Como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos

Definir uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos, que seja realmente capaz de potencializar o trabalho e direcionar os esforços das equipes, é cada vez mais necessário. Por isso, neste blog post, você encontrará TUDO O QUE PRECISA QUESTIONAR antes de adquirir um CRM e, assim, encontrar a ferramenta ideal para as necessidades da sua IE. 🧲👥

Tempo aproximado de leitura: 6 -8 minutos

Introdução

“Se você criar um caso de amor com seus clientes, eles próprios farão sua publicidade.” 

Philip Kotler

Possuir um relacionamento de qualidade com o cliente é um dos requisitos mais importantes para o sucesso de uma empresa, independentemente do ramo de atuação. Isso porque essa prática vai muito além de apenas realizar ações e interagir com os clientes.

Uma vez que a empresa entende a importância de um bom relacionamento com os seus clientes e direciona a sua atuação para obtê-lo, é possível identificar com mais precisão o que as suas personas desejam. Assim, o processo de nutrição se torna mais natural e efetivo. 

Entretanto, uma coisa é perceptível: a dinâmica do relacionamento entre empresa e cliente passou por uma evolução. Já não é suficiente se preocupar apenas com o produto ou serviço ofertado. É necessário gerir a marca com o objetivo de estabelecer um vínculo afetivo e emocional forte com os seus potenciais e atuais clientes. 

Quando se trata do âmbito educacional, o cenário não é diferente. A construção de um relacionamento com potenciais e atuais alunos é imprescindível para a obtenção de bons resultados na captação e na gestão da permanência. Assim, é preciso apostar na melhoria contínua de seus processos. Isso porque, em conjunto, eles devem resultar em uma experiência realmente encantadora.

No entanto, estabelecer esse relacionamento é bastante desafiador. Por isso, é essencial que as IEs utilizem de boas e eficazes estratégias, direcionando sua atuação a atender bem. Ao fazer isso será possível conquistar a confiança dos seus potenciais e atuais alunos.

Para otimizar a execução desse processo, sua instituição certamente precisará de uma ferramenta capaz de facilitar esse relacionamento. É nesse contexto que surge o CRM Educacional.

O CRM Educacional Rubeus é o primeiro CRM específico para instituições de ensino. Assim, ele conhece detalhadamente os desafios do processo de captação de alunos. E, ao reunir as melhores oportunidades em um só lugar, permite que sua instituição tire o maior proveito de cada uma delas.

Conheça mais sobre o CRM Rubeus clicando na imagem abaixo!

Plataforma de Captação e Permanência de alunos: por que minha IE precisa de uma?

De forma geral, um CRM – Gestão de Relacionamento com o Cliente (do termo, em inglês, Customer Relationship Manager) é uma ferramenta que prioriza o cliente como foco dos processos do negócio. Sua finalidade é identificar e antecipar suas necessidades, para que, assim, seja possível atendê-las de forma eficiente.

No âmbito educacional, um CRM auxilia as instituições de ensino na gestão, nutrição e conversão de leads por meio do estreitamento da relação entre instituição e potencial/atual aluno. Através de uma atuação estratégica, viabilizada por um CRM para educação, as instituições de ensino conseguem aumentar, exponencialmente, suas chances de serem percebidas como referências no cenário educacional. 

Um CRM específico para instituições de ensino permite a otimização dos esforços empregados por sua equipe de relacionamento. Com isso, fica mais simples realizar a nutrição do lead ao incorporá-lo em um fluxo de nutrição, por exemplo. 

Além disso, dentre suas muitas outras vantagens, um CRM para educação possibilita a gestão dos contatos da sua instituição através da criação de uma lista de contatos inteligente, registrando as informações dos leads e atuais alunos, detalhando o histórico de todas as interações realizadas, seja por ligação, e-mail ou serviço de atendimento, por exemplo.

Semelhante ao que acontece em outros mercados e ferramentas, não são todas as soluções de CRM que serão eficientes e realmente trarão “os resultados prometidos”.

E, se levarmos em consideração que estamos tratando de um investimento financeiro relevante, antes de “bater o martelo” e fechar negócio com a empresa que fornecerá a Plataforma de Captação e Permanência de alunos é fundamental ponderar várias questões e critérios. 

📝🎓 Através dessa análise minuciosa, você conseguirá escolher de forma eficiente um CRM que “converse” com a sua instituição, bem como seja capaz de revolucionar os seus processos educacionais. 

Como sei que preciso de uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos? 

A aquisição de uma Plataforma para Captação e Permanência de alunos é, sem dúvidas, um grande passo rumo à melhoria do desempenho de toda a instituição de ensino. Contudo, nada de agir por impulso! 

Antes de mais nada, você precisa saber se sua instituição realmente precisa e se está preparada para a implantação desse tipo de solução. Dessa forma, avalie sua estrutura interna. Além disso, pondere sobre como o CRM irá impactar o trabalho diário das equipes, os processos e a rotina como um todo da instituição. Somente dessa forma obterá sucesso em sua aquisição e utilização na prática.  

Então, veja alguns ponto que devem ser observados para concluir se está na hora da sua IE investir nesse tipo de solução:  

• Porte da minha IE;
• Quantidade de alunos matriculados;
• Maturidade e organização estratégica dos setores de Marketing e Vendas (Smarketing Educacional);
• % de conversão por campanha;
• % de perda de leads por campanha;
• Vantagens esperadas;
• Pontos de melhoria desejados.

Ao analisar essas questões, será possível verificar se realmente uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos fará sentido em sua instituição neste momento. 

Vamos falar de Retorno sobre o Investimento?

Em síntese, o Return On Investment (ROI) é um indicador que permite à sua IE realizar a avaliação de custos e retornos envolvidos. O cálculo nasceu a partir da demanda do mercado financeiro e pode ser utilizado para verificação da rentabilidade de determinado investimento.

Esse indicador é essencial na hora de adquirir um CRM. Ele vai ajudar a tangibilizar, em valores financeiros, o impacto da implantação de uma plataforma de CRM. Assim, será mais claro para todos se há viabilidade no projeto. 

O cálculo abaixo demonstra, de forma simples, como calcular o ROI, veja:

É essencial que, ao realizar o cálculo acima, você considere que, diferentemente de uma campanha de matrículas, por exemplo, uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos demanda alguns meses para começar a gerar retorno financeiro.

Entretanto, um CRM proporciona resultados mais perenes e constantes se comparado às campanhas específicas, por exemplo. Isso porque, ao possuírem tempo determinado, acabam tendo seus resultados limitados ao período de realização.  

Já com o CRM, é possível trabalhar a cultura da sua instituição. Dessa forma, é possível fazer com que ela desfrute de benefícios constantemente, tais como o aumento da lealdade de atuais alunos e a aquisição de leads.

Pré-compra: o que considerar antes de adquirir uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos?

A pré-compra antecede a efetivação da compra. Sendo assim, esse é o momento ideal para que a sua instituição verifique, dentre as opções pré-selecionadas, qual delas é realmente eficaz e o quão positiva poderá ser sua obtenção. 

Por isso, separamos algumas dicas para a sua IE considerar, veja:

1. Considere suas necessidades 

O primeiro passo para escolher o CRM certo é entender exatamente do que a sua instituição precisa para funcionar. Ou seja, quais são suas necessidades. 

A dica é recorrer aos seus objetivos e estabelecer o grau de prioridade de cada um deles. Assim será mais fácil, entre as várias opções do mercado, filtrar aquela que melhor lhe atende.

Além disso, esse levantamento poderá ser aproveitado para propor ações eficientes para resolver as principais pendências e necessidades latentes da sua IE. Uma vez que elas já estão devidamente identificadas e segmentadas. 

A depender das necessidades e do porte da sua instituição, uma opção de CRM mais simples pode ser suficiente. Contudo, essa não é uma regra. Por isso, a triagem é muito importante. O que você precisa, no fim das contas, é encontrar uma solução que vá de encontro aos seus problemas. Mantenha isso em mente ao longo de todo o processo de escolha.

2. Flexibilidade + Praticidade = Processos mais eficientes

A flexibilidade é um dos aspectos mais importantes na hora de escolher uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos para a sua IE. Isso porque é fundamental buscar por um CRM que consiga se adequar às suas necessidades.

Por isso, avalie aspectos como praticidade e flexibilidade de adaptação, tanto da ferramenta em si quanto do uso prático dela pela equipe da sua instituição. 

Ademais, quando o intuito é praticidade e simplificação de processos, é indispensável que a sua IE pondere também sobre a objetividade do software. Por isso, coloque na ponta do lápis tudo aquilo que a sua IE deseja e compare com tudo aquilo que o CRM escolhido pode oferecer. 

📌 Além disso, ponderar também sobre o momento mais indicado para adquirir um CRM é fundamental. Em nosso blog post “Entenda porque não comprar um CRM para IEs agora“, você tem acesso a dicas valiosas para saber quando investir em um CRM. 

3. Verifique o grau de personalização oferecido

Os interessados e potenciais alunos são diferentes entre si e, por isso, precisam ser tratados com abordagens específicas. Essas abordagens, por sua vez, devem considerar as etapas da Jornada de Compra em que eles estão posicionados. Mas isso você já sabe, não é mesmo? Contudo, não custa nada reforçar: os comportamentos e o cuidado com cada um deles devem ser diferentes!

Por isso, no processo de escolha da Plataforma de Captação e Permanência de alunos para a sua IE, busque sempre informações sobre as possibilidades de customizar diferentes estratégias para diferentes potenciais alunos, usando como base o Funil de Captação de Alunos.

É indispensável que o CRM permita a personalização. Caso contrário, você estará preso a uma ferramenta que não é aderente com as suas demandas.

📌 Em nosso blog post “Por que mais de 50% dos projetos de CRM educacional falham?“, você vai descobrir os principais motivos pelos quais isso acontece. E, com isso, ficar atento aos projetos de CRM educacional disponíveis no mercado. 

4. Suporte antes, durante e depois da compra 

Ao realizar a compra de um aparelho celular, por exemplo, é comum verificarmos as opções de suporte, não é mesmo? Com um CRM não pode ser diferente! Isso porque o suporte é fundamental em qualquer estágio de compra, inclusive antes da sua efetivação. 

De uma forma ou de outra, em algum momento a sua Plataforma de Captação e Permanência de alunos vai demandar alguma ação, seja ela corretiva ou preventiva. Isso significa que você precisará do auxílio de um profissional especializado.

Pondere sobre questões como:

• Quem será o responsável por treinar as equipes?
• Qual o tempo de treinamento?
• O suporte será realizado por quais canais (e-mail, telefone, mensagens instantâneas)?
• O tempo de resposta atende às minhas necessidades?

⚠️ ATENÇÃO: busque por essas informações antes de efetivar a compra, não espere precisar do suporte para conhecê-las.

Checklist: passo a passo para avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos

Já deu para perceber que escolher uma solução que seja realmente eficiente para a captação e permanência de alunos é um desafio. Isso porque há diversas variáveis envolvidas nesse processo. 

Aliado a esse desafio, a falta de informação é um dos fatores negativos envolvidos. Resultado? Os gestores optam por sistemas que não se adequam perfeitamente à realidade e necessidade da instituição.

Por isso, é fundamental estudar o máximo possível sobre o assunto com a finalidade de aumentar as chances de realizar uma boa escolha. Nesse momento, é hora de aprender conceitos, entender o que significam e como são aplicados. 

Graças à popularização dos CRM’s, alguns termos recebem muito destaque, termos esses que podem, numa primeira impressão, serem bastante convidativos, mas que, na verdade, contribuem para a confusão e desalinhamento da expectativa dos clientes. É cada vez mais comum vermos a utilização de termos como “preditivo”, “inteligência artificial” e “machine learning“, por exemplo. 

⚠️ Atenção: muitas empresas adotam discursos “bonitos”. Usam termos e conceitos para “dar a entender que suas ferramentas são inovadoras e diferenciadas” das demais disponíveis no mercado. Entretanto, lembre-se: nem tudo que reluz é ouro.

Para esses casos, a dica é solicitar demonstrações reais de cases com validação de acurácia. O que isso significa? Peça à empresa que comprove na prática (com precisão de dados) tais informações. Somente assim será possível verificar a veracidade e confiabilidade em tais empresas e suas respectivas soluções.

Por isso, para que você, enquanto gestor, não seja confundido com informações equivocadas, nós separamos um combo de conteúdo poderoso para você fazer a escolha certa, ele é composto por:

• 2 práticas poderosas;
• 5 dicas de conteúdo;
• 1 checklist. 

Vamos lá? 🤓

Dicas fundamentais para você acertar na escolha!

1. Conheça de perto

Busque conhecer o máximo possível do CRM que você está inclinado a escolher. Aproveite todos os testes gratuitos e demonstrações disponíveis. Lembre-se sempre que você nunca vai saber como aquela Plataforma para Captação e Permanência de alunos funciona até você mesmo usá-la. 

Além disso, “o papel aceita tudo”, assim, só a fala e os discursos bonitos não são garantia de nada. A prática e a usabilidade é sempre a parte que você deve dar mais atenção, pois ela demonstrará como será o dia a dia das suas equipes e dos seus processos.

Uma ação bem-vinda, nesse momento, é solicitar quantas demonstrações da solução forem necessárias, além de telas do sistema, com o propósito de entender na prática o uso do sistema.

⚠️ Atenção: é importante que diferentes colaboradores, de distintos departamentos, experimentem o software. Assim, será possível compreender o grau de atendimento do CRM às demandas da sua instituição.

2. Peça cases concretos

Assim que as empresas apresentarem abordagens quantitativas, com números significativos e atrativos, tome cuidado e solicite cases concretos com ciclos fechados. 

Busque, nesses cases, não se limitar a uma ou outra área da instituição. Explore todas as equipes, tais como Marketing, Comercial e Permanência de alunos, por exemplo. Isso te permitirá ter uma visão completa, bem como analisar o comportamento de integração proporcionado pela plataforma, sem desconsiderar as peculiaridades de cada equipe.

Uma vez com os cases em mãos, verifique questões como:

• O CRM contribuiu para a simplificação do relacionamento com os potenciais e atuais alunos?
• O quão a rotina de trabalho das equipes foi facilitada e melhorada?
• Como o dia a dia da instituição foi afetado?
• Como ele contribuiu para o desempenho da campanha atual de captação de alunos?  

Dicas de conteúdos complementares

🔗 Quer saber como escolher a melhor Plataforma de Captação e Permanência de alunos para a sua instituição? Conheça alguns dos nossos conteúdos sobre esse assunto que podem ajudar em seu objetivo!

• Saiba como escolher a melhor solução de CRM para educação para sua instituição de ensino
• Descubra agora porque mais de 50% dos projetos de CRM Educacional falham!
• CRM Educacional Rubeus: conheça o primeiro CRM feito para educação
• Consultoria Educacional: como a Rubeus ajuda na captação de alunos das IEs

Conclusão

Um CRM para educação é uma ferramenta fundamental para as estratégias de Captação e Permanência de alunos de toda e qualquer instituição de ensino. Uma vez percebidas as necessidades da sua instituição, é importante saber escolher uma plataforma que realmente consiga dialogar com os seus objetivos.

Dentre todas as possibilidades oferecidas pelo mercado educacional, é essencial observar aquela que comprove, na prática, a obtenção de bons resultados. Por isso, não se deixe levar por termos e metodologias que possam parecer inteligentes e avançadas. Peça para ver resultados na prática através de cases completos!

Como vimos, há funcionalidades que todo CRM Educacional deve possuir para que possua uma performance básica. Contudo, além de funções básicas, sua IE deve também analisar possíveis necessidades futuras. Dessa maneira, averiguar a viabilidade de adquirir um sistema mais robusto e completo. 

Precisando de uma solução que atenda todas essas necessidades? A Plataforma Rubeus pode te ajudar! ✈️🎯   

A Plataforma Rubeus é uma solução tecnológica desenvolvida para a área da educação, com foco na gestão do relacionamento com potenciais e atuais alunos. Oferecemos um conjunto de recursos e ferramentas para auxiliar instituições de ensino, como escolas, colégios e universidades, a gerenciar suas atividades de forma mais eficiente.

Atuando sob as frentes de Marketing Educacional, Captação e Gestão da Permanência, já transformamos os resultados de centenas de instituições em todo o país. 📍🇧🇷

Migramos de um CRM para uma plataforma ao desenvolvermos diversos recursos e funcionalidades focados em atender necessidades específicas e inerentes a uma excelente Gestão de Relacionamento com o aluno.

🤓 Saiba mais sobre a nossa plataforma assistindo ao vídeo abaixo!

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Considerações finais

Espero que tenha gostado das nossas dicas! 😃 Antes de ir, me conte: quais das nossas sugestões você vai colocar em prática?

Até a próxima! 👋

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Para usar como referência acadêmica

Sim, além de aprender com esse conteúdo, você pode usá-lo em seus trabalhos acadêmicos:

🔗  Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. Como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos. Rubeus, 2020. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/plataforma-de-captacao-e-permanencia-de-alunos/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

🔗 Formato APA:

Rubeus. 2020, 27 fevereiro. Como avaliar uma Plataforma de Captação e Permanência de alunos. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/plataforma-de-captacao-e-permanencia-de-alunos/