Não é novidade que a ficha de inscrição educacional é um dos principais meios para ter acesso aos dados dos potenciais alunos. Além disso, ela permite encaminhá-los para a base de contatos da instituição de ensino. Assim, justamente por ser uma “ponte” tão importante é que ela precisa ser construída estrategicamente. Confira agora se você tem perdido alunos por causa de uma ficha de inscrição extensa e cansativa. 🔍
Leitura: 5-6 minutos
Introdução
Certamente você já ouviu aquela expressão: “nadou, nadou e morreu na praia.” 🏊♀️
Em analogia, podemos considerá-la o retrato do que acontece quando o seu lead chega a ficha de inscrição, mas não a completa.
Todo um trabalho de condução é realizado pelo time de marketing para levá-lo até a matrícula. Contudo, infelizmente, muitas vezes o que acontece é que ele para na ficha de inscrição. Mas por que isso acontece?
Há diferentes motivos para um lead abandonar uma ficha de inscrição. Dentre eles, os mais comuns envolvem a indecisão e a estrutura da ficha em si.
No blog post “Abandono do processo de inscrição: como evitar que seus candidatos desistam“, nós explicamos em detalhes os principais motivos para o abandono da ficha. Sendo assim, no que tange a estrutura da ficha de inscrição educacional, é importante que as IEs estabeleçam um forte processo de planejamento das fichas que serão usadas em seus processos seletivos.
Portanto, veremos hoje o impacto causado por uma ficha de inscrição dividida em etapas inteligentes nos números de inscritos do processo seletivo das instituições, também veremos como acontece o processo de um bom planejamento desta ficha.
Por que dividir a ficha de inscrição educacional do processo seletivo em diferentes etapas?
Com o intuito de responder essa questão, antes é preciso pensar na experiência do estudante. Em suma, uma experiência de usabilidade de qualidade é essencial para conquistar mais inscritos em seu processo seletivo.
Essa experiência de excelência deve ocorrer em todos os pontos de contato com as instituições de ensino. Isso mesmo, do porteiro ao reitor. E a ficha de inscrição também contribui muito para o sucesso desse processo.
Dessa forma, a experiência dos potenciais alunos no preenchimento da ficha de inscrição deve ser a melhor possível. Para isso, ela precisa ser simples, clara e ao mesmo tempo completa a fim de evitar possíveis dúvidas no momento de preencher e entender o que está sendo solicitado.
O processo de planejamento de uma ficha de inscrição educacional eficiente
Sua ficha de inscrição não pode ser motivo de perda de interessados. Para isso, é preciso otimizá-la com o objetivo de reduzir o tempo gasto em seu preenchimento. Uma dica é fazer um teste de quanto tempo você levaria para preencher sua própria ficha de inscrição. Coloque-se no lugar do seu potencial aluno, sinta na pele a experiência que ele terá. Caso você não goste da experiência considere alguns ajustes.
“Para que as chances de desistência sejam reduzidas, sua ficha de inscrição precisa ser eficiente do início ao fim!”
Bráulio Vieira
Assim, uma solução para otimizar o tempo de preenchimento e aumentar as chances de aceitação, minimizando as desistências por falta de tempo é dividir sua ficha de inscrição em etapas. Em resumo, é mais ou menos como pegar um grande problema e dividi-lo em pequenas partes. Essa ação é capaz de tornar a resolução mais rápida e eficiente.
Com isso, a instituição já obtém os dados de contato na primeira etapa, e mesmo que o candidato abandone a inscrição, é possível interagir com ações automatizadas de relacionamento, além de gerar listas qualificadas para o consultor da instituição.
Qual o tempo ideal para uma ficha de inscrição ser preenchida?
Já é comprovado que uma boa ficha de inscrição deve ser preenchida em até sete minutos.
Dessa maneira, para não extrapolar esse tempo médio, você precisa dividi-la em etapas inteligentes. Por isso, busque conhecer como acontece ou deveria acontecer todo o processo. Além disso, esteja ciente de como é o comportamento do interessado em cada uma das etapas.
Posteriormente, desenvolva uma ficha de inscrição simplificada que contemple todas as informações necessárias. Evite ao máximo solicitar informações desnecessárias. Assim, sua ficha não ficará longa e cansativa, fazendo com que a pessoa venha a desistir.
⚠️ Sua ficha de inscrição não pode ser um empecilho para a captação de alunos
Preparamos um exemplo para mostrar a importância de dividir a ficha de inscrição do processo seletivo da sua instituição de ensino.
💭 Imagine um potencial aluno que está muito empolgado em busca das melhores instituições de ensino para então tomar sua decisão final. Ele procura uma IE que chame sua atenção e que ofereça uma opção de curso que lhe desperte o interesse.
Após visitar vários websites de instituições de ensino diferentes ele acaba se deparando com o seu. A experiência de navegação está sendo ótima, os conteúdos são muito relevantes para ele e as condições de pagamento são maravilhosas.
Após um estudo profundo do curso de interesse e das demais informações disponibilizadas pela sua IE ele, enfim, decide concretizar sua matrícula. Assim, clica no CTA “Inscreva-se” fixado na parte superior do website. De lá, ele é levado para a sua ficha de inscrição.
Considere que a sua IE não possua uma ficha de inscrição dividida em etapas. Veja a experiência que ele terá:
😯 Ao visualizá-la, ele faz ponderações como:
- “Nossa, é tão longa”;
- “São muitos dados”;
- “Vou precisar de tempo para preencher isso, amanhã eu faço”;
- “Precisa do meu RG? Eu não sei de cabeça!”;
- “Nossa, esse campo não aceita edição, como vou inserir meus dados?”.
Essas dúvidas e afirmações podem surgir por diversos problemas. Dentre eles estão as falhas técnicas do sistema, o planejamento falho (ocasionando estrutura confusa que prejudica o entendimento), formulários longos etc.
Os motivos pelos quais os interessados podem acabar desistindo de realizar a inscrição no seu processo seletivo já são muitos, não é? Por isso, a última coisa que você deve fazer é criar novas barreiras.
As etapas de uma boa ficha de inscrição educacional
Em resumo, dividir a sua ficha de inscrição em etapas pode aumentar a sua taxa de conversão por diminuir a taxa de desistência entre os potenciais alunos.
Sendo assim, conheça agora, em detalhes, ideias de como dividir cada uma dessas fases. Se tudo for feito por sua equipe, as chances da sua instituição perder alunos serão reduzidas.
1ª etapa: Captação do lead
Em resumo, utilize a primeira etapa para pedir apenas informações básicas. Dessa maneira, você irá facilitará o processo de preenchimento da ficha de inscrição. Para fazer com que o potencial aluno complete a primeira etapa e passe, assim, para a próxima, a primeira etapa deve ser direta e objetiva.
Assim, as informações solicitadas devem ser aquelas que, geralmente, o interessado saiba de cabeça. Evitando, assim, a necessidade de consulta à algum documento. Por isso, as principais informações solicitadas são, basicamente, nome, e-mail, telefone e data de nascimento.
⚠️ ATENÇÃO: adicionar o campo telefone fixo como opcional no formulário ajuda a reduzir a taxa de números inválidos ao longo do processo de captação da equipe comercial.
2ª etapa: Identificação do curso
Em suma, nesta etapa é preciso saber o interesse do candidato. Por isso, recomendamos solicitar o preenchimento do curso de interesse e a forma de ingresso. Ademais, outras informações importantes e complementares nesta etapa são a data da prova ou nota do ENEM de acordo com a forma de ingresso escolhida, o local da prova e quaisquer outras informações que ajudem a qualificar e segmentar o interesse do estudante.
Esta etapa é essencial por entregar praticamente todas as informações que o comercial precisa para fazer o processo de captação. E, por isso, após preenchê-las já ficam disponíveis na oportunidade que foi gerada automaticamente no CRM Rubeus.
3ª etapa: Informações adicionais para a conclusão da inscrição
Em síntese, nessa etapa é recomendável que a ficha de inscrição educacional peça algumas informações a mais. Tais informações devem ser aquelas que permitam a conclusão da inscrição e a disponibilização da taxa de inscrição.
Desse modo, os dados pedidos poderão ser CPF, RG, endereço, nome social e deficiências, por exemplo:
4ª etapa: Mensagem de conclusão da inscrição
Essa etapa é bem simples! Ela confirma a inscrição junto ao potencial aluno. Por isso, aqui você pode colocar uma mensagem do tipo: “Sua inscrição foi realizada com sucesso!”. Veja o nosso exemplo:
Material complementar: Como montar uma ficha de inscrição voltada para a conversão
Como vimos, sua ficha de inscrição não pode ser motivo de perda de interessados. Dessa forma, é necessário otimizá-la ao máximo a fim de reduzir o tempo gasto em seu preenchimento.
Eu, Bráulio Vieira, junto com o Matheus Amaral, conversamos e damos dicas práticas sobre como fazer isso no vídeo abaixo.
Dê o play e bons insights! 😃
Conclusão
Deu para perceber como é possível usar a sua ficha de inscrição educacional em uma forma eficiente de captar alunos?
Se todas as etapas forem realizadas pela sua equipe, as chances de perder alunos por causa da ineficiência da sua ficha de inscrição educacional serão reduzidas de forma significativa.
Sabemos que essa é apenas uma dentre as muitas maneiras de melhorar a captação de alunos da sua instituição. E, por isso, temos outra dica para você:
Módulo de Ficha de Inscrição e Matrícula da Rubeus
Acompanhe de perto, em qualquer nível de ensino, o processo de inscrição e matrícula. Com a Plataforma Rubeus, é possível identificar se o aluno abandonou uma inscrição antes de finalizá-la, para que a equipe de vendas entre em contato para fechar a matrícula. 👊👊
O fluxo de inscrição e matrícula inicia-se quando o seu potencial aluno começa o preenchimento da ficha de inscrição. Para os casos em que há o abandono de alguma etapa ou o não pagamento do boleto, por exemplo, a Plataforma Rubeus permite que a sua IE estabeleça um contato imediato com o interessado. Logo, de forma que seja possível incentivá-lo a dar continuidade à inscrição.
🔗 Saiba mais informações sobre a Ficha de Inscrição da Rubeus acessando o nosso conteúdo completo:
Considerações finais
Espero que você tenha gostado das nossas dicas! Agora, você pode compartilhar esse conteúdo com a sua equipe para que, assim, vocês cresçam juntos e na mesma direção.
Até a próxima e sucesso! 👋
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Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos!
📌 Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. Ficha de inscrição educacional: a importância de construir uma ficha inteligente e estratégica. Rubeus, 2018. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/ficha-de-inscricao-educacional/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌Formato APA:
Rubeus. 2018, 31 julho. Ficha de inscrição educacional: a importância de construir uma ficha inteligente e estratégica. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/ficha-de-inscricao-educacional/
