Administrar uma escola pode ser muito desafiador, são muitas áreas que precisam ser geridas de maneira cuidadosa. A gestão escolar integrada chega para facilitar esse processo e transformar seus resultados! 🏫🧑‍💼

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Introdução: O que é gestão escolar integrada e como ela funciona?

A gestão escolar integrada pode ser entendida como a unificação dos sistemas e processos de uma instituição de ensino em um único sistema ou estrutura. Esse modelo busca a eficiência máxima da administração educacional, organizando os recursos, processos e as pessoas de forma coerente e eficaz.

O conceito toma forma através de softwares de gestão escolar, que automatizam e otimizam processos que vão desde áreas administrativas e financeiras até as pedagógicas.

Facilitando processos como a Captação de alunos, a Gestão da Permanência, o monitoramento de desempenho e a comunicação, é um sistema que faz total diferença no dia a dia da instituição de ensino.

Por centralizar todas as informações em um único local, um sistema de gestão escolar integrada permite aos diretores e gestores uma visão muito abrangente, ao mesmo tempo específica e detalhada, sobre toda a instituição de ensino.

A gestão escolar integrada em diferentes esferas e níveis

Além de ser fundamental para o setor administrativo da instituição, o sistema de gestão escolar integrada conta com funcionalidades que beneficiam todos os setores da instituição de ensino.

Por exemplo, o time comercial se beneficia significativamente com a gestão escolar integrada ao poder acompanhar os leads (possíveis clientes/alunos) avançando pelo Funil de Captação. Monitorar o progresso de cada um, identificando pontos de contato e interagindo de forma mais individualizada resulta numa taxa de conversão mais alta.

Para a  equipe de marketing, esse tipo de plataforma oferece ferramentas para a criação e o gerenciamento de campanhas. O desenvolvimento de landing pages, a produção de newsletters e a automatização da comunicação com potenciais alunos e responsáveis são apenas algumas das possibilidades que a gestão escolar integrada permite.

O departamento de TI encontra uma plataforma segura, com dados centralizados, que geralmente conta com diversas integrações. Se a instituição já utiliza alguma plataforma, a empresa responsável pelo sistema de gestão integrada irá integrar de algum modo as informações que a instituição já possuía à nova aplicação.

Além disso, a gestão escolar integrada traz inúmeras vantagens para os processos de ensino-aprendizagem, pois os professores têm fácil acesso às informações dos estudantes, como histórico, desempenho e necessidades específicas, o que colabora com a abordagem e torna o ensino mais especial e individualizado. A comunicação com os pais e responsáveis também se torna mais facilitada, pois todos os contatos são vinculados aos dados dos alunos.

Resumindo: Da secretaria e setores aos professores e alunos, o sistema de gestão escolar integrada impacta a todos na Instituição de ensino.

9 benefícios comprovados da gestão escolar integrada para sua instituição de ensino

I. Monitoramento dos resultados

Um sistema de gestão escolar integrada, como um CRM educacional, por exemplo, permite aos colaboradores monitorar completamente os resultados da instituição de ensino.

Esse monitoramento abrange diversos processos, como:

• Captação de alunos: A plataforma permite um processo de captação personalizado e eficiente, em que a IE pode acompanhar todo o processo dos leads.
  
  
• Gestão da Permanência: O monitoramento da retenção de alunos se torna mais fácil e prático, pois o sistema é preparado para identificar padrões que indicam o risco de evasão, e conta com ferramentas que podem ajudar a impedir ou reverter a saída dos alunos, como a pesquisa de satisfação, que se bem utilizada pode mostrar que os alunos são ouvidos e sua opinião tem valor.
  
  
• Controle de inadimplência: Acompanhar o pagamento das mensalidades é muito importante para as finanças da IE, e a gestão financeira é uma das preocupações da gestão escolar integrada, um tópico de grande relevância.
  
  
• Ações de marketing: Landing pages, modelos de e-mail e mensagens, modelos de formulários, CTAs (chamadas para a ação) e fluxos de automação são apenas algumas ferramentas que podem contribuir muito para o monitoramento do marketing da sua instituição de ensino.

II. Aumento da produtividade

As automatizações oferecidas pelos sistemas de gestão escolar integrada aumentam muito a produtividade dos colaboradores diminuindo a quantidade de trabalho manual realizado. Isso permite que a equipe foque o tempo e os recursos em atividades mais necessárias para a IE, como o planejamento estratégico e comunicações específicas.

Alguns processos que podem ser automatizados são:

• Comunicação (e-mails e mensagens);
  
  
• Agendamento de atividades;
  
  
• Mudanças de etapas no funil de captação;
  
  
• Gerenciamento de tarefas.

Confira nosso conteúdo “O futuro da educação: como a automação está revolucionando os processos dentro e fora da sala de aula”:

III. Unificação dos setores

Com uma plataforma que centraliza praticamente todos os setores da instituição, todas as equipes ganham uma sinergia maior, o que transforma os setores em uma unidade coesa e eficaz.

Essa interconexão das equipes melhora a comunicação entre cada departamento, com as informações estando disponíveis para todos em tempo real, o que torna a colaboração cada vez mais assertiva.

Assim, o planejamento e a coordenação das atividades pode ser feita de forma integrada, garantindo que todos os colaboradores estejam alinhados, melhorando a organização e evitando conflitos.

IV. Redução dos custos

Utilizando uma plataforma integrada, a instituição de ensino não precisa pagar por diversas plataformas, levando a uma considerável redução dos custos operacionais.

Veja algumas economias que a instituição de ensino garante ao utilizar um sistema de gestão escolar integrada:

• Economia em licenças de software;
  
  
• Diminuição do uso de papel;
  
  
• Redução de processos manuais;
  
  
• Economia de tempo.

V. Diminuição do retrabalho

Por utilizarem o mesmo sistema de gestão escolar integrada, os colaboradores têm acesso a todas as informações relevantes, minimizando a probabilidade de duplicação de esforços e retrabalho.

Desse modo, todos podem acessar dados em tempo real, reduzindo a possibilidade de realizar tarefas que já foram concluídas por outros membros. Além disso, um histórico do que é feito dentro da plataforma ajuda no controle de erros, se alguém alterar uma landing page todos saberão, por exemplo.

E a parte principal são as automações, que retiram o trabalho manual diminuindo consideravelmente as chances de algum erro acontecer, evitando muito retrabalho.

VI. Geração de dashboards

A análise de dados é fundamental para a avaliação dos resultados da instituição, e os dashboards facilitam essa análise entregando informações de maneira simples e intuitiva.

Alguns benefícios da geração de dashboards são:

• Visualização intuitiva: Dashboards personalizáveis apresentam dados em diferentes formatos, facilitando a interpretação rápida e precisa das informações.
  
  
• Monitoramento em tempo real: Atualizados em tempo real, permitem que os gestores acompanhem o desempenho da instituição continuamente e tomem decisões informadas de maneira ágil.
  
  
• Filtros e detalhamento: Através de filtragens, detalhes são revelados. Uma visão macro e geral ou uma visão micro e específica podem ser aplicadas em cada situação.
  
  
• Relatórios: A geração de relatórios é essencial para a comunicação e entrega das informações para diferentes partes, como diretores, coordenadores, professores, alunos, pais e responsáveis.

VII. Aprimoramento da experiência dos alunos e responsáveis

Desde páginas web e e-mails até a matrícula on-line, todo o processo pode acontecer através da gestão escolar integrada. A experiência dos alunos e responsáveis com a instituição começa bem antes deles passarem pela porta dela pela primeira vez.

A redução da burocracia é um fator que ganha a atenção principalmente dos responsáveis. Por exemplo, através das inscrições e matrículas on-line, que utilizam a metodologia de separação de etapas e permite aos usuários responderem no seu tempo, conseguindo reunir a documentação necessária, além de ferramentas para a realização de pagamentos de forma virtual fazem uma grande diferença na percepção dos pais e responsáveis.

Além de tudo, com a comunicação automatizada, todos sempre ficam cientes sobre reuniões, eventos e comemorações que acontecerão na instituição. E de maneira fácil, professores e supervisores podem entrar em contato com os pais para falar sobre a situação dos alunos, seja para elogiar o desempenho ou para dar atenção a algum problema que acontece em sala de aula.

VIII. Conformidade regulatória

A utilização de uma plataforma pensada especialmente para a gestão escolar integrada garante segurança para as instituições no que diz respeito às diretrizes educacionais e pedagógicas.

Além do mais, por ser uma plataforma digital com acesso a diversos dados, tanto de colaboradores quanto de interessados, alunos e responsáveis, é importante que siga a LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados —, garantindo a segurança e privacidade de cada usuário.

IX. Tomada de decisão baseada em dados

Ter acesso a dados precisos em tempo real faz toda a diferença na tomada de decisão, em todos os aspectos da instituição. Um exemplo claro é o marketing inteligente, uma estratégia de marketing orientada por dados.

Analisar os dados passados, juntamente com as informações atuais, possibilita um direcionamento maior nas futuras medidas a serem tomadas para  a escola.

Por exemplo, com o uso de ferramentas como a pesquisa de satisfação, alunos e responsáveis podem avaliar abertamente qualquer ponto que a escola desejar, como a didática dos professores, a estrutura do ambiente, a coordenação, a tecnologia, entre outros fatores.

Ter essas informações em mãos é fundamental, pois fica claro para toda a equipe da instituição de ensino quais aspectos estão bons e quais precisam ser aprimorados.

Como a gestão escolar integrada ajuda diretores e coordenadores a gerenciar melhor

Utilizar uma plataforma de gestão escolar integrada pode mudar completamente o gerenciamento de diretores e coordenadores nas escolas. Um sistema como esse coloca em prática o conceito de convergência tecnológica, e nos dias atuais a tecnologia se faz necessária em qualquer área, mas na gestão é absolutamente indispensável.

A gestão integrada envolve diferentes ferramentas de gestão, como o CRM (Customer Relationship Management – sistema de gestão do relacionamento com o cliente) e o CDP (Customer Data Platform – plataforma de dados de clientes), ou seja, é um verdadeiro ecossistema educacional.

Confira nosso conteúdo sobre o futuro dos dados educacionais: do CRM ao CDP:

Por essa razão, a direção e a coordenação da instituição como um todo, e dos setores individualmente, é impulsionada e otimizada. Tendo tanta informação em mãos, o modo de enxergar cada situação muda, pois o panorama se torna muito maior, e vários ângulos diferentes podem ser analisados.

Além disso, com a personalização e flexibilidade entregues pela plataforma, o sistema se adapta e é implementado de acordo com a realidade da sua instituição de ensino.

E atualmente um tópico não pode deixar de ser comentado quando o assunto é gestão: Inteligência artificial. Uma plataforma de gestão escolar integrada ideal deve contar com o uso de IA e Machine Learning (Aprendizado de máquina) em suas ferramentas.

Imagine conseguir prever a probabilidade de cada lead se matricular ao longo do processo, através da análise de diversos fatores. Parece ficção científica, não é mesmo? Mas já é real! Saiba mais sobre a nossa ferramenta Rubeus Insights:

Como escolher a solução de gestão escolar integrada certa para sua escola

I. Critérios de escolha:

• Funcionalidades necessárias: Pense em todas as funcionalidades que o sistema deve ter para atender as necessidades da sua escola.
  
  
• Usabilidade: O sistema deve ser simples e intuitivo para ser usado no dia a dia por diversos colaboradores de diferentes áreas, dos professores aos gestores.
  
  
• Escalabilidade: Imaginando que a sua instituição crescerá cada vez mais com o passar do tempo, é preciso ter em mente que a o sistema de gestão escolar integrada escolhido também tenha escalabilidade, e suporte o crescimento do número de escolas, colaboradores e estudantes.
  
  
• Integrações: Pensando na equipe de TI, que pode possuir um sistema próprio ou utilizar algum do mercado, a plataforma escolhida deve estar preparada para fazer integrações com outros sistemas.
  
  
• Segurança: O sistema deve garantir a segurança dos dados dos colaboradores e dos estudantes, por respeito a privacidade deles e também para a proteção da IE, que pode se prejudicar com vazamentos de dados e complicações com a Lei Geral de Proteção de Dados. Não é fácil recuperar a imagem da escola depois de um caso assim.

II. Avaliação de softwares de gestão escolar:

• Pesquise e compare: Analise as opções disponíveis no mercado, compare as funcionalidades, a personalização e pesquise opiniões de usuários.
  
  
• Demonstrações e testes: Solicite demonstrações do uso das plataformas, e se possível realize testes em grupos com colaboradores de diferentes áreas da sua escola.
  
  
• Feedback e reviews: Leve em consideração feedbacks e avaliações de  outras instituições que encontrar na internet, ou com contatos de confiança que tiver.
  
  
• Custo-benefício: Procure o melhor custo-benefício pensando nos benefícios e necessidades da sua escola.

III. Implementação de gestão escolar integrada:

• Planejamento: Trace um plano detalhado, com etapas e prazos definidos para a implementação do sistema.
  
  
• Treinamento: Garanta que haja treinamentos sobre o uso da ferramenta disponível para os colaboradores da sua IE.
  
  
• Suporte técnico: Tenha certeza que a empresa oferecerá um suporte técnico contínuo para quaisquer problemas que possam ocorrer no uso da aplicação.
  
  
• Fase de Teste: Solicite uma fase de testes antes da implantação definitiva da plataforma, para garantir que não está com nenhum problema já no início da utilização.

IV. Adoção da plataforma:

• Envolvimento da equipe: Envolva diferentes setores na fase da escolha da plataforma de gestão escolar integrada, considerando as opiniões e necessidades de todos.
  
  
• Monitoramento e avaliação: Após a implementação, faça um monitoramento constante sobre os seus resultados com a utilização do sistema, garantindo que o investimento está valendo a pena.
  
  
• Atualizações e manutenção: Verifique se a plataforma recebe atualizações regulares e se há um plano de manutenção para garantir seu funcionamento contínuo e seguro.
  
  
• Feedback contínuo: Estabeleça um canal para que os usuários possam fornecer feedback contínuo sobre a plataforma, permitindo melhorias e adaptações ao longo do tempo.

A Plataforma Rubeus como sistema de gestão escolar integrada

A Plataforma Rubeus é um CRM educacional, mas suas funcionalidades estão muito além de um CRM comum, é um verdadeiro ecossistema dedicado a instituições de ensino, sendo um grande exemplo de gestão escolar integrada.

Através do Rubeus, a sua instituição de ensino consegue ter controle total sobre os processos de captação de alunos, gestão da permanência, controle de inadimplência, marketing e muito mais.

A plataforma também conta com diversas integrações, facilitando o processo do departamento de TI das IEs, além de possuir uma capacidade de personalização muito alta.

Centralizando todos os dados e processos em si mesma, a Plataforma Rubeus pode revolucionar toda a gestão da sua escola, mudando completamente as suas tomadas de decisões!

Conclusão: Transforme sua escola com a gestão escolar integrada hoje mesmo

A adoção de um sistema de gestão escolar integrada é um passo crucial para modernizar e maximizar a administração da sua instituição de ensino. 

Ao centralizar as informações em uma única plataforma, automatizar processos e fornecer acesso a dados em tempo real, não apenas a parte operacional da instituição se torna mais eficiente, isso também se reflete na qualidade da educação oferecida.

Agora nos conte: a sua instituição já utiliza um sistema de gestão escolar integrada?

Considerações finais

Por fim, quero te desafiar a compartilhar esse conteúdo! Envie-o para os outros membros da sua equipe, assim seu time estará alinhado e crescerá junto. Além disso, não deixe de nos contar, nos comentários, o que achou!

Até a próxima!

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Para usar como referência acadêmica

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Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. Como a gestão escolar integrada pode transformar sua instituição de ensino. Rubeus, 2024. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/gestao-escolar-integrada/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

Formato APA:

Rubeus. 2024, 5 de setembro. Como a gestão escolar integrada pode transformar sua instituição de ensino. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/gestao-escolar-integrada/