CRM para educação: entenda como essa tecnologia apoia a captação de alunos, o relacionamento contínuo e a permanência, e saiba como escolher a melhor solução para instituições de ensino.
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Introdução
A gestão educacional tem se tornado cada vez mais complexa. Instituições de ensino lidam com múltiplos perfis de alunos, jornadas de decisão prolongadas, diversos canais de contato e a necessidade constante de oferecer experiências mais relevantes e personalizadas. Nesse cenário, a organização e o uso estratégico dos dados deixaram de ser um diferencial e passaram a ser uma necessidade.
Neste cenário cada vez mais digitalizado da educação, a busca por ferramentas eficientes que possam aprimorar os processos de gestão e relacionamento com alunos torna-se crucial para o sucesso das instituições de ensino.
Nesse contexto, o Customer Relationship Management (CRM), originalmente desenvolvido para otimizar o relacionamento com clientes em empresas, emerge como uma ferramenta essencial para apoiar instituições que buscam estruturar seus processos de captação, fortalecer o relacionamento com alunos e reduzir a evasão, conectando marketing, atendimento e gestão em uma visão integrada.
A implementação de um sistema de CRM pode trazer uma série de benefícios para as instituições de ensino, desde melhorias no engajamento dos alunos até aperfeiçoamentos nos processos de captação e retenção. No entanto, escolher a solução de CRM certa para atender às necessidades específicas de uma instituição educacional pode ser um desafio.
O que é CRM para educação?
O CRM para educação é um sistema desenvolvido para gerenciar e organizar o relacionamento entre instituições de ensino e seus públicos, como candidatos, alunos, responsáveis, ex-alunos e leads interessados em cursos e programas educacionais.
Diferentemente de CRMs genéricos, o CRM educacional é pensado para lidar com:
- Processos seletivos contínuos ou sazonais.
- Jornadas longas de decisão.
- Múltiplos stakeholders na escolha do curso.
- Relacionamento ativo antes, durante e após a matrícula.
Essa abordagem permite que a instituição acompanhe todo o histórico de interações, garantindo mais controle, previsibilidade e consistência nas ações.
A importância do CRM para educação na captação de alunos
A captação de alunos é um dos maiores desafios do setor educacional. O CRM para educação contribui diretamente para esse processo ao permitir:
- Centralização dos leads em um único ambiente.
- Acompanhamento estruturado das oportunidades.
- Registro do histórico de contatos e interações.
- Identificação de gargalos no processo seletivo.
Com essas informações organizadas, a instituição consegue atuar de forma mais estratégica, reduzindo perdas por falta de acompanhamento e melhorando as taxas de conversão ao longo do funil.
CRM educacional e relacionamento contínuo
No contexto educacional, o relacionamento não se encerra na matrícula. Pelo contrário: ele se intensifica ao longo da jornada acadêmica. O CRM para educação apoia uma comunicação mais estruturada e contextualizada, considerando dados como curso, modalidade, período, histórico de atendimentos e engajamento.
Essa gestão contínua do relacionamento contribui para:
- Experiências mais coerentes.
- Comunicação institucional mais relevante.
- Maior proximidade entre instituição e aluno.
CRM para educação como aliado na redução da evasão
A evasão escolar é um desafio recorrente para instituições de ensino. Embora o CRM não atue diretamente sobre fatores acadêmicos, ele fornece dados estratégicos para ações preventivas de retenção.
Ao analisar históricos de interação, padrões de engajamento e comportamentos recorrentes, o CRM educacional permite identificar sinais de risco e estruturar ações proativas de relacionamento, apoiando estratégias de permanência e fidelização.
CRM para educação e automação de processos
A automação é um dos grandes diferenciais do CRM educacional. Processos operacionais repetitivos podem ser automatizados de forma inteligente, mantendo a personalização das comunicações.
Entre os principais benefícios da automação, destacam-se:
- Padronização dos fluxos de atendimento.
- Ganho de eficiência das equipes.
- Redução de falhas humanas.
- Melhor aproveitamento dos dados disponíveis.
Essa eficiência operacional é especialmente relevante em instituições com grande volume de leads e alunos.
Indicadores estratégicos gerados pelo CRM educacional
O CRM para educação permite que a instituição acompanhe indicadores fundamentais para a tomada de decisão, como:
- Taxa de conversão por etapa do processo seletivo.
- Tempo médio de decisão do candidato.
- Desempenho dos canais de captação.
- Engajamento em comunicações institucionais.
- Taxas de evasão e rematrícula.
Segundo a Gartner, organizações que utilizam dados de forma estratégica têm maior capacidade de otimizar processos e melhorar a experiência do cliente, o que também se aplica ao contexto educacional.
CRM para educação: entenda como escolher a melhor solução para sua instituição
A escolha de um CRM educacional deve ir além de funcionalidades básicas. Alguns critérios estratégicos precisam ser considerados para garantir aderência à realidade da instituição:
1 – Aderência ao setor educacional
É fundamental que a solução compreenda as particularidades do mercado educacional, como ciclos de matrícula, jornadas longas e múltiplos perfis de usuários.
2 – Capacidade de integração
Um bom CRM para educação deve se integrar a sistemas acadêmicos, financeiros, plataformas de marketing e ambientes virtuais de aprendizagem, evitando silos de informação.
3 – Flexibilidade e escalabilidade
A solução precisa acompanhar o crescimento da instituição, permitindo adaptações conforme novas modalidades, cursos ou estratégias sejam implementadas.
4 – Usabilidade e adoção pelas equipes
A tecnologia só gera valor quando é utilizada corretamente. Interfaces intuitivas e fluxos bem definidos facilitam a adoção pelas equipes de marketing, comercial e atendimento.
5 – Apoio estratégico, evolução contínua e cultura de CRM
Mais do que um sistema, o CRM educacional deve ser encarado como um parceiro estratégico, capaz de evoluir junto com as necessidades da instituição.
Além disso, a implementação do CRM para educação também impulsiona uma mudança cultural. A instituição passa a basear decisões em dados concretos, análises de desempenho e indicadores reais, reduzindo achismos e aumentando a previsibilidade dos resultados.
Estudos da McKinsey apontam que organizações orientadas por dados apresentam maior eficiência operacional e melhores resultados de longo prazo, cenário aplicável também ao setor educacional.
CRM na educação: uma perspectiva transformadora
No contexto educacional, o CRM tem o potencial de revolucionar a forma como as instituições interagem com alunos atuais e potenciais. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o CRM está mudando o jogo na educação:
1- Melhor engajamento do aluno
O CRM permite que as instituições envolvam os alunos em todas as etapas de seu ciclo de vida acadêmico. Desde a captação até a graduação (educação continuada) e além, as instituições podem personalizar as comunicações com os alunos com base em seus interesses, histórico acadêmico e necessidades específicas.
2 – Captação e admissões aprimorados
Com o CRM, as instituições podem rastrear e gerenciar leads, automatizar processos de comunicação, personalizar materiais de marketing e acompanhar o progresso dos candidatos desde o momento em que expressam interesse até sua matrícula.
3 – Gestão de suporte ao aluno
O CRM pode facilitar a prestação de suporte ao aluno de alta qualidade, permitindo que as instituições acompanhem as interações dos alunos, identifiquem problemas em potencial e ofereçam soluções proativas. Isso pode resultar em maior satisfação do aluno e maior probabilidade de sucesso acadêmico.
4 – Análise de dados para tomada de decisões
Uma das maiores vantagens do CRM na educação é sua capacidade de coletar e analisar uma grande quantidade de dados sobre alunos e processos institucionais. Essas análises podem fornecer informações valiosas para orientar decisões estratégicas, como desenvolvimento de programas, alocação de recursos e melhorias no atendimento ao aluno.
Funcionalidades que TODO CRM para educação deve possuir
Após pensar em todos os pontos citados acima, é essencial que você leve em consideração algumas funcionalidades importantes, que são extremamente necessárias e, por isso, devem existir em toda e qualquer ferramenta de CRM para educação. São elas:
1 – Integração
O primeiro ponto a ser observado é como ocorre a integração entre o CRM, o sistema de gestão acadêmico e o processo seletivo da sua instituição de ensino. O ideal é que essa integração seja realizada de forma efetiva. E, além disso, leve em consideração os seus sistemas, equipes e processos.
Devido a alta complexidade requerida em promover um processo de captação de alunos eficiente essa integração é bastante significativa. E, por isso, esse fator pode fazer bastante diferença. Para que você assimile de forma mais rápida a importância de uma integração eficiente, observe o nosso exemplo:
Sua instituição é composta por diversos e diferentes setores, não é mesmo? Por isso, sabemos a importância de todos eles conversarem entre si. Os setores de Marketing e Vendas, por exemplo, precisam entender como as atividades de um impactam o desempenho do outro.
Por isso, a integração promovida pelo CRM facilita o fluxo de informações dentro da instituição e dos seus setores. Isso porque garante autonomia e a possibilidade de traçar estratégias com as informações que um obtém do outro.
Além da integração interna, um bom CRM deve se integrar com outras ferramentas como e-mail, automação de marketing, ligações e redes sociais. Esse tipo de integração é responsável por facilitar a rotina dos colaboradores. Isso porque ele contribui para o aumento da eficiência da prática de captar e reter alunos.
2 – Personalização
A personalização e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são as principais justificativas para você optar por um CRM para educação dentre tantos outros (generalistas) disponíveis no mercado.
Além de ser específico para a educação, é importante analisar se o CRM pode ser personalizado de acordo com as suas necessidades. Por isso, ao escolher um CRM é essencial optar por um que possua um painel de controle personalizável.
Alguns exemplos de aspectos que demandam a personalização do CRM são:
- Definir personas;
- Estruturar um bom fluxo de relacionamento;
- Gerir a inteligência comercial no relacionamento com os alunos;
- Integrar de forma efetiva e eficiente com o seu sistema de gestão e processo seletivo;
- Mapear os processos de captação e permanência;
- Padronizar o atendimento do porteiro ao reitor;
- Alcançar maior conversão e identificação de oportunidades;
- Obter maior eficiência comercial;
- Realizar contato rápido;
- Agendamento inteligente;
- Trabalhar com oportunidades dinâmicas e criar canais personalizados e com gatilhos para vendas.
3 – Gerenciamento de dados
Armazenar e reunir dados em um só lugar é uma característica básica de toda ferramenta de CRM. E, não seria diferente para a solução de CRM para educação.
Não deve ser novidade para você a importância de armazenar dados para tomar decisões estratégicas e crescer mantendo competitividade no cenário educacional. São esses dados armazenados que posteriormente serão analisados e transformados em informações e padrões. Os gestores das instituições podem basear-se nessas informações para prevenir-se e antever-se à evasão de alunos, por exemplo. Nesse caso, o armazenamento de dados auxiliaria no processo de Gestão da Permanência da sua IE.
Com base nesses dados, você poderá tomar decisões mais conscientes e direcionadas. Além de ajudar diretamente nas decisões e na criação de estratégicas do negócio, armazenar dados permite a verificação do desempenho individual ou coletivo da sua equipe de captação, podendo ser útil no momento de dar feedbacks ou até mesmo realizar mudanças na equipe.
4 – Relatórios
Por fim, é essencial que todo CRM educacional realize um avançado monitoramento dos resultados gerados pelos seus processos. Além disso, é preciso que ele permita também o acompanhamento, em tempo real, de todas as inscrições (parciais e completas) de cada canal utilizado por sua instituição.
Por isso, é fundamental que essa plataforma disponibilize relatórios personalizados e customizados. Esses relatórios, por sua vez, podem ser entendidos como ferramentas poderosas para auxiliar o gestor da instituição de ensino em suas tomadas de decisões estratégicas.
Assim, é possível ter acesso aos resultados segmentados e filtrados. Isso permitirá a identificação de falhas, bem como grandes oportunidades. Com isso, é possível retirar, remanejar e investir recursos em ações inteligentes e pontuais sobre cada uma delas durante suas campanhas. Ou seja, esses relatórios possibilitam criar, manter e fortalecer os diferenciais competitivos das instituições de ensino.
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Dicas adicionais para escolher a ferramenta de CRM certa para sua instituição de ensino
Como vimos, escolher a ferramenta de CRM certa para uma instituição de ensino é crucial para atender todas as necessidades da equipe durante as operações diárias de Captação e Gestão da Permanência de alunos, um processo complexo que requer total atenção e cuidado.
Agora que você realizou um estudo aprofundado das ferramentas disponíveis, descartou as soluções generalistas e está focando apenas nas ferramentas de CRM para educação, é hora de aprofundar ainda mais!
Para ajudá-lo a tomar a decisão final sobre a melhor solução para sua instituição de ensino, aqui estão algumas últimas dicas:
- Assista às demonstrações de cada uma das opções consideradas. Prepare-se ao máximo para essas reuniões, levando dúvidas, apontamentos e todas as suas necessidades devidamente identificadas.
- Aproveite todo o tempo da demonstração para esclarecer todas as suas dúvidas. Além disso, certifique-se de abordar todas as possíveis questões que surgiram ao longo da análise da ferramenta.
- Observe como ocorre o processo de implantação durante a demonstração. Procure saber se eles oferecem serviços adicionais à implantação.
- Enxergue o fornecedor do CRM como um verdadeiro parceiro estratégico durante a implantação. Eles podem contribuir para capacitar as equipes de Marketing e Vendas, além de auxiliar no mapeamento do cenário, definição da persona, processos e boas práticas, e monitoramento contínuo dos resultados.
- Esteja ciente de que a adoção de uma nova tecnologia como o CRM muitas vezes requer uma mudança cultural dentro da instituição. É fundamental garantir que todos os membros da comunidade educacional estejam alinhados com os objetivos do CRM e comprometidos em utilizá-lo de forma eficaz.
Por fim, sempre peça ao responsável pela demonstração mostrar na prática o que foi apresentado nos slides. Os slides podem mostrar qualquer coisa, mas você e sua equipe serão os responsáveis por enfrentar a realidade após a contratação.
A Plataforma Rubeus
A Plataforma Rubeus é o mais completo CRM educacional do mercado, são múltiplas soluções e funcionalidades desenvolvidas sob medida para suprir as demandas das instituições de ensino. Nossa metodologia abrange diversos fatores e nossos processos visam atuar em diferentes esferas dentro de uma instituição de ensino:
🔗 Elencamos neste material apenas algumas soluções desenvolvidas pela Rubeus, mas você pode saber mais sobre as nossas funcionalidades conferindo o nosso site: https://rubeus.com.br/
Captação de alunos
Sabemos que cada instituição vive a sua realidade. Portanto, os seus processos precisam, necessariamente, ser pensados considerando tais particularidades. A Plataforma Rubeus otimiza os resultados do time de Marketing e Vendas, de forma simples, rápida e integrada.
Conheça os processos de captação ->
Gestão da Permanência
Aderir a uma visão centralizada no relacionamento com os alunos nunca foi tão necessário! Todas as interações acontecendo em um só lugar permite um atendimento de excelência no decorrer dos processos de Renovação de Matrícula, Controle de Inadimplência e também em processos como o de Monitoria e Acompanhamento Psicopedagógico.
Além disso, ao identificarmos o baixo desempenho acadêmico e o não comparecimento às aulas, sua instituição consegue trabalhar de forma proativa e personalizada, a relação com os estudantes.
Centralize a comunicação e garanta a qualidade do relacionamento com os alunos.
Conheça os processos de Gestão da Permanência ->
A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino.
Já conhece a Plataforma Rubeus? Saiba como o nosso CRM pode contribuir para que o seu time alcance resultados efetivos no longo prazo!
Conclusão
O CRM para educação é um elemento central na modernização da gestão educacional. Ao estruturar dados, integrar áreas e apoiar decisões estratégicas, essa tecnologia contribui para processos de captação mais eficientes, relacionamentos mais consistentes e estratégias de permanência mais eficazes.
Escolher a solução adequada e utilizá-la de forma estratégica é um passo fundamental para instituições que desejam crescer de forma sustentável e orientada por dados no cenário educacional atual.
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📌 Formato ABNT:
VIEIRA, Bráulio. CRM para educação: como escolher a melhor solução para sua instituição. Rubeus, 2019. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/crm-para-educacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.
📌 Formato APA:
Rubeus. 2019, 12 fevereiro. CRM para educação: como escolher a melhor solução para sua instituição. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/crm-para-educacao/
