A importância do CRM para universidades para o sucesso da conversão de leads e o aumento do ticket médio por aluno

Um bom gerenciamento do relacionamento com potenciais e atuais alunos é parte fundamental para o sucesso da conversão de leads e o aumento da receita por aluno. Por meio de CRM inteligente é possível tornar o gerenciamento muito mais integrado, centralizado e seguro. Veja, agora, tudo o que você precisa saber sobre o investimento em um CRM para universidades. 🏆✅📊

Tempo aproximado de leitura: 7 – 10 minutos

O que é um CRM educacional?

Um CRM, do inglês Customer Relationship Management, consiste em um termo que pode ser traduzido para o Português como Gestão de Relacionamento com o Cliente. Resumidamente, é um software focado na gestão de atividades e interações com o cliente, com o objetivo de alimentar o desejo de compra e convertê-lo em consumidor da marca. 

Um CRM específico para a educação, ou SRM (Student Relationship Management) é um software desenvolvido com a finalidade de facilitar, auxiliar e otimizar a gestão do relacionamento das instituições de ensino com os potenciais e atuais alunos.

Com o auxílio de um CRM para área educacional o time de relacionamento (Marketing e Vendas) consegue tratar cada oportunidade de forma geral ou individualizada, a depender de suas necessidades e estratégias. Dessa maneira, é possível priorizar os contatos “mais quentes” e aumentar as chances de conversão.

Por que minha instituição de ensino precisa de um CRM para educação?

O principal diferencial de um CRM para educação desenvolvido exclusivamente para instituições de ensino é que ele conhece detalhadamente todas as dificuldades atuais para captar e reter mais alunos. Logo, ele é capaz de atender todas as práticas que a instituição desenvolve ou pretende desenvolver inerentes a esses dois desafios. 

Além, é claro, de desempenhar com antecedência o seu objetivo básico de gerir com eficiência o relacionamento com os potenciais e atuais alunos.

Uma plataforma de CRM educacional permite o registro de todos os potenciais alunos identificados fora do período do processo seletivo. E, ao concentrar as melhores oportunidades em um só lugar, não permite que sua instituição perca nenhuma inscrição, por exemplo.  

Além disso, um CRM para educação pode automatizar diversas funções e atividades rotineiras da equipe de captação de alunos. Ou seja, ele contribui diretamente para que cada um dos seus membros seja mais produtivo e até mesmo proativo.

Quais os principais benefícios oferecidos por um CRM para universidades? 

Há diversos benefícios oferecidos por um CRM educacional, dentre eles estão:

1. Rastreio de leads

Atualmente, os potenciais alunos contam com canais de mídia digital para coletar informações sobre as instituições de ensino. Por isso, possuem condições para realizar uma análise apurada. O essencial aqui é “rastrear” esses leads.

Os sistemas de CRM educacional possuem ferramentas de rastreamento integradas que permitem identificar e nutrir os leads por meio de vários programas desenvolvidos para esse objetivo, incluindo o envio de e-mail, SMS, WhatsApp e consulta ao histórico de atividade do lead.

2. CRM para universidades: Condução de potenciais alunos

Não podemos falar da importância do CRM em uma instituição de ensino sem mencionar o fluxo de relacionamento. Isso porque ele é estratégico e faz toda a diferença para a conversão do lead. 

Primeiramente, é crucial ter uma boa lista de e-mails segmentados. Afinal, de nada adiantará pensar em uma ótima mensagem se o seu potencial aluno não está no momento certo para recebê-la. Ao inserir um contato no CRM, sua equipe poderá ter uma visão estratégica de qual fluxo “encaixá-lo” e, assim, direcioná-lo o contato ao qual ele esteja mais receptível.

Em síntese, por meio do CRM educacional é possível estabelecer uma comunicação consistente com potenciais alunos, direcionando-os a abordagem certa, assuntos relevantes (como o curso ou área de interesse, por exemplo), frequência (engajando-os para que interajam com os conteúdos).

3. Integração de sistemas estratégicos

As integrações permitem a otimização de tempo e esforço das equipes. Portanto, tire o máximo de proveito das integrações presentes no CRM. Elas auxiliam na gestão dos alunos e apontam oportunidades através de relatórios estratégicos para a sua equipe.

4. CMR para universidades: Centralização de informações

Em suma, um CRM para educação proporciona toda e qualquer informação sobre o aluno: datas de contato, teor das conversas, prazos, negociações sobre formas de pagamento, boletins, nível de inadimplência, pontos de reclamações etc. 

Além disso, ele contribui para a consistência das informações. Isso porque elas precisam ser geridas continuamente e sem erros. Desse modo, é possível criar ações de marketing que atinjam diretamente o seu público e gere engajamento. 

5. CRM para universidades: Atuação no timing certo

Por ter todas as informações necessárias de fácil acesso, o consultor e/ou gestor da instituição pode facilmente entrar em contato com o (potencial) aluno específico e ser objetivo em sua comunicação.

6. CRM para universidades: Monitoramento de pagamentos de taxas e criação de lembretes

Cada instituição de ensino precisa de uma ferramenta eficaz de gerenciamento de taxas para executar as suas operações financeiras sem problemas. Com o CRM para educação, é factível automatizar todo o processo de pagamento de taxas e, assim, evitar atrasos, sem mencionar discrepâncias e possíveis erros financeiros. 

7. Construção e manutenção de um relacionamento sustentável com alunos e ex-alunos

Os ex-alunos podem ser uma ótima fonte de confiança para aqueles leads indecisos ou, até mesmo, para os alunos que estão cogitando evadir. 

Através de um CRM educacional é possível manter e gerenciar conexões e, assim, estabelecer uma conexão. Ou seja, fidelizar seus alunos e mantê-los em sua IE, mesmo após o término do curso primeiramente escolhido (educação continuada).

8. CRM para universidades: Relação permanente e de sucesso

Em síntese, a relação com o seu potencial e atual aluno começa no primeiro contato, mas não termina na matrícula.

Com uma plataforma de CRM fica mais fácil definir estratégias de acompanhamento de satisfação e fidelização do estudante, trabalhando, assim, para o sucesso do estudante, bem como para aumento do ticket médio por aluno.

✅ Além dos benefícios acima, ao investir em um CRM educacional, sua instituição de ensino desfruta de vantagens como: 

• Maiores níveis de captação de alunos;
• Gerenciamento eficaz do relacionamento com pais e/ou responsáveis;
• Centralização de informações;
• Realização de um eficiente follow-up;
• Maiores níveis de conversão de leads em alunos;
• Estratégias de marketing mais direcionadas de acordo com as etapas do Funil de Captação de Alunos.

Como avaliar um bom CRM educacional?

Um CRM educacional deve englobar uma gama de funcionalidades para ajudar a IE a gerenciar e interagir com os leads. Além disso, deve contar com diferentes sistemas, incluindo uma variedade de recursos e um design intuitivo.

Existem algumas funções básicas que a maioria dos CRMs devem incluir, veja:

• Personalização;
• Integração;
• Automatização;
• Relatórios;
• Gerenciamento de contatos;
• Armazenamento de dados;
• Ferramentas de comunicação.

Além disso, você deve observar questões como:

Canais de aquisição

• O CRM permite a integração com todos os seus canais de aquisição, como formulários do website, redes sociais, chats e outras aplicações que identificam leads dinamicamente?

• Consegue identificar pessoas duplicadas a partir de uma chave composta com simetria parcial, mitigando os riscos de envio de mensagens duplicadas ou, mesmo, de ligações duplicadas?

• Possibilita a criação de landing pages e pop-ups personalizados para captação de leads?

• Possui rastreamento dos acessos ao website da instituição (tracking)?

Fluxo de inscrição e matrícula integrado

• Na arquitetura de integração, os dados de processos seletivos, ofertas, inscrições e matrículas são centralizados no sistema de gestão da instituição, para garantir a consistência dos dados?

• A integração é orientada a eventos, permitindo a personalização da régua de relacionamento a partir de gatilhos (eventos) de aplicações externas?

Gestão comercial

• Permite a centralização, em um histórico único, das ligações comerciais, dos acessos ao website e das mensagens de e-mail, SMS, chat on-line e WhatsApp?

• É possível registrar os motivos de perda das inscrições e retroalimentar o Inbound automaticamente?

Automação do relacionamento

• Possui um fluxo de automação para enviar e-mails, SMS e mensagens pelo WhatsApp personalizadas automaticamente a cada etapa da jornada de inscrição e matrícula?

• Prioriza as campanhas comerciais, agendando ligações automaticamente para os consultores segundo uma regra preestabelecida?

👊 Esses são apenas alguns dos principais pontos que o CRM deve atender. Você pode ter acesso a mais critérios de avaliação, fazendo o download do nosso checklist. Com ele, você poderá realizar uma análise apurada sobre variáveis que envolvem esferas como:

• Fluxo de inscrição e matrícula integrado;
• Gestão comercial;
• Automação do relacionamento;
• Suporte;
• Gestão da permanência.

Qual o melhor momento para adquirir um CRM para universidades?

Um CRM impacta diretamente a forma como as equipes atuam, principalmente os times de Marketing e Vendas. Por isso, é primordial entender que um CRM representa uma cultura, ou seja, uma mudança de hábitos.

Isso significa que é fundamental planejar e preparar não somente as equipes, mas a instituição como um todo. Questões como estrutura, rotina, processos e objetivos da sua IE devem ser consideradas e analisadas de forma criteriosa. 

Após verificar qual a sua opção desejada, o ideal para sua instituição é planejar! Planejar de forma consistente, junto a empresa que fornecerá o CRM, prazos, datas e responsáveis. Ao fazer isso, leve em consideração o tempo de implantação que será necessário. E, não tente diminuí-lo, assumindo riscos excessivos nessa tentativa.

Falando em prazos, preparamos um pequeno cronograma de como o processo de aquisição de uma plataforma de CRM para IEs acontece normalmente:

No exemplo acima, uma aquisição que foi iniciada em agosto teve sua implantação concluída em março do outro ano. Isso significa que, caso você queira usufruir da plataforma de CRM em uma campanha que inicie em março, por exemplo, você precisa contratá-la até dezembro, no limite.

Você pode estar se perguntando: “Mas eu só posso assinar o contrato quando faltar exatamente 3 meses para o período de processo seletivo?”. Não, você pode fazer isso antes! 

Aqui na Rubeus, acreditamos no poder do planejamento. Por isso, sempre aconselhamos a efetivar o contrato (para os casos em que não há mais dúvidas sobre a necessidade real dessa solução para a IE) mesmo que o “tempo ainda não tenha chegado”. Isso porque essa ação te permitirá se resguardar de qualquer eventual imprevisto. 

Dicas adicionais para você escolher certo!

Como vimos, é fundamental escolher uma ferramenta de CRM para uma instituição de ensino que atenda todas as suas necessidades. Ou seja, que te auxilie nas práticas e ações desenvolvidas por sua equipe durante a operação diária de captar alunos é um processo complexo. E, por isso, merece total atenção e cuidado.

Agora que você já realizou um estudo aprofundado das ferramentas encontradas, descartou todas as soluções generalistas e está analisando somente ferramentas de CRM para educação, chegou a hora de se aprofundar mais!

Para você decidir de vez a escolha da melhor solução para sua IE, trouxemos algumas últimas dicas:

1. Assista demonstrações de cada uma das opções consideradas. Após agendar o dia e o horário de tal processo, se prepare ao máximo. Vá para essa reunião com dúvidas, apontamentos e principalmente com todas as suas necessidades devidamente identificadas.

2. Aproveite todo o tempo de demonstração, esclareça ao máximo todas as suas dúvidas. Além disso, tire todas as possíveis dúvidas que porventura você possa ter encontrado ao longo de sua análise da ferramenta.

3. Aliás, um ponto que pode ser interessante de ser observado neste momento com o responsável pela demonstração é de como ocorre o processo de implantação. Procure saber até mesmo se eles oferecem algum tipo de serviço de valor agregado, adicional à implantação.

4. Neste tipo de implantação, é essencial visualizar o fornecedor do CRM como verdadeiro parceiro estratégico. Isso porque ele pode contribuir para a capacitação das equipes de Marketing e Vendas. Além disso, ele te auxiliará no mapeamento do cenário desde a definição da persona e seus atributos relevantes (diferenciais da instituição e do curso). E além disso, seus processos e boas práticas e o monitoramento contínuo dos resultados.

5. Uma dica final – mas não menos importante – é SEMPRE pedir para que o responsável pela demonstração demonstre na prática o que ele apresentou nos slides. Afinal de contas, slides aceitam tudo. Mas quem terá que encarar a realidade depois da contratação será você e sua equipe.

🥇 Dica de CRM para universidades que vem transformando resultados de IEs em todo o país 

A Plataforma Rubeus é o primeiro CRM feito sob medida para instituições de ensino. Migramos de um CRM para uma plataforma ao desenvolvermos diversos recursos e funcionalidades focados em atender necessidades específicas e inerentes a uma excelente Gestão de Relacionamento com o aluno.

Além disso, nossa atuação em conjunto com as equipes educacionais busca revolucionar as experiências de alunos por meio de tecnologia própria e consultoria específica para atender as necessidades do setor educacional.

A Plataforma Rubeus pode ser integrada com os serviços mais populares que você já utiliza no dia a dia. Assim, você otimiza e alavanca, exponencialmente, suas conversões e matrículas.

Atuando sob as frentes de Marketing Educacional, Captação e Gestão da Permanência, já transformamos os resultados de centenas de instituições em todo o país. 🏆

Considerações finais

Espero que o nosso conteúdo sobre os benefícios do CRM para universidades tenha te ajudado! Agora com essas dicas, desejo que você coloque realmente a mão na massa e conquiste MUITOS leads! 👊

Ótimos resultados! 👋

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Para usar como referência acadêmica

Quer usar este conteúdo em seus trabalhos acadêmicos? Confira a forma correta de referenciá-lo: 

🔗 Formato ABNT:

VIEIRA, Bráulio. CRM para universidades: saiba como investir certo. Rubeus, 2023. Disponível em: https://rubeus.com.br/blog/crm-para-universidades/. Acesso em: XXXX. de XXXX.

🔗 Formato APA:

Rubeus. 20 de janeiro. CRM para universidades: saiba como investir certo. [Post da web]. Recuperado de https://rubeus.com.br/blog/crm-para-universidades/