CRM para educação: entenda como escolher a melhor solução para sua instituição

Uma solução de CRM para educação é capaz de impulsionar os resultados de Captação e Permanência das instituições de ensino. Por isso, entenda como identificar, dentre as opções presentes no mercado, a solução de CRM ideal para sua IE.

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Introdução

No cenário cada vez mais digitalizado da educação, a busca por ferramentas eficientes que possam aprimorar os processos de gestão e relacionamento com alunos torna-se crucial para o sucesso das instituições de ensino. Nesse contexto, o Customer Relationship Management (CRM), originalmente desenvolvido para otimizar o relacionamento com clientes em empresas, emerge como uma ferramenta poderosa também para o setor educacional.

A implementação de um sistema de CRM pode trazer uma série de benefícios para as instituições de ensino, desde melhorias no engajamento dos alunos até aperfeiçoamentos nos processos de captação e retenção. No entanto, escolher a solução de CRM certa para atender às necessidades específicas de uma instituição educacional pode ser um desafio.

O que é CRM?

CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é uma abordagem estratégica para gerenciar interações com clientes e potenciais clientes. Ele integra processos, pessoas e tecnologia para maximizar relacionamentos com clientes, ajudando as organizações a crescerem e a manterem a lealdade do cliente.

CRM na educação: uma perspectiva transformadora

No contexto educacional, o CRM tem o potencial de revolucionar a forma como as instituições interagem com alunos atuais e potenciais. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o CRM está mudando o jogo na educação:

Melhor engajamento do aluno

O CRM permite que as instituições envolvam os alunos em todas as etapas de seu ciclo de vida acadêmico. Desde a captação até a graduação (educação continuada) e além, as instituições podem personalizar as comunicações com os alunos com base em seus interesses, histórico acadêmico e necessidades específicas.

Captação e admissões aprimorados

Com o CRM, as instituições podem rastrear e gerenciar leads, automatizar processos de comunicação, personalizar materiais de marketing e acompanhar o progresso dos candidatos desde o momento em que expressam interesse até sua matrícula.

Gestão de suporte ao aluno

O CRM pode facilitar a prestação de suporte ao aluno de alta qualidade, permitindo que as instituições acompanhem as interações dos alunos, identifiquem problemas em potencial e ofereçam soluções proativas. Isso pode resultar em maior satisfação do aluno e maior probabilidade de sucesso acadêmico.

Análise de dados para tomada de decisões

Uma das maiores vantagens do CRM na educação é sua capacidade de coletar e analisar uma grande quantidade de dados sobre alunos e processos institucionais. Essas análises podem fornecer informações valiosas para orientar decisões estratégicas, como desenvolvimento de programas, alocação de recursos e melhorias no atendimento ao aluno.

Sinais de que sua instituição de ensino precisa de um bom CRM educacional

Seus cursos estão com menos inscritos do que vagas? Os índices de evasão e inadimplência dos seus alunos têm aumentado? Atualmente sua equipe enfrenta grande dificuldade em mensurar os resultados de captação?

Falta sintonia entre os membros da equipe de captação? O contato one to one é cada vez mais difícil de ser realizado com eficiência? A gestão dos contatos com candidatos é feita manualmente e por isso sua instituição perde muitas matrículas todos os dias?

Esses são alguns dos principais desafios enfrentados pelas instituições de ensino quando falamos de captação de alunos. Se identificou com algum deles? A solução para esses problemas pode estar no CRM! 

Existem diversas ferramentas de CRM no mercado e, por isso, é essencial que você entenda as diferenças entre elas. Assim, será possível identificar a que realmente vai atender às suas necessidades. Entretanto, tenha em mente que: para encontrar a solução sob medida para a sua instituição de ensino, o primeiro requisito é que ela seja específica para a educação.

O CRM educacional e os resultados

O principal diferencial de um CRM desenvolvido exclusivamente para instituições de ensino é que ele conhece detalhadamente todas as dificuldades atuais para captar e reter alunos. Assim, ele é capaz de suportar todas as práticas que a instituição desenvolve ou pretende desenvolver inerentes a essas duas missões. Além, é claro, de desenvolver o seu objetivo básico de gerir com eficiência o relacionamento com os potenciais e atuais alunos.

Uma plataforma de CRM educacional pode ajudar a registrar todos os potenciais alunos identificados fora do período do processo seletivo. E, ao concentrar as melhores oportunidades em um só lugar, não permite que a instituição perca nenhuma inscrição, por exemplo.  

Além disso, um CRM para educação pode automatizar diversas funções e atividades. Afinal, ele é capaz de otimizar a rotina da equipe de captação de alunos. Além disso, ele possibilita que cada um dos seus membros seja mais produtivo.

🔗 Temos um conteúdo que pode te ajudar a entender mais sobre a importância de um CRM específico para o ramo educacional. Não deixe de conferir: CRM para área educacional: tudo o que você precisa saber para decidir certo.

3 dicas que ninguém te conta sobre como escolher o CRM para educação ideal para a sua instituição de ensino

Tá legal, até agora te aconselhamos a escolher um CRM educacional para a sua IE. Mas, como fazer isso na prática? Elencamos a seguir alguns critérios importantes para a escolha de um CRM educacional. Se você observá-las, provavelmente, conseguirá escolher a melhor solução. E, o melhor, sem esquecer nenhum fator relevante para sua tomada de decisão.

I. Antes de escolher o CRM para educação, considere todas as necessidades da sua IE

A primeira dica é a realização de um processo interno de análise e avaliação de todas as necessidades da sua instituição de ensino. Aqui, você deve identificar tudo o que você vê como um ponto fraco que necessita de melhorias. E além disso, mapear tudo o que você deseja que a solução de CRM ajude a resolver.

Após ter analisado todas as suas necessidades e expectativas será possível entender tudo o que o CRM deve ter para ser considerado uma boa solução para você.

É importante ainda que com base nessas informações levantadas, você estabeleça junto aos gestores da instituição quais serão as principais características que esse software deve possuir.

Resumidamente, vá para o mercado, sabendo exatamente o que você quer e precisa!

II. Tenha certeza que se trata de uma ferramenta específica para educação

O segundo passo é muito importante e não deve ser esquecido de modo algum! Ele refere-se a verificação se a ferramenta de CRM realmente é específica para o segmento educacional. Isso quer dizer verificar se ele foi desenhado para atender da melhor forma possível as instituições de ensino.

Por esse motivo, procure informações sobre a origem de tais sistemas. E tome (muito) cuidado com os generalistas. Um CRM generalista é um software de gestão de relacionamento com o cliente que atende a múltiplos ou a “qualquer” segmento.

Ao escolher um CRM genérico, você não utilizará grande parte das funcionalidades nele existentes. Isso porque muitas de suas funções são direcionadas a atender necessidades não tão específicas de outros segmentos. Assim, você acabará sentindo falta de coisas básicas da educação. Ou seja, que não foram inseridas por serem “específicas demais”.

Dessa forma, provavelmente haverá uma perda de eficiência e de alocação dos seus recursos financeiros. Isso porque os resultados obtidos, geralmente estarão bem aquém daqueles obtidos através de um CRM educacional.

III. Com um CRM para educação, é possível conseguir alunos durante todo o ano

Por fim, mas não menos importante do que os outros pontos já vistos, é saber se o CRM para educação é realmente capaz de auxiliar a sua equipe de captação a conseguir alunos durante todo o ano. Ou seja, se ele oferece o suporte suficiente para captar alunos, sem depender do processo seletivo estar aberto ou não.

Em suma, você deve ter certeza que a ferramenta é capaz de prover a Captação e a Permanência sustentável de alunos. Para analisar essa questão, busque saber se ela atua em toda a Jornada de Compra Educacional dos seus potenciais alunos. Além disso, verifique se ela consegue acompanhar desde a jornada de decisão de matrícula, passando pela vida acadêmica até a educação continuada.

Por fim, certifique-se se esse software consegue auxiliar a instituição a se antever e reagir aos seus desafios internos e externos. Isso aconteceria através do provimento de informações consistentes em tempo real.

Funcionalidades que TODO CRM para educação deve possuir

Após pensar em todos os pontos citados acima, é essencial que você leve em consideração algumas funcionalidades importantes, que são extremamente necessárias e, por isso, devem existir em toda e qualquer ferramenta de CRM para educação. São elas:

I. Integração

O primeiro ponto a ser observado é como ocorre a integração entre o CRM, o sistema de gestão acadêmico e o processo seletivo da sua instituição de ensino. O ideal é que essa integração seja realizada de forma efetiva. E, além disso, leve em consideração os seus sistemas, equipes e processos.

Devido a alta complexidade requerida em promover um processo de captação de alunos eficiente essa integração é bastante significativa. E, por isso, esse fator pode fazer bastante diferença. Para que você assimile de forma mais rápida a importância de uma integração eficiente, observe o nosso exemplo:

Sua instituição é composta por diversos e diferentes setores, não é mesmo? Por isso, sabemos a importância de todos eles conversarem entre si. Os setores de Marketing e Vendas, por exemplo, precisam entender como as atividades de um impactam o desempenho do outro.

Por isso, a integração promovida pelo CRM facilita o fluxo de informações dentro da instituição e dos seus setores. Isso porque garante autonomia e a possibilidade de traçar estratégias com as informações que um obtém do outro.

Além da integração interna, um bom CRM deve se integrar com outras ferramentas como e-mail, automação de marketing, ligações e redes sociais. Esse tipo de integração é responsável por facilitar a rotina dos colaboradores. Isso porque ele contribui para o aumento da eficiência da prática de captar e reter alunos.

II. Personalização

A personalização e o cuidado com as questões inerentes ao segmento educacional são as principais justificativas para você optar por um CRM para educação dentre tantos outros (generalistas) disponíveis no mercado.

Além de ser específico para a educação, é importante analisar se o CRM pode ser personalizado de acordo com as suas necessidades. Por isso, ao escolher um CRM é essencial optar por um que possua um painel de controle personalizável.

Alguns exemplos de aspectos que demandam a personalização do CRM são:

• Definir personas;
• Estruturar um bom fluxo de relacionamento;
• Gerir a inteligência comercial no relacionamento com os alunos;
• Integrar de forma efetiva e eficiente com o seu sistema de gestão e processo seletivo;
• Mapear os processos de captação e permanência;
• Padronizar o atendimento do porteiro ao reitor;
• Alcançar maior conversão e identificação de oportunidades;
• Obter maior eficiência comercial;
• Realizar contato rápido;
• Agendamento inteligente;
• Trabalhar com oportunidades dinâmicas e criar canais personalizados e com gatilhos para vendas.

III. Gerenciamento de dados

Armazenar e reunir dados em um só lugar é uma característica básica de toda ferramenta de CRM. E, não seria diferente para a solução de CRM para educação.

Não deve ser novidade para você a importância de armazenar dados para tomar decisões estratégicas e crescer mantendo competitividade no cenário educacional. São esses dados armazenados que posteriormente serão analisados e transformados em informações e padrões. Os gestores das instituições podem basear-se nessas informações para prevenir-se e antever-se à evasão de alunos, por exemplo. Nesse caso, o armazenamento de dados auxiliaria no processo de Gestão da Permanência da sua IE.

Com base nesses dados, você poderá tomar decisões mais conscientes e direcionadas. Além de ajudar diretamente nas decisões e na criação de estratégicas do negócio, armazenar dados permite a verificação do desempenho individual ou coletivo da sua equipe de captação, podendo ser útil no momento de dar feedbacks ou até mesmo realizar mudanças na equipe.

IV. Relatórios

Por fim, é essencial que todo CRM educacional realize um avançado monitoramento dos resultados gerados pelos seus processos. Além disso, é preciso que ele permita também o acompanhamento, em tempo real, de todas as inscrições (parciais e completas) de cada canal utilizado por sua instituição.

Por isso, é fundamental que essa plataforma disponibilize relatórios personalizados e customizados. Esses relatórios, por sua vez, podem ser entendidos como ferramentas poderosas para auxiliar o gestor da instituição de ensino em suas tomadas de decisões estratégicas.

Assim, é possível ter acesso aos resultados segmentados e filtrados. Isso permitirá a identificação de falhas, bem como grandes oportunidades. Com isso, é possível retirar, remanejar e investir recursos em ações inteligentes e pontuais sobre cada uma delas durante suas campanhas. Ou seja, esses relatórios possibilitam criar, manter e fortalecer os diferenciais competitivos das instituições de ensino.

🔗 Para ter acesso a mais critérios avaliativos de um CRM para educação, acesse nosso material! Esse checklist elenca 40 requisitos importantes para o sucesso da sua captação de alunos. Solicite-o e o enviaremos agora para você!

Dicas adicionais para escolher a ferramenta de CRM certa para sua instituição de ensino

Como vimos, escolher a ferramenta de CRM certa para uma instituição de ensino é crucial para atender todas as necessidades da equipe durante as operações diárias de Captação e Gestão da Permanência de alunos, um processo complexo que requer total atenção e cuidado.

Agora que você realizou um estudo aprofundado das ferramentas disponíveis, descartou as soluções generalistas e está focando apenas nas ferramentas de CRM para educação, é hora de aprofundar ainda mais!

Para ajudá-lo a tomar a decisão final sobre a melhor solução para sua instituição de ensino, aqui estão algumas últimas dicas:

• Assista às demonstrações de cada uma das opções consideradas. Prepare-se ao máximo para essas reuniões, levando dúvidas, apontamentos e todas as suas necessidades devidamente identificadas.

• Aproveite todo o tempo da demonstração para esclarecer todas as suas dúvidas. Além disso, certifique-se de abordar todas as possíveis questões que surgiram ao longo da análise da ferramenta.

• Observe como ocorre o processo de implantação durante a demonstração. Procure saber se eles oferecem serviços adicionais à implantação.

• Enxergue o fornecedor do CRM como um verdadeiro parceiro estratégico durante a implantação. Eles podem contribuir para capacitar as equipes de Marketing e Vendas, além de auxiliar no mapeamento do cenário, definição da persona, processos e boas práticas, e monitoramento contínuo dos resultados.

• Esteja ciente de que a adoção de uma nova tecnologia como o CRM muitas vezes requer uma mudança cultural dentro da instituição. É fundamental garantir que todos os membros da comunidade educacional estejam alinhados com os objetivos do CRM e comprometidos em utilizá-lo de forma eficaz.

Por fim, sempre peça ao responsável pela demonstração mostrar na prática o que foi apresentado nos slides. Os slides podem mostrar qualquer coisa, mas você e sua equipe serão os responsáveis por enfrentar a realidade após a contratação.

A Plataforma Rubeus

A Plataforma Rubeus é o mais completo CRM educacional do mercado, são múltiplas soluções e funcionalidades desenvolvidas sob medida para suprir as demandas das instituições de ensino. Nossa metodologia abrange diversos fatores e nossos processos visam atuar em diferentes esferas dentro de uma instituição de ensino:

🔗 Elencamos neste material apenas algumas soluções desenvolvidas pela Rubeus, mas você pode saber mais sobre as nossas funcionalidades conferindo o nosso site: https://rubeus.com.br/

Captação de alunos

Sabemos que cada instituição vive a sua realidade. Portanto, os seus processos precisam, necessariamente, ser pensados considerando tais particularidades. A Plataforma Rubeus otimiza os resultados do time de Marketing e Vendas, de forma simples, rápida e integrada.

Conheça os processos de captação ->

Gestão da Permanência

Aderir a uma visão centralizada no relacionamento com os alunos nunca foi tão necessário! Todas as interações acontecendo em um só lugar permite um atendimento de excelência no decorrer dos processos de Renovação de Matrícula, Controle de Inadimplência e também em processos como o de Monitoria e Acompanhamento Psicopedagógico.

Além disso, ao identificarmos o baixo desempenho acadêmico e o não comparecimento às aulas, sua instituição consegue trabalhar de forma proativa e personalizada, a relação com os estudantes.

Centralize a comunicação e garanta a qualidade do relacionamento com os alunos.

Conheça os processos de Gestão da Permanência ->

A Rubeus está comprometida com o sucesso da sua IE. Afinal, somos o primeiro CRM educacional feito sob medida para as necessidades das instituições de ensino. 

Já conhece a Plataforma Rubeus? Saiba como o nosso CRM pode contribuir para que o seu time alcance resultados efetivos no longo prazo! 

🔗Agendar demonstração ->

Conclusão

Escolher a melhor solução de CRM para educação é um processo complexo. Mas, se bem realizado, pode resultar em grandes vantagens competitivas para as instituições de ensino.

Por isso, antes de decidir-se por um CRM em específico, é imprescindível que você considere todas as necessidades da sua IE. Além disso, verifique se é uma ferramenta específica para educação e se permite conseguir alunos durante todo o ano. Também é importante levar em consideração alguns pontos básicos que todos os CRMs para educação devem possuir.

Ademais, para concluir o processo de escolha pelo melhor CRM para IE, agende uma demonstração. E veja, na prática, as funcionalidades das ferramentas de CRM.

Agora, nos conte: sua instituição de ensino já conta com um bom CRM para educação? 😃

Considerações finais

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Até a próxima!

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📌 Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. CRM para educação: como escolher a melhor solução para sua instituição. Rubeus, 2019. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/crm-para-educacao/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

📌 Formato APA:

Rubeus. 2019, 12 fevereiro. CRM para educação: como escolher a melhor solução para sua instituição. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/crm-para-educacao/