos na conversão de leads, geralmente, durante o processo seletivo. São uma forma poderosa da sua instituição obter melhores resultados em processos seletivos, através de práticas mais direcionadas. 

Além disso, quando bem estruturadas, elas “conversam” estrategicamente com canais promocionais escolhidos pela sua instituição. Isso porque elas podem ser feitas tanto em canais digitais quanto em práticas off-line.

Sendo assim, durante a realização das campanhas de captação, diversas questões devem ser observadas, dentre elas podemos destacar: 

• Qual o momento mais estratégico para a realização da campanha?
• Quais meios de comunicação serão utilizados?
• Quais modalidades e cursos devem ser trabalhados com maior ênfase? 
• Haverá políticas de descontos para incentivar a tomada de decisão (como a realização da inscrição ou matrícula)? Haverá alguma promoção ou sorteio exclusivo?
• Qual tipo de Marketing será utilizado? Como serão suas abordagens, mais ou menos diretas? 

🔗 Com dúvidas ao responder essas questões? Vou deixar aqui uma sugestão de vídeo que poderá te ajudar a dar os primeiros passos!

Por que uma campanha de captação de alunos é essencial?

Em um mercado educacional cada vez mais competitivo, garantir um fluxo constante de novos alunos é crucial para a sustentabilidade e o crescimento da sua instituição. Uma campanha de captação de alunos eficaz não apenas aumenta suas matrículas, mas também fortalece a imagem da sua marca, melhora o engajamento da comunidade e otimiza o retorno sobre o investimento em marketing. 

Com as estratégias certas, você pode atrair o público-alvo ideal, destacar-se entre os concorrentes e construir uma base sólida de alunos satisfeitos que contribuirão para o sucesso a longo prazo da sua instituição. Não subestime o poder de uma campanha bem planejada, ela é o alicerce para o futuro do seu negócio educacional!

Quais são os objetivos de uma campanha de captação?

As campanhas de captação são dinâmicas e multifacetadas, com o objetivo principal de atrair leads e convertê-los em matrículas. No entanto, você pode adaptar sua campanha para atingir outros objetivos específicos conforme as necessidades da sua instituição. Veja alguns exemplos:

• Criar autoridade no mercado educacional: Fortaleça sua posição no mercado destacando os diferenciais competitivos da sua instituição.
  
  
• Melhorar a imagem institucional: Trabalhe a percepção da sua marca junto aos alunos atuais e potenciais, promovendo a fidelização.
  
  
• Expandir o topo do funil de captação: Aumente a quantidade de leads qualificados no início do Funil de Captação, preparando-os para futuras conversões.
  
  
• Adquirir vantagem competitiva: Diferencie-se da concorrência oferecendo algo único ou superior, seja em qualidade acadêmica, infraestrutura ou serviços.
  
  
• Promover cursos com baixa procura: Direcione esforços de marketing para aumentar a demanda por cursos que atualmente têm poucas matrículas.

É essencial alinhar os objetivos da sua campanha de captação com as metas gerais da sua instituição. Essa integração fornece uma base sólida para definir prioridades e estratégias de ação. Uma vez definidos os objetivos, você poderá mapear as práticas a serem priorizadas e identificar as melhores formas de executá-las, garantindo uma abordagem coesa e direcionada para o sucesso.

3 passos INDISPENSÁVEIS para criar uma campanha de captação de alunos de sucesso

Criar uma campanha de captação de alunos de sucesso requer planejamento estratégico e execução impecável. Mas, como fazer isso na prática? Veja esses 5 passos comprovados que irão te ajudar a atrair novos estudantes:

I. Defina seus objetivos de captação com clareza

Para que uma campanha de captação de alunos seja eficaz, é fundamental começar com objetivos bem definidos. Isso não apenas orienta suas ações, mas também permite medir o sucesso da campanha e fazer ajustes conforme necessário. Veja como fazer isso: 

• Quantifique suas metas. Determine exatamente quantos novos alunos você deseja matricular. Por exemplo, “Quero aumentar o número de novos alunos em 20% no próximo semestre” é uma meta clara e quantificável.
  
  
• Defina prazos: Estabeleça um período específico para atingir suas metas, como um semestre, ano letivo ou ciclo de matrícula.
  
  
• Identifique indicadores de sucesso: Utilize métricas específicas para acompanhar o progresso, como o número de leads gerados, taxa de conversão de leads para matrículas, engajamento em campanhas de marketing e feedback dos alunos.
  
  
• Alinhe Com a missão e visão da instituição: Certifique-se de que seus objetivos de captação estejam alinhados com a missão, visão e valores da sua instituição. Isso garantirá uma abordagem coesa e autêntica.
  
  
• Segmentação do público-alvo: Identifique os perfis de alunos que você deseja atrair e desenvolva as suas personas. Considere fatores como faixa etária, interesses, localização geográfica e necessidades específicas.
  
  
• Planeje recursos e ações: Determine o orçamento disponível para a campanha e os recursos necessários, como equipe, ferramentas de marketing e materiais promocionais.
  
  
• Cronograma de ações: Elabore um cronograma detalhado das atividades da campanha, desde a criação de conteúdo até a execução de eventos e análise de resultados.
  

II. Conheça seu público-alvo em profundidade

Conhecer seu público-alvo permite personalizar suas estratégias de marketing e comunicação para atender melhor às suas necessidades e expectativas. Por isso, invista em ações como:

Identifique as necessidades: 

• Análise demográfica: Colete dados sobre a idade, localização geográfica, renda familiar e ocupação dos pais e alunos potenciais.
  
  
• Estágios educacionais: Considere em que fase da educação seus potenciais alunos estão – ensino fundamental, médio, superior ou cursos técnicos.
  
  
• Objetivos educacionais: Entenda o que os alunos e seus responsáveis buscam em uma instituição – qualidade acadêmica, atividades extracurriculares, suporte emocional, oportunidades de carreira, etc.
  
  
• Compreenda desafios e problemas: Identifique as dificuldades e frustrações que os alunos e seus pais enfrentam atualmente. Isso pode incluir questões como falta de apoio individualizado, dificuldades de acesso a recursos educativos, ou insatisfação com o ambiente escolar atual.
  
  
• Motivações para mudança: Entenda o que motiva os alunos a procurar uma nova instituição. Isso pode ser devido a problemas na instituição atual, busca por melhores oportunidades acadêmicas e extracurriculares, ou necessidade de um ambiente mais acolhedor e seguro.

Avalie as preferências:

• Canais de comunicação: Descubra quais são os canais de comunicação preferidos pelo seu público-alvo – redes sociais, e-mail, visitas presenciais, webinars, etc.
  
  
• Estilos de aprendizado: Considere as preferências de aprendizado dos alunos – ensino tradicional, on-line, híbrido, métodos mais interativos e práticos, etc.
  
  
• Interesses e atividades: Saiba mais sobre os interesses extracurriculares dos alunos, como esportes, artes, ciências, tecnologia, entre outros.

Métodos de coleta de informações:

• Pesquisas e questionários: Envie pesquisas e questionários para responsáveis e alunos para obter feedback direto.
  
  
• Entrevistas e grupos focais: Realize entrevistas individuais e grupos focais para obter uma compreensão mais profunda das percepções e expectativas do seu público.
  
  
• Análise de dados: Utilize dados analíticos de suas campanhas de marketing anteriores, site da instituição e redes sociais para identificar padrões e tendências de comportamento.

III. Desenvolva uma estratégia de marketing multicanal eficaz

Uma estratégia de marketing multicanal é crucial para alcançar seu público-alvo de forma ampla e eficaz. Utilizar múltiplos canais permite que você atinja potenciais alunos onde quer que eles estejam, aumentando a visibilidade da sua instituição e melhorando as chances de conversão.

Escolha os canais certos:

• Redes sociais: Utilize plataformas como Facebook, Instagram, LinkedIn e TikTok para se conectar com alunos e responsáveis. Cada plataforma tem um público diferente, então adapte seu conteúdo conforme a audiência.
  
  
• E-mail Marketing: Crie campanhas de e-mail personalizadas para informar e engajar seu público com notícias, eventos e informações relevantes sobre sua instituição.
  
  
• Website e Blog: Mantenha um website atualizado e otimizado para SEO, com um blog que ofereça conteúdos valiosos, como dicas de estudo, histórias de sucesso de ex-alunos e novidades sobre a instituição.
  
  
• Publicidade on-line: Invista em anúncios pagos no Google Ads, Facebook Ads e outras plataformas para alcançar um público mais amplo e específico.

Integre as mensagens:

• Consistência de marca: Certifique-se de que todas as comunicações em diferentes canais reflitam a identidade da sua marca de maneira consistente, incluindo logotipos, cores, slogans e tom de voz.
  
  
• Conteúdo Coerente: Crie conteúdos que se complementem e reforcem uns aos outros. Por exemplo, um post no blog pode ser promovido nas redes sociais e por e-mail.

Personalize a experiência:

• Segmentação: Use dados para segmentar seu público e enviar mensagens personalizadas para diferentes grupos, baseando-se em fatores como idade, interesses e estágio educacional.
  
  
• Automação: Utilize ferramentas de automação de marketing para enviar comunicações personalizadas e oportunas, como e-mails de boas-vindas, lembretes de inscrição e acompanhamento pós-evento.

Monitore e ajuste:

• Análise de desempenho: Acompanhe as métricas de cada canal, como taxas de abertura e cliques em e-mails, engajamento nas redes sociais, tráfego no website e conversões de anúncios.

Dicas ADICIONAIS para estruturar uma campanha de captação de sucesso

I. Invista em uma estrutura tecnológica de ponta

Atualmente, possuir estruturas tecnológicas de ponta é essencial para criar uma boa percepção junto aos seus potenciais alunos. Além disso, possuir um bom aporte de tecnologias poderá ajudar nas suas estratégias educacionais. Assim, será possível levar a sua instituição a atingir resultados satisfatórios nas esferas do ensino e aprendizagem. 

II. Ofereça descontos

As políticas de descontos são sempre muito atrativas e, quando o assunto é campanha de captação de alunos não é diferente! Por isso, invista em ações como programas de fidelização e promoções, aliados a gatilhos mentais de urgência. Ao fazer isso, sua instituição incentivará o lead, “preparando o terreno” para a tomada de decisão. 

Ao divulgar valores, é importante que você trabalhe técnicas convidativas para os leads. Por isso, a dica é apostar na psicologia dos preços. Vou deixar aqui um conteúdo que poderá te ajudar nisso: Como usar gatilhos mentais na educação: 7 exemplos que sua IE deveria adotar.

III. Ofereça e/ou divulgue vagas de estágio

Apesar de ser uma ação mais voltada para a permanência dos alunos, oferecer e/ou divulgar vagas de estágios pode sim atuar como um fator positivo  na hora do lead optar pela sua instituição. Por isso, crie parcerias com empresas e divulgue vagas que sejam compatíveis com os seus cursos.

IV. Realize uma pesquisa completa sobre as perspectivas do seu lead

A nossa próxima dica para o sucesso da sua campanha de captação de alunos é conhecer o seu potencial aluno! Aprenda o máximo possível sobre o seus leads, saiba o que eles querem e o que esperam da sua instituição e, assim, ofereça a eles. A ideia aqui é estabelecer uma relação de troca. Em síntese, o seu lead tem uma necessidade e a sua instituição deverá ajudá-lo a satisfazê-la. 

V. Crie uma comunicação efetiva através da abordagem certa 

Trabalhar uma comunicação efetiva é muito importante para a campanha de captação de alunos, bem como direcionar ao lead a abordagem certa, ou seja, o “tom” que você quer dar à sua campanha. Isso porque ela pode ser uma grande influenciadora na forma como o lead percebe a sua instituição de ensino. 

Lembre-se: em casos de campanhas presenciais, atente-se quanto a sua linguagem corporal. Ela é fundamental para estabelecer confiança, por isso, utilize-a como uma aliada. 

VI. Seja empático

Ademais, outro ponto essencial para o sucesso da sua campanha de captação de alunos é o atendimento de qualidade. Ao longo de todos os pontos de contatos estabelecidos com os potenciais alunos, é fundamental que a satisfação para com a sua instituição seja gradativamente fortalecida. Ou seja, cada vez mais o seu lead deve “se encantar” pela sua IE, pois isso resultará em uma experiência de alto nível futuramente.

🔗 Aliás, vou deixar aqui um conteúdo complementar que pode te ajudar com essa dica! “A empatia na educação e sua importância para uma experiência de alto nível”.

VII. Simplifique os processos

Burocracia é importante, o problema começa quando ela torna os seus processos rígidos e complexos demais. Por isso, nada de complicações! Exercite a simplificação dos processos educacionais da sua instituição de ensino como um todo. 

Para isso, será necessário alinhar alguns pontos da sua gestão educacional, você pode começar através de ações simples como a criação de uma ficha de inscrição simplificada e dividida em etapas estratégicas, por exemplo. 

VIII. Divulgue os resultados da sua IE 

Alguns resultados são estratégicos e devem ser divulgados, uma vez que podem ilustrar o desempenho positivo da sua instituição de ensino. Sendo assim, uma dica é apostar em números que sejam bons influenciadores, tais como a nota do MEC, índices de aprovação e empregabilidade dos cursos, por exemplo.

Ferramentas e táticas poderosas que vão impulsionar os resultados da sua campanha

Para garantir o sucesso da sua campanha de captação, é essencial usar ferramentas e táticas eficazes. Aqui está um resumo das principais:

• Ferramentas Essenciais: Utilize CRM educacional, plataformas de automação de marketing, SEO, publicidade digital e software de webinars.
  
  
• Táticas eficientes: Invista em marketing de conteúdo, personalização, engajamento nas redes sociais, campanhas de e-mail e participação em eventos educacionais.

Como medir e otimizar o desempenho da sua campanha de captação de alunos

Medir e otimizar o desempenho da sua campanha de captação de alunos é essencial para garantir resultados eficazes e aprimorar constantemente suas estratégias. Veja como fazer isso na prática:

Métricas de campanha de matrículas

• Número de leads gerados: Acompanhe quantos leads foram adquiridos através da campanha, seja por meio de formulários de contato, inscrições em eventos ou outros canais.
  
  
• Taxa de conversão de leads em matrículas: Calcule a porcentagem de leads que se tornaram alunos matriculados. Essa métrica indica a eficácia do seu processo de conversão.
  
  
• Custo por Aquisição (CPA): Determine o custo médio para adquirir um novo aluno, considerando o investimento total na campanha dividido pelo número de novas matrículas.
  
  
• Tempo de conversão: Meça o tempo médio necessário para que um lead se torne um aluno matriculado. Isso pode ajudar a identificar possíveis gargalos no processo de conversão.
  
  
• Taxa de retenção de alunos: Acompanhe a porcentagem de alunos que permanecem na instituição por um determinado período de tempo após a matrícula inicial. Uma alta taxa de retenção indica satisfação e sucesso da campanha.

Otimização de campanhas

• Teste A/B: Realize testes A/B com diferentes elementos da campanha, como títulos de e-mails, imagens de anúncios e chamadas para ação, para identificar o que gera melhores resultados.
  
  
• Refine as estratégias de segmentação: Utilize os dados coletados para refinar a segmentação do seu público-alvo e personalizar ainda mais suas mensagens e ofertas.
  
  
• Ajuste o orçamento e recursos: Realoque o orçamento e recursos com base no desempenho das diferentes partes da campanha, concentrando-se nos canais e táticas mais eficazes.

Vamos falar sobre resultados? Quanto custa não investir em uma campanha de captação hoje?

Para te ajudar a visualizar na prática, o quanto pode ser dispendioso para a sua instituição de ensino não investir em uma campanha de captação, nós preparamos um exemplo, veja:

👥 Imagine que sua instituição de ensino possui 60 vagas (“cadeiras a serem preenchidas”) no curso de Administração e que o ticket médio, ou seja, o retorno financeiro de cada um dos seus alunos, é de R$ 800,00 mensais, por exemplo. Esta situação demonstra que você tem um faturamento em potencial no valor de R$ 48.000,00 para esta turma. 

💰 Entretanto, sabemos que preencher totalmente uma turma é cada vez mais difícil atualmente. Por isso, vamos considerar, dentro da nossa realidade educacional, que sua instituição tenha conseguido matricular 40 alunos. Logo, você teria uma receita real de R$ 32.000,00 por mês. 

Até aqui tudo bem, não é mesmo? 

Como forma de ilustrar o quanto sua instituição de ensino pode deixar de ganhar caso não invista em ações de captar alunos, preparamos um exemplo. Nele, vamos te mostrar como sua receita poderá diminuir ao longo do tempo veja a imagem ilustrativa abaixo:

Planejado: 60 cadeiras – R$ 48.000,00

Alcançado: 40 alunos – R$ 32.000,00

🔍 Com os números expostos acima, pode-se perceber o impacto desta perda financeira ao longo dos anos na sua instituição. Isso fica evidente ao compararmos o faturamento em potencial do início da campanha de R$ 48.000,00 com o faturamento projetado para o último ano da turma que chega a equivaler a R$ 13.600,00, representando um ganho efetivo de apenas 28% do valor potencial. 

Este último valor muitas vezes está abaixo do Ponto de Equilíbrio (PE) da turma, ou seja, gera prejuízo financeiro para a IE.

📝 Além de observar este indicador, é importante entender que a quantidade de alunos absorvida por sua campanha está diretamente relacionada ao faturamento da sua instituição.

Isto significa que aqueles 20 alunos perdidos no início fazem toda a diferença para o desempenho da sua instituição. Em números, temos uma perda de receita no longo prazo de 20 vezes R$ 800,00 multiplicados pelos 48 meses de curso, ou seja: R$ 768.000,00 (setecentos e sessenta e oito mil reais) em apenas um curso em uma campanha.😲

Nossa constatação: precisamos fazer a melhor campanha de captação AGORA! 

Otimize a sua campanha de captação de alunos com a Plataforma Rubeus

Um CRM específico para educação apresenta diversas vantagens para uma campanha de captação de alunos, veja só: 

• Centralização de informações: Armazene e gerencie todas as informações relevantes sobre leads e alunos em um só lugar, facilitando o acompanhamento e personalização das interações.
  
  

• Automatização de processos: Automatize tarefas repetitivas e comunicações, como envio de e-mails e follow-ups, economizando tempo e garantindo uma abordagem consistente.
  
  
• Segmentação avançada: Segmente seu público-alvo com base em diversos critérios, como interesses, estágio educacional e histórico de interações, para enviar mensagens mais direcionadas e eficazes.
  
  
• Análise de dados precisa: Acesse relatórios e análises detalhadas sobre o desempenho da sua campanha, identificando padrões e oportunidades de melhoria.
  
  
• Personalização de comunicações: Utilize dados personalizados para criar comunicações relevantes e cativantes, aumentando o engajamento e a conversão de leads em matrículas.
  
  
• Integração com outras ferramentas: Integre a Plataforma Rubeus com outras ferramentas de marketing e vendas para maximizar a eficiência e o impacto da sua campanha.

Com a Plataforma Rubeus, sua instituição de ensino terá todas as ferramentas necessárias para captar mais alunos de forma eficaz e garantir o crescimento sustentável a longo prazo.

A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino. 

Já conhece a Plataforma Rubeus? Saiba como o nosso CRM pode contribuir para que o seu time alcance resultados efetivos no longo prazo! 

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Considerações finais

É nosso objetivo fornecer conteúdo que seja útil e inspirador para você. Se este material conseguiu cumprir esse propósito, que tal compartilhá-lo com alguém que também possa se beneficiar? 😁

Até a próxima!

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Para usar como referência acadêmica

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📌 Formato ABNT:

AMARAL, Matheus. Campanha de captação de alunos: saiba quanto custa não otimizá-la hoje! Rubeus, 2019. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/campanha-de-captacao-de-alunos/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2019, 22 agosto. Campanha de captação de alunos: saiba quanto custa não otimizá-la hoje! [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/campanha-de-captacao-de-alunos/