Garanta o sucesso na prospecção de novos alunos! Confira os pontos de atenção essenciais para sua instituição de ensino não errar na hora de captar! 📝🎓
Leitura: 5 minutos
O que é prospecção de novos alunos?
Como o próprio nome sugere, a prospecção de novos alunos consiste na elaboração de estratégias de Marketing e Vendas realizadas pelas instituições de ensino para promover a atração de potenciais alunos e, posteriormente, convertê-los em matriculados.
Resumidamente, é o processo de identificar, atrair e convencer potenciais estudantes a se matricularem na instituição de ensino. Esse processo é crucial para a sustentabilidade e crescimento das escolas, faculdades, universidades e outras instituições educacionais.
A prospecção de novos alunos envolve várias etapas, incluindo:
- Pesquisa de mercado: Identificar o público-alvo e entender suas necessidades e preferências.
- Marketing e publicidade: Criar e implementar campanhas de marketing para atrair a atenção dos potenciais alunos. Isso pode incluir anúncios on-line, redes sociais, eventos, feiras educacionais, entre outros.
- Geração de leads: Coletar informações de contato de possíveis interessados através de formulários on-line, eventos, inscrições em newsletters, etc.
- Qualificação de leads: Avaliar e filtrar os leads para identificar quais têm maior probabilidade de se tornarem alunos matriculados.
- Engajamento e comunicação: Manter contato constante com os leads através de e-mails, telefonemas, mensagens e outras formas de comunicação para fornecer informações e responder dúvidas.
- Visitas e tours: Oferecer visitas guiadas às instalações da instituição para mostrar a infraestrutura e os diferenciais.
- Processo de inscrição: Facilitar o processo de inscrição, ajudando os alunos potenciais a completarem todos os requisitos necessários para a matrícula.
- Acompanhamento: Manter um relacionamento próximo com os leads até que se tornem alunos matriculados, oferecendo suporte e orientação durante todo o processo.
Afinal, por que se perde um potencial / atual aluno?
Nenhuma instituição de ensino está a salvo desta situação. Você pode considerar as seguintes equações como forma de ilustrar a razão disso, veja:
Expectativa + Ação = Satisfação 🤩
Expectativa – Ação = Insatisfação 😕
Em síntese, caso sua IE não cumpra o que prometeu ao longo do processo de conquista do aluno e não esteja comprometida com a experiência que ele espera, as chances de obter insucesso nas vendas (em casos de prospects) e evasões (em casos de alunos que já compõem o seu quadro de discentes) são enormes.
De acordo com os levantamentos realizados pela NeoAssist, cerca de:
Quando uma oportunidade é perdida ou uma evasão ocorre, qual é a tendência? Que a culpa recaia sobre o desistente (com várias desculpas que envolvem o perfil, preferências e falta de alinhamento de expectativas, por exemplo). Além disso, há também aquele sentimento de que a equipe de Marketing pode não ter realizado um trabalho de qualificação tão eficaz…
É certo que há casos em que situações como essas são realmente as razões pelas quais o lead não foi conquistado. Contudo, utilizar essas explicações em todos os insucessos é um grande erro.
📉 A maioria das equipes de relacionamento não dedicam tempo para analisar o motivo pelos quais elas perdem ou ganham quando o assunto é prospecção de novos alunos. Resultado? Os métodos de venda continuam sendo os mesmos. E uma vez que não se sabe o que está errado, não é possível propor ações de melhorias.
Acreditamos que você saiba o quão perigoso é contar com a sorte, seja qual for o processo em questão. Por isso, nós resolvemos elencar, neste blog post, as principais razões pelas quais um lead pode não se converter em aluno.
Após mapear cada razão, nós disponibilizamos dicas valiosas. O objetivo é fazer a diferença na hora da sua equipe de relacionamento trabalhar o processo de prospecção de novos alunos, veja:
7 pontos de atenção para não errar na prospecção de novos alunos
I. Você foca na sua instituição, não no seu aluno
“Nossa instituição de ensino é uma das mais renomadas da cidade!”
“Aqui você terá tudo o que precisa.”
“Nosso corpo docente é altamente qualificado!”
Certamente, você já ouviu ou disse alguma dessas frases, e não há nada de errado nisso. O problema começa quando as equipes deixam as necessidades dos potenciais e atuais alunos de lado ao longo da definição dos processos educacionais.
As chamadas “instituições de ensino egocêntricas” são aquelas que priorizam os seus atributos e destaques, deixando para segundo plano a comunicação com o prospect. Ou seja, a comunicação tende a um “monólogo” e não a um “diálogo”.
Hoje, muitas instituições de ensino acham que adotam uma abordagem focada no problema. No entanto, suas ações dizem o contrário, elas continuam recorrendo à ideia de que precisam influenciar os prospects ou convencê-los a fazer alguma coisa. Não é de surpreender que os alunos sintam frequentemente a necessidade de recuar nessas circunstâncias.
II. As equipes de Marketing e Vendas não dialogam
A competição mais clichê nos negócios: Marketing x Vendas. Cada equipe tem sua própria ideia de como se comunicar com os potenciais alunos e ambos se recusam a acreditar que possuem objetivos em comum.
Quando sua IE não desenvolve uma cultura de interdependência entre as equipes e não tem uma visão clara de que todas elas estão trabalhando para o cumprimento de um mesmo objetivo, a tendência é que os colaboradores pautem sua atuação naquela antiga visão do “meu time é mais importante que o seu”.
Resultado? Os níveis de prospecção de novos alunos são prejudicados.
Além disso, quando não há sinergia entre as equipes, é comum que isso seja refletido na sua interação com os potenciais e atuais alunos, seja no processo de atração, nutrição ou, principalmente, no de conversão. Afinal, esse é o momento em que, teoricamente, o bastão deve ser transferido de uma equipe para a outra.
Ademais, quando a venda não é efetivada, a tendência é que uma equipe culpe a outra por não desempenhar um trabalho efetivo. E isso só acontece, porque ambas estão trabalhando de forma independente. Ou seja, não existe o momento no qual a equipe passa o “bastão” para a outra.
🔗 Você anda enfrentando esse problema? Então precisa ler o nosso conteúdo: “6 dicas essenciais para a prática de Smarketing Educacional“!
III. Seus consultores adotam uma abordagem muito agressiva
“O que posso fazer para você decidir agora?”
“Se você não fizer sua matrícula agora, perderá o desconto”.
A técnica de “venda forçada” pode ser considerada uma abordagem agressiva adotada pela equipe comercial. Em resumo, ela tem o objetivo de “incentivar” o cliente a uma decisão, através de ações e falas mais ríspidas e urgentes.
Mas, na verdade, ao utilizar essa técnica é preciso ter muito cuidado, uma vez que ela apresenta mais probabilidade de repelir os potenciais alunos do que atraí-los para a sua IE.
Além disso, mesmo que o lead estabeleça um compromisso com a sua instituição de ensino, ele pode se ressentir de ser pressionado. E esse “sentimento reprimido” em algum momento irá “florescer”. Assim, caso a sua instituição não possua um bom processo de Gestão da Permanência, as chances dele se desligar são bem maiores.
IV. Você não mapeia o perfil das suas personas
Você já participou de algum amigo oculto no qual tirou uma pessoa que não conhecia muito bem e ficou sem saber ao certo o que lhe dar de presente? A sensação é sempre muito incômoda. Ainda mais se algum dia você já ganhou algo que não gostou e não quer fazer isso com outra pessoa, não é mesmo?
Bem, isso é o que ocorre com a sua instituição de ensino quando não define o perfil dos seus potenciais alunos. Quando não se conhece as necessidades e desejos do seu lead, fica muito mais difícil saber como abordá-lo e o que oferecê-lo.
Exatamente por essa razão, o Marketing Educacional trabalha sempre com o conceito de personas. Você pode entendê-las como perfis semi-fictícios, baseados em seus alunos reais e que representam o seu aluno ideal.
Para isso, ao criar a persona da sua instituição, é preciso responder perguntas importantes. Essas perguntas, por sua vez, contribuirão para que você saiba exatamente o que elas precisam e como atraí-las, por exemplo:
- Qual a sua idade?
- Quais são seus costumes e hábitos?
- Quais são suas dores, medos e anseios?
- Qual é a renda mensal familiar?
- Quais as redes sociais nas quais ela participa?
- Qual o tom e a linguagem usada por ela?
Após respondê-las, você desenvolverá mais facilmente soluções capazes de conquistá-las.
🔗 Aliás, por falar em personas, temos o conteúdo certo para te ajudar! No blog post abaixo, você encontrará dicas de como construir as personas da sua instituição de ensino!
V. Você não trabalha o Funil de Captação de Alunos
O Funil de Captação de Alunos é primordial para a visualização dos estágios percorridos pelo potencial aluno ao longo de sua Jornada de Compra Educacional. Com a sua utilização, as equipes podem direcionar seus esforços, tempo e recursos. Além de identificar quais as melhores formas de interação e nutrição em cada estágio, de modo que o percurso do prospect flua naturalmente pelas etapas do funil.
Em resumo, quando a sua instituição de ensino não trabalha o funil, as chances de desenvolver um planejamento longe do ideal crescem consideravelmente. Sem mencionar o fato de desempenhar um processo de nutrição ineficiente.
Além disso, ao mediar suas ações baseadas no Funil de Captação, sua instituição poderá alinhar estratégias de produção de conteúdo, através de técnicas de Inbound Marketing Educacional. Ademais, pode também colocar em prática ações mais diretas e com resultados a curto prazo por meio do Outbound Marketing.
Ao fazer isso, sua instituição de ensino estará investindo em diferentes abordagens de prospecção – a ativa para o Outbound e a passiva para o Inbound. Resultado? Maiores chances de obter resultados satisfatórios na prospecção de novos alunos.
🔗 Confira este conteúdo: “Funil de Captação de Alunos: conceito, estratégias e dicas para conversão” e pegue dicas para te ajudar nesse desafio!
VI. Você não realiza um monitoramento eficiente
Monitorar é indispensável em qualquer tipo de negócio. Afinal, prezar pelo mapeamento de estratégias e colocar ações em prática não deve ser a única tarefa da sua instituição. Questões como mensuração e análise de dados também merecem sua atenção.
Mensurar resultados permite, dentre outras coisas, compreender e analisar como seus potenciais alunos estão reagindo. Isso se aplica tanto às suas ações de comunicação quanto às de produção de conteúdo. Além disso, é possível verificar quais os níveis de conversão da sua instituição, bem como a eficiência das suas ações, por exemplo.
Outro ponto importante que deve ser monitorado são os canais de aquisição utilizados pela sua IE. Afinal, eles são a porta de entrada para os leads. Se você ainda não faz esse acompanhamento fique tranquilo, a gente te dá algumas dicas! Para isso, dê o play no vídeo abaixo:
Percebeu como essas questões afetam diretamente a forma como você trabalha a prospecção de novos alunos? Pense bem: para crescer, é preciso mensurar resultados!
Sem que haja um monitoramento efetivo, sua instituição estará errando sem se importar com o quê. Em resumo, você mesmo estará afetando seus resultados e contribuindo para que eles não sejam melhorados.
VII. Você não investe em ferramentas de tecnologia
A Central de Atendimento da sua instituição de ensino é conhecida por prestar um atendimento mediano?
É comum que o seu time de relacionamento perca o timing de uma venda?
A sua equipe de Gestão da Permanência descobre uma possível evasão apenas depois do aluno realizar ações mais explícitas, como solicitar o histórico escolar?
Perguntas como essas podem parecer simples. Mas, na verdade, são ótimos sinalizadores na hora de identificar a necessidade de automatizar os processos.
Em resumo, você pode entender da seguinte forma: Se o objetivo da sua IE é aumentar as matrículas, você precisa pensar sobre a automatização da grande maioria dos seus processos. Isso porque o tempo da equipe economizado, ao fazer isso, será direcionado ao planejamento de ações cada vez mais estratégicas.
Insucesso na prospecção de novos alunos, atendimento ineficiente, baixa produtividade, fluxos de nutrição defasados e equipes sobrecarregadas são apenas algumas das consequências da não adoção de um sistema que seja capaz de integrar a sua instituição como um todo.
O que fazer para evitar o insucesso na prospecção de novos alunos?
I. Conheça os motivos pelos quais você tem sucesso e insucesso na prospecção de novos alunos
Identificar quais são as objeções apresentadas pelas oportunidades perdidas é uma das primeiras coisas a se fazer. Somente dessa forma, será possível ajustar o que precisa ser melhorado. Além disso, após identificar o que precisa ser melhorado, é preciso criar ações que resolvam o problema “na raiz”. Ou seja, não crie soluções paliativas (daquelas que irão apenas resolver por um curto período de tempo), pois, em algum momento, você terá que retornar a elas.
Mas não deve ser apenas os pontos negativos que devem ser observados. Em sua análise, verifique o que você tem feito que tem surtido resultados positivos. Ou seja, foque suas energias em manter o mesmo padrão e expandi-lo para os demais processos.
🔗 Uma boa prática, na hora de realizar essa análise, é a utilização da Análise SWOT. Através dela, é possível identificar pontos fortes e fracos e, assim, trabalhá-los.
II. Não venda um serviço, venda uma experiência
Seu potencial aluno provavelmente não irá “perceber” a sua instituição até que identifique uma necessidade. Ou seja, ele terá um problema e precisará de “alguém” que o solucione. Trabalhar uma estratégia de venda baseada nos obstáculos que o seu prospect precisa superar (ou uma necessidade latente que ele precisa satisfazer) permite uma experiência de alto nível.
Quanto mais você se esforçar para entendê-lo, mais ele tende a se inclinar à efetivação da matrícula. O ideal aqui é proporcionar uma experiência tão memorável que seja capaz de arrancar um “Uau” do seu aluno. E, assim, levá-lo à fidelização.
Essa, por sua vez, só será possível através da união do cumprimento do que foi acordado (seja na entrega, no preço justo ou na qualidade do serviço prestado). Além do acompanhamento do aluno e do fornecimento de uma experiência que transcende aquilo que era imaginado.
III. Maximize o alcance da sua prospecção de novos alunos através de boas estratégias de marketing
O marketing é, atualmente, indispensável para o sucesso de uma empresa, independentemente do ramo de atuação. Nesse sentido, adotar ações de marketing é essencial para o sucesso da sua prospecção de novos alunos.
Há diversas possibilidades e abordagens nesta área. Entretanto, o mais importante é sempre identificar qual a que melhor se adequa às estratégias e objetivos da sua instituição de ensino.
IV. Invista em ferramentas tecnológicas para melhorar a sua prospecção de novos alunos
Inegavelmente, a tecnologia é essencial para o bom desempenho de uma empresa. Portanto, você precisa ponderar sobre a utilização de soluções tecnológicas. Com diferentes esferas de atuação, as ferramentas tecnológicas podem variar em grau e nível de complexidade.
CRM EDUCACIONAL
Em resumo, as ferramentas de CRM permitem uma visão holística sobre as áreas que geralmente possuem maior contato com o aluno. Marketing, Relacionamento e secretaria acadêmica são exemplos.
Um CRM específico para educação é essencial para quem deseja expandir as vendas, automatizar os processos de relacionamento, melhorando ainda a experiência proporcionada. Além disso, é possível direcionar sua instituição a uma atuação constante, que seja capaz de captar alunos durante o ano todo.
A Plataforma Rubeus conta com funcionalidades que contemplam tanto a Captação de alunos quanto os processos de Gestão da Permanência. Por ser o primeiro CRM específico para instituições de ensino, ele conhece e possui soluções detalhadas para todas as dificuldades presentes no cenário da sua instituição.
Conclusão
Obter sucesso na prospecção de novos alunos é primordial para o crescimento de toda instituição de ensino. Isso porque é através da geração de novos leads que é possível crescer e se expandir. Além disso, pode-se tornar – ou manter-se – como referência no cenário educacional.
Como vimos, há diferentes razões para as IEs perderem um potenciais alunos. Em suma, destacam-se: a verificação do que precisa ser melhorado, o foco na instituição de ensino ao invés do aluno, a falta de sinergia entre as equipes de marketing e vendas, a utilização de uma abordagem agressiva junto aos leads dentre demais motivos.
Com o intuito de mitigar o insucesso na prospecção de novos alunos, sua instituição deve adotar ações estratégicas, tais como: conhecer os motivos pelos quais ganha-se ou perde-se um lead, o investimento em estratégias de Marketing Digital e a utilização de ferramentas tecnológicas.
Agora nos conte: sua instituição de ensino já trabalha alguma das dicas que demos acima? 😃
Considerações finais
Agora sim, finalizamos esse conteúdo. Espero que tenha conseguido te ajudar. Não se esqueça de salvar esse link em sua barra de favoritos e também de compartilhá-lo com alguém da sua equipe que vai te ajudar a colocar a mão na massa.
Vamos juntos na busca de aproveitar todas as oportunidades e, assim, gerar resultados consistentes para sua instituição. 🚀
A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino.
Já conhece a Plataforma Rubeus? Saiba como o nosso CRM pode contribuir para que o seu time alcance resultados efetivos no longo prazo!
Você também pode gostar
📚 Nosso blog possui diversos conteúdos. Aqui estão alguns materiais que também podem te interessar:
- Aprendizagem cognitiva: definição, benefícios e exemplos
- Newsletter para instituições de ensino: qual a sua importância para o relacionamento com o cliente?
- CRM para escolas particulares: entenda como a Plataforma Rubeus pode transformar os seus resultados
Para usar como referência acadêmica
Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo:
🔗 Formato ABNT:
PAULA, Natália. D. Prospecção de novos alunos: pontos de atenção para sua instituição de ensino não perder alunos. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/prospeccao-de-novos-alunos/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
🔗 Formato APA:
Rubeus. 2020, 10 março. Prospecção de novos alunos: pontos de atenção para sua instituição de ensino não perder alunos. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/prospeccao-de-novos-alunos/
