A Captação de alunos da sua instituição não está atingindo os resultados esperados? Para garantir o crescimento sustentável e a competitividade no mercado, é essencial evitar falhas que podem comprometer seus resultados. Neste blog post, vamos apresentar os principais erros na Captação de alunos e como evitá-los para otimizar suas estratégias.
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Introdução
Como mencionamos no conteúdo “Estratégias eficientes de Captação de alunos para instituições de ensino”, atrair novos alunos é essencial para garantir o crescimento e a sustentabilidade da instituição. No entanto, essa tarefa tem se tornado cada vez mais desafiadora devido a diversos fatores que influenciam o mercado educacional.
A concorrência crescente, com um número cada vez maior de instituições disputando a atenção dos estudantes, é um dos grandes desafios. Para se destacar, é fundamental adotar estratégias eficazes tanto na Captação quanto na retenção de alunos, garantindo um fluxo contínuo de matrículas e a permanência dos estudantes ao longo dos cursos.
Mas como captar alunos de forma mais eficiente? Para responder a essa pergunta, é essencial entender a estrutura de um processo de captação bem planejado. No vídeo abaixo, você encontrará uma breve explicação:
Em resumo, a Captação de alunos exige um conjunto de ações bem alinhadas. Estratégias isoladas dificilmente geram impacto sustentável no longo prazo. Agora que entendemos o que funciona, vamos explorar os principais erros na Captação de alunos que podem estar prejudicando sua instituição, e descobrir como evitá-los ou corrigi-los.
Erros na captação de alunos que podem estar afetando seus resultados
Pequenas falhas no planejamento, na comunicação ou no relacionamento com potenciais estudantes podem gerar impactos significativos nos resultados. Para evitar esses obstáculos, é essencial identificar quais práticas podem estar prejudicando seu desempenho e, assim, corrigi-las a tempo. Confira:
1 – Falta de uma estratégia sólida e orientada por dados
O planejamento é essencial para garantir um processo de Captação eficiente. Ele permite otimizar recursos, antecipar desafios e estruturar estratégias mais assertivas. Como diz a famosa frase de Lewis Carroll: “Se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve.”
Sem um plano claro, sua instituição corre o risco de atuar de forma genérica, reduzindo suas chances de alcançar bons resultados. Além disso, a ausência de metas bem definidas pode deixar as equipes desorientadas, dificultando a colaboração entre os times e a execução das estratégias.
O que percebemos também é que instituições ainda dependem de ações isoladas e pouco estruturadas para atrair novos alunos. No entanto, sem um planejamento estratégico claro, as chances de desperdício de recursos e de baixa conversão aumentam.
✔ Como reverter esse cenário?
- Defina metas claras e mensuráveis.
- Utilize dados e métricas para embasar as decisões.
- Adote um funil de captação bem estruturado, considerando desde a atração de leads até a conversão em matrículas.
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2 – Não conhecer o perfil do aluno ideal
Falar com todo mundo significa, muitas vezes, não falar com ninguém. Sem entender quem é o seu público-alvo, sua instituição pode investir em campanhas genéricas e pouco eficazes.
✔ Como evitar?
- Desenvolva personas detalhadas, baseadas em dados reais de alunos e prospects.
- Identifique dores, desejos e preferências do seu público.
- Personalize a comunicação para tornar suas mensagens mais relevantes.
Para te ajudar nessa missão:
Entender quem é seu aluno ideal vai te ajudar a criar estratégias de marketing que falem diretamente com eles, abordando suas frustrações, necessidades e desejos.
Buyer persona ou apenas persona, é a representação semi-fictícia do seu aluno ideal com base nas características reais e comuns dentre os seus alunos.
Elas permitem maior qualidade na comunicação e no relacionamento com os seus potenciais alunos.
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Uma dica para quem quer fazer uma avaliação científica mais aprofundada do perfil do seu aluno ideal é utilizar grupos focais.
O grupo focal é um método utilizado em pesquisas qualitativas. Em suma, para sua realização, forma-se um grupo entre 6 e 12 pessoas escolhidas aleatoriamente entre seus alunos. Para personas de captação, recomenda-se a escolha de ingressantes do primeiro período.
Algumas perguntas de resposta aberta para alcançar esse objetivo podem ser:
- Quais as suas principais dores (necessidades)?
- Suas preocupações (financeira, tempo, social)?
- Seus sonhos (desejos)?
- Quais pessoas e ideias a influenciam?
- Quais são as marcas favoritas dela?
- O que dizem essas marcas?
- Quais produtos de comunicação ela consome?
- Que obstáculos ela precisa ultrapassar para conseguir o que deseja (possíveis impeditivos para a compra)?
- O que ela gostaria de mudar na vida?
- O que é sucesso para a sua persona?
- Onde ela quer chegar?
- O que acabaria com os seus problemas?
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3 – Comunicação genérica e falta de relacionamento
O processo de decisão de um aluno pode ser longo e exige acompanhamento. Quando a comunicação não é clara, personalizada e contínua, o potencial estudante pode perder o interesse ou optar por outra instituição que demonstrou mais proximidade e engajamento.
Além disso, muitas instituições ainda gerenciam seus contatos de forma descentralizada, perdendo informações valiosas e oportunidades de conversão.
✔ Como evitar:
- Personalize a comunicação, segmentando os leads por interesse, curso e fase da jornada.
- Utilize múltiplos canais (WhatsApp, e-mail, telefone, redes sociais) para manter um contato ativo.
- Estruture um fluxo de follow-up para nutrir o relacionamento e reduzir desistências.
- Invista em um CRM educacional para automatizar a gestão de leads, armazenar interações, prever tendências de conversão e garantir que nenhum contato seja esquecido.
Com um CRM especializado em educação, sua equipe consegue visualizar todo o histórico do candidato, criar jornadas personalizadas e responder rapidamente às dúvidas, aumentando a taxa de conversão.
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Na Plataforma Rubeus é possível responder e resolver prontamente as solicitações dos seus alunos! Isso mesmo, todos os contatos e possíveis pontos de conflito dos estudantes para com a sua instituição são resolvidos.
Através do processo de Atendimento ao Aluno, um estudante que necessita entrar em contato com a equipe acadêmica e financeira, por exemplo, terá à sua disposição um formulário específico para que ele possa registrar a dúvida bem como ser informado constantemente sobre os próximos passos.
Quer ver na prática como isso pode revolucionar sua captação? Vamos bater um papo e descobrir como a Plataforma Rubeus pode transformar os resultados da sua instituição!
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4 – Subestimar o potencial das ferramentas digitais
Se sua instituição ainda depende exclusivamente de visitas presenciais, panfletagem ou campanhas tradicionais, está perdendo grandes oportunidades no ambiente digital. Hoje, a jornada do aluno acontece majoritariamente on-line, e é essencial que sua estratégia de captação acompanhe essa transformação.
✔ Como colocar em ação:
O Marketing de Conteúdo é uma das melhores formas de atrair e captar alunos. Quando sua instituição oferece materiais ricos e informativos, ela não apenas se torna mais relevante para o público, mas também conquista a confiança de potenciais estudantes ao longo da jornada de decisão.
Criar conteúdos alinhados às dúvidas, interesses e desafios das suas personas faz com que sua IE seja vista como referência, agregando valor e destacando seus diferenciais em meio à concorrência. Isso pode ser feito por meio de:
- Blog posts com insights valiosos sobre cursos e carreira;
- E-mails educativos para manter um relacionamento próximo com os leads.
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5 – Não acompanhar e otimizar o funil de Captação
Sua instituição sabe exatamente quantos leads estão entrando no funil de Captação e em qual etapa eles estão? Sem esse acompanhamento, oportunidades valiosas podem ser desperdiçadas.
Um funil de captação bem estruturado permite entender onde os potenciais alunos encontram dificuldades, quais estratégias estão funcionando e onde os esforços precisam ser ajustados. Sem esse monitoramento, sua IE pode estar investindo tempo e recursos em ações pouco eficientes, sem perceber os gargalos no processo.
A falta de análise e otimização do funil pode levar a problemas como:
- Baixa conversão de leads: sem um acompanhamento preciso, você pode não perceber quais pontos estão prejudicando a conversão;
- Excesso de leads frios: sem um funil bem definido, muitos contatos podem ser captados, mas poucos avançam para a matrícula;
- Investimentos desalinhados: se você não sabe quais canais trazem os melhores leads, pode estar gastando mais do que o necessário em estratégias pouco eficazes.
Para te ajudar nessa missão:
Temos conteúdos sobre alguns tipos de funis de Captação que você pode implementar na sua estratégia de Captação, veja:
- Funil de Matrículas: Este é o modelo tradicional utilizado pelas instituições de ensino. Ele é composto por etapas que guiam o potencial aluno desde o primeiro contato até a efetivação da matrícula. As fases incluem: Atração, Consideração e Decisão.
- Funil de Captação em Y: Integra estratégias de Inbound e Outbound Marketing, permitindo uma abordagem mais abrangente. Neste modelo, as duas metodologias convergem para nutrir e converter leads. As etapas incluem: Atração (Prospecção Ativa), Nutrição e o fluxo do funil tradicional.
- Funil ampulheta na educação: O Funil Ampulheta expande o modelo tradicional ao incluir etapas de fidelização e retenção após a matrícula. Possui as seguintes fases: Atração, Nutrição, Conversão, Decisão, Retenção, Lealdade e Indicação.
🔗 Clicando no nome de cada funil você vai poder conferir conteúdos detalhados sobre cada um deles!
DICA BÔNUS – Não monitorar resultados e ajustar estratégias
Mesmo uma estratégia bem elaborada pode não alcançar os melhores resultados se não for monitorada e ajustada constantemente. Muitas instituições falham ao não mensurar o desempenho das campanhas e acabam investindo tempo e dinheiro em ações pouco eficazes.
✔ Como evitar:
- Estabeleça KPIs claros, como taxa de conversão, custo por lead e tempo médio de decisão.
- Acompanhe regularmente os dados e identifique pontos de melhoria.
- Ajuste estratégias com base em métricas reais e feedbacks dos alunos.
🔗 Se precisar de um conteúdo mais detalhado para consultar, te indico este daqui: Métricas de marketing educacional para relatórios de desempenho.
Conclusão
Evitar esses erros pode transformar completamente a captação de alunos da sua instituição. Mais do que atrair interessados, é essencial construir um processo estratégico, baseado em dados e focado no relacionamento para garantir conversões mais qualificadas e sustentáveis.
Ao utilizar ferramentas como um CRM educacional, personalizar a comunicação e investir no digital, sua instituição não apenas aumenta as matrículas, mas também melhora a experiência do aluno, fortalece a marca e constrói um posicionamento sólido no mercado educacional.
Erros na captação de alunos: Considerações finais
Esperamos que tenha aproveitado nossas dicas! 😃 Agora, que tal nos contar o que achou?
Até a próxima! 👋
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Para usar como referência acadêmica
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– Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. 5 erros na captação de alunos que podem comprometer o crescimento da sua instituição (e como evitá-los). Rubeus, 2021. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/erros-na-captacao-de-alunos/.
Acesso em: XXXX. de XXXX.
– Formato APA:
Rubeus. 2021, 17 de novembro. 5 erros na captação de alunos que podem comprometer o crescimento da sua instituição (e como evitá-los). [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/erros-na-captacao-de-alunos/
