Por ser uma parte fundamental para a manutenção da instituição de ensino, a Gestão da Inadimplência escolar deve ser um dos pontos de maior atenção na IE, requerendo muita análise e organização. Saiba agora como aplicar uma gestão eficiente e atuar de forma preventiva contra possíveis atrasos de pagamentos. 

Neste conteúdo, evidenciamos a importância de desenvolver uma eficiente Gestão da Inadimplência escolar e estruturar na prática ações para evitar atrasos. Além disso, ao longo do conteúdo, reunimos também alguns materiais complementares. Boa leitura e bons insights!  

Introdução

A inadimplência escolar é um dos principais problemas enfrentados pelas instituições de ensino. Por isso, esse indicador precisa ser monitorado de perto, dentro do processo de Gestão da Permanência.

De acordo com dados disponibilizados pelo Serasa Experian, o total de inadimplentes, pessoas com contas em atraso, ficou em 63,8 milhões em novembro de 2019, ante 62,6 milhões registrados em igual mês de 2018. 

Embora esses números não se restrinjam ao setor educacional, é possível ter uma ideia do quanto esse problema afeta inúmeras empresas em diferentes graus e intensidades.

Por isso, pensando na importância de evitar atrasos nos pagamentos das mensalidades, neste conteúdo veremos dicas de como estruturar uma Gestão da Inadimplência escolar focada numa atuação preventiva. Confira!

O que é a inadimplência escolar?

Em suma, a inadimplência consiste no descumprimento de alguma obrigação financeira. Ou seja, quando alguma pendência financeira não é paga dentro da sua data de vencimento, determinada anteriormente.

Assim, quando analisada sob as especificidades da educação, a inadimplência escolar configura-se como o descumprimento do pagamento das mensalidades pelos estudantes e/ou seus responsáveis.

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Além disso, vale ressaltar que a dificuldade financeira é um dos principais motivos que levam um aluno à desistência. Por isso, quando os atrasos se tornam recorrentes, isso indica uma dificuldade financeira em arcar com as despesas do curso, que, se não tratadas com a devida atenção, podem levar à evasão, no longo prazo.

Quais as causas da inadimplência escolar?

Há diversas causas que podem levar ao atraso do pagamento, abaixo separamos duas delas:

  • Falta de controle financeiro

Seja por parte dos pais e/ou responsáveis ou pelo próprio aluno, é muito comum que o descontrole financeiro ou o despreparo no gerenciamento seja a causa dos atrasos. 

  • Dificuldades financeiras inesperadas

Infelizmente, muitas crises e situações não previstas são comuns de ocorrerem, afetando todo o planejamento financeiro da pessoa. A crise do novo coronavírus é um exemplo prático disso. 

O que diz a lei

A Lei 9.870/99 é a responsável por esclarecer os parâmetros da inadimplência escolar. Em suma ela dispõe sobre o valor total das anuidades escolares e disponibiliza outras providências. 

Dentre os principais pontos tratados está:

“O estabelecimento de ensino deverá divulgar, em local de fácil acesso ao público, o texto da proposta de contrato, o valor apurado […] e o número de vagas por sala-classe, no período mínimo de quarenta e cinco dias antes da data final para matrícula, conforme calendário e cronograma da instituição de ensino”.

Ademais, outro ponto importante da Lei, esclarece que, se preciso, a instituição de ensino pode realizar o desligamento do estudante inadimplente ao final do ano letivo, veja:

“O desligamento do aluno por inadimplência somente poderá ocorrer ao final do ano letivo ou, no ensino superior, ao final do semestre letivo quando a instituição adotar o regime didático semestral”.

Você pode ter acesso a todo o texto da Lei, clicando AQUI.

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A seguir veremos algumas medidas para evitar a inadimplência escolar, mas antes eu tenho um convite para você!

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Ações para evitar a inadimplência escolar

Como vimos, a inadimplência escolar configura-se como um dos principais desafios das instituições de ensino. Isso porque atrasos no pagamento, muitas vezes, podem se refletir no comprometimento do serviço mais importante ofertado pela IE: o ensino de qualidade.

Portanto, confira abaixo nossas dicas para estruturar uma gestão financeira preditiva e focada na prevenção de atrasos:

1) Tenha uma equipe focada na ação preventiva

Os profissionais da área financeira da sua IE devem entender a importância de atuar de forma preventiva e não corretiva aos atrasos. Além disso, sempre mantenha em mente que pode-se aumentar a retenção de alunos e reduzir a inadimplência por meio de indicadores estratégicos. 

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Aqui na Rubeus, trabalhamos com o indicador de Inadimplentes. Ele fornece insumos importantes para a IE atuar de forma preventiva aos atrasos e consequentemente à possíveis evasões. 

Talvez, você esteja pensando que esse indicador é ótimo para verificar o estado financeiro da instituição, não é mesmo? E você está certo. Mas, esse indicador é tão importante e relevante que não deve ser analisado apenas para perceber a saúde financeira e o capital de giro da instituição, por exemplo. 

Em síntese, ele deve ser visto sob a seguinte ótica: se seu número de alunos inadimplentes está elevado, essa situação pode indicar possíveis evasões. Isso ocorre porque, na grande maioria dos casos, os alunos com mensalidades atrasadas podem estar enfrentando dificuldades financeiras. O que  pode levá-los a desistir do curso e, consequentemente, da sua instituição. 

Analisando essa situação em tempo real de forma estratégica, a instituição pode estruturar processos que podem evitar o acúmulo da dívida, sugerir acordos e, até mesmo, desenvolver programas que auxiliam na gestão da permanência desses alunos.

Viu como você pode usar esse indicador estrategicamente?

2) Incentive a adimplência

Com o intuito de incentivar o pagamento antecipado das mensalidades, sua instituição de ensino pode oferecer condições atrativas. Assim, uma dica é disponibilizar descontos progressivos ou benefícios na próxima matrícula para aqueles estudantes que realizarem a quitação da mensalidade até determinado dia.

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3) Seja flexível nas formas de pagamento 

Já passou o tempo em que o aluno precisava pagar sua mensalidade em dinheiro direto na instituição de ensino. Com a globalização e o acesso à internet, tudo isso mudou. 

Por isso, não coloque impeditivos para o pagamento, seja da inscrição, da matrícula ou da mensalidade. Disponibilize diferentes formas de pagamento e locais para isso. Você pode apostar em cartão de crédito, débito e boleto bancário. 

4) Atente-se a pontos importantes

É primordial ter uma boa organização de todo o processo, além de se certificar de que seus alunos o conheçam, portanto alinhe bem questões como:

  • A dinâmica de envio de lembretes antes e após o vencimento;
  • Como e por onde os boletos serão enviados;
  • O monitoramento dos inadimplente;
  • Os responsáveis por entrar em contato com os alunos em atraso;
  • Comunicação padrão utilizada nos textos e nas mensagens de cobranças;
  • Possíveis acordos para casos de atraso.

5) Comunique-se bem com os alunos

Além de deixar claro que possíveis reajustes podem ocorrer ao longo do curso, certifique-se de que o estudante entenda as datas e as formas de pagamento disponibilizadas pela instituição de ensino. 

Outra dica é oferecer workshops de educação financeira e aversão à inadimplência. Considere disponibilizar informações de gerenciamento financeiro que incluam dicas para gerenciar dívidas para casos de atrasos.

Além disso, outro ponto importante é estruturar um fluxo de cadência ou como chamamos aqui na Rubeus, uma régua de relacionamento. Através dele será possível estabelecer uma boa comunicação e mostrar que sua instituição de ensino está ali para ajudá-lo. 

Para isso, você pode investir em e-mails marketing, SMS e ligações estratégicas, veja:

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6) Utilize um CRM educacional

Com um CRM específico para instituições de ensino é possível automatizar toda a régua de relacionamento enviando, no momento certo, a mensagem certa à pessoa certa. Dessa maneira, sua taxa de conversão de alunos tende a aumentar.

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Além disso, por meio de ferramentas e processos específicos para o cenário educacional, aumenta-se significativamente as chances de êxito ao longo do processo, se comparado a um software que atende a múltiplos setores. 

A Gestão da Inadimplência da Rubeus

Não é novidade que a implementação de um processo de cobrança eficaz diminui a taxa de inadimplência da instituição, mas esse processo pode ser mais humanizado. A utilização de canais de comunicação como e-mail e SMS, aproximam a instituição do aluno e facilita a interação.

Por isso, o processo de Controle de Inadimplência desenvolvido pela Rubeus sistematiza o relacionamento de faturamento e cobrança da instituição de forma humanizada. Além disso, as regras de cobrança e relacionamento são automatizadas desde a emissão do título a receber até a quitação da mensalidade pelo aluno.

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Em resumo, a implementação de um processo automatizado, para realizar o controle de inadimplência, permite enviar mensagens para o aluno durante todo o processo. Veja alguns exemplos de mensagens da régua de relacionamento:

Principais eventos da régua de relacionamento:

  • Notificação de boletos disponíveis;
  • Sua mensalidade vence em 2 dias;
  • Sua mensalidade vence hoje;
  • Pagamento realizado;
  • Dicas para emitir a segunda via;
  • Lembrete de pagamentos em atraso;
  • Aviso de inclusão no cadastro de proteção ao crédito;
  • Convite para realização de acordo.
  • Com a automatização do envio das notificações, a equipe pode focar no trabalho humanizado. Assim, será possível aumentar a permanência dos alunos e a satisfação com o atendimento.

Você pode saber mais sobre o processo de Gestão da Inadimplência desenvolvido pela Rubeus, acessando nossa central de Combate à evasão de alunos. Basta dar um clique na imagem abaixo!

Central Rubeus de combate à evasão de alunos

E aí, gostou? 

Espero que esse conteúdo tenha sido útil! Se quiser conhecer na prática nossas soluções para controle da inadimplência escolar, marque uma conversa gratuita com um de nossos especialistas. Para isso, basta dar um clique na imagem abaixo!

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